インシデントレポートは、職場で中断を招くインシデントに関する情報を取得して文書化するプロセスを説明します。
ほとんどの組織では、効果的に機能するために、日常業務の安定性と予測可能性に依存しています。 ところが、予想外のことが起こらない円滑な環境が永遠に続くことはありません。インシデントは避けられず、適切なインサイトと対応計画がなければ、生産性はたやすく低下してしまいます。 軽度のケガや事故から、予期せぬ災害やセキュリティ侵害まで、そのような事象はあらゆる組織の内部業務に混乱を引き起こす可能性があります。
緊急インシデントが発生した場合は、将来も同様のイベントに対処できるように、可能な限り多くの情報を収集して記録することが重要です。 そこで活躍するのがインシデントレポートです。
インシデントレポートには、ビジネスの運用、安全性、セキュリティに影響を与える可能性のあるインシデントの体系的なキャプチャ、文書化、管理が含まれます。 このアプローチは、インシデントの直接的な結果を単に認識して対処するだけでなく、イベントにいたるまでの状況、関係者、組織への影響、実行されたフォローアップアクションに関する情報を含む包括的なデータの収集を目的としています。 インシデントを念入りに報告して記録することで、過去の経験から学び、パターンを特定し、将来のリスクを最小限に抑えるための予防策を実装できます。
生産性の高い作業環境を維持するには、ビジネスを中断させるインシデントに対する準備や軽減策を実施できることが必要です。 インシデントレポートは、これを可能にする重要な役割を果たし、安全で安心な職場環境を構築すると同時に、組織内で継続的な改善の文化を醸成するのにも役立ちます。 これは、インシデントレポートが以下を行うことで企業を支援するためです。
インシデントレポートは、インシデントが発生したときに報告する構造化されたプロセスを従業員に提供します。 また、安全に関する懸念、事故、ニアミス、セキュリティ侵害などを目撃したり経験したりした場合、またはそれを予期する理由がある場合に、個人がそれを伝えるための明確なチャネルを提供します。 迅速な報告を促進することで、新たな問題に迅速に対処し、潜在的なリスクを軽減してから、重大な問題にエスカレーションできます。
インシデントの影響を管理するだけでは不十分です。企業はインシデントの発生源を理解して対処できるようにする必要があります。 効果的なインシデントレポートは、破壊的なイベントの原因となっている根本的な要因を明らかにするのに役立ちます。 状況、関係する個人、潜在的な貢献要因など、関連する詳細を把握することで、根本原因に関する貴重なインサイトを得ることができます。 この情報により、類似するインシデントの発生により適切に対処し、防止するのに必要なチェック、手順、リスクコントロールを確立できます。
報告プロセスを通じてインシデントを伝えてレビューすることで、潜在的な危険性や脅威について従業員の意識が高まります。 インシデントが組織内で共有され議論されると、警戒と責任の文化が育まれ、潜在的な脅威や発生する可能性のあるその他の問題を個人がより積極的に報告するようになります。 このような意識の高まりは、すべての人にとってより安全で安心な職場環境の構築に貢献します。
インシデントレポートは、確立された法的要件と業界標準に沿って組織が運営されるようにするための文書を提供することで、規制コンプライアンスをサポートします。 また、特定のリスクに対処し、潜在的な危険を軽減するために設計され、改善されたポリシーと規制の開発も容易になります。
インシデントレポートにより、組織内の現在の状況を明確に把握できます。 インシデントを文書化して分析することで、傾向、パターン、懸念領域を特定できます。 インシデントレポートに対するデータ主導のアプローチにより、情報に基づいた意思決定を行い、透明性を向上させ、より徹底的なリスクアセスメントを実施できます。 変更、改善、排除が必要なプロセスはすべて公開され、組織全体の安全性とセキュリティが強化されます。
インシデントレポートは、ビジネス内のさまざまなタイプのインシデントを特定して文書化するための重要なメカニズムとして機能します。 さまざまなインシデントカテゴリの中で、インシデントレポートの最も重要な役割の 1 つは、職場の従業員の安全に対する潜在的な脅威を強調することです。 事故やケガは、従業員の生産性とエンゲージメント相当なダメージが生じ、企業の評判を損ない、膨大な法的コストと補償コストにつながる可能性があります。 そのため、従業員の安全性に対する脅威を排除することは、あらゆるビジネスにとって優先事項である必要があります。
インシデントレポートで対処できる重要な脅威には、以下のようなものがあります。
個人用保護具 (PPE) は、危険物、危険な機械、その他の現場リスクから従業員を保護するための重要な保護手段です。 インシデントレポートでは、従業員が必要な PPE (安全ゴーグル、手袋、ヘルメットなど)を提供されていない、または使用しなかったインシデントを特定する必要があります。 適切な PPE がないと、ケガや病気につながる可能性があるため、このようなインシデントに対処し、従業員の安全性を確保するためにコンプライアンスを徹底することが不可欠です。
安全プロトコル、規制、標準運用手順に準拠していないと、職場の安全性が大幅に損なわれる可能性があります。 インシデントレポートでは、従業員やチームが承認されたガイドラインから逸脱し、潜在的な危険につながる可能性がある事例を特定する必要があります。 コンプライアンス違反のインシデントを把握することで、是正措置を講じ、トレーニングを強化し、安全な職場環境を維持するための実施措置を強化できます。
機器の誤動作や損傷は、事故、ケガ、運用の中断につながる可能性が高くなります。 故障、不適切なメンテナンス、誤用などのインスタンスは、インシデントレポートプロセスに含める必要があります。 この情報を使用して、修理や交換の優先順位を付け、潜在的に危険な誤動作を防止できます。
新型コロナウイルス感染症の世界的なパンデミックの影響を受けて、感染症の危険性に対する意識はかつてないほど高まっています。 伝染病は、従業員とその組織に深刻な脅威をもたらします。職場内での感染や濃厚接触に関連するインシデントは、対処が必要なインシデントとなります。 この情報は、ソーシャルディスタンスやリモートワークなどの適切な予防策を実施するために適用でき、従業員の健康を守りながら事業運営の継続性を確保できます。
職場における健康と安全の脅威は常に重要な考慮事項ですが、これらは諸要素の一部に過ぎません。インシデントレポートは、さまざまな破壊的な事象を考慮できるものでなければなりません。 組織がキャプチャして文書化することが推奨されるさまざまなイベントは、以下のカテゴリに分類できます。
ニアミスとは、潜在的に有害なイベントがほぼ発生するが、ケガや損傷には至らないインシデントを指します。 このような危機一髪の事象は、職場における潜在的な危険や脆弱性に関するインサイトを提供する貴重な学習機会となります。 ニアミスのレポートにより、根本的な原因を調査し、予防策を実施し、将来の事故やケガの発生を回避できます。
エクスポージャーインシデントには、従業員が健康に影響を与える可能性のある危険な物質、材料、条件にさらされる状況が含まれます。 これらのインシデントには、化学物質の流出、有毒ガス、生物剤、その他の危険な暴露が含まれます。 エクスポージャーインシデントのレポートは、タイムリーな医療介入を確保し、エクスポージャーの発生源を特定し、同様のインシデントを防止するための対策を実施するのに重要です。
ケガや勤務時間の損失につながるインシデントは、完全に文書化する必要があります。 このカテゴリには、従業員の職務遂行能力に影響を与える事故、ケガ、疾病が含まれます。 このようなインシデントのレポートにより、迅速な医療処置、根本原因と責任の調査、将来のケガの防止、生産性の維持に必要な是正措置の実施が可能になります。
センチネルイベントは、個人や組織に重大な損害 (または重大な損害の可能性) をもたらす深刻なインシデントです。 これらのイベントは通常、予測が困難であり、重大なセキュリティ侵害、壊滅的な機器の故障、命に関わるケガなどが含まれる可能性があります。 センチネルイベントのレポートにより、組織はより多くのデータを使用して、徹底的な調査、体系的な問題の特定、将来のリスクを軽減するための必要な改善の実施に役立てることができます。
適切なインシデントレポートとは、確立された文書化プロセスに従うことで、すべての関連データが明確かつ正確に記録されるようにすることです。 インシデントレポートを作成する場合は、以下の主要な要素を含めます。
- 場所
インシデントが発生した場所を明確に指定します。 これにより、コンテキストが提供され、インシデントの原因となった可能性のあるサイト固有の要因を特定するのに役立ちます。 - 日時
インシデントの日時を含めます。 この情報は、インシデントの傾向を追跡し、パターンを分析し、潜在的な時間関連の要因を特定するために重要です。 - 関係者のリスト
従業員、請負人、顧客、その他の関係者など、インシデントに直接関与している個人の名前と役割を記録します。 この情報は、その後の調査や影響を受けた人とのコミュニケーションに役立ちます。 - インシデントの説明
インシデントの詳細を客観的に説明し、発生にいたるまでと発生後のイベントのシーケンスを強調します。 インシデントの性質、関連する機器やプロセス、その他の関連する観察事項などの情報を含めます。 - 損傷/ケガ
資産、機器、環境に生じた損害、関係者が被ったケガを文書化します。 潜在的な影響と関連するコストを正確に評価するために、損傷やケガの程度を明記します。 - 要因
インシデントの原因となった根本的な要因を特定して文書化します。 これには、機器の故障、人為的ミス、環境条件、その他の要素が含まれる場合があります。 根本原因を理解することは、予防策を講じるときに役立ちます。 - 写真、ビデオ、その他の証拠
可能な限り、インシデントレポートをさらに明確化する写真やビデオ、図などの視覚的な証拠を含めます。 視覚的なドキュメントは、追加のコンテキストを提供し、調査や将来のトレーニングイニシアチブに役立ちます。 - 即時対応
緊急対応措置、応急処置、初期封じ込め手順など、インシデントに対処するために取られた即時行動を記述します。 さらなる損害やケガの発生を軽減するためには、迅速な対応が不可欠です。これらの措置を正確に文書化することで、状況をより明確に把握できます。 - 推奨事項
将来、同様のインシデントが発生した場合の予防策や対応策を提案します。 これらの提案には、ポリシー、手順、トレーニングプログラムの変更、新たな安全対策の導入が含まれる場合があります。 これらの推奨事項は、実用的で実行可能なものでなければなりません。 - 署名
インシデントを目撃した人や直接影響を受けた人を含め、インシデントに関係するすべての当事者から署名を取得します。 署名は、レポートに表示された情報に対する承認と同意を示します。 関係者がレポートの情報に同意しない場合は、その旨も明記する必要があります。
インシデントレポートは重要なプロセスであり、その有効性と信頼性を確保するために特定のベストプラクティスを遵守する必要があります。 インシデントレポートの価値を最大化するために、組織はレポートに含まれる情報が以下のとおりであることを確認するための措置を講じる必要があります。
- 正確
インシデントの本質を把握するには、正確なレポートが不可欠です。 憶測や仮定を伴わずに正確な情報を提供することが重要です。 正確さは、インシデントレポートが実際のイベントを反映し、分析と意思決定に役立つことを保証します。 - 明確
視覚的に明確で、簡単に理解できると、複雑なインシデントがわかりやすくなります。 明確で簡潔な言葉遣い、見出し、箇条書き、段落を使用して、情報を効果的に整理します。 図やフローチャートなどの視覚的な資料も、アクセシビリティの向上に役立ちます。 - 完全
包括的なインシデントレポートには、最も関連性の高いすべての情報を含める必要があります。 これには、インシデントの詳細、関係者、要因、是正措置、推奨事項が含まれます。 完全なレポートは、インシデントの徹底的な理解を促し、効果的な次のステップを促進します。 - 事実に基づく
インシデントレポートは、個人的な意見や主観的な解釈ではなく、事実に基づいて作成する必要があります。 レポートの完全性と信頼性を保証するために、具体的な証拠、目撃者の証言、文書化された観察に基づき、客観的に情報を提示することが重要です。 - 有効
インシデントレポートの有効性とは、提示された情報の信憑性と信頼性を指します。 レポートに含まれるデータが検証され、信頼性があり、信頼できる情報源から得られたものであることを確認します。 有効性は、レポートの調査結果と推奨事項に対する信頼感を与え、情報に基づく意思決定につながります。
インシデントレポートは、安全で安心できる職場環境の維持や促進に不可欠な役割を果たしますが、メモを取ったり写真を撮ったりするだけの単純なものとは限りません。 ある種の課題は、インシデントレポートの有効性を妨げる可能性があり、こうした課題とその回避方法を認識しておくことが不可欠です。 以下は、注意すべき一般的なハードルです。
- 非難されるのを恐れたり、従業員がその問題を些細なことだと考えたりするために、インシデントが報告されない
- 部門、チーム、個人間でレポートの基準が一致していない
- 報告が必要なインシデントや必要なインシデントレポートプロセスについての認識が欠如している
- 重要なインシデントレポートのプロセスや基準に関するトレーニングが不十分か不完全である
- 使いやすいレポートシステムがない
- レポートプロセスの時間がかかりすぎる
- インシデントが報告された後の適切なフォローアップがない
こうした状況の多くは、インシデントレポートツールやサポートが不十分であることに起因しています。 適切なシステムを導入し、適切なトレーニングと明確に確立された期待に裏打ちされていることで、緊急事態が発生した場合にインシデントレポートソリューションが適切に機能していることを確認できます。
インシデントは起こり得るもので、発生した場合は、複雑な問題がビジネスに広く及ぶ可能性があります。 IT 管理をリードする ServiceNow は、その解決策を提供します。
ServiceNow 健康安全 (ワークプレイスサービスデリバリソリューションとより広範な Employee Workflows ポートフォリオの拡張) は、高度なセルフサービスツールを使用して安全に関するインシデントを迅速かつ正確に報告するのに必要な使いやすいリソースを従業員に提供します。 このアプローチでは、目撃者の証言を収集し、根本原因を分析し、資産をインシデントと結び付けるためのツールに支えられた、ビルトインのルール、タスク、チェックリストを使用できるようにすることで、インシデントのルーティングと調査を簡素化します。 さらに、ServiceNow は、確立された測定基準と比較するための詳細な安全データをアドミニストレーターに提供し、職場の安全チームに自動調査と応答ツールを提供することで、簡単な操作で正確なインシデントレポートを効果的に作成できるようにします。
ServiceNow 健康安全について詳しくは、こちらをご覧ください。 結局のところ、インシデントは避けられないかもしれませんが、ビジネスの生産性と安全性を妨げるものであってはなりません。