Una gestión de costes eficaz es el núcleo de cualquier negocio de éxito. Para generar ingresos, es necesario asignar los fondos con cuidado para cubrir diversos costes, desde las operaciones diarias hasta las iniciativas de crecimiento a largo plazo. Estos gastos suelen agruparse en categorías que ayudan a las empresas a planificar y rastrear sus gastos. Entre ellas, los gastos de capital (CapEx) y los gastos operativos (OpEx) son dos de las clasificaciones más destacadas, ya que proporcionan información crítica sobre cómo asigna sus recursos una empresa.
Las inversiones en CapEx y OpEx son dos tipos distintos de gastos empresariales. Como se aplican tratamientos contables diferentes, elegir cómo y cuándo asignar fondos a una u otra categoría es ante todo una decisión estratégica. Estas opciones influyen directamente en la capacidad de la organización para cumplir los objetivos a largo y corto plazo, y conllevan implicaciones para los accionistas y partes interesadas internas.
El CapEx puede adoptar muchas formas, dependiendo de las necesidades y objetivos específicos de la organización. Entre los ejemplos más comunes de CapEx se incluyen:
- Edificios (construcción y renovación)
Esto incluye los costes asociados con la construcción de nuevos espacios de oficinas, almacenes o plantas de fabricación, así como la renovación o modernización de las propiedades existentes para servir mejor al negocio.
- Equipos
En esta categoría se incluyen las inversiones en maquinaria, herramientas o equipo de oficina que se requieren para la producción, la prestación de servicios u otras funciones comerciales.
- Actualizaciones de software y tecnología
El CapEx también puede incluir los gastos en nuevas licencias de software o infraestructura, así como los costes relacionados con la actualización de sistemas de tecnología de la información (TI) ya existentes para mejorar los procesos y capacidades.
- Vehículos
La compra de vehículos para uso empresarial, como camiones de entrega, coches de empresa o maquinaria especializada, se considera un gasto de capital.
- Patentes y licencias
Los activos intangibles como patentes, marcas comerciales, derechos de autor y licencias de software también se clasifican como CapEx.
- Investigación y desarrollo (I+D)
A veces se habla de los costes en los que se incurre para crear nuevos productos, procesos o tecnologías como CapEx, ya que su objetivo es generar beneficios a largo plazo para la empresa. Dicho esto, también pueden considerarse OpEx cuando están vinculados a conseguir mejoras operativas rutinarias.
- Alquiler, impuestos y otros costes de propiedad
Entre ellos se incluyen los gastos de arrendamiento de espacios de oficinas, almacenes o instalaciones de fabricación, así como los impuestos a la propiedad y otros costes asociados con el mantenimiento de ubicaciones de negocios.
- Salarios
Los sueldos, las prestaciones y los impuestos sobre las nóminas de los empleados se engloban como OpEx, ya que son esenciales para llevar a cabo las operaciones diarias y mantener la productividad de la plantilla.
- Seguros
Las primas de los seguros de propiedad, de responsabilidad civil, de salud y otros tipos de coberturas se clasifican como gastos operativos, ya que protegen a la organización contra riesgos y responsabilidades.
- Costes administrativos
Los gastos operativos diarios, como los suministros de oficina y otros costes relacionados con la gestión de la organización, se clasifican como OpEx administrativos.
- Costes de marketing y publicidad
Los gastos relacionados con campañas promocionales, publicidad digital y otras iniciativas de marketing que fomentan la conciencia de marca y la interacción con los clientes también son componentes de OpEx.
En algunos casos, las empresas pueden elegir entre CapEx y OpEx para clasificar una inversión determinada. Por ejemplo, las organizaciones pueden elegir entre adquirir hardware (CapEx), arrendarlo (OpEx), conceder licencias de software en las instalaciones (CapEx) o suscribirse a un servicio con soporte en la nube (OpEx). En estos casos, evaluar si clasificarlos como CapEx o como OpEx no es solo un requisito de los informes financieros, sino que forma parte de una estrategia empresarial más amplia.
Comprender las diferencias entre estas categorías de gastos es fundamental para elaborar presupuestos precisos, gestionar el flujo de caja, garantizar el cumplimiento de los estándares de contabilidad y optimizar la estrategia financiera. A continuación, se muestran las diferencias clave entre CapEx y OpEx:
Los costes de CapEx se asignan a lo largo de la vida útil del activo mediante la depreciación (proceso de asignación gradual del coste de un activo físico a lo largo del tiempo) o la amortización (un proceso similar para los activos intangibles). Por el contrario, los costes de OpEx se registran directamente como un gasto en el informe de resultados durante el periodo en el que se incurre, lo que afecta inmediatamente a la rentabilidad.
Los gastos de CapEx representan las inversiones a largo plazo destinadas a mejorar la capacidad operativa o el crecimiento futuro. Por otro lado, los gastos de OpEx abarcan los desembolsos recurrentes a corto plazo necesarios para las operaciones empresariales diarias.
La inversión en CapEx proporciona beneficios fiscales a lo largo del tiempo a través de las deducciones por depreciación o amortización, que reducen gradualmente la renta imponible a medida que el coste del activo se distribuye a lo largo de su vida útil. En comparación, la inversión en OpEx es totalmente deducible en el año en que se incurre, lo que ofrece una reducción inmediata de los ingresos imponibles para ese periodo.
Por último, los gastos de CapEx respaldan el crecimiento a largo plazo y la generación de ingresos mediante la inversión en activos que mejoren las operaciones de la empresa o respalden de otro modo la capacidad de la organización para crecer o prestar servicios. OPEX se centra más en mantener las actividades actuales y generar ingresos inmediatos que en contribuir al crecimiento estratégico a largo plazo.
La gestión de CapEx conlleva su propio conjunto de oportunidades y desafíos. A continuación, exploramos los beneficios principales y las compensaciones asociadas con los gastos de capital.
Los gastos de capital ofrecen varias ventajas a las organizaciones, en particular para fomentar el crecimiento a largo plazo. Entre estas ventajas se incluyen las siguientes:
Previsibilidad
Las inversiones en CapEx ofrecen costes iniciales claros y calendarios de depreciación predecibles, lo que permite a las empresas planificar sus finanzas con mayor precisión. Saber cómo afectarán estas inversiones a los presupuestos con el tiempo permite a las organizaciones asignar sus recursos de forma más eficaz.
Autonomía
La adquisición de activos como equipos o mejoras en la infraestructura de TI proporciona a las empresas un control más completo sobre cómo se utilizan y mantienen esos recursos. Estos recursos se pueden personalizar o ajustar para mantener el ritmo a medida que la empresa evoluciona.
Valor a largo plazo
Las inversiones en CapEx suelen generar valor sostenido al respaldar el crecimiento y la estabilidad. Activos como edificios, tecnología o maquinaria mejoran las operaciones y la generación de ingresos a lo largo de muchos años, creando un retorno de la inversión (ROI) sólido a largo plazo.
- Deducciones fiscales por depreciación
Al ir de la mano del valor a largo plazo, las inversiones en CapEX ofrecen ventajas fiscales, ya que permiten que las empresas se deduzcan la depreciación de los activos a lo largo del tiempo. Esto reduce gradualmente los ingresos imponibles y supone un alivio financiero continuado para las empresas con limitaciones presupuestarias.
Aunque las inversiones en CapEx ofrecen muchas ventajas claras, también conllevan ciertos desafíos que las empresas deben tener en cuenta:
- Limitaciones de aplazamiento tributario
Sí, los grandes gastos de CapEx generan beneficios de depreciación con el tiempo, pero también inmovilizan un efectivo que, de lo contrario, podría reducir los ingresos imponibles de forma más inmediata. Para compensarlo, se puede mantener un enfoque equilibrado en el que se combinen los gastos de CapEx y OpEx para optimizar las estrategias fiscales y, al mismo tiempo, preservar el flujo de caja.
- Gestión de riesgos
Los errores de cálculo en las estimaciones de costes o los plazos de los proyectos pueden dar lugar a excesos presupuestarios y retrasos, lo que pone en peligro el retorno de la inversión de un proyecto de capital. Para minimizar estos riesgos, se recomienda hacer estudios de viabilidad detallados y crear fondos de contingencia.
Fluctuaciones del mercado
Las tecnologías emergentes y los cambios en la demanda del mercado pueden afectar a la relevancia de las inversiones en activos a largo plazo, lo que puede dejarlas obsoletas antes de que se materialice su valor. Para mitigar este riesgo, las empresas deben evaluar periódicamente las tendencias del sector y priorizar las inversiones en CapEx que sean fáciles de escalar o adaptar según sea necesario.
Limitaciones presupuestarias
Los elevados costes iniciales de la inversión en CapEx pueden crear dificultades de financiación, especialmente cuando varios proyectos compiten por recursos limitados. Prioriza las inversiones en función de los objetivos estratégicos y aprovecha las opciones de financiación como préstamos o acuerdos de arrendamiento para reducir la tensión financiera inmediata.
Impacto a largo plazo y ROI
Medir los rendimientos financieros de las inversiones de CapEx puede ser complicado, ya que estos proyectos suelen implicar múltiples variables y plazos muy largos. Para abordarlo, se puede recurrir a modelos de ROI detallados, análisis de escenarios y revisiones periódicas del proyecto (para rastrear el rendimiento).
Los gastos operativos son esenciales para mantener las operaciones diarias de una empresa y lograr un aumento inmediato de la productividad. Aunque los gastos de OpEx ofrecen un enfoque más flexible y conservador para la elaboración de presupuestos, también presentan algunos desafíos.
Al centrarse en la eficiencia operativa y la adaptabilidad a corto plazo, la inversión en OPEX ofrece varias ventajas a las empresas. Entre estas ventajas se incluyen las siguientes:
- Menor riesgo
OpEx implica pagos más pequeños y recurrentes que son más fáciles de ajustar en función de las necesidades de la empresa o las condiciones del mercado. Las empresas no están atadas a compromisos a largo plazo, lo que reduce los riesgos asociados a que la tecnología se vuelva obsoleta o a que los proyectos no cumplan los objetivos esperados.
- Flexibilidad presupuestaria y menores costes de mantenimiento
Con OpEx, los proveedores suelen encargarse del mantenimiento del equipo y las actualizaciones de software. Esto reduce la carga del personal interno y libera el flujo de caja para otras necesidades empresariales.
- Arquitectura adaptable
Los modelos de OpEx, como los servicios con soporte en la nube, permiten a las empresas ampliar o reducir los recursos según sea necesario. Esta agilidad permite a las empresas responder más rápido a las cambiantes condiciones empresariales o del mercado.
A pesar de su flexibilidad, la inversión en OpEx también presenta varios obstáculos potenciales que las empresas deben aprender a superar para maximizar su valor. Por ejemplo:
- Implicaciones fiscales recurrentes
Aunque la inversión en OpEx son totalmente deducibles en el año en que se incurren, los gastos recurrentes pueden dar lugar a una mayor responsabilidad fiscal general en comparación con las deducciones más lentas proporcionadas por los gastos de CapEx. Usa estrategias de planificación fiscal para optimizar los beneficios fiscales sin renunciar a la flexibilidad financiera.
- Mayores costes totales
Los gastos de operación asociados a servicios de terceros pueden dar lugar a mayores costes generales en comparación con la compra y propiedad directa de infraestructuras. Esto se debe a que el impacto de los pagos recurrentes más pequeños durante periodos de tiempo más largos puede parecer menor que el de hacer un pago único más grande. Asegúrate de calcular el coste total de propiedad (TCO) durante todo el uso previsto y, después, compáralo con el coste previsto de una solución propia.
- Control reducido
La externalización a proveedores a través de OpEx a menudo implica renunciar al control sobre el hardware, el software y el mantenimiento. Esto puede convertirse en un problema si los proveedores sufren interrupciones en el servicio o no cumplen sus compromisos. A la hora de elegir proveedores, prioriza a aquellos con acuerdos de nivel de servicio (SLA) sólidos y, después, establece planes de contingencia para mitigar los riesgos de dependencia de los proveedores.
La gestión satisfactoria de los gastos de capital y operativos requiere algo más que conocimientos contables: exige planificación estratégica, colaboración interfuncional y las herramientas adecuadas para respaldar los objetivos empresariales a corto y largo plazo. Aquí, abordamos algunos pasos importantes y las prácticas recomendadas para implementar estrategias de CapEx y OpEx en cualquier organización.
El proceso de CapEx a menudo implica múltiples etapas y partes interesadas, lo que puede dar lugar a obstáculos y desventajas. Simplifícalo siempre que sea posible mediante:
La adopción de una plataforma centralizada
Utiliza una solución de gestión de CapEx de un extremo a otro para permitir la automatización avanzada y una comunicación fluida entre departamentos, así como para reducir los retrasos en las aprobaciones.
La estandarización de los procesos
Asegúrate de que todos los equipos sigan flujos de trabajo consistentes para presentar, revisar y aprobar solicitudes de CapEx. Implementa soluciones de automatización del flujo de trabajo para reducir aún más los puntos de congestión.
El aprovechamiento de la tecnología
Implementa la inteligencia artificial (IA) y otras herramientas capaces de clasificar automáticamente los gastos como CapEx u OpEx. También pueden proporcionar información financiera en tiempo real para ayudar a optimizar los presupuestos.
Desarrollar una estrategia de gasto eficaz implica evaluar las necesidades y metas únicas de la organización, junto con cualquier restricción financiera. Para ello, asegúrate de:
Evaluar las prioridades de la organización
Identifica si la cultura de la empresa se inclina hacia la priorización de las aprobaciones de CapEx u OpEx y determina cómo se alinea con los objetivos a largo plazo.
Planificar pensando en el futuro
Evalúa la visión a 10 años de la empresa, incluido el impacto financiero de las inversiones de CapEx frente a los costes de OpEx recurrentes. Los modelos híbridos, como la combinación de sistemas en las instalaciones con servicios en la nube, pueden proporcionar la flexibilidad necesaria para adaptarse a las necesidades inmediatas y a largo plazo.
La gestión correcta de CapEx y OpEx requiere la monitorización y colaboración continuas entre departamentos. Entre las prácticas esenciales se incluye:
- Hacer evaluaciones periódicas
Revisa los sistemas, el equipo y los procesos para determinar dónde se necesitan actualizaciones o sustituciones. Prioriza las inversiones en función de su potencial para generar valor.
- Desarrollar planes detallados
Crea mapas de proyectos claros con presupuestos definidos, plazos y objetivos para las inversiones de CapEx, y asegúrate de que respalden la estrategia empresarial.
- Presupuestar de manera inteligente
Asigna los fondos de manera adecuada tanto para CapEx como para OpEx, y mantén una reserva para gastos inesperados.
- Monitorizar el rendimiento
Rastrea el gasto de los proyectos de CapEx y OpEx mediante los KPI establecidos. Evalúa si los gastos están dando los beneficios esperados y ajusta las estrategias si no es así.
- Fomentar la colaboración multifuncional
Reúne a los departamentos de Finanzas y Operaciones, entre otros, para fomentar la diversidad de perspectivas y el pensamiento colaborativo.
La tecnología puede mejorar significativamente la gestión de CapEx y OpEx. Veamos algunos ejemplos:
- Aprovechar el software de gestión de proyectos
Las herramientas de gestión de proyectos permiten rastrear los presupuestos, los plazos y el rendimiento en tiempo real.
- Adoptar herramientas de análisis de datos
Analiza los patrones de gasto y los datos de rendimiento para identificar tendencias y oportunidades de optimización.
- Centralizar la gestión de datos
Implementa herramientas que agrupen la información de CapEx y OpEx en una plataforma unificada para mejorar la visibilidad y la toma de decisiones.
Comprender y asignar los gastos de CapEx y OpEx va más allá de rastrear los costes: es una distinción financiera estratégica que puede ayudar a tu organización a alinear sus recursos para cumplir los objetivos a corto y largo plazo. ServiceNow proporciona un conjunto completo de capacidades que respaldan este proceso de toma de decisiones.
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