ベンチマークとなるグローバルブランドへの信頼
KPMG LLP (KPMG) は、独立系プロフェッショナルサービス企業である KPMG グローバル組織の米国法人です。 KPMG 社は、米国の全 50 州で 4 万人以上の従業員を雇用し、監査、税務、アドバイザリーサービスを提供しています。同国における収益は約 100 億ドルに上り、KPMG 社の全世界収益の約 3 分の 1 を占めています。
KPMG 社は、さまざまな企業から信頼を得ています。 企業から依頼を受けると、ベンチマークとなるグローバルブランドとしての KPMG 社の専門知識、強み、評判、インフラストラクチャを代表する一流の専門家が関与します。
KPMG 社は、作業が始まる前から優れたエクスペリエンスを提供することで、クライアントに対する約束を実現します。必要な契約条件を整え、チームがペースよく仕事を始められるよう、自信をもって迅速に動きます。 他の企業と同様、KPMG 社にも、リスクの管理、収入の見積もり、リソースの割り当て、目的と責任の明確化のために、この中核となる文書化が必要です。
ところが、同社の契約書レビューの申請と書類作成のプロセスは、分断されていて時間がかかり、多くの場合、手数料収入に貢献する専門家は、価値の低い管理タスクや進捗状況の追跡に貴重な時間を費やすことを強いられていました。
KPMG LLP のアドバイザリーディレクターである Marisa Benson 氏は、次のように述べています。「契約書レビューに使用するレガシーシステムには、要求ワークフローが組み込まれていましたが、実際のところ、プロセスの多くはメール、電話、スプレッドシートのレポートに依存していました」
「古いシステムはサポートライセンスの期限が近く、限界を迎えていました。全体的なエクスペリエンスは、関係者全員にとって最適とは言えず、書類を完成させて引き渡すことは、かなりのストレスでした」
リスク管理の専門家も契約書レビューで大きな役割を果たすため、新しいシステムでは、法務部がリスク専門家やエンゲージメントチームと、監査、アドバイザリー、税務の 3 つのプラクティス領域でコラボレーションできるようにする必要があります。 1 回のレビューで複数のチームが関与し、全社の従業員が継続的に貢献するのは珍しいことではありません。
以上の理由から、変革が必要になりました。 KPMG 社は、契約書レビューに対するより戦略的で一元化されたアプローチを採用し、異種のコンポーネントを統一された集中的なプラットフォームに導入することにしました。
あらゆる段階で生産性を向上
KPMG 社は、契約書レビュープロセスを最新化し、セルフサービスを導入することで、プロセスのあらゆる段階でスピード、可視性、効率性を提供する、よりアジャイルで簡素化された、常時アクセス可能なデジタルシステムを構築したいと考えていました。
ServiceNow は、同社のコアエンタープライズプラットフォームの 1 つであるため、法務部 (OGC) は ServiceNow 法務サービスデリバリの導入を決め、契約書レビュープロセスと法務相談ワークフローの大部分を自動化しました。
一貫性のある、高速で安全なコンシューマーグレードのユーザーエクスペリエンスをすべてのステークホルダーに提供し、スピード、効率性、透明性、生産性のメリットを引き出し、法務チームがより価値の高いアクティビティに貴重な時間を費やすことができるようにすることが目標でした。
2021 年 9 月にリリースされた Now Platform Rome には、イノベーションとアジャイルワーキングを加速する数百の新機能が含まれており、KPMG 社はその目標をシンプルなカスタムアプリの作成から、包括的で革新的な、すぐに利用可能なソリューションの作成へと引き上げることができました。
KPMG LLP のプリンシパルである Farah Remtulla 氏は、次のように説明しています。「当社は、全社の従業員と協力して、全員に共通する要件を理解し、ServiceNow をコアプラットフォームとして連携させることに努めました。このプラットフォームは、契約書レビューと法務相談を管理するシステムオブエンゲージメントです」
「法曹界では、何十年もの間、数多くの新しい IT システムが生まれては消え、その多くが成果を上げていません。 そのため、期待しすぎないことが重要でした。 そこで、当社は、全社規模で多様なステークホルダーとの本格的なエンゲージメントに取り組みました。特に、このプロセスのあらゆる側面の中心となり、意思決定とテストに関与する、OGC やリスク管理の専門家、チームの基本メンバー、そして私たちとの連携に重点を置いています」
効果的な会話は共通の自信をもたらす
プロジェクトディレクターと経営陣は、情報収集プロセスとソリューション構築の両方にアジャイル原則を適用すべきであり、全体を通して反復を繰り返し、コンテキストと詳細を継続的に改善、追加していくべきだと判断しました。
毎週のセッションは、次のステージに進むための共通の自信が得られるまで、各ステークホルダーの問題点や要望に耳を傾け、真剣に注意を払うことに重点を置きながら、6 か月間にわたって継続されました。
Benson 氏は、次のように振り返っています。「導入にあたっては、契約書レビューを依頼する側のエクスペリエンスに焦点を当てました」
「しかし、それでも、OGC 内のプロセス改善については、効果的な会話ができ、最終的には、将来的に変革をもたらす働き方の基盤が築かれたと思います」
新しいシステムの中心となるのは、より迅速で効率的なエクスペリエンスを実現する、一連の法務情報入力フォームを備えたセルフサービスポータルです。 たとえば、KPMG データウェアハウスとの統合により、クライアント情報が自動入力されることで、クライアントのメールアドレスや電話番号などの簡単な情報の入力が不要になり、要求者の時間節約につながりました。
その他の変更は OGC に直接メリットをもたらすもので、法務スタッフの作業負荷の透明性と重要業績評価指標に関するインサイトは、法務業務のリソース確保に有望です。 当然のことながら、ほとんどの法務相談では、必要なレベルの機密性を可能にするレベルのプラットフォームセキュリティが必要です。 KPMG 社は、厳格な社内リスクレビューを経て、ServiceNow 法務サービスデリバリが契約書レビューと法務相談にこのレベルのセキュリティを提供できることに合意しました。
Benson 氏は、次のように述べています。「社内プロセスにおける ServiceNow 法務サービスデリバリの役割に大きな期待を寄せています。 私たちは、社内と OGC 内で満足度が向上し、問題が減少し、応答時間が短縮されることを楽しみにしています」
データが介入をトリガーする
KPMG 社では、豊富なデータにアクセスできるようになり、ライブダッシュボードによって、レビュープロセスを監視し、承認プロセスにおける各ドキュメントの進捗状況を追跡して、次のアクションの責任者を特定し、必要に応じて対象となる介入をトリガーできるようになりました。
Benson 氏は、次のように付け加えています。「プロジェクトの期間中、ServiceNow から製品開発ロードマップへのアクセスが提供されました。 ServiceNow のプリンシパルテクニカルコンサルタントは、導入プロセスに深く関与し、今後の予定や必要な準備を把握できるようにしてくれました。このことは、法務サービスデリバリソリューションを早期に導入した当社にとって特に重要なことでした」
Remtulla 氏は、次のように述べています。「そして、これらを基盤として、次は Now Platform の他のコンポーネントを統合しようと考えています。これは模範的なプロジェクトであり、会社全体で無数に存在する従業員ワークフローを自動化するための出発点となります」
最後に、米国 ServiceNow アライアンスのマネージングディレクターである Sean Barrins 氏は、この変革プログラムの影響を次のように要約しています。「この変革は、社内の組織を共に変革する ServiceNow アライアンスの力を実証するものです。私たちは共に社内の組織を変革し、このような堅牢なソリューションをクライアントに提供することで、クライアントがレジリエントな組織を構築し、ステークホルダーとの信頼関係を構築できるようにします」