オフィス管理は、職場内の生産性、効率、労働条件を最適化するための戦略やプロセスを定めます。
オフィス管理の目的はシンプルです。会社のオフィスやその他のワークスペースにおいて、ポジティブで効果的な作業環境を構築し、それをサポートすることです。 オフィス管理は、職場環境に責任を持ち、すべての従業員が効率的で安全に仕事ができるよう、適切なポリシー、ツール、システムを確保します。 職務が明確に定義され、整然としたオフィス空間を整備することで、従業員が組織全体における各自の役割を理解できるようになり、全体的な成果の向上につながります。
現代のオフィス管理者は、収益創出において、より重要な役割を果たすことが期待されています。 事務用品の補充や室温の調整を担当することが主な職務だった時代は終わり、今日のオフィス管理者は、全社的なイニシアチブに戦略的に関与し、多くの場合、ビジネスを成長させるための独自のプロジェクトを推進することを担当しています。
前述のように、オフィス管理にはさまざまな側面があり、オフィス管理者が担う責任は組織によって異なります。 ただし、専門性の高い業界でも、コア機能が同じという傾向があります。 オフィス管理の機能には、以下が含まれます。
従来からオフィス管理に最も関連する責任は、オフィススペースの最適化です。 これには、従業員が高いパフォーマンスを発揮できるような職場環境を整えることが含まれますが、同時にポジティブなオフィス文化の確立と促進に積極的な役割を果たすことも含まれます。
オフィス管理者は、オフィスの目標や成果を定義し、オフィスのアクティビティを計画することに関与します。 また、他のリーダーと協力してイニシアチブを詳細に検討し、会社の目標達成のために必要なステップと成功の測定方法を決定します。 オフィス管理者は、従業員の出張手配を行うこともあります。
オフィスリソース管理は、計画と密接に関係し、資料、機器、人員、経理のすべてが事業目標の達成に向けて効果的に適用されていることを確認する責任があります。 リソース利用状況の最適化とは、利用可能なリソースのインベントリを詳細かつ正確に把握し、そのリソースをより生産性の高い機能やワークフローに適用することです。
オフィス管理は、企業の経営陣と従業員間の調整役として、効果的なコミュニケーションを促進し、両者のニーズと期待を明確にする責任を負っています。
オフィス管理の機能としての配属には、採用、オンボーディング、維持、解雇が含まれます。 この機能は、従業員だけでなく、外部の請負業者や施設管理スタッフの管理、賃貸オフィスのオーナーや管理会社との連絡窓口など、さまざまな業務に及びます。 特に中小企業で見られる機能ですが、大規模な企業においても、オフィス管理に配属の要素が含まれることがあります。
通常、IT は独立した部門ですが、多くの場合、オフィス管理は IT 部門と協力して、正しく機能するテクノロジーにアクセスして、オフィス環境が効果的に機能するようにする責任を負います。 これには、ソフトウェアや機器の使用に関する IT 部門との調整、オフィススペースにおけるサポート技術 (Wi-Fi、ネットワークアクセス、ビデオ会議など) の最適化が含まれます。
オフィス管理者は、職場環境の安全性を確保し、従業員と会社を外部の脅威から守るために適切な手順が守られていることを保証する必要があります。 これには、オフィスの安全性に関するポリシーの確立と適用、セキュリティチームの管理、駐車場手配の処理、従業員の紛争解決、ハラスメントと差別への対処、資料やツールの承認、バッジシステムの管理、適切なデータセキュリティ手順を確立するための IT 部門との連携が含まれます。
「オフィス管理」と一口に言っても、その内容は多岐にわたりますが、技術的なスキルや対人関係が当然のことながら重要視されます。 以下にその例を示しています。
- 企業
- マルチタスク
- 時間管理
- コミュニケーション能力
- 紛争の調停
- 戦略の構築
- 従業員の調整
- 交渉力
- リーダーシップ/役員
ビジネスはそれぞれの特徴が異なり、すべての職場環境には、特有の利点、課題、特異性があります。 そのため、企業におけるオフィス管理の役割や、オフィス管理のさまざまな責任を果たすための役職は、広い領域をカバーし、他の部門 (人事など) と重複することもあります。 さらに複雑化している要因として、現代のオフィス管理には、リモートオフィスやハイブリッドオフィスに関連する多くの管理業務に対応する能力も求められることがあげられます。
企業によってアプローチは異なりますが、オフィス管理者の基本的な業務内容や目標には類似点があります。 オフィス管理には、生産性の高いオフィス環境の維持、管理スタッフの仕事の監督と整理、従業員への適切な備品の提供、報告書の作成と提出、オフィス予算の管理などが含まれ、従業員の採用、研修、昇進にも関わることがあります。
従来のオフィス管理者には、次のようなタイプがあります。
企業の中には、資金面から正社員のオフィス管理者を雇用できないところもあります。 その場合、非正規雇用のオフィス管理者に委託することがあります。 「バーチャル」オフィス管理者は、通常、リモートで対応し、複数クライアントのオフィス管理者として業務を請け負う場合があります。 同時に、「バーチャルオフィス管理」という言葉は、企業の従業員が全員同じ場所で働くわけではない、リモートオフィスやハイブリッドオフィス環境上のオフィス管理者を指すこともあります。
コーポレートオフィス管理者は、複数のオフィスを所有する会社の本社に勤務しています。 多くの場合、「地区マネージャー」という肩書が与えられ、出張所で「支店長」と連携します。 コーポレートオフィス管理者は、他のオフィスの責任者との連携を主導します。 クライアントに直接対応するオフィスマネージャーのような業務も担当しますが、支店の目標達成をサポートするために裏方に回る傾向があります。 そのため、定期的に支店を訪問して、支店長を監督することもあります。
すべてのリソースには、コストと価値が伴います。 機器、資金、従業員などのリソースを最大限に活用するには、利用可能なリソースを把握し、ビジネス価値がコストを上回るようにリソースを適用する方法を確認する必要があります。
日々のプロセスやワークフローへの対応で多忙を極める中、大局的な目標を見失いがちになることがあります。 オフィス管理者は、目的から意識をそらさず、仕事の目的を理解し、それを従業員にわかりやすく伝える責任があります。
非効率は生産性の敵です。 オフィス管理は、オフィス内で起きている現在のプロセスを常に意識し、非効率な領域の特定と改善に備えて、より簡素化された方法を確立することが必要です。
オフィス管理は、戦略的な計画の有効性から従業員自身の安全性や快適性まで、すべてに影響を与える非常に重要な概念です。 オフィス管理がビジネス目標を適切にサポートしていることを確認するには、次のヒントを考慮してください。
オフィス管理におけるあらゆる意思決定は、信頼できるデータによって裏付けられる必要があります。 プロセスや生産性などの要素に関してアクションに結びつくインサイトを得るためには、どのような質問に答える必要があるか、どのような測定基準で測定することができるかを判断します。 オフィス管理者は、適切なデータがあれば、推測による意見ではなく、事実に基づいて意思決定を行うことができます。
オフィス管理におけるあらゆる意思決定は、信頼できるデータによって裏付けられる必要があります。 プロセスや生産性などの要素に関してアクションに結びつくインサイトを得るためには、どのような質問に答える必要があるか、どのような測定基準で測定することができるかを判断します。 オフィス管理者は、適切なデータがあれば、推測による意見ではなく、事実に基づいて意思決定を行うことができます。
効果的なコミュニケーションがなければ、コラボレーションは成り立ちません。 従業員は、自分に何が期待されているのか、どのように評価されるのか、どのようなリソースがあるのかを知る必要があります。 雇用主は、従業員がどのような問題を抱えているのか、業務改善に向けてどのような提案があるのかを知る必要があります。 そのため、個人、チーム、部門によるコミュニケーションを制限すべきではありません。その結果、共有プロジェクトの作業を調整し、解決策をブレインストーミングで割り出し、作業の重複をなくして、問題を即座に解決できるようになります。 簡単に言えば、全員の声が確実に届くようにするのがオフィス管理者の責任です。
デジタルツールにより、現代のオフィス機能は拡張しています。 ただし、すべてのデジタルソリューションが、あらゆる状況や企業に適しているわけではありません。 オフィス管理者には、従業員のパフォーマンスを向上させるために、どのようなデジタルソリューションに投資する価値があるのか、調査、比較、評価、決断する能力が必要です。 通常は IT 部門と密接に連携することになりますが、オフィス管理者が全責任を負う場合もあります。
オフィス管理とは、データを分析し、従業員のコミュニケーションを調整し、必要なビジネスプロセスを簡素化することで、より効率的なワークフローと職場環境の改善を図ることです。 IT 管理のリーダーである ServiceNow は、Workplace Service Delivery (WSD) を通じて、現代の企業がオフィス管理戦略をさらに活用するために必要なソリューションを提供しています。
ServiceNow WSD を使用すると、場所に関係なく、許可されたデバイスを使用して、完全に接続された従業員をサポートできるようになります。 可視性を高め、職場に入るための直感的なモバイルソリューションを提供します。 スペース計画ツールで、利用可能なオフィススペースを最適化することができます。 包括的なダッシュボードを使用して、ケース、問題、オフィスサービス要求を追跡します。 分析によるインサイトを適用して、職場サービスをリアルタイムに把握します。 最も重要なことは、従業員が仕事をうまくこなすのに必要な職場リソースを提供することです。 ServiceNow はこれらすべてを可能にします。
これまで以上にオフィス管理を徹底しましょう。 Workplace Service Delivery の詳細を確認して、成功を促進するオフィス環境を構築してください。
Workplace Service Delivery で、従業員向けに新しいハイブリッドな職場を実現する方法について詳しく説明します。