「リソース管理ソフトウェア」は、各プロジェクトの従業員、財務、機器を割り当てたり追跡したりするために使用されるデジタルツールです。
最新のビジネスプロジェクトは、ほとんどの場合、完了するまでにさまざまなリソースを必要とします。 そしてそれらのリソースの中で最も重要なのは「人材」です。 正社員、パートタイム、契約社員は、ほとんどの企業にとっての血液であり、彼らは顧客とつながり、専門的なタスクを行い、戦略的意思決定に貢献しています。
残念ながら、従業員、そして彼らの時間と能力は「有限の」リソースです。 また、いかなる瞬間においても、個々の従業員は 1 つの場所にいて、1 つのタスクに取り組み、自分のスキルを使って 1 つのプロジェクトを前進させることしかできません。 機器、ワークスペース、資本などのその他の有限なソースも同様に、可用性によって制限されています。
リソース管理ソフトウェアは、企業がリソースの使用方法を計画、追跡、最適化できるようにすることで、この問題に対処します。 リソース管理ソフトウェアは、関連するプロセスの多くを簡素化することでリソース管理をサポートします。
リソース管理とは、企業が自社のリソースを展開し管理する方法を最適化することを目的とした各種プロセスとイニシアチブを指す包括的な用語です。
「リソース」とは、プロジェクトを完了するための労力に関連する可能性があるコストを指します。 「プロジェクト管理」の一形態であるリソース管理は、有形のリソース (材料、設備、予算など)、無形のリソース (時間やスキルなど)、人的リソースなど、さまざまな種類のリソースをすべて対象とします。
リソース管理には、使用可能なリソースのインベントリの作成、リソース使用の開始日と終了日のスケジューリング/再スケジュール、リソースの競合あるいは依存関係の管理、リソースの使用状況と必要性の経時的モニタリング、必要に応じて調整を行うための、データに裏打ちされたインサイトの使用が含まれます。
リソース管理ソフトウェアは、リソース管理プロセスの最適化に役立つ特別なサポートとツールを提供します。 リソース管理ソフトウェアを使用することによって、組織はリソースの使用状況を詳細に調べ、リソースの需要とキャパシティを分析し、組織全体でより効果的、効率的にリソースを割り当てることができます。 そのため、リソース管理ソフトウェアは、次に示すように、企業に数多くの重要な利点をもたらします。
適切なタイミングで適切なリソースを利用できなければ、プロジェクトは止まります。 リソース管理ソフトウェアは、複数のプロジェクトが同じリソースに依存している場合でも、すべてのプロジェクトが前進するために必要なものを確保できるようにします。 これにより、物事が進み続け、コストがかかる無駄なダウンタイムがなくなり、チームや部門の生産性を高めることができます。
リソース管理ソフトウェアは、スキル、可用性、コストなど、さまざまなリソース属性を追跡できます。 また、プロジェクトが発生すると、そのプロジェクトに最も適切なリソースを見つけてプロジェクト要件を満たします。
リソースが複数のプロジェクトや部門で共有されている場合、オーバーブッキングが大きな問題になる可能性があります。 リソース管理ソフトウェアは、複数のプロジェクトマネージャーがリソースを同時に予約するときに発生する競合を防ぎます。 あるリソースが複数のプロジェクトから要求された場合、その要求は順番待ちリストに追加され、決定済みのプロジェクトの優先順位と比較されることになります。
リソース管理ソフトウェアの優れたところは、組織にプロジェクトのニーズとリソースの可用性の詳細を示すことです。 この情報を採用の判断に適用すると、雇用主は求めている人材をより明確に定義できるため、リソースのニーズを満たす最適な候補者を見つけることができます。
リソース管理ソフトウェアによって追跡されるプロジェクト要件には、「予算」要件が含まれます。 プロジェクトリーダーは、プロジェクトの財務的制約を明確に把握し、より多くの予算を要求する必要があるかどうか、また、「いつ」要求すべきかを事前に把握できます。
リソース管理ソフトウェアが実践力を発揮するには、プロセスをテクノロジーや自動化ソリューションと統合できるものでなければなりません。 適切なリソース管理ソリューションを使用することによって、組織はあらゆる種類のリソースを計画、スケジューリング、展開、監視して、ダウンタイムをなくし、リソースの可用性と使用率を最大化し、スキル、場所、優先傾向などの主要な要素を考慮事項に入れることができます。
とは言え、リソース管理ソフトウェアは、起動してあとはお任せというソリューションではありません。 ここでは、企業がリソース管理ソフトウェアを最大限に活用するうえで役立つベストプラクティスをいくつか紹介します。
リソースの管理とは、どのリソースが必要で、どのリソースが利用可能で、どのリソースの取得が難しい (あるいは成り立たない) かを完全に把握することを意味します。 需要が高く、対応可能な時間が限られている人材については、その従業員とチームリーダーと協力して、彼らのスケジュールを中心にして計画を立てます。 リソース計画では、そのリソースが使うと予想される労力と、そのリソースが提供する価値を考慮に入れた上で、リソースを数値化する必要もあります。 また、関係者全員が、いつ、どのくらいの期間、どのリソースが必要かを把握できるように、実際に使用するプロジェクトスケジュールを作成します。
プロジェクト内のすべてのタスクに同じレベルの重要性や緊急性があるわけではありません。共有リソースに依存する作業を効果的に分類/優先順位付けすることで、貴重なリソースがそのキャパシティを超えて使用されないようにすることができます。 優先順位が明確に確立され、客観的な意思決定が促進されるように、すべてのステークホルダーと協力して作業を事前に評価するためのシステムを作成します。
制約のある有限のリソースに依存するプロジェクトであれば、なんらかの競合を経験せずに完了することはまずありません。 しかし、予期せぬ変化や緊急事態によってプロジェクトに負荷がかかる状態になっても、継続的な連携によってそれを緩和することができます。 発生した競合にはチームや部門の垣根を越えた協力によって対処し、決められた優先順位を何度も参照して、最も重要なプロジェクトの機運が失われないようにします。
リソース、特に「ヒューマンリソース (HR)」は、ある一定の時間にできることは限られています。 一方、テクノロジーにはそれほどの制約はありません。 自動化ソリューションは、本質的で反復的で時間のかかるタスクを管理することで、限られたリソースをサポートできます。 これにより、リソースが解放され、より少ない労力でより多くのこと行い、自動化できないタスクに人間の専門知識を適用できるようになります。
タイムトラッキングとタイムレポートは、プロジェクトの完了にとってそれほど重要とは思えないかもしれません。 しかし、傾向を評価し、将来のプロジェクトを計画する上で重要なことです。 シンプルで実行しやすいタイムレポートプロセスを確立することで、プロジェクトの最優先事項から焦点をそらすことなく、時間を正確に追跡できるようになります。 さらに、計画とレポートの両方において、プロジェクト以外の時間 (管理作業の時間、有給休暇など) も追跡されるようにします。
リソースには一度に複数のタスクを実行してもらいたくなるかもしれませんが、マルチタスクは必ずといっていいほど、作業の質の低下とエラーの増加につながります。 リソースを管理するときは、並行アサインは避け、貴重なリソースは一度に 1 つのプロジェクト、1 つのタスクだけに割り当てましょう。
ServiceNow プロジェクトポートフォリオ管理 (PPM) が提供する必須のリソース管理ソフトウェアソリューションは、あらゆる業界のあらゆる規模の組織が重要なプロジェクトリソースを効果的に計画、展開、監視できるようにします。 Now Platform を基盤とし、企業のリソースニーズを管理するための信頼できる唯一の情報源となる PPM は、比類のない可視性と制御を提供します。 要求段階でリソース管理ソリューションを適用し、要求が承認される前にコスト概算を把握します。 また、リアルタイムのデータインサイトと実際の予算を参照しながら、実行段階全体を通してリソース管理を継続的に修正していきます。
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