Para muitas empresas, a gestão de processos de RH pode parecer um malabarismo, com vários itens no ar de uma só vez: folha de pagamento para gerar, benefícios para monitorar, conformidade para manter e registros de funcionários para manter organizados. E, à medida que a empresa cresce, essas responsabilidades se acumulam, criando um labirinto administrativo que as equipes de RH precisam percorrer constantemente. Pequenas ineficiências, como planilhas desatualizadas ou papelada dispersa, podem rapidamente se agravar e se transformar em erros dispendiosos, riscos de conformidade ou funcionários frustrados que só querem atualizar seus benefícios sem complicações.
Felizmente, a tecnologia da informação (TI) oferece uma oportunidade para transformar esse caos em ordem. Um HRIS (human resource information system, sistema de informações de recursos humanos) centraliza e automatiza as funções de RH, oferece às empresas uma abordagem livre de atritos para diversos aspectos da HCM (human capital management, gestão de capital humano) e facilita a gestão de dados de funcionários, folha de pagamento, benefícios e conformidade. Em vez de se afogarem em processos manuais, as equipes de RH podem se concentrar em iniciativas estratégicas que melhoram a experiência do funcionário e apoiam o crescimento dos negócios. Com o HRIS certo, o RH se torna uma força motriz do sucesso organizacional.
O HRIS foi desenvolvido para ajudar na manutenção de registros, mas também faz muito mais: agiliza, automatiza e otimiza os processos de RH para melhorar a eficiência em toda a organização. Isso é possível devido à integração das principais funções de RH em um único sistema. Isso reduz a carga administrativa e libera as equipes de RH para se concentrarem em iniciativas mais estratégicas da força de trabalho.
Essa tecnologia também aumenta a precisão dos dados, age como uma verificação adicional para garantir a conformidade com normas e fornece aos funcionários acesso fácil aos serviços de RH por meio de portais de autoatendimento. O HRIS moderno é geralmente baseado na nuvem, tornando-o acessível de qualquer lugar, escalável para acomodar o crescimento organizacional e mais fácil de atualizar com novos recursos e requisitos de conformidade.
Como tal, um HRIS bem projetado aceita variedade de funções essenciais de RH, incluindo:
- Recrutamento e integração
O HRIS ajuda a gerenciar publicações de vagas, acompanhar candidatos e simplificar os fluxos de trabalho de contratação. Depois que uma nova contratação é realizada, o sistema automatiza muitas tarefas essenciais de integração de funcionários, como documentação e inscrição em benefícios. - Administração de remuneração e benefícios
Automatizando o processamento da folha de pagamento e a gestão de benefícios, o HRIS reduz erros manuais e garante que os funcionários recebam remuneração precisa. As ferramentas de autoatendimento permitem que os funcionários revisem e gerenciem suas seleções de benefícios sem precisar de assistência de um profissional de RH. - Registro de ponto e de frequência
O sistema oferece uma maneira centralizada de gerenciar as agendas de trabalhos de funcionários, acompanhar faltas e calcular a folha de pagamento com base no tempo trabalhado. A automação integrada garante a conformidade com todas as políticas da empresa e regulamentos do setor (como leis de horas extras e estruturas de pagamento de férias). - Gestão de conformidade
As equipes de RH podem usar um HRIS para manter-se atualizadas com os requisitos legais e regulatórios e acompanhar as certificações dos funcionários, monitorar as mudanças da lei trabalhistas, gerar relatórios de conformidade e muito mais. - Análise e geração de relatórios sobre a força de trabalho
Com análise integrada, um HRIS oferece informações em tempo real sobre as tendências da força de trabalho e o desempenho dos funcionários. Os líderes podem usar esses dados para embasar seus processos de tomada de decisão.
A tecnologia de RH está cheia de termos e tecnologias sobrepostos, e três dos mais comumente confundidos são HRIS (human resource information systems, sistemas de informação de recursos humanos), HRMS(human resources management systems, sistemas de gestão de recursos humanos) e HCM (human capital management, gestão de capital humano). Embora esses termos sejam frequentemente usados de forma intercambiável, eles representam diferentes escopos de funcionalidade:
- HRIS
Os sistemas de informação de recursos humanos do HRIS concentram-se nas principais funções de RH, como manutenção de registros de funcionários, folha de pagamento, administração de benefícios e gestão de conformidade. Ele serve como base para gerenciar dados da força de trabalho e automatizar processos essenciais de RH. - HRMS
Um sistema de gestão de recursos humanos inclui todos os recursos do HRIS, mas também pode incorporar recursos adicionais, como aquisição de talentos, gestão de desempenho e aprendizado e desenvolvimento. Alguns provedores usam o HRMS para descrever um sistema de recursos humanos mais avançado, com funcionalidades mais amplas. - HCM
A gestão de capital humano é a mais abrangente dos três, abrangendo todos os recursos de HRIS e HRMS, além de incluir planejamento estratégico da força de trabalho, gestão de sucessão e análise avançada de RH. Em vez de apenas lidar com tarefas administrativas de RH, o HCM se concentra em melhorar a gestão de funcionários com a otimização de todo o ciclo de vida dos funcionários.
Também vale a pena observar que, para as empresas que avaliam o software de RH, as diferenças entre esses termos muitas vezes dependem das ofertas do fornecedor. Alguns provedores consideram o HRIS e o HRMS sinônimos, e outros posicionam o HCM como uma solução de gestão da força de trabalho abrangente. As organizações devem avaliar suas necessidades cuidadosamente para garantir que estejam escolhendo um sistema com o equilíbrio certo entre funcionalidade principal e recursos estratégicos.
O HRIS conta com um conjunto de ferramentas criadas para simplificar as tarefas de RH e melhorar a gestão da força de trabalho. As soluções de HRIS mais avançadas podem se adaptar às necessidades em evolução de uma empresa, ajudando as equipes de RH a gerenciar ciclos de vida de funcionários exclusivos com facilidade e eficiência.
Para tornar isso possível, o principal software HRIS incorpora vários recursos e capacidades importantes, como:
Acompanhamento de candidatos e gestão de recrutamento
Um HRIS simplifica o processo de contratação ajudando as equipes de RH a publicar vagas de emprego, acompanhar candidatos e gerenciar avaliações de candidatos. Muitos sistemas incluem triagem automatizada de currículos, agendamento de entrevistas e integrações de verificação de antecedentes, permitindo que os recrutadores se concentrem menos em tarefas manuais e mais em engajar os melhores talentos.
Processamento de folha de pagamento e gestão de remuneração
Ao automatizar cálculos de folha de pagamento, deduções fiscais e contribuições de benefícios, um HRIS ajuda a reduzir a probabilidade de erros, garantindo que os funcionários sejam pagos com precisão e dentro do prazo. Dependendo das políticas da empresa, alguns sistemas também oferecem opções de pagamento flexíveis, permitindo depósitos diretos, cartões de pagamento ou acesso antecipado a salários.
Monitoramento de desempenho e desenvolvimento de funcionários
As soluções de HRIS geralmente incluem ferramentas para monitorar o desempenho dos funcionários, definir metas e gerenciar análises de desempenho. Algumas plataformas permitem que os gerentes deem feedback e coaching em tempo real, enquanto outras se integram a programas de aprendizado e desenvolvimento para apoiar o crescimento da carreira.
Registro de ponto e de frequência
Com recursos de registro de ponto integrados, um HRIS pode monitorar horas de trabalho, ausências, horas extras etc. Essas ferramentas normalmente são sincronizadas diretamente com a folha de pagamento, garantindo que os funcionários sejam compensados corretamente pelo seu tempo e ajudando as empresas a gerenciar a governança, o risco e a conformidade (GRC).
Gestão de treinamento e aprendizado
As plataformas de HRIS podem oferecer suporte adicional ao treinamento de funcionários oferecendo integrações do LMS (learning management system, sistema de gestão de aprendizagem) ou módulos de treinamento integrados. Esses recursos possibilitam que as empresas criem programas de integração, acompanhem certificações e ofereçam oportunidades de desenvolvimento contínuo aos funcionários.
Análise e geração de relatórios de RH
O software HRIS centraliza os dados de RH e fornece ferramentas de geração de relatórios que ajudam as empresas a analisar tendências da força de trabalho, medir o compromisso com o funcionário e acompanhar os principais indicadores de desempenho. Alguns sistemas oferecem painéis em tempo real e análise preditiva para ajudar na tomada de decisões orientada por dados.
Administração de benefícios
Gerenciar os benefícios dos funcionários é mais fácil com um HRIS que rastreia a elegibilidade e se integra a provedores de seguro. Os funcionários podem acessar portais de autoatendimento para revisar as opções de benefícios, fazer seleções e atualizar suas informações conforme necessário.
A certificação HRIS é uma credencial profissional que valida a experiência na gestão e otimização de sistemas de informações de recursos humanos. Nem todas as certificações são iguais, mas todas elas geralmente abrangem áreas importantes, como administração de sistemas, gestão de dados, análise de RH e automação de processos. Obter uma certificação HRIS demonstra um entendimento mais profundo de como configurar, implementar e aproveitar a tecnologia de RH para melhorar a gestão da força de trabalho e as operações de RH.
Muitas certificações são oferecidas por fornecedores de software ou organizações do setor, cada uma feita sob medida para plataformas específicas ou competências mais amplas do HRIS. Ter uma certificação HRIS pode melhorar as perspectivas de carreira para vários profissionais de RH e especialistas em TI.
O HRIS conta com uma variedade de recursos, mas talvez a maior vantagem global proporcionada por um sistema da informação de recursos humanos de alto nível seja sua capacidade de ajudar as organizações a modernizar suas operações de RH. Ele centraliza os dados de RH, tornando as informações mais facilmente acessíveis e, ao mesmo tempo, ajuda os profissionais de RH automatizando tarefas e ajudando na gestão de fluxos de trabalho complexos para um ambiente de RH mais eficiente e responsivo.
Benefícios do HRIS
Mais especificamente, a implementação do HRIS oferece muitas vantagens projetadas para simplificar as operações de RH e melhorar a eficiência organizacional. Confira abaixo algumas das principais vantagens:
- Dados precisos e acessíveis
Ao reunir todas as informações dos funcionários, um HRIS garante a consistência entre os registros. - Maior eficiência de tempo
Com a automação de tarefas repetitivas reduz significativamente a carga de trabalho administrativa das equipes de RH. - Melhoria da experiência do funcionário
Um HRIS aprimora a experiência do funcionário oferecendo ferramentas de autoatendimento que permitem que os indivíduos atualizem informações pessoais, acessem holerites, solicitem folgas e se inscrevam em benefícios por conta própria, em qualquer lugar. - Conformidade mais fácil
As soluções de HRIS ajudam as empresas a manter a conformidade com as leis trabalhistas em evolução e as regulamentações do setor. - Melhor geração de relatórios
Com recursos integrados de análise e geração de relatórios, um HRIS fornece informações valiosas sobre as tendências da força de trabalho, taxas de faturamento, eficiência de contratação e métricas de desempenho. - Escalabilidade aprimorada
À medida que as empresas crescem, necessidades de RH também crescem; um HRIS baseado na nuvem oferece a flexibilidade para expandir ou reduzir com base nas mudanças da força de trabalho, na expansão da empresa ou na mudança das prioridades de negócios.
Desafios de HRIS
Um HRIS pode melhorar significativamente as operações de RH. Implementar e gerenciar um, porém, traz seus próprios desafios. Lidar com esses possíveis problemas logo no início pode ajudar as empresas a evitar interrupções.
- Conformidade
Os sistemas de HRIS ajudam as empresas a manter-se em conformidade com as leis trabalhistas e as regulamentações do setor, mas também exigem uma supervisão cuidadosa para garantir que sejam capazes de acompanhar os requisitos legais em constante evolução, especialmente em organizações que operam globalmente. Para reduzir os riscos de conformidade, as empresas devem escolher um HRIS com acompanhamento de conformidade integrado e atualizações regulatórias automatizadas compatíveis com as regiões em que operam. - Segurança e privacidade
Um HRIS armazena dados altamente confidenciais dos funcionários, incluindo detalhes da folha de pagamento, informações pessoais e registros de desempenho. Se não estiverem devidamente protegidos, esses sistemas podem se tornar vulneráveis a violações de dados ou outras formas de acesso não autorizado. Uma abordagem abrangente à segurança cibernética e controles rígidos de acesso do usuário pode ajudar a proteger esses dados confidenciais (e quem depende deles). - Desafios da transição para o HRIS
Migrar de processos manuais ou ferramentas de RH independentes para um HRIS abrangente pode ser complexo, demorado e perturbador, especialmente ao migrar para um sistema baseado na nuvem. Para facilitar a transição, as empresas devem adotar uma abordagem de implementação em fases e trabalhar em estreita colaboração com o provedor de HRIS para garantir uma integração eficaz com os sistemas existentes.
Um HRIS opera integrando várias funções de RH em uma única plataforma centralizada e possibilitando o perfeito fluxo de dados entre folha de pagamento, administração de benefícios, registro de ponto e outros processos de RH. Em vez de gerenciar vários sistemas desconectados, as empresas usam um HRIS para armazenar, atualizar e recuperar informações de funcionários em tempo real.
Quando um novo funcionário é integrado, suas informações são inseridas uma vez e automaticamente compartilhadas em todos os módulos relevantes (como folha de pagamento e inscrição de benefícios). À medida que o funcionário avança na empresa, recebendo aumentos, promoções ou programações de trabalho atualizadas, essas mudanças refletem em todo o sistema sem precisar inserir dados duplicados. As soluções de HRIS que incluem portais de autoatendimento permitem que os funcionários atualizem detalhes pessoais, solicitem folga e acessem documentos importantes de RH sem precisar entrar em contato com um representante de RH.
Selecionar o HRIS certo é uma decisão crítica que afeta a eficiência, a conformidade e a estratégia de força de trabalho de longo prazo de uma organização. Com tantas opções disponíveis, as empresas devem garantir que o sistema escolhido seja a combinação certa para suas necessidades operacionais atuais e planos de crescimento futuro.
Como mencionado anteriormente, o objetivo principal do HRIS é modernizar as principais funções de RH. Com isso em mente, as principais considerações ao avaliar um HRIS devem incluir:
- Escalabilidade e flexibilidade
Um HRIS deve acomodar tanto o tamanho atual da força de trabalho quanto o crescimento previsto. Os sistemas baseados na nuvem oferecem maior escalabilidade, permitindo que as organizações expandam sua força de trabalho ou entrem em novos mercados sem grandes revisões do sistema. Procure algo que possa lidar com mudanças organizacionais, incluindo reestruturação, novas unidades de negócios ou expansão internacional. - Recursos de integração
Um HRIS deve se integrar perfeitamente aos sistemas empresariais existentes. Integrações pré-criadas com aplicações de negócios comumente usadas reduzem o tempo de implementação e evitam silos de dados. As empresas também devem considerar se o sistema é compatível com integrações baseadas em API para fluxos de trabalho personalizados. - Segurança e conformidade de dados
Como as plataformas de HRIS armazenam dados confidenciais dos funcionários, a segurança deve ser uma prioridade. Procure sistemas com criptografia forte, controles de acesso baseados em funções e que garantam a conformidade com as regulamentações de privacidade de dados estabelecidas. O acompanhamento automatizado de conformidade e as trilhas de auditoria podem ajudar a reduzir e gerenciar riscos. - Automação e fluxos de trabalho alimentados por IA
A automação reduz as tarefas manuais de RH e minimiza erros. Sistemas com fluxos de trabalho automatizados orientados por inteligência artificial (IA) avançada podem melhorar a eficiência do RH ao lidar com aprovações, usar a IA generativa para criar relatórios e identificar riscos de conformidade. Os recursos de IA também podem oferecer suporte à análise preditiva, ajudando os líderes de RH a tomar decisões mais embasadas sobre a força de trabalho. - Experiência do usuário e funcionalidade de autoatendimento
Uma interface intuitiva melhora as taxas de adoção e minimiza o tempo de treinamento. Os portais de autoatendimento capacitam os funcionários a ter um papel mais ativo em sua própria jornada de RH. Além disso, um sistema que oferece acessibilidade móvel permite que funcionários e gerentes realizem funções de RH de qualquer lugar. - Suporte contínuo e confiabilidade do fornecedor
Um HRIS com suporte garante implementação tranquila e estabilidade do sistema a longo prazo. Os fornecedores devem fornecer suporte dedicado ao cliente, atualizações regulares e recursos de treinamento para ajudar as organizações a maximizar o valor do sistema. As empresas devem avaliar o histórico do fornecedor, a capacidade de resposta e o compromisso com as melhorias do produto.
Incorporar o HRIS em uma empresa é uma etapa importante para a aplicação de uma transformação digital eficaz nas operações de RH. No entanto, uma implementação bem-sucedida requer planejamento cuidadoso. Para garantir uma transição sem complicações, considere a seguinte etapa ao implementar o HRIS:
- Defina objetivos e requisitos
Comece identificando os principais desafios que o HRIS precisa resolver. Considere o tamanho da força de trabalho, as necessidades de conformidade, os requisitos de integração e as projeções de crescimento dos negócios. Uma compreensão clara das necessidades organizacionais orientará a seleção do sistema e as prioridades de implementação. - Garanta a adesão dos executivos
O apoio da liderança é fundamental para garantir a aprovação do orçamento e promover a ampla adoção em toda a empresa. Apresente um caso de negócio consistente que destaque ganhos de eficiência, melhorias de conformidade e retorno do investimento (ROI) a longo prazo. - Monte uma equipe de implementação
Forme uma equipe multifuncional com membros de RH, TI, finanças e outros departamentos relevantes. Atribua funções e responsabilidades claras, garantindo que a equipe tenha a experiência necessária para supervisionar a migração de dados, as medidas de segurança e a configuração do sistema. - Escolha o HRIS ideal
Avalie as soluções HRIS de acordo com as necessidades da empresa. Garanta que o sistema esteja alinhado com os objetivos do negócio e ajude na futura expansão da força de trabalho. - Prepare-se para a migração de dados
Limpar e padronizar os dados de RH existentes antes da migração ajudará a evitar erros e inconsistências. Desenvolva um plano de migração que garanta a transferência precisa de registros de funcionários, detalhes da folha de pagamento, documentação de conformidade e quaisquer outros dados relevantes. - Defina as configurações de segurança e conformidade
Garanta que o HRIS atenda às regulamentações de proteção de dados específicas do setor. Implemente medidas de segurança e auditorias regulares do sistema para proteger informações confidenciais dos funcionários. - Realize testes antes da implantação completa
Os testes-piloto permitem que as organizações identifiquem falhas do sistema e problemas de usabilidade antes de entrar em operação. Execute cenários de teste para processamento da folha de pagamento, inscrição de benefícios e recursos de autoatendimento para funcionários para verificar a precisão e a disponibilidade do sistema. - Treine os funcionários e as equipes de RH
Se a força de trabalho não entender como usar o HRIS, ela resistirá à implementação. Ofereça sessões de aprendizado interativas, guias do usuário e recursos de suporte contínuo para ajudar funcionários e profissionais de RH a navegar pelo novo sistema. - Monitore o desempenho do sistema e otimize ao longo do tempo
Uma vez que o HRIS estiver em funcionamento, rastreie o desempenho do sistema e colete feedback dos usuários regularmente. Atualizações e refinamentos contínuos ajudarão a manter o sistema em evolução, juntamente com as dinâmicas necessidades de negócio.
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