メールの保存

  • リリースバージョン: Zurich
  • 更新日 2025年07月31日
  • 所要時間：4分

    • 不要になったメール メッセージや、メール テーブルが大きすぎる場合は、メールをアーカイブして最終的に破棄することができます。

    メールの保存は、Helsinki リリースから利用可能です。

    メールのアーカイブと破棄のプラグイン

    メールのアーカイブおよび破棄機能では、Data Archiving プラグインと Email Retention プラグインを使用します。メール レコードをアーカイブして破棄するには、Data Archiving プラグインを有効にする必要があります。Email Retention プラグインには、システムがメール レコードをアーカイブして破棄するタイミングを指定する一連のルールが用意されています。
    注:
    Email Retention プラグインでは、受信メールアクションが引き続き機能するために必要なウォーターマークをシステムが削除することも防止します。

    Email Retention プラグインと関連するアーカイブ ルールと破棄ルールは、新しいインスタンスではデフォルトで有効です。アップグレードされたインスタンスでは、プラグインおよびアーカイブ ルールと破棄ルールの両方を手動で有効にする必要があります。ServiceNow では、これらのルールを有効にする前に、ルールを確認して承認することをお勧めします。

    インスタンスにすでにメール レコードを管理するプロセスがある場合は、Email Retention プラグインを有効にする必要はありません。現在のプロセスを「メール保存」と置き換える場合は、アーカイブおよび破棄のルールをアクティブ化する前に、現在のプロセスを非アクティブ化してください。

    メール レコードのアーカイブと破棄

    アーカイブとは、アーカイブ ルールの制限時間を超えたときにメール [sys_email] テーブルからメールのアーカイブ [ar_sys_email] テーブルにレコードを移動することを意味します。破棄は、破棄ルールの制限時間を超えたときに、アーカイブ メール テーブルのレコードを削除することを意味します。

    注:
    破棄ルールによってメール レコードが削除された場合、関連するウォーターマークは削除されません。受信メールアクションが確実に機能するように、これらは保存されています。

    デフォルトのアーカイブ ルールと破棄ルール

    「メール保存」には、次のメール アーカイブ ルールがあります。
    • メール - 無視されてから 90 日以上経過：現在の日付より 90 日以上前に作成され、受信済み無視または送信済み無視のタイプのメール メッセージ レコードをアーカイブします。
    • メール - 1 年以上経過：現在の日付の 365 日以上前に作成されたメール メッセージ レコードをアーカイブします。

    「メール保存」では、メール破棄ルールも提供しています。

    メールのアーカイブ - 1 年以上経過：現在の日付の 365 日以上前にアーカイブされたメール レコードを破棄します。

    これらのデフォルト設定では、メール メッセージは、メール テーブルで 1 年、メール アーカイブ テーブルで 1 年の合計 2 年間インスタンスに保存されます。この期間が終了すると、システムは期限切れのメール レコードをメール アーカイブ テーブルから削除します。

    注:
    デフォルトでは、これらのルールは新しいインスタンスでは有効、アップグレードでは無効となっています。システムでは、ルールが有効化されたときにアーカイブ ルールと破棄ルールを実行します。

    他のレコード管理の実装との互換性

    既にテーブル クリーナーなどのメール レコードを管理する別の方法を使用している場合は、「メール保存」機能を使用する必要はありません。予期しないレコード削除を防ぐために、ServiceNow では同じインスタンスで複数のメール管理プロセスの同時使用は避けることをお勧めします。

    注:
    既存のレコード管理の実装を「メール保存」と置き換える場合は、専門サービスまたは営業担当者にお問い合わせください。

    メール レコードのアーカイブと削除の影響

    受信メールアクションは、メール本文を関連レコードの作業メモにコピーします。受信メールレコードが後で削除された場合、[受信メール] セクションは作業メモに表示されなくなりますが、メールのテキストコピーがまだ残っています。

    システムがレコードに関するメール メッセージを送信すると、アクティビティ フォーマッターに、メール メッセージへのリンクのある [送信済みメール] セクションが表示されます。システムがメール メッセージをアーカイブすると、アクティビティ フォーマッターの [送信済みメール] セクションの表示がなくなります。システムがメール メッセージを削除すると、アクティビティ フォーマッターでも作業メモでも表示されなくなります。
    注:
    ユーザーが送信されたメールにアクティビティ フォーマッターからアクセスできるように、アーカイブ時間は余裕をもって長めに設定してください。

    メール レコードをアーカイブすると、受信メールを返信として識別できるようにシステムで使用可能な方法が変更されます。メール レコードをアーカイブした後は、システムで In-Reply-To フィールドを使用して、受信メールとメール レコードを照合することはありません。ただし、システムでは、レコード番号またはウォーターマークから既存のレコードと受信メールを引き続き照合させることができます。