特定の業種、対象、顧客基盤によって、現代の企業は幅広い市場に対応するため数百社のベンダーと連携することもあります。各ベンダーはそれぞれ独自の料金体制、契約条件、連絡先などがある固有の企業としてアプローチする必要があります。そのため、こうしたベンダー関係を管理することは非常に複雑なタスクになる可能性があります。
ベンダー管理はこれらの関係を整理し、企業が独自のビジネスニーズを満たすためにベンダーを選定して連携するためのツールとその他のリソースを提供します。また、ベンダー管理はベンダー選定の改善とサプライチェーンの一貫性と信頼性の確保に重点を置いていますが、適切に活用すれば他にも多くのメリットがもたらされます。
サプライヤー関係を改善して管理することのメリットはさまざまです。ここでは、効果的なベンダー管理ソリューションの採用による主なメリットをいくつかご紹介します。
明確なビジネス基準を採用し、サプライヤー情報の比較を一元的に行うことにより、ベンダー管理は企業に、ニーズを満たす最適なベンダーの選定に必要な信頼できるデータを提供します。
すべてのサプライヤーを手動で管理するのはあまりにも時間と手間がかかりすぎます。ベンダー管理はプロセス全体を簡素化するだけでなく、個別のベンダートランザクションライフサイクルに費やす時間を短縮し、確立されたサービスレベルアグリーメント (SLA) に照らしてサプライヤーのパフォーマンスを追跡します。また、ベンダー管理は追加採用やトレーニングのコストを削減でき、不要な支出も解消できます。こうしたメリットが、双方の生産性の向上とコストの削減につながります。
適切に実施しないと、ベンダーオンボーディングは生産性に悪影響を及ぼし、運用コストが上昇してしまいます。ベンダー管理はオンボーディングプロセス全体をスピードアップし、企業が重要なベンダー情報を把握して整理し、より迅速で正確なサプライヤー承認ができるよう支援します。
ベンダー管理を適切に適用すれば、すべてのベンダー関連データを単一プラットフォームにまとめることができます。これはベンダーの整理と管理に役立つだけでなく、プロセスと運用に関する価値あるデータを分析に使用できるようにもなります。高度な分析とレポート作成のオプションがあるため、企業はニーズ、機会、潜在的問題の検出と予測がさらに容易になります。
残念ながら時にはベンダーがパフォーマンスやコンプライアンスの点で期待に応えられず、非効率、遅延、損害を与えかねない法的問題をもたらす場合があります。ベンダー管理が提供するリソースは、企業が自動的にベンダーパフォーマンスを保存してレビューし、将来的にリスクをもたらす恐れのあるサプライヤーとは縁を切れるようにします。企業側から見ると、ベンダー管理は、すべての重要な書類手続きが完了し、適切な承認が細部まで設定されてフォローアップが行われ、関連のある変更やライセンス要件が該当者に伝達され、明確な監査記録が常に利用できることを確認するのに役立ちます。
ベンダー管理の大きな部分を占めるのが生産性の高い業務関係の構築です。ベンダー管理により、すべてのベンダー関係のあらゆる側面を完全に整理し、企業内の権限を持つ人物が情報を利用しやすくなります。その結果、すべてのベンダーをより個人的なレベルで管理できるようになり、その企業が全体で何社のベンダーと提携していようと、必須の詳細情報に適切な注意を払うことができます。さらに、サプライヤー関係の改善によって、企業は料金交渉でも優位に立つことができます。.
ベンダーエクセレンスを実現するため、綿密な監視が必要ないくつかの重要測定基準があります。
各ベンダーに対して、企業は年間どれくらい支出しているのでしょうか？支出に対する可視性の向上は、企業がリソースを適用しながら関連利益が見られない分野を特定するのに役立ちます。
企業はベンダーをカテゴリに分けて、主要ベンダー (高価値、単一ソース)、重要ベンダー (中程度の価値、複数ソース)、戦術的ベンダー (低価値、多ソース) というグループに分類することがあります。各ベンダーをセグメント化し、数値化することにより、不可欠なベンダーとそうではないベンダーを見きわめることができます。
ベンダーがクライアントとの緊密な連携を図るほど、良い結果が生まれます。コラボレーションは数値化することが難しい測定基準ですが、企業はサプライヤーの契約件数や、ビジネスレビューの実施頻度などを考慮できます。
書類は規定の法令や業界基準を順守して作成され提供されていますか？非準拠の問題を継続的に追跡することで、特定のサプライヤーがもたらすリスクについてより詳細なインサイトを得ることができます。
効果的なベンダー管理プロセスには 7 つの段階があります。
サプライヤーと正式な契約を結ぶ前に、ベンダー管理の最初の段階としてビジネスニーズと目標を決定します。明確な目標を設定することで、関連する事業部門の要件が確立され、専任のベンダー管理チームが結成される場合もあります。これが全面導入を確実に行い、作業の重複リスクを排除することに役立ちます。
ビジネスニーズと責任を明確に設定した後は、次の段階としてベンダーの検討を始めます。ベンダー候補を評価する際のコストと非コスト要因を含む選定基準を設定します。提案を評価し、業務範囲、価格設定、更新日、その他の重要な要因を検討します。評価プロセスはできるだけ包括的に行い、最も質が高いベンダーのみと業務提携できるよう最善を尽くします。
従来の契約交渉は法務、経理、営業の各チームが担当し、契約内容を履行する事業部門が関与できるのは契約が締結されてからでした。しかし、効果的なベンダー管理はこうした部門をより早い段階で交渉プロセスに関与させ、早期の意思決定プロセスに関係するステークホルダーを全員招集します。契約交渉では、提供される物品とサービスを定義し、開始日と終了日を設定します。
契約交渉後、選定されたベンダーを社内システムにおいて承認サプライヤーとして設定する必要があります。このプロセスでは、書類、承認、その他詳細情報の収集が含まれます。対象となるのは、関連ライセンス、保険の詳細情報、課税情報などです。適切なオンボーディングはコンプライアンス基準の維持に役立ち、サプライヤーが提供するサービスに対して適法に支払いを受けることを保証できます。
ベンダーとの業務提携を開始した企業は、成果を注視しなければなりません。ベンダーのパフォーマンスを設定された KPI と比較し、潜在的な課題を特定し、問題へと発展する前に解決することで、サプライチェーンの一貫性と信頼性を確保できます。
前の段階と並行して、パフォーマンスの監視もデータセキュリティの弱点、訴訟、コンプライアンスの問題などの損害となりうるベンダーリスクを特定する上で役立ちます。ベンダーのパフォーマンスによっては重要な業務が妨げられ、企業の社会的評価を損なうおそれがあるため、この段階は適切なベンダー管理において重要な部分です。
現在の契約期間の終了日が迫ると、効果的なベンダー管理は契約を終了または更新するための明確な手順と実証されたプロセスを提供します。こうしたプロセスに従うことで、コンプライアンスを厳守し、企業もベンダーも起こり得る法的措置から守られます。
「ベンダー管理」とはこのように広義の用語のため、使用可能なベンダー管理システムやその機能も多岐にわたります。ベンダー管理システムを選択する際は、以下の機能を提供するものを検討しましょう。
ベンダー管理の主なメリットの一つがコストコントロールの強化です。これは、機会の特定、重複や不要な支出の排除、サプライヤーオプションの絞り込み、より有利な価格の交渉などの能力の向上によって確立できます。
サプライヤーとの関係は成果をもたらすために存在します。そのため、ベンダー契約の条件をしっかりと念頭に置き、サプライヤーが約束を実現するよう働きかけ続けることが重要です。それと同時に、ベンダー管理機能は社内プロセスを簡素化することで企業が目標をさらに迅速に、着実に達成できるように支援することもできます。
想定外のサプライチェーンの混乱は企業にもベンダーにも重大な問題をもたらす恐れがあります。サプライチェーンのレジリエンスソリューションはサプライヤーとの継続的な対話を維持できるよう支援し、両者が協力してリスクの特定と評価を行い、コンティンジェンシープランを練ることができます。
法令基準は、企業が地域社会に対して継続的な幸福と安全を支援するような方法で事業運営することを保証するためにあります。これには質の高いサービスと製品の提供、顧客と対象者に対して誠実であること、市場内での「フェアプレー」の推進などが含まれます。コンプライアンス管理は企業が最新情報を把握し、関連する国、都道府県、市町村の命令を完全順守することを確実に行うよう支援します。
リスク管理は企業に、ビジネスに影響を及ぼすような将来起こり得る事態を特定し、優先順位を付けるために必要な情報を提供します。そのうえで企業は予測される悪影響を緩和し制御するための措置を講じることができます。
現代のビジネス環境において、サードパーティの適切な管理は単なるメリットではなく成功の鍵です。ところが、他企業とパートナーを組むことによる多くのメリットにはリスクの増大も伴います。ServiceNow Risk Management は受賞歴のある ServiceNow AI Platform 上に構築され、こうしたリスクを緩和するために必須のコンテキストとリアルタイムの監視とレポート、信頼性の高いリスク管理プロセスを提供し、そのすべてを高度な自動化機能によって支えています。さらに、ベンダーとリスクに関連するすべての情報を単一のデータベースに集約することにより、Risk Management は非常に優れた透明性とコントロールをベンダーエコシステム全体に提供します。そのすべての管理はカスタマイズ可能で直感的なダッシュボードから操作できます。
ServiceNow はリスク管理からリスクを取り除きます。 ServiceNow Vendor Risk Management の詳細と、ベンダー管理がどれだけ効果的かをご覧ください。