La gestión de adquisiciones lo hace posible.
La gestión de adquisiciones tiene un objetivo primario: ayudar a las organizaciones a obtener los bienes y servicios adecuados, al costo adecuado, para sostener sus operaciones. Como tal, se espera que los equipos de adquisiciones se encarguen de varias tareas clave, incluidas las siguientes:
- Crear órdenes de compra (PO) para documentar y autorizar transacciones, lo que garantiza precisión y responsabilidad en los gastos.
- Desarrollar contratos para establecer acuerdos a largo plazo con proveedores, garantizando precios estables y un suministro coherente.
- Adquirir suministros y servicios para satisfacer las necesidades empresariales y, al mismo tiempo, negociar el mejor valor en términos de costo, calidad y entrega.
- Eliminar bienes y equipos excedentes para optimizar recursos, recuperar costos y evitar gastos innecesarios asociados con almacenamiento o desechos.
- Alinear las compras con los requisitos del proyecto para garantizar que las decisiones de adquisiciones respalden las necesidades operativas.
- Garantizar gastos transparentes para proporcionar visibilidad de las decisiones de adquisiciones.
El primer paso en la adquisición es determinar qué necesita la empresa y cuándo. Esto implica definir especificaciones de productos o servicios, evaluar la demanda y utilizar datos históricos para pronosticar requisitos futuros.
Dado que la selección de proveedores tiene un impacto significativo en la empresa, los equipos de adquisición deben evaluar a los potenciales proveedores en función de criterios como precios, niveles de servicio, competencias productivas y cumplimiento normativo. Este paso está estrechamente vinculado a la gestión de riesgos de terceros (TPRM) y puede implicar investigar nuevos proveedores o emitir RFx formales (solicitudes de información, propuestas o cotizaciones) para ayudar a comparar opciones.
Este paso a menudo se superpone con la selección de proveedores, ya que las empresas deben evaluar los posibles riesgos y el cumplimiento normativo antes de cerrar los acuerdos. Los equipos de adquisiciones llevan a cabo la diligencia debida mediante la verificación de credenciales, la comprobación del cumplimiento normativo y la evaluación de la estabilidad financiera del proveedor potencial. La incorporación incluye la integración de nuevos proveedores en los sistemas de adquisición.
Una vez que se elige un proveedor, la siguiente responsabilidad de los equipos de adquisición es negociar los precios, las programaciones de entrega, los términos del servicio y otros detalles del contrato. Las negociaciones directas ayudan a garantizar el mejor valor y definen claramente las expectativas.
Una orden de compra es un documento formal que autoriza las transacciones acordadas en el paso anterior, en el que se detallan la cantidad, el costo, las especificaciones y los términos de la compra. Este documento promueve la claridad entre el comprador y el proveedor, y sirve como referencia primaria para procesar el pedido.
Tras la entrega, los equipos de adquisición revisan los envíos para confirmar que cumplen con las especificaciones y los estándares de calidad acordados. El proceso de “coincidencia de tres vías”, que compara la orden de compra, la factura y los documentos de recepción, ayuda a verificar la exactitud. Si surgen discrepancias, las empresas pueden rechazar el pedido o trabajar con el proveedor para resolver el problema.
Después de confirmar que los bienes o servicios se entregaron como se esperaba, cuentas por pagar procesa la factura. Este paso vincula los pagos a los términos del contrato y garantiza que toda la documentación esté debidamente registrada antes de liberar cualquier fondo.
Los registros detallados de adquisición respaldan las auditorías, ayudan al cumplimiento fiscal y son invaluables para informar futuras decisiones de compra. Los equipos de adquisición también utilizan los datos de rendimiento para evaluar a los proveedores y garantizar la calidad continua para fortalecer las asociaciones a largo plazo.
La gestión de adquisiciones garantiza que las empresas adquieran los bienes y servicios que necesitan, y que sean capaces de hacerlo de manera eficiente, rentable y en cumplimiento de las políticas de la empresa. En pocas palabras, la gestión de adquisiciones existe para perfeccionar el proceso de adquisición.
Una estrategia de gestión de adquisiciones bien estructurada tiene un impacto de gran alcance; mejora las finanzas a corto plazo de la empresa a través de ahorros de costos y, al mismo tiempo, desempeña un rol clave en la planificación financiera a largo plazo, ya que brinda una mayor visibilidad del gasto y el rendimiento de los proveedores. La gestión de adquisiciones también proporciona conocimientos claros sobre las amenazas que enfrentan las operaciones logísticas, lo que ayuda a respaldar la gestión de riesgos de la cadena de suministro.
Beneficios de la gestión de adquisiciones
Partiendo de algunos de los beneficios de alto nivel mencionados anteriormente, una gestión eficaz de las adquisiciones aporta ventajas más específicas. Entre ellas, se incluyen las siguientes habilidades:
- Menos gasto
La gestión de adquisiciones ayuda a las empresas a negociar mejores contratos, consolidar proveedores y reducir las compras innecesarias. - Riesgo mitigado
Los procesos sólidos de adquisición ayudan a las empresas a minimizar los riesgos relacionados con la confiabilidad de los proveedores, las disputas contractuales y los incumplimientos normativos. - Más calidad
Las prácticas de adquisición estandarizadas garantizan que las empresas obtengan bienes y servicios de alta calidad. - Mejor visibilidad
La gestión de adquisiciones centralizada proporciona una mayor transparencia en las decisiones de compra, el rendimiento de los proveedores y el gasto total. - Gestión de riesgos y cumplimiento más sólidos
La gestión de adquisiciones respalda la gestión de cumplimiento, lo que garantiza la adhesión a las políticas de la empresa, las regulaciones del sector y las obligaciones contractuales. Los procesos estandarizados también ayudan a garantizar que se cumplan las aprobaciones, las calificaciones de proveedores y los requisitos de auditoría, lo que reduce el riesgo de incumplimientos regulatorios y sanciones financieras. - Más agilidad
Muchas organizaciones están transformando las adquisiciones, pasando de una función reactiva y administrativa a un elemento proactivo y estratégico del crecimiento empresarial. Un proceso de adquisición bien gestionado permite una toma de decisiones más rápida, lo que faculta a las empresas adaptarse a los cambios del mercado y aprovechar las nuevas oportunidades.
Los equipos de adquisición desempeñan un rol activo en la gestión de las relaciones con los proveedores, la supervisión de las transacciones y la adaptación de las estrategias de adquisición para respaldar los objetivos empresariales. Sus responsabilidades se centran principalmente en las compras, pero es en las tareas de apoyo (analizar los patrones de gasto, evaluar riesgos y colaborar con los interesados internos para mejorar la eficiencia de las adquisiciones) donde realmente ocurre el trabajo de fondo de la gestión de adquisiciones.
Las responsabilidades clave del equipo de adquisiciones incluyen las siguientes:
- Optimización de las relaciones con los proveedores
- Estandarización de los flujos de trabajo de adquisición
- Rastreo del rendimiento de las adquisiciones
- Gestión del cumplimiento y del riesgo
- Garantía del cumplimiento de los contratos
- Apoyo de la planificación financiera
- Diversificación de los proveedores para reducir la dependencia de un solo proveedor
Los procesos de adquisición manuales consumen mucho tiempo, son propensos a errores y son difíciles de escalar. La automatización es la respuesta. La automatización de las tareas de adquisición, como las aprobaciones de órdenes de compra, el procesamiento de facturas y la reconciliación de pagos, reduce el trabajo administrativo y acelera los tiempos de las transacciones. La automatización de la IA, que emplea una inteligencia artificial (IA) avanzada, puede mejorar aún más la eficacia de las soluciones automatizadas. Del mismo modo, la digitalización también mejora la precisión. Así, las organizaciones que utilizan software de adquisición digital pueden rastrear más fácilmente los gastos y obtener conocimientos valiosos para la toma de decisiones futuras.
Los equipos de adquisiciones deben mantener una lista de proveedores aprobados, evaluar a los proveedores según factores como el precio, la fiabilidad y la calidad del servicio, y revisar periódicamente los contratos para asegurarse de que sus términos continúen aportando valor. Un enfoque sólido de gestión de proveedores fomenta relaciones duraderas con los proveedores y, al mismo tiempo, ofrece la flexibilidad necesaria para reemplazar a aquellos cuyo rendimiento no resulte satisfactorio.
Proporcionar formación continua ayuda a los profesionales de adquisiciones a adaptarse a los cambios de la industria y mejorar sus habilidades en áreas relevantes para la gestión de adquisiciones. Esta es una oportunidad para fortalecer los equipos existentes y puede resultar especialmente valiosa en momentos de reducción de personal o restricciones presupuestarias, cuando la automatización y la optimización de procesos pueden ayudar a absorber parte de la carga. Invertir en programas de formación es clave para mantener al personal de adquisiciones actualizado sobre las tendencias del sector, las tecnologías emergentes y los cambios regulatorios, además de contribuir al desarrollo y fortalecimiento de las competencias relevantes. Contratar especialistas con experiencia en gestión de la cadena de suministro y análisis de adquisición puede fortalecer aún más la capacidad del equipo para impulsar el ahorro de costos.
Los proveedores quieren trabajar con empresas que conocen y en las que confían. Desarrollar estas relaciones permite acceder a mejores precios, mejorar la calidad del servicio y aumentar la fiabilidad de las entregas. Los equipos de adquisiciones deben mantener una comunicación abierta con los proveedores, ya que esto contribuye a establecer expectativas claras y brinda oportunidades para colaborar en soluciones cuando surgen desafíos. Además, contar con proveedores de respaldo garantiza la resiliencia empresarial en caso de interrupciones en la cadena de suministro. Las revisiones periódicas del rendimiento ayudan a las empresas a evaluar la fiabilidad de los proveedores y tomar decisiones basadas en datos sobre futuras asociaciones.
En la gestión de adquisiciones, la coherencia es clave. Un marco de adquisiciones estandarizado proporciona pautas claras para gestionar las actividades de compra y otras tareas relacionadas. Este marco de trabajo debe describir los procedimientos para la selección de proveedores, la negociación de contratos, las aprobaciones de compras y el mantenimiento de registros. El marco de trabajo adecuado puede reducir las ineficiencias y crear un proceso de adquisiciones más estructurado.
Realizar un análisis de gastos permite a las empresas hacer un seguimiento de sus desembolsos, y detectar tendencias y oportunidades de reducción de costos. Al revisar el historial de compras, el rendimiento de los proveedores y los precios de los contratos, los equipos de adquisición pueden negociar mejores ofertas y optimizar las estrategias de presupuestos.
La adquisición no debe funcionar de forma aislada. Funciona mejor cuando se conecta con finanzas, con la gestión de inventario, con la coordinación de la cadena de suministro y con cualquier otro sistema relevante. Vincular las herramientas de adquisición con las plataformas de contabilidad y la planificación de recursos empresariales (ERP) reduce el aislamiento de datos y mejora los flujos de trabajo. La integración de los datos de adquisición con las soluciones de generación de informes financieros brinda a las empresas la capacidad de rastrear gastos en tiempo real, eliminar procesos redundantes y tomar decisiones de compra fundamentadas a partir de información integral. Para lograr una gestión de adquisiciones óptima, todos los datos logísticos y relacionados deben estar disponibles para todos los sistemas involucrados.
El conjunto de herramientas de automatización de la cadena de suministro y finanzas de ServiceNow respalda la eficiencia de las adquisiciones en cada etapa. Las operaciones de aprovisionamiento y adquisiciones simplifican los flujos de trabajo de adquisiciones, automatizan las aprobaciones y mejoran la gestión de proveedores. Las operaciones del ciclo de vida del proveedor mejoran las relaciones con los proveedores a través de una experiencia digital unificada. Las operaciones de cuentas por pagar aceleran los procesos de pago, lo que reduce los errores y captura descuentos por pagos anticipados. El desarrollador de automatización ayuda a los equipos de adquisición a centrarse en tareas de alto valor en lugar de tareas administrativas repetitivas. Además, ServiceNow proporciona visibilidad en tiempo real y colaboración sin restricciones, lo que garantiza que el personal tenga los datos y los conocimientos que necesitan para tomar las decisiones correctas con el fin de respaldar la empresa.
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