El software de nóminas es una solución digital, local o basada en la nube que administra y automatiza los pagos de los empleados y otros procesos de nómina.
Las empresas tienen la exigente y a menudo tediosa tarea de procesar las nóminas durante todo el año, lo que incluye pagar a los empleados a tiempo, declarar impuestos y cumplir las leyes y normativas. El departamento de recursos humanos o contabilidad es el principal responsable de llevar un registro de la información de los empleados y asegurarse de que todos reciban el pago correcto, pero a medida que se digitalizan más de estos procesos relacionados con la oficina y los empleados, también lo hacen las nóminas.
En la actualidad, muchas empresas utilizan el software de nóminas para optimizar este proceso, sobre todo porque hace un seguimiento de toda la información relevante, previene los errores humanos y documenta los datos más importantes para las obligaciones fiscales. En este artículo, se explicarán los conceptos básicos del software de nóminas, por qué es tan valioso en el lugar de trabajo moderno y cómo seleccionar el software adecuado para tu empresa.
Los beneficios más notables de utilizar un software de nóminas son lo conveniente y preciso que resulta para todo tipo de empresas.
En primer lugar, este tipo de software garantiza que se pague a los empleados. No solo se les paga, sino que se les paga siempre el monto correcto, en el momento adecuado y mediante el método de pago que prefieren. Si quieren un depósito directo y que su dinero se divida en cuentas específicas, entonces los pagos automatizados moverán los fondos a su cuenta bancaria, cuenta del plan de jubilación 401K, etc.
Además de recibir pagos a tiempo y tener fácil acceso a los fondos, otros beneficios para empleados incluyen los siguientes:
- Ver el historial de pagos
Los empleados necesitan poder consultar sus finanzas para ver cómo y cuándo reciben el pago, lo que resulta fácil cuando el software almacena todos estos datos importantes. Los empleados pueden ver el desglose de sus sueldos, a dónde se destinan sus retenciones y mucho más. - Ajustar la información personal y de pago
Cuando alguien se muda a una nueva casa, empieza a realizar operaciones bancarias con una nueva entidad de crédito, se casa o cualquiera que sea el cambio, los empleados no tienen necesariamente que hacer solicitudes al departamento de RRHH y, en su lugar, pueden acceder al software de nóminas y actualizar ellos mismos su información. - Obtener respuestas a las preguntas rápidamente
El software de nóminas elimina a los intermediarios en general y ofrece información y conocimientos cuando los empleados tienen alguna pregunta, lo que significa que no tienen que esperar que otra persona esté disponible para obtener esa información rápidamente. - Minimizar las interrupciones en el trabajo
Comunicarse con RRHH o el departamento de contabilidad en mitad del día o programar una cita con alguien resta tiempo de las tareas laborales reales o quita tiempo libre tanto del empleado como de los departamentos a cargo de las nóminas. Con un acceso fácil a la información de nóminas en línea o mediante una aplicación, los empleados pueden gestionar su propio tiempo y obtener lo que necesitan sin perder el ritmo durante las tareas laborales.
Los empleados se benefician aún más del software de nóminas. Las grandes ventajas son cómo este software hace que los equipos sean más eficientes, realiza un seguimiento más preciso de los datos y proporciona herramientas adicionales fuera del procesamiento de pagos. Algunos beneficios empresariales específicos incluyen los siguientes:
- Mejor ánimo de los empleados
Los empleados aprecian la transparencia. Y cuando tienen acceso a lo que necesitan, reciben a tiempo los pagos adeudados y pueden vivir sus vidas sin impedimentos, están más felices con su lugar de trabajo. - Mayor seguridad
La información personal de tus empleados es privada, y en lugar de intentar gestionar y proteger archivos en papel o compartir esa información confidencial a través de canales inseguros, todos tienen acceso a lo que necesitan sin comprometer ninguna medida de seguridad ni los datos. - Conocimientos empresariales más profundos
Cuando la información de las nóminas se digitaliza, se procesa mediante un software avanzado y automatizado, y se integra en otras herramientas empresariales, es más fácil comprender los conocimientos financieros de las empresas. Los presupuestos, los costos de los departamentos, los ingresos de los departamentos e incluso los datos en tiempo real pueden utilizarse para la toma de decisiones urgentes. - Mejores informes
El software de nóminas realiza cálculos y documentación más precisos cuando se trata de elaborar informes para el cumplimiento de la normativa y cualquier tipo de necesidad fiscal.
El software de nóminas tiene muchas ventajas que no solo son convenientes, sino cada vez más esenciales para las empresas modernas que quieren minimizar los errores y seguir funcionando con eficacia. Con el software de nóminas, puedes promover los siguientes beneficios para tus empleados:
- Puntualidad y precisión en el pago
Existen interminables factores que afectan los pagos de los empleados, como fusiones y adquisiciones, turnos, nuevas contrataciones, salarios, bonificaciones, etc. Tener un recurso como un software de nóminas permite a las organizaciones realizar los pagos correctos a los empleados adecuados en cada momento, lo que fomenta la confianza entre empleados y empleadores y garantiza que las personas dispongan del dinero que necesitan para sus gastos. - Transparencia para las empresas
Los gastos personales se acumulan en las empresas y puede resultar difícil gestionarlos entre los demás gastos de la organización. Un buen software de nóminas se integra en otros departamentos, como el de contabilidad, a fin de que las organizaciones puedan disfrutar de una mayor transparencia y perspectiva para elaborar presupuestos, generar informes y asignar recursos. - Flexibilidad
El software de nóminas está diseñado para adaptarse a tu línea de negocio y escalar con el tamaño de tu organización, por lo que incluso cuando tu empresa se enfrenta a cambios a gran escala, este tipo de software no solo debe mantenerse al día con esos cambios, sino hacerlos más fáciles. Por ejemplo, si una corporación abre una nueva oficina en una ubicación completamente nueva con diferentes regulaciones fiscales, el software de nóminas debe automatizar y ajustar las nuevas reglas para esos empleados. - Más tiempo para tareas de alto nivel
En lugar de dedicar tiempo valioso a procesar las nóminas con métodos obsoletos, las organizaciones pueden centrarse en los aspectos más importantes de su empresa, como la innovación y el cumplimiento.
Todos los beneficios mencionados anteriormente dependerán del software que utilices; no todos los sistemas funcionan de la misma manera ni cumplen los estándares más estrictos. El software debe realizar todas las funciones que utiliza tu organización y ser innovador, personalizable cuando sea necesario y fácil de usar para todos. Cuando intentes determinar qué software de nóminas comprar, hazte las siguientes preguntas a fin de encontrar el más adecuado para tu organización.
- ¿Cuál es el tamaño de tu empresa?
- ¿Cuántos empleados tienes?
- ¿Tus empleados trabajan por horas o son asalariados?
- ¿Con qué frecuencia les pagas a tus empleados?
- ¿Cuál es tu presupuesto para el software de nóminas?
- ¿Quién administrará tu calendario de nóminas?
- ¿El sistema es compatible con todas las regiones en las que tienes empleados?
- ¿El software se integra en tus otros sistemas empresariales básicos?
- ¿El software es fácil de configurar?
- ¿Tienen experiencia en organizaciones como la mía?
- ¿El software es fácil de usar?
Una vez más, no hay dos sistemas de software de nóminas iguales o creados por igual, pero hay algunas funciones básicas que debes asegurarte de que tenga tu programa. Si vas a pagar por el software, asegúrate de estar recibiendo el mayor beneficio por tu dinero y de que realice las tareas más laboriosas con las siguientes funcionalidades:
- Calcular los salarios obtenidos
Esta es una función fundamental del software de nóminas; asegúrate de que el sistema que adquieras pueda calcular automáticamente los salarios de los empleados, ya sean a tiempo completo, a tiempo parcial, etc. - Integrar la nómina con el tiempo y la asistencia
Los mejores programas te ayudarán a incorporar tus procesos de nómina con hojas de asistencia y las prácticas de control de presencia. Esto te ayudará a garantizar que todos los factores de gestión del tiempo estén digitalizados y automatizados, tanto si tus empleados trabajan por horas como si son asalariados. - Retener impuestos y otras deducciones
Deberías poder confiar en que el software calcula con precisión y retiene automáticamente los impuestos y cualquier otro descuento personalizado para los empleados. Estos descuentos generalmente son editables por los empleados mismos, para que puedan adaptar sus sueldos según sea necesario. - Pagar a los empleados
Si bien es posible que aún tengas gerentes que aprueben el registro de horas y otros elementos de la nómina, el software debería poder realizar pagos automatizados de acuerdo con tu configuración. Si pagas a los empleados todos los viernes, deberías poder establecer esos pagos semanalmente - Ejecutar informes de nóminas
Realizar tus estimaciones y cotejar tus finanzas con las obligaciones fiscales puede ser estresante, agotador, propenso a errores y llevar mucho tiempo. El software de nóminas puede ejecutar informes de nómina para que puedas obtener la información precisa que necesitas en un instante. - Acceder a formularios de impuestos importantes
Tanto los profesionales de RRHH como el resto de los empleados deben tener acceso a la información fiscal y a los formularios de impuestos. Estos sistemas de nóminas también deben estar protegidos con funcionalidades de seguridad que garanticen que solo las personas pertinentes puedan ver los datos confidenciales.
Es posible que tu organización valore más algunas funcionalidades que otras, pero especialmente si estás pagando una buena suma de dinero por utilizar el software, no aceptes nada menos que los atributos mencionados.
El software de nóminas está transformando los procedimientos de los recursos humanos y los gerentes para que todos estén en la misma página con la mejor visibilidad. Los empleados tienen sus necesidades cubiertas, se les paga lo que se les debe a tiempo y pueden acceder a la información esencial cuando lo necesiten. Mientras tanto, RRHH puede enfocarse en trabajo más exigente y de mayor impacto para optimizar el funcionamiento de tu organización.
ServiceNow proporciona a los usuarios una plataforma de autoservicio que les permite localizar de manera fácil toda la información sobre nóminas que necesitan, directamente cuando la necesitan, con Knowledge Management de ServiceNow. Al consolidar esta información en una potente base de conocimientos, los empleadores pueden reducir la carga de trabajo de sus equipos de RRHH y proporcionar acceso directo a la información de manera ininterrumpida. Además, la solución de Gestión de casos de ServiceNow ofrece a los empleados la posibilidad de enviar solicitudes sobre preguntas de nóminas para que puedan ser respondidas inmediatamente por los equipos de RRHH. Esta característica optimiza el proceso de nómina y ayuda a garantizar que los empleados reciban respuestas oportunas y precisas a sus consultas.
A través de opciones de autoservicio eficaces y fáciles de usar, las soluciones ServiceNow proporcionan a los empleados un fácil acceso a todo lo que necesitan para optimizar su enfoque de las nóminas. Reduce la carga de trabajo de RRHH, da a tus empleados el poder de encontrar respuestas a sus preguntas y optimiza tu proceso de nóminas como nunca para mejorar la satisfacción de los empleados, aumentar la productividad y reducir los costos.
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