契約ライフサイクル管理 (CLM) は、契約の開始から更新、期限切れまでの契約のあらゆる面を監視する、自動化され統制のとれたプロセスです。追跡、管理、コンプライアンスを効率化し、リスクを軽減し、重要な契約のパフォーマンスを向上させます。
業界や対象者を問わず、ビジネスに関して本質を突きつめると、すべては人と人とのやり取りに行き着きます。多くの場合、このやり取りは複雑であり、書面化する場合には複数の段階を取り上げ、相互の義務について概説することになります。法的拘束力のある契約とは、このような合意を形式化し、各当事者が相手に期待できる事柄 (および相手から期待される事柄) を明確に規定するものであり、組織運営の枠組みを確立する上で中心的な役割を果たします。ますます複雑化する法規制環境において、企業が契約を効果的に管理して維持することはますます困難になっています。
契約ライフサイクル管理 (CLM) は、そのプロセスを簡素化するためのものであり、構想から交渉、実行、継続的なコンプライアンス、そして最終的な更新や締結にいたるまで、重要な契約をそのライフサイクル全体を通じて手引きします。
契約ライフサイクル管理の重要性を理解するために、契約の作成、実行、フォローアップの方法を定義するプロセスを詳しく考察してみることをお勧めします。次の各段階は、契約ジャーニーにおける、構想から締結に至るまでの重要なステップです。
このプロセスは、他者との取引が必要になるビジネスニーズが起点となります。これには、商品やサービスの購入、販売の成立、パートナーシップの正式な締結、その他の取引が含まれます。要求は、組織内のどの従業員でも提出できます。要求には、新規契約やサードパーティ契約の審査を求めるものもあります。新規契約の場合、要求には、契約の目的、当事者のタイプ (顧客、パートナー、ベンダー)、当事者の名前、および特定の契約タイプに必要なその他の情報が含まれます。サードパーティの契約レビュー要求には、MSA (マスターサービス契約) などの契約と、NDA (機密保持契約) や SOW (作業明細書) などの補足資料が含まれることがあります。
このプロセスでは、契約の基本的な条件や義務について詳述します。この段階では、すべての関係者の期待を規定し、明確で曖昧さのない合意のための土台を据えます。契約には、定義上、単一の当事者ではなく複数の当事者が含まれます。交渉により、協議する双方の意思決定者が契約条件を調整して、相互に合意でき納得のいく内容にすることができます。効果的な交渉により、相反する利害をまとめて物事を円滑に進め、相互に有益である解決策への道を開くことができます。法務スタッフと、関連するステークホルダーによる審査は、契約の潜在的な落とし穴を特定 (および解決) するのに役立ちます。中堅企業や大企業では、複数の部門が特定のセクションの審査を求められることがあります。これにより、契約が法的要件や組織のポリシーと整合していることが保証され、物事を進める前に総合的な評価を下すことができます。
正式な署名と契約の有効化によって、契約は発効します。この段階では、関係者全員から署名を得て、誓約を知らせ、契約上の義務を開始します。電子署名技術が最もよく使用されますが、手書きの署名が必要な場合もあります。
署名された契約書は、いつでも参照できるように、入手と検索が可能な状態にしておく必要があります。一元化されたリポジトリにより、アクセシビリティが確保され、コンプライアンスモニタリングが促進され、問い合わせや紛争に迅速に対応できます。これはオンプレミスの場合もあれば、サードパーティのクラウドストレージシステムを使う場合もあります。
契約は、発効すると停止することはありません。組織は、進行中の義務を管理し、重要なマイルストーンと有効期限を追跡する必要があります。義務を遵守するためにワークフローを使用できます。
分析を採用することで、組織は契約の有効性やその他の改善すべき領域に関するインサイトを導き出し、データ主導の意思決定の基盤を備えることができます。契約期間中のコンプライアンス、パフォーマンス、リスクを監視することで、契約関係の管理と最適化をより適切に制御できるようになります。
上で説明した各段階は、潜在的なリスク領域を表しています。そこでの 1 つのミスや責任の見落としがあれば、制御できない事態になり、ビジネスのやり取りを定義する契約が中断される可能性があります。明確に定義された CLM フレームワークは、このプロセス全体を簡素化し、次のようなさまざまなメリットをもたらします。
透明性は、実りあるビジネス関係の土壌となります。CLM を使用すると、ステークホルダーは契約データに迅速にアクセスし、理解し、対応できるようになり、明確で直接的なコミュニケーションが促進されます。この透明性は、パフォーマンスの追跡と報告にも適用され、関係者全員が十分な情報を得て協力し、仕事を進める関係を築くのに適した環境を生み出すことができます。
CLM は、他の関係者とのやり取りに関連するリスクを監視および管理するための拡張機能を提供します。また、データに迅速にアクセスできるようにし、定期的な監査を促進することで、発生するとコストのかかるエラーから保護しながら、コンプライアンスポリシーと規制ルールを確実に遵守することを支援します。
効率性が現代のビジネスにおける通貨であるとすれば、CLM は正真正銘の貨幣印刷機です。CLM システム内で確立されたワークフローと管理コントロールにより、問題を迅速に特定して対処し、プロセスを迅速化し、各契約の時間と価値を最適化します。その結果、よりアジャイルで生産性の高いビジネス環境が実現します。
簡素化された契約管理プロセスは、収益損失のリスクを軽減するだけでなく、前述の効率性の向上を通じて、コスト削減にも貢献します。CLM は、透明性、データ主導の意思決定、最適化された契約ライフサイクルの価値により、全体的な収益を高め、組織の財務的成功を確かなものとするために役立ちます。
契約ライフサイクル管理は、前のセクションで特定したメリットに加え、以下を提供することでさらに組織を支援します。
契約ライフサイクルの迅速化
CLM は、契約の作成から締結に至るプロセス全体を、周辺のプロセスも含め迅速化します。自動化されたワークフローと簡素化されたプロセスにより、契約の開始から完了までの時間が大幅に短縮されます。
契約書作成の簡易化
標準化されたテンプレート、明瞭な言語、コラボレーションツールはすべて、ほぼすべての CLM ソリューションの中核を成しています。これらにより、全体の一貫性と正確性を維持しつつ、契約書作成プロセスを簡素化する機会が差し伸べられます。
明確な契約交渉
コラボレーション CLM ツールを使用すると、すべてのステークホルダーがリアルタイムの話し合いに参加し、変更を追跡し、迅速に合意に達することができるため、より明瞭で満足度の高い契約条件の策定につながります。
シンプルな署名プロセス
電子署名機能が統合されていることで、契約の締結が迅速化されると同時に、追跡が困難な紙ベースの業務の必要性も軽減されます。
手間のかからない義務管理
CLM により、契約上の義務が明確に定義され、しっかりと追跡され、徹底的に管理されるようになります。自動化されたアラートとリマインダーは、組織が誓約を常に把握し、見落としやコンプライアンス違反のリスクを軽減するのに役立ちます。
詳細分析
大量の情報を処理できる CLM ソリューションは、詳細なデータ分析を提供し、主要な測定基準、リスク、機会に関するインサイトを明らかにします。このデータ主導のアプローチにより、情報に基づいた意思決定と継続的な改善が可能になります。
最適な変更管理
CLM は、契約の変更にシームレスに対応します。修正、更新、変更のいずれであるとしても、システムは変更が正確に文書化され、伝達され、実行されるようにします。
モバイルのアクセシビリティ
契約は時間的な制約が大きく、審査の担当者や署名者がデスクトップ PC で対応できる状態になるまで必ずしも待てるわけではありません。モバイルのアクセシビリティにより、ステークホルダーはどこからでも契約にアクセスして管理できます。これにより、特にリモートコラボレーションがますます重要になっている動的なビジネス環境において、柔軟性が促進されます。
ワークフローコラボレーションの向上
最後の点として、CLM は契約ライフサイクルに関わるチームメンバー間のコラボレーションを強化します。一元化されたアクセス、リアルタイムの更新、コラボレーション機能により、一貫したワークフローが促進され、効率性が向上し、コミュニケーションギャップを減らすことができます。
CLM に関連するメリットを見過ごすことはできません。しかし、契約ライフサイクル管理には、組織がそのメリットを最大限に活用するために克服しなければならない課題もいくつかあります。CLM 戦略の効果を最大化することを目指す組織にとって、以下のような課題を認識して対処することは不可欠です。
契約書には複雑な法律用語が含まれていることが多く、曖昧さや誤解を招く可能性があります。明瞭で簡潔な言葉で契約テンプレートを標準化することで、この問題に対処します。法律の専門家を関与させ、契約を明確にし、業界標準に合わせます。ステークホルダー間の理解を深めるためのトレーニングプログラムを実施します。
標準化された一連のプロセスがなければ、組織は契約ライフサイクルにおいて遅延、エラー、非効率性を経験する可能性が高くなります。その解決策となるのは、一貫した CLM ワークフローを導入することです。役割と責任を明確に定義し、承認階層を確立します。単純で反復的なタスクを自動化します。継続的な改善のために、プロセスを定期的に見直して最適化します。
1 つの契約を追跡するのは簡単ですが、契約の数が増えるにつれて CLM の複雑さも増します。大量の契約を管理することは、無秩序やアクセシビリティの問題を引き起こす可能性があります。一元化された契約リポジトリとドキュメント管理システムは、ストレージと整理に関連する問題を解決するのに役立ちます。これらのツールを使用して、契約書を簡単に検索できるように、詳細な分類とタグ付けシステムを導入します。古い契約を定期的に監査してアーカイブし、システムを整理します。
契約のステータスと履行状況を手作業で追跡すると、時間がかかり、ミスが発生しやすくなります。これは比較的簡単に対処できる問題です。追跡とレポート機能を備えた CLM システムを実装し、重要業績評価指標を使用して、契約のマイルストーン、期限、コンプライアンスを監視します。さらに、自動化を活用して、リアルタイムの最新情報を提供します。
契約に関わるすべての人が、契約の進め方について必ずしも同じ考えを持っているとは限りません。ステークホルダー間の整合性が取れていないと、優先順位が相反する可能性があります。意思決定者間でコラボレーションと共通の目的を実現する環境を構築するために、目標と期待を一致させることを目的としたミーティングを定期的に実施します。すべての関係者が契約書の作成と承認のプロセスに最初から参加できるようにします。
透明性は常に基本となります。関連するデータ、目標、契約が明瞭に可視化されていないと、ステークホルダーは特定の仕様を誤解したり、逆の目的に向かって作業したりする可能性があります。アクセシビリティレポートメカニズムにより透明性が向上します。また、CLM ツールは、監査証跡を作成し、ドキュメントの変更を追跡することで、契約書がどこにあるのか、どこにあったのかを誰もが確認できるようにします。
効果的な契約ライフサイクル管理は、計画策定、実装、活用という 3 つの主要分野に関連する実証済みのベストプラクティスセットに基づいて構築されています。
既存の契約プロセスを理解することから始めます。将来の目標とする状態を可視化し、改善と効率化のための領域を特定します。
CLM 実装の成功測定基準を明確に定義し、組織の目標に合わせて調整します。これは、CLM 戦略の効果を測定するためのロードマップとなります。
CLM の実装を徐々に進めます。パイロットプロジェクトから始めることで、反復的な改善が可能になり、継続的な運用の中断を最小限に抑えることができます。
CLM イニシアチブに対する経営幹部の支持と賛同を得ます。リーダーシップレベルでのコミットメントは、組織の連携を促進し、CLM の実装が順調に優先されることになります。
CLM の健全なガバナンス構造を実装します。役割、責任、意思決定プロセスを定義し、円滑な実装と継続的な管理を確保します。
CLM に関わるチームメンバーに包括的なトレーニングを提供します。権限を与えられた知識豊富なチームは、CLM ツールとプロセスの導入を成功させるために貢献します。
移行の重要度と緊急度に基づいて、契約に優先順位を付けます。段階的なアプローチにより、体系的な移行が可能になり、中断を最小限に抑え、データの整合性を確保できます。
本格的な展開の前に、CLM システムの厳格なテストを実施します。あらゆる問題を特定して対処し、組織のニーズを満たしながらシステムがシームレスに動作するようにします。
契約の追跡と管理のために、クラウドベースの一元化されたリポジトリを選択します。これにより、アクセシビリティとコラボレーションが強化され、リアルタイムの更新が保証されます。
電子署名を取り入れて承認プロセスを簡素化します。その結果、契約の締結が加速し、遅延が減少し、全体的な効率が向上します。
主要な契約マイルストーンと義務に関する自動通知を実装します。これで、タイムリーなアクションが保証され、監視のリスクが最小限に抑えられます。
監査を定期的に実施して、契約の履行状況を評価し、コンプライアンスを見直します。このプロアクティブなアプローチにより、リスクが軽減され、契約上の義務の遵守が保証されます。
シングルサインオン (SSO)、データ暗号化、権限の機能を活用して、セキュリティを優先順位付けします。機密性の高い契約情報を保護し、承認済みの担当者のみにアクセスを制限します。
契約に関連する財務データを常に監視します。これを実践することで、財務計画の策定、リスクの軽減、最適化の機会の特定が促進されます。
契約の傾向を定期的に評価し、パターン、機会、改善の可能性がある領域を特定します。データ主導のインサイトは、情報に基づいた意思決定と継続的な改善に貢献します。
契約ライフサイクル管理という用語は、契約ライフサイクルを管理するプロセス全体を指します。通常、組織がこのプロセスを最適化するために使用するツールは、契約ライフサイクル管理ソフトウェアソリューションという形を取ります。CLM ソフトウェアは、組織内の契約ワークフロー全体を最適化し、自動化するように設計されています。契約書作成の初期段階から継続的な追跡とレポートまで、包括的な機能を備えており、契約管理に統合的なアプローチを提供します。
CLM ソフトウェアは、契約ライフサイクルのあらゆるフェーズに対応する機能を提供しており、ポイントソリューション (契約交渉やリマインダーソフトウェアなど) とは一線を画しています。CLM プラットフォームは、個別の面に焦点を当てるのではなく、チームが契約の最初から最後まで効率的に監督できるように、統一されたワークスペースを提供します。この包括的なアプローチにより、シームレスで統合された管理プロセスが実現し、組織全体のコラボレーションと有効性が強化されます。
すべての CLM ソフトウェアソリューションが同じというわけではありませんが、最も効果的ないくつかのオプションには、多くの共通機能があります。中でも特に関連性が高いものとして、以下があります。
効果的な契約管理に不可欠なのは、主要なマイルストーンに関するアラートと通知を受け取る機能です。これには、エスカレーションポイント、更新日、有効期限のアラートを含めることができます。プロアクティブなアラートにより、タイムリーな対応が可能になり、期限切れとなるリスクが低減し、契約のライフサイクル全体を通じて効果的な監督が促進されます。
インデックス検索により、ユーザーは契約書に使われている特定の用語を迅速に見つけることができます。この機能により、手作業での検索が不要になり、重要な情報に素早くアクセスできるため、作業効率が向上します。これは、特定の詳細情報を迅速に取得してタイムリーな意思決定を行うことが不可欠な、大規模な契約ポートフォリオで特に価値があります。
CLM ソフトウェアの契約書ドラフト作成機能は、事前に承認された条項ライブラリ、デジタル署名、業界固有のテンプレートを活用します。これにより、ドラフト作成プロセスが迅速化されるだけでなく、一貫性と業界標準への準拠が保証されます。デジタル署名を使用することで、契約の締結をさらに迅速に進めることができ、手動プロセスや紙ベースの業務への依存が軽減されます。
CLM ソフトウェアの基盤となる機能の 1 つがドキュメント管理です。これには、現在の有効な契約、テンプレート、契約の全履歴を格納する中央リポジトリの維持が伴います。この一元化されたストレージにより、アクセスとバージョンコントロールが容易になるため、エラーのリスクを最小限に抑え、組織の契約状況を包括的に把握することができます。
コンプライアンス機能には、バージョンコントロールと監査証跡が含まれ、契約に加えられたすべての変更の透明性とトレーサビリティを確保できます。これにより、内部ガバナンスがサポートされ、規制要件や法的要件の遵守を追跡できます。
CLM ソフトウェアのレポート機能は、基本的な分析だけにとどまりません。サプライヤーのパフォーマンスと契約ステータスに関するカスタマイズされたレポートを作成できます。ビジュアルダッシュボードは、重要な測定基準の包括的なビューを提供し、ステークホルダーに実用的なインサイトを提供します。これらのレポートは、戦略的な意思決定、パフォーマンス評価、契約管理プラクティスの継続的な改善に貢献します。
契約にはさまざまな形態があります。契約ライフサイクル管理で認識すべき違いの 1 つは、買い手側 CLM と売り手側 CLM の違いです。
買い手側 CLM には、サプライヤーからの商品やサービスの調達契約をドラフト作成することが含まれます。このタイプの CLM は、最適な価格の交渉、管理中の支出の最適化、調達期限を守るための効率向上に重点を置いています。
売り手側 CLM は、買い手に対する商品やサービスの販売と引渡しを手配する契約に関連します。売り手側の契約では、販売までの時間が重要な測定基準となるため、最新の CLM ソリューションを採用してプロセスを簡素化し、契約の遅延や損失の可能性を防ぎます。既存契約の価格情報は、効果的な価格戦略の策定に役立ちます。
適切な CLM ソフトウェアを選択することは、慎重な検討を必要とする戦略的決定です。この重要な選択を行う際に留意すべきポイントは、以下のとおりです。
契約ライフサイクルのどの段階がビジネスにとって最大の課題となるかを評価します。各 CLM プラットフォームがこれらの特定の段階でどのように価値を提供しているかを評価し、欠けているコア機能を特定します。効率を最大化するには、ワークフロー固有の問題点に対応するようにソフトウェアを調整することが不可欠です。
契約の複雑さを考慮します。一貫性が求められる標準的な契約を扱うのか、それとも複雑な条件を含む交渉事項の多い契約を扱うのかを見極めます。契約の複雑さに合わせて CLM システムを選択し、シームレスな管理と特定要件を遵守します。
初期費用と潜在的なオンボーディング費用とを考慮して、CLM ツールに割り当てられる予算を把握します。ユーザーベースの価格設定がチームの予算に合っているかどうか、追加のツールが必要かどうかを評価します。持続可能な投資のためには、機能と無理のない価格のバランスを取ることが不可欠です。
CLM ソフトウェアと統合するビジネスプラットフォームを特定します。これらの統合が可能なツールの入手可能性を確認し、その有効性と価格を評価します。他のビジネスシステムとのシームレスな統合により、全体的な生産性とコラボレーションが向上します。
CLM ツールから価値を引き出す緊急性を判断します。大規模な実装のための時間とリソースがチームにあるかどうか、またはより短時間ですぐに利用可能なソリューションが必要とされているかどうかを評価します。実装期間をビジネスニーズに合わせて調整することで、スムーズな導入プロセスを実現できます。
ビジネスは人間関係の上に成り立っており、その人間関係は契約によって定義されます。IT 管理ソリューションのリーディングプロバイダーである ServiceNow は、契約ライフサイクル管理へのアプローチを最適化することを支援します。
ServiceNow 契約管理プロ (CM Pro) は、契約ライフサイクル管理 (CLM) ツールを検討しているお客様向けの、アジャイルでコスト効率の高いワークフローベースのソリューションです。CM Pro は、ServiceNow のお客様との緊密なコラボレーションにより構築されており、レガシー CLM の最も価値ある機能を提供しますが、実装、設定、使用は簡単です。法務、調達、営業、IT の各チームは、CM Pro を使用して効率を高め、リスクを軽減できます。主な機能には、エンタープライズグレードのワークフロー機能によるセルフサービス、テンプレート、リポジトリ、監査証跡、義務管理などがあります。CM Pro は、ServiceNow ソーシングと調達オペレーションと統合されているため、調達チームはこのソリューションのパワーを活用して調達プロセスをさらに簡素化できます。
詳細については、契約管理プロのデータシートをご覧ください。