欠勤管理とは、従業員の欠勤を追跡して最小限に抑え、生産性を維持するプロセスです。 これには、ポリシーとツールを使用して、病欠や休暇など、従業員の欠勤の種類を追跡し、職場の混乱を最小限に抑え、生産性を維持することが含まれます。
従業員は単なる資産ではなく、人材です。 また、病気、緊急事態、予約、あるいは単に正当な休暇を理由に、すべての従業員は時折、仕事を免除されることがあります (免除されるべきです)。 ただし、休暇は必要なものですが、計画外の欠勤にはそれなりの結果が伴います。 キーパーソンが予期せず欠けると、チームの生産性が低下し、プロセスが中断し、企業の収益に影響する可能性があります。 計画的な休みであっても、管理を誤ると潜在的な問題を引き起こすことがあります。 このような危険性に対処し、従業員の欠勤に備えて管理するために、組織は欠勤管理ソリューションを利用しています。
欠勤管理とは、従業員の欠勤を追跡して、把握し、適正化する戦略的プロセスです。 ポリシー、プログラム、ツールを組み合わせることで、従業員の休みが計画的かどうかにかかわらず、日常業務に支障をきたすことがないようにできます。 これは、チームの生産性を維持するだけでなく、個人的な休暇のニーズを認識して対応することで、従業員のウェルビーイングをサポートします。 欠勤管理には微妙なバランスが求められ、正当な欠勤と軽率、過度、虚偽の欠勤とを区別して検討する必要があります。 ただし、効果的に管理すれば、より健康的で生産性の高い職場につながります。
企業は利益を得るために存在しているので、社内で発生することは基本的にすべて金額に関連付けられています。そのことは、おそらくそれほど驚くべきことではないでしょう。 従業員のトレーニングや機器の支給、事務所賃料や光熱費の支払い、保険料などは、それぞれ、社内チームが完了した作業によって常に相殺されなければならない費用です。 欠勤により、個々のチームメンバーが一時的に諸要素から除外されると、生産性の低下と運用コストの無駄につながります。
これは重大な問題です。米国では、従業員の欠勤が毎年数十億ドルの生産性損失を占めていると推定されています。 より具体的に言えば、従業員休暇の管理ミスによる危険性は、少なくとも以下の 2 つのカテゴリに分類されます。
- 財務上の問題
欠勤は、短期間であっても、組織の収益に直接影響を与える可能性があります。 交代要員を探すのに必要なコストと、交代要員による潜在的な生産性低下への影響は、すぐに膨れ上がります。 欠勤管理がなければ、多くの場合、このような状況を事前に予測して計画できないので、事後対応を余儀なくされ、混乱や財政的な停滞につながります。 - 文化的な問題
従業員の欠勤に関しては、金銭面が大きな関心事かもしれませんが、影響を受けるのはそれだけではありません。 従業員が仕事を休んだ場合、他の従業員がそれを補う必要があることがよくあります。残業や追加の業務などにより、効率性と従業員のエンゲージメントが低下します。 欠勤を放置しておくと、企業文化まで規定するようになり、従業員の間に憤りや不満を生むことになりかねません。 また、時間が経つにつれて、従業員のエンゲージメントを低下させ、燃え尽き症候群を増加させる可能性があります。 長期の欠勤や繰り返す欠勤は、職場でのいじめや士気の低下など、組織の根本的な問題を示唆している可能性さえあります。
欠勤管理ソフトウェアを導入し、従業員のデータを追跡して監視することで、計画外欠勤の件数を減らすことができます。また、従業員に利益をもたらし、企業文化を保護し、従業員の継続的な生産性を確保する方法で、計画的と計画外の休みを管理するのにも役立ちます。
欠勤管理は、従業員と連携するあらゆる組織にメリットをもたらす可能性がありますが、欠勤管理に特化したポリシーをより必要としている企業もあります。 欠勤管理を行う価値があるかどうかを検討する際に注意すべき、いくつかの指標を以下に示します。
- 生産性の低下
計画外の欠勤が多すぎると生産性が著しく低下する一方、欠勤が少なすぎたり、計画的な休みが少なすぎたりすると、従業員が過労に陥り、生産性が低下します。 どちらの状況も、生産性の低下を示すもので、欠勤管理がビジネスにメリットをもたらすことは明らかです。
- 仕事の質の低下
仕事の質は生産性と同様に、欠勤が多すぎても少なすぎても低下します。仕事のパフォーマンスが低下している場合は、感情的なストレスや個人的な予定が放置されていることに関係している可能性があります。欠勤管理は、そのような問題を特定するのに役立ちます。
- 離職率の増加
欠勤や休暇に対するアプローチが厳格であると、従業員の不満や離職率の増加につながる可能性があります。 問題を放置すると、ネガティブな企業文化が生まれ、リソースが不足し、評判が低下し、採用率に悪影響が及ぶことがあります。 組織が優秀な人材の確保に苦労しているのであれば、欠勤管理に対する非効率なアプローチが原因かもしれません。
欠勤管理に対する効果的なアプローチを確立するには、まず欠勤管理ポリシーを策定する必要があります。 これは、企業が従業員による計画的/計画外の欠勤にどのように対処するかを概説する構造化されたガイドラインセットです。 このポリシーは、一貫性と公平性を確保するだけでなく、組織が法的要件を遵守するのにも役立ちます。 よく練られた欠勤管理ポリシーを作成するには、さまざまな複雑性を理解し、具体的な手順を踏む必要があります。 以下では、効果的な欠勤管理ポリシーを作成するための基本的なステップについて説明します。
欠勤を明確に定義する
出席に関する期待を明確に定義し、伝えることが重要です。 従業員は、チームの一員として十分に機能するためにも、いつ出社することが求められているかを知っていなければなりません。 また、年間を通じて従業員が利用できる休暇の期間を明確にする必要もあります。その点を明確にすることで、乱用を防止できます。 休暇を数値化し、計画的欠勤と計画外欠勤を明確にします。欠勤の追跡方法の決定
欠勤を効率的かつ正確に追跡することが重要です。 依然として手動プロセス (スプレッドシートなど) を利用している雇用主もいますが、ほとんどは自動化ソリューションを採用してタスクを簡素化し、正確性の向上に努めています。 組織に適したツールを選択することで、管理作業の負担が軽減され、欠勤管理がより簡単で効率的になります。雇用法の理解
従業員の権利は法律で保護されており、休暇を取得する権利も例外ではありません。 ただし、米国では州によってこの権利へのアプローチは異なり、有給、無給、長期欠勤に関する規制法やコンプライアンス要件が制定されています。 これらの法律には厳格な罰則が課されることがあるため、欠勤管理ポリシーを確立する場合は、法的要件に精通していることが常に推奨されます。手順の確立
欠勤管理ポリシーでは、欠勤に関する手順を明示的に概説する必要があります。 従業員は、いつ、誰に欠勤することを知らせるべきか？ マネージャーは、無断遅刻のパターンにどのように対処するのか？ 休暇申請を承認/却下するプロセスとは？ 明確な手順は、秩序を維持し、関係者全員が何をすべきかを知るのに役立ちます。
効果的な欠勤管理とは、単にポリシーを定めることではなく、そのポリシーを企業と従業員双方の利益になるように実施することです。 両者のバランスを取るには、コミュニケーション、柔軟性、共感を促進するベストプラクティスを遵守する必要があります。 ここでは、より調和のとれた生産性の高い職場を実現するための欠勤管理のベストプラクティスをいくつか紹介します。
従業員が体調不良の状態で出社して、終日、オフィスで風邪の症状と闘いながら仕事をするのはどうでしょうか？ それは絶対にやめた方がよいですし、そうすべきではありません。 燃え尽き症候群で苦しんでいる従業員や、個人的な所用で臨時に半休を取る必要がある従業員にも同じことが言えます。 従業員が体調をくずしている場合や疲労がたまっている場合、生産性や仕事の質は低下し、風邪をひいていれば、同僚にうつしてしまうこともあります。 そのため、従業員に休暇を取らないように促すことは逆効果になります。
従業員は、心身の健康が重要であることを理解し、必要に応じて仕事を休めるオプションを定めた従業員休暇ポリシーが存在することを知っておく必要があります。 従業員の休暇をポジティブな視点で提示することで、リーダーは従業員の福利厚生に対するコミットメントを示すことができ、従業員の健康と幸福、エンゲージメントを高めることができます。
欠勤や計画外の休暇の背後には多くの原因があるかもしれませんが、すべてが雇用主の寛大さを利用しようとする従業員に起因するとは限りません。 従業員休暇ポリシーに関連する単純な誤解は、欠勤管理の難しさにつながる可能性があります。そのため、期待を効果的に伝えることが非常に重要です。
同時に、マネージャーと従業員には、企業の欠勤管理ポリシーについて十分なトレーニングを受けることをお勧めします。 これにより、従業員は、自分の出勤や欠勤が企業の財務や文化にどのような影響を与えるか、また、従業員の休暇がどのように監視されるかを全員が理解できるようになります。
仕事そのものではなく、特定の時間に出勤することが問題になることがあります。 出社するための通勤が苦手な従業員の中には、在宅勤務が十分にできると感じている人もいるでしょう。また、スケジュールに問題がある従業員でも、従来の 9 時～5 時の時間帯に拘束される 8 時間労働でなければ、1 日に 8 時間働くのは問題ないと考えるかもしれません。 最新のテクノロジーのおかげで、以前よりも柔軟な働き方が可能になりました。
柔軟な働き方は、従業員の多様なニーズとライフスタイルに対応できます。 リモートワークとフレックスタイム制を導入することで、従業員のストレスを軽減でき、全体的なワークライフバランスが向上します。 これは士気を高めるだけでなく、多くの場合、生産性と創造性の向上につながり、欠勤率が低下することは言うまでもありません。
ポリシーやプログラムは、それを実施する担当者がいて初めて効果を発揮するものであり、欠勤管理については特にそれが当てはまります。 効果的な欠勤管理は、連邦と州の規制に確実に準拠し、これらのポリシーを一貫性して、正確に、思いやりをもって適用する方法を理解しているスキルの高いマネージャーにかかっています。
ターゲットを絞ったトレーニングを提供することで、マネージャーはさまざまな欠勤シナリオに対応し、問題のあるパターンを認識し、従業員をサポートするためのツールを習得できます。 このようなトレーニングは、欠勤の対応における共感、一貫性、効率性を高め、関係者全員にとってよりポジティブな職場エクスペリエンスを生み出します。
長期休暇から復帰した従業員は、自分の考え方を再調整し、日常業務の流れに戻るのが難しいと感じることがあります。 現在の目標やその他の進展について、最新の情報を十分に把握していない場合があり、最近病気から回復した人であれば、以前の職務に完全に復帰するにはまだ十分な健康状態ではないかもしれません。 復職面談ポリシーを確立することで、従業員が業務に復帰する前に、すべてが順調に進んでいることを確認できます。
復職面談は、過度に形式的なものである必要はありませんが、欠勤の原因、復職に対する従業員の気持ち、健康的でシームレスな移行を促進するために合理的な調整や追加サポートが必要かどうかなどについて話し合えるよう、十分に構成されている必要があります。 この面談は、従業員とマネージャーの双方が今後期待することを確立するのに役立つはずです。
テクノロジーの活用による欠勤管理は、トラッキング機能の向上とセルフサービスツールの両方を通じて、効率的で強化された環境を作り出します。 最新のトラッキングツールは、人的ミスを最小限に抑え、管理上の負担を軽減し、欠勤につながる可能性のある根本的な問題の多くに対処するためのインサイトを提供します。
これらの機能により、データに基づいた意思決定が可能になり、欠勤管理に対する簡素化されたアプローチに貢献します。 同時に、セルフサービスツールは、従業員が他者に頼らずに休暇を要求して管理できるようにすることで、従業員の自律性と責任感を高めます。 これにより、管理作業が軽減されるだけでなく、従業員の休暇と企業のニーズの間の透明性と整合性が向上します。 これらのツールを組み合わせることで、組織の目標と従業員の福利厚生の両方に役立つ包括的なテクノロジー主導のアプローチが生まれます。
適切なツールがなければ、計画外の欠勤、休暇履歴、規制コンプライアンス、遅刻パターンのトラッキングは、大幅に複雑化します。 欠勤管理ソフトウェアソリューションは、管理作業の負担を軽減するだけでなく、組織全体の生産性と従業員の福利厚生を向上させるための貴重なインサイトを提供するものです。
欠勤管理ソフトウェアの主な機能は以下のとおりです。
- 欠勤と休暇履歴の表示
この機能により、各従業員の欠勤/休暇履歴を包括的に把握できるため、個々のパターンを理解して、管理戦略のパーソナライズに役立てることができます。 - レポートの実行
育児介護休業法 (FMLA) などの規制への準拠は不可欠です。 欠勤管理ソフトウェアでは、詳細なレポートを実行して、計画的な休暇と計画外の休暇の両方が法的要件に沿っていることを確認できます。 - 欠勤率と業界ベンチマークの比較
組織の欠勤率と業界標準とを比較して理解することは、全体的な効率性と競争力を評価するのに不可欠です。 欠勤管理ソフトウェアは、情報に基づく意思決定と戦略的計画を促進する比較インサイトを提供できます。 - 休暇申請プロセスの自動化と簡素化
最新の欠勤管理ツールには、多くの場合、セルフサービスオプションが付属しており、従業員は自分で休暇を要求して管理できます。 これにより、従業員の責任感と自律性が高まり、同時に管理作業も軽減されます。 - 他の HR ツールとの統合
欠勤管理システムの多くは、他の HR ツールとシームレスに統合できるように設計されています。 これにより、従業員の休暇に関連するすべての情報に簡単にアクセスでき、他の HR 部門と連携できるようになり、より緊密な管理アプローチが生まれます。
従業員の欠勤を効果的に管理するには、コンプライアンス、エンゲージメント、生産性のバランスを取る、戦略的で思慮深いアプローチが必要です。 では、トップクラスの従業員エクスペリエンスを確保しながら、この複雑なプロセスを簡素化するにはどうすればよいでしょうか。 その答えは、包括的なソリューションを提供する ServiceNow Employee Journey Management にあります。
Employee Journey Management は、オンボーディング、ロール移譲、休職など、さまざまな従業員の異動への対応方法を変革するように設計されています。これにより、HR チームは組織全体でインテリジェントなワークフローを活用でき、従業員は包括的なセルフサービスオプションを利用して、休暇申請の要求と管理ができます。 業界をリードする強力な Now Platform® を基盤として構築された ServiceNow Employee Journey Management は、従業員が日々の業務にベストを尽くせるよう、最適な欠勤管理サポートを提供します。
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