従業員オンボーディングとは
従業員オンボーディングは新入社員を会社と企業文化に溶け込ませるプロセスです。トレーニング、ツール、ドキュメントなどが含まれます。
あらゆる業界や市場の企業に通用する、標準化された単一のプロセスは存在しません。実際、企業には自社固有のニーズと新入社員のニーズに対応するオンボーディングプロセスを開発する負担が発生しています。とはいえ、このプロセスは多くの場合、一般的な道筋をたどります。これには以下のステージが含まれます。
内定の受諾
オンボーディングプロセスは、採用候補者が内定を正式に受諾して採用プロセスが終了したところから始まります。採用候補者が入社を約束したら、採用担当マネージャーは、人事部門に通知し、入社予定者と相談して入社日を決定し、入社予定者がオファーレターに署名して返却するよう対処する責任があります。
次に、人事部門は、新入社員が必要な書式と雇用条件通知書一式を受け取るよう対処する責任があります。
プレオンボーディング：オンボーディングの準備
組織は新入社員のオンボーディングに際し、多くのハードルに直面します。具体的には、新入社員が自分は歓迎されていると感じたい、自信を持ちたい、生産性の観点から早く状況を把握したいという気持ちが、一貫性のないオンボーディングエクスペリエンスによって阻まれる可能性があります。効果的なオンボーディングを実現するために、人事部門は人材開発チーム、部門の責任者、その他の利害関係者と協力し、ロールベースのテンプレートを作成する必要があります。その後、マネージャーは、それらのテンプレートを使用して従業員に固有のオンボーディングプランを作成できます。
入社初日：新入社員の歓迎とオリエンテーション
新入社員が初日に出社したら、仕事を始めるための機器、ツール、リソースを利用できるようにすることは組織の責任です。新入社員用のワークスペースの準備、必要なハードウェアの申請を行い、会社の基本ソフトウェアの使用権限を付与します。同様に、物理的な職場に出社する予定のないリモートワーカーには、仕事を始める前にアクセス権を与え、ソフトウェアを使用できるようにする必要があります。
新入社員の直属の上司やマネージャーは、新入社員を広く紹介、歓迎するメールを組織全体に送信する必要があります。また、新入社員の出社時に出迎え、施設を案内し、チームメンバーと組織のリーダーに紹介する役目を誰かにアサインする必要があります。ハイブリッドワークやリモートワークの環境でも、出迎えと施設やリソースの案内、チームメンバーの紹介は重要です。ビデオトレーニング、オンラインチュートリアル、さらにビデオ通話によるリモートでの簡単な自己紹介も、リモートワーカーに自分が歓迎され、受け入れられていると感じてもらうのに大いに役立ちます。
人事部門は、オリエンテーションミーティングを開き、会社の価値観と目標の概略を示し、重要なポリシーを説明する必要があります。必要なトレーニングプログラムに新入社員を登録し、定期ミーティングのメンバーとして追加します。また、新入社員の 3 か月評価のスケジュールを設定します。
第 1 週：会社、従業員、ロールの紹介
最初の 1、2 日で重要な事務的タスクを片づけたら、マネージャーは、第 1 週の残りのほとんどを、新入社員が自分のロールと会社に溶け込めるよう支援することに集中できます。入社から約 1 週間後に、上司は新入社員とのミーティングを設定し、社員の感想を聞き、フィードバックや質問がないかを尋ねます。
この時点で、人事部門は、新入社員が必要な書式と書類一式を受け取って記入したこと、また新入社員が生産的に職務を遂行するために必要なすべてのリソースを利用できることを確認する必要があります。
1 か月目：継続的な教育とトレーニング
新入社員が社内で自分のロールに慣れてきて仕事の手順を身に付けたら、マネージャーは、新入社員の仕事の品質を評価できるようになります。新入社員とのミーティングを設定し、関連するパフォーマンス測定基準に向き合い、フィードバックの提供、課題の検討を行い、新入社員が懸念を抱いている場合はそれに対応します。
このステージでは、継続的な改善を習慣化することが重要です。新入社員が慣れたタスクだけで満足するのではなく、さらなる成長に向かうよう後押しします。可能であれば、必要に応じて、より高度なトレーニングコースに登録します。新入社員が仕事関連の教育の選択肢を追求するときはサポートします。
3 か月目：評価とフィードバック
3 か月後、新入社員は自分のタスクを比較的容易にこなし、パフォーマンス測定基準を理解し、企業文化と価値観に慣れ、マネージャーや直接関係するチームメンバーとの働き方を理解している必要があります。この時点で、多くの組織はオンボーディングプロセスが終わったと感じます。
このマイルストーンを示すために、新入社員とのミーティングを設定し、進捗の評価と、さらなるフィードバックの収集を行います。オンボーディングプロセスを経た後、新入社員から、今後入社する社員向けオンボーディングプロセスの改良や改善に役立つ貴重なインサイトを得られる可能性があります。一部の組織は、オンボーディングプロセスの締めくくりとして、6 か月後の振り返り・レビューミーティングを設定することがあります。
在宅勤務
オフィス勤務の従業員と同様、リモートワーカーにとってもオンボーディングが重要であることに留意する必要があります。オフィスに出勤しない可能性のある新入社員が入社するときは、必要なハードウェアの送付とビデオ会議のセットアップ、重要なポリシーの説明、目標のすり合わせを行い、リーダーやチームメンバーへの紹介の場を設けます。新入社員の入社初日には、新入社員からの質問に答えられるように誰かがオンラインで待機するようにします。
リモートワークでは潜在的なハードルが多数生じます。特に、人付き合いや人間関係といった企業文化の側面は懸念事項となります。リーダー、人事部門、チームメンバーは、新入社員が自分はチームの一員だと感じることができるよう、特に努力する必要があるでしょう。
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