今日の不安定なビジネス環境において、組織は IT リソースを常に監視して、すべての資産を把握し、コスト効率に優れた方法で適切に使用されていることを確認する必要があります。昨今、IT の意思決定者が自社の IT エコシステムを明確かつ正確に把握することは、これまで以上に重要性が増しています。しかしながら、貴重な IT ソリューションが増え続けるのに伴い、多くの組織は、IT 資産を単に追跡するだけでは (ましてや IT 資産を最適化するのは)、従来の IT 部門で対応しきれないことに気づき始めています。
そこで、世界中の企業は、IT 資産を可視化し、整理と調整を行うために、「IT 資産ライフサイクル」を活用しています。
IT 資産ライフサイクルは、通常、形式化されたプロセスに従っており、多くの場合、ソフトウェアツールによって追跡され、サポートされます。IT 資産ライフサイクルは、業種や組織によって異なるものの、基本的な形式はほぼ同じです。ここでは、IT 資産ライフサイクルを 6 つのステージに分けてご紹介します。
要求
IT 資産ライフサイクルの最初のステップは、資産の購入や展開の前に実施されます。要求ステージは、アイデア出しや計画フェーズとして考えることもできます。このステージでは、ステークホルダーが集まって目的について話し合い、必要な資産とその理由を特定します。このステージの最終段階は、IT 資産の正式な要求です。
要求の充足
要求が出されたら、適切な承認ルートを通る必要があります。IT 要求を承認する担当者は、まず利用可能な在庫資産を比較し、要求に対応できる資産があるかどうかを確認する必要があります。要求を満たす資産がない場合は、IT 資産の購入が必要になります。
配備
適切な IT 資産を選択し、利用できるようにしたら、次はその資産をサービスに展開する必要があります。IT 資産のプロビジョニングでは、ワークフローの自動化を利用する場合もあります。これにより、企業はアプリケーション、クラウドリソース、ハードウェアなどを自動的に提供できます。
監視
モニタリングのステージでは、可視性を高め、資産を最適な方法で効率的に利用し、リスクを特定して軽減することに重点を置いています。このステージでは、関連するデータを取得して分析し、将来の IT 資産戦略に反映させることができます。
サービス
資産が耐用年数の終了まで最適に機能し続けるには、さまざまなサービスが必要です。これには、継続的なメンテナンス、臨時のアップグレード、緊急の修理などが含まれます。会社の資産を効率的に運用するために、チームメンバーはこれらの手順を実行する時間を定期的に確保する必要があります。
廃止
最後に、IT 資産のライフサイクルが終了したら、その資産を廃棄し、新しい資産に入れ替えます。IT チームは、資産の廃棄が将来のセキュリティリスクにつながらないよう、定められた手順を理解し、それに従わなければなりません。
IT 資産ライフサイクル管理は、必要なツールと戦略を提供して、企業における IT 資産ライフサイクルの最適化を支援します。IT 資産ライフサイクル管理には、具体的には以下のような機能があります。
効果的なプランニング
IT 資産ライフサイクル管理は、既存のすべての IT 資産を正確に、包括的に把握するためのものです。管理情報は、既存の IT 資産全体を分析し、資産ライフサイクル全体を最適化することで、必要な資産のサポート、効率性の向上、将来的な有効性向上の計画に活用できます。適切な IT 資産ライフサイクル管理システムで効果的なプランニングができれば、計画から購入、更新サイクル、そして資産の廃棄に至るまで、あらゆる面で向上が見られます。
一元的でコスト効率の良い調達
IT 資産ライフサイクル管理により、スマートな調達が可能になります。これは、統合の機会を特定することで実現できます。IT 資産ライフサイクル管理システムは、保証の終了時期だけでなく、会社のさまざまな資産の耐用年数も追跡管理します。
プロビジョニングの簡素化
IT 資産ライフサイクル管理により、プロビジョニングも改善できます。自動化機能では、資産情報を ITAM データベースに直接入力できるだけでなく、アイデンティティ管理システムや HR 記録との関連付けもできるため、手動入力を最小限に抑えられます。
利用状況の最適化
IT 資産ライフサイクル管理は、資産ポートフォリオをより包括的に把握するのに役立ちます。そのため、組織は利用動向を把握し、既存資産の活用を最適化できます。IT 資産ライフサイクル管理システムの中には、ERP などの計画および分析システムと連携して、特定の技術スタック全体でトレンドをシームレスに特定できるものもあります。
メンテナンス効率の向上
優れた IT 資産ライフサイクル管理システムは、チケットシステムやヘルプデスクシステムと統合できます。そのため、IT チームはライフサイクルメンテナンスに必要な操作を自動的に生成できます。また、組織はメンテナンスの傾向を分析し、特定の資産、ベンダー、資産モデルで繰り返し発生する共通の問題を特定できます。戦略策定担当者は、これらのインサイトを今後の購入や保証の判断に生かして、メンテナンスコストを削減できます。
安全でタイムリーな廃棄
適切な IT 資産ライフサイクル管理は、セキュリティ管理も兼ねています。破損した資産や古くなった資産を安全、確実に廃棄することで、さまざまなリスク、脆弱性、負債にさらされる可能性が低くなります。
IT 資産ライフサイクル管理には、明らかな利点が数多くあります。特に重要なメリットとしては、次のようなものがあります。
IT 資産ライフサイクル管理により、IT の在庫管理を完全に可視化し、透明性を確保できます。その結果、推測や概算ではなく、確かな数字に基づく十分な情報を得て意思決定を下せるようになります。
IT 資産ライフサイクル管理を適切に運用することで、手作業による IT 資産管理の時間と労力を大幅に削減できます。その結果、企業は技術コストや作業時間を節約できるだけでなく、リソースの効果的で効率的な利用を促進できます。さらに、IT 資産ライフサイクル管理では、資産の総所有コストを明確に把握できるので、リーダーはツールやその他のリソースについてコストを意識した意思決定を下すことができます。
IT 資産ライフサイクル管理は、資産に関するポリシーや規制要件の管理と適用を行い、実際の問題になる前にリスクを特定して排除するのに有効なツールです。
IT 資産管理により、IT 資産を適切に管理し、定期的にアップグレードし、必要に応じて利用できます。このため、IT 担当者が抱える大きなストレスを効果的に解消できます。
IT 資産のライフサイクルを最大限に活用するには、IT 資産ライフサイクル管理に対して正しいアプローチで臨むことが必要です。ここでは、留意すべきいくつかのベストプラクティスをご紹介します。
ニーズは部門ごとに異なります。そして、IT 資産のインフラストラクチャを変更する場合は、それらのニーズを考慮する必要があります。そのためには、変更によって影響を受けるすべての人が参加し、各自のニーズが考慮されることが重要です。
ライフサイクルは資産ごとに異なります。IT 部門は、ライフサイクルとそれに関連するプロセスを徹底的に明確化して、現行テクノロジーで不足している部分を把握できるようにする必要があります。
IT 資産ライフサイクル管理の変更に関する KPI の設定、測定、報告を行い、資産ポリシーの変更が会社のワークフローにプラスの影響を与えたかどうかをすべてのステークホルダーと意思決定者が判断できるようにする必要があります。
IT 資産ライフサイクル管理における自動化は、効率を高め、ヒューマンエラーを減らすだけでなく、自動化できない業務に割り当てる人的資源を最大化するのにも役立ちます。
ビジネスの成長には、顧客数を増やすか、会社のワークフローの非効率性を減らすことが必要です。IT 資産を改善することで、非効率的な部分を削減し、全社的なワークフローを効率化できます。
IT 資産ライフサイクルの明確化によるメリットを最大限享受するには、ライフサイクルの管理と運用ができるツールが必要ですが、変化するビジネスニーズにも適応できる必要があります。エンタープライズ IT 管理のリーダーである ServiceNow は、IT Asset Management でその課題を解決します。
受賞歴のある Now Platform 上に構築された IT Asset Management は、購入、在庫管理、導入、監視、サービス、資産廃棄など、資産のライフサイクル全体でワークフローを自動化できます。 IT Asset Management は、資産ライフサイクル管理の各ステージで資産を追跡し、重要な資産管理に比類のないコントロールと柔軟性を提供します。
IT Asset Management で、IT 資産をどこまで活用できるのかをご覧ください。