ITAM は財務、在庫、契約、リスク管理を連結して、これらの資産のライフサイクルと、戦術的・戦略的な意思決定を管理します。
資産の使用期間は限られており、組織は資産の価値を ITAM と積極的な管理により最大化できます。ライフサイクルのフェーズには一般に、計画、調達、展開、メンテナンス、廃止・廃棄があります。
一般的に IT 資産は、物理、ソフトウェア、ハードウェア、モバイル、クラウドのうち 1 つ以上のカテゴリーに分類されます。ITAM は IT 資産の展開の成功と継続的なサポートを目的としています。そのため、ITAM とこれらの IT 資産の種類は対応しています。
IT Asset Management の主要な 3 つの種類は次のとおりです。
- ソフトウェア：この種類の ITAM は他よりも多少複雑です。コンプライアンス要件、ライセンス、シャドー IT、IoT などが関係するためです。ソフトウェア資産は継続的に監視と見直しを行う必要があります。ソフトウェア資産は要件に従い、要求や変化する市場に応えることができるよう、流動性を備えている必要があります。
- ハードウェア：物理的ハードウェアも組織の IT エコシステムにおいて役割を果たします。この種類の物理的資産には、PC、プリンター、コピー機、ラップトップ、モバイルデバイス、サーバー、その他に社内でデータ管理のために使用されるハードウェアが含まれます。
- クラウド：ITAM は Software as a Service (SaaS)、Infrastructure as a Service (IaaS)、Platform as a Service (PaaS) などのクラウドリソースのコストと使用状況を追跡します。これらのリソースはそれぞれ、ITAM 内でコストとコンプライアンスを管理する資産とみなされます。
ITAM には Hardware Asset Management と Software Asset Management の両方が含まれますが、この 2 つは概念的に異なります。Hardware Asset Management は、サーバー、ラップトップ、PC、モバイルデバイス、プリンターなどの物理的資産の管理が中心です。Software Asset Management には、コンピューターに直接ダウンロードされるソフトウェアや、そのソフトウェアを使用するためのライセンス、クラウドサービスなどが含まれます。
国際標準化機構 (ISO) には ITAM の正式な規格ファミリー、ISO 19770 があります。これは次の 5 つのパートで構成されています。
- ISO/IEC 19770-1：企業内の ITAM のベストプラクティスの概要です。組織は、この規格に従って ITAM の手順を実行し、ガバナンス要件を満たして IT 業務をサポートしていることを実証する機会があります。
- ISO/IEC 19770-2：デバイス上のソフトウェアを識別するのに役立ちます。ソフトウェア ID タグの規格です。
- ISO/IEC 19770-3：ソフトウェアに関連付けられた権利と、消費の測定方法の詳細です。
- ISO/IEC 19770-4：リソース使用に関する標準化されたレポートが可能となります。より複雑なライセンスとクラウドベースのソフトウェアやハードウェアを管理する場合は特に重要です。
- ISO/IEC 19770-5：ISO ITAM の規格と用語の概要です。
IT 資産のライクサイクル管理の定義は組織ごとに異なる可能性がありますが、ほとんどの組織は次のようなステップに従っています。
- 要求
- 実行
- 展開
- 監視
- サービス
- 廃止
簡単に言うと、ニーズが認識されて要求が行われたときに、サイクルが開始されます。ここで重要な要素が定義されます。たとえば、必要な資産は何か、資産をどのように入手するか、資産をどのように使用し、どのようにして資金を賄うかなどです。実行ステージでは、資産の構築や購入、リース、ライセンス取得が行われます。その後の展開フェーズでは、IT エコシステムへの資産の導入を監督します。展開後の監視ステージで、資産が効果的に機能していることを確認できます。サービスステージでは、資産の寿命を延ばすためにメンテナンスとアップグレードが行われます。最後に、資産が不要となったら、廃止、廃棄されます。これには、別のリソースへのユーザーの移行、記録の更新、契約の取り消し、ライセンスの終了、資産交換の計画が含まれます。
ハードウェアを扱う場合、独自のフェーズとして「在庫」が含まれます。
重要な機器の追跡・管理は、資産の効果的な管理に役立ちます。権限のあるユーザーが貸与資産を要求するために、詳細を提供する一元的な場所が必要です。資産を誰のために要求するのか、要求する資産の提供先、要求する資産のモデル、資産の使用期間、資産を必要とする正当な理由などのフィールドが含まれている必要があります。
効果的な機器貸与データは、すべての資産を明らかにし、誰が何をどのくらいの期間、使用しているかを企業が常に明確に把握するのに役立ちます。とはいえ、資産発見により、持っているデバイスは何か (「考えている以上に」持っている可能性があります)、それらのデバイスの構成はどのようになっているか、誰が使用しているかについて、追加情報が提供されることがあります。発見と在庫管理は連動させる必要があります。自動化を実装すると、資産の発見時にすべての関連情報をデータベースに自動的に入力し、簡単に見直すことができます。
誰が資産を持つべきか、誰が実際に資産を持っているか、使用可能な資産は何かを把握することはすべて、極めて重要です。しかし、それに劣らず重要なことは、資産がどこにあるかを把握することです。資産の位置トラッキングは多くの場合、RFID や GPS、バーコードスキャンを使用し、資産があるべき位置にあるかを確認するのに役立ちます。万が一、資産が見当たらない場合に、位置トラッカーは問題の資産を探して確保するのに大いに役立ちます。
ITAM リポジトリは、不可欠な財務データ、物理データ、契約データを保管、維持する中央データベースです。しかし、効果的な ITAM リポジトリは、単にこれらのデータ用の場所として機能するだけでなく、関連する IT 資産管理タスクを実行できる必要があります。リポジトリは周辺ツールセットと緊密に統合される必要があります。たとえば、在庫、ソフトウェア使用状況、IT サービスサポート管理、変更管理、購入、構成管理などです。
効果的な IT Asset Management は、関連する指標を追跡する能力に依存します。そのために、どの KPI を優先する価値があるかを見極める必要があります。適切な指標を追跡することで、資産のパフォーマンスの向上、修理やメンテナンスのコストの削減、最適な使用状況と効率性を実現できます。一般的な追跡対象の指標には以下が含まれます。
- コスト
- 資産の数
- ライセンスのある/ないソフトウェア
- 使用上限を下回る/超過するライセンス
- 期限切れの保証
ITAM の成功には、データベース、サーバー、プラットフォーム、ソリューションを横断する複数のソースからの正確で最新の資産データが必要です。データを一元的な場所にインポートすることは、資産状況の正確な把握に欠かせないステップです。
SaaS (Software as a Service) 管理では、企業が使用するアプリケーションの購入、オンボーディング、ライセンス、更新を監視します。
IaaS (Infrastructure as a service) は、通常はデータセンターでホストされるコンピューティングリソースをクラウド環境でホストするモデルです。IaaS の管理には、クラウド環境のコンピューティング能力の使用や、ストレージと容量の使用の監視が伴います。
PaaS (Platform as a Service) は、開発・展開環境をクラウドで提供します。クラウドベースのアプリケーションをあらゆる規模で展開できます。管理には、プロバイダーからのリソースの購入と従量課金制での支払い、予算や利用規約の範囲に収まるよう使用状況を監視することが伴います。
Asset Management は秩序を生み出します。資産は多くの場所で多くの人から追跡される傾向があります。個人は資産を所有しません。資産についての情報を一元化する単独のツールはありません。ITAM ではデータ統合が行われ、アーティファクトの追跡、使用状況の監視、依存関係の解釈を延々と行うことなく作業を実行できるシステムが実現されます。
情報は最新に保たれ、チームが無駄をなくし、使用率を上昇させるのに役立ちます。また、法的ポリシーに基づいてセキュリティとコンプライアンスを強制的にコントロールすることで、規制上の罰則に関連するリスクが低減されます。
資産管理ツールは、チームが DevOps と SRE の原則を受け入れる際に非常に有益です。インフラストラクチャとプラットフォームサービスへの信頼が増し、効果的な資産管理により、消費を管理できます。
資産管理は、ITSM と ITIL の変更、インシデント、問題管理などのプロセスをサポートします。正しい情報を容易に入手できるため、チームはより迅速に動き、影響が生じる前に、より正確に予測できます。さらに、特定の重要な資産とその依存関係の発見とマッピングの支援を通して、人事部門によるオンボーディングとオフボーディング、経理部門による資産の追跡、脆弱性に対するセキュリティ修正、運用管理をサポートします。
過度に使用されているか、まったく使用されていないライセンス、インスタンス、リソースを複数持っていることがあります。資産を集約して定期的にレビューすることで、すべてのリソースと、必要以上のコストの無駄がないかについて、情報を提供できます。
- 物理：この情報は一般に、バーコードリーダーや RFID システムなど、多くの手動プロセスを使用して収集されます。この情報から、展開されているものは何か、倉庫にあるかもしれないものは何か、廃止のスケジュールを設定できるものが何かがわかります。
- 財務：一般に購買システムや注文書から強制的に収集されます。ITAM データベースの財務コンポーネントは、発注書番号、数量、メーカーとモデル、減価償却、ベンダー名、コストセンターを示します。このコンポーネントのトラッキングは非常に役立ちます。総所有コスト、ROI、プロジェクトやサービスに割り当てられる予算についてインサイトが提供されます。
- 契約：契約データから収集されるデータのソースはリセラー、ベンダー、Contract Management システムです。情報には契約の最終バージョンと、ライセンス権限、デバイス数、購入価格、ベンダーの SKU、サービスレベル、メンテナンスなどの詳細が含まれます。
- 経営陣の支持を得ることから始める
- プロジェクトの舵取りをするチームを立ち上げる
- 重要な資産を定義する
- クラウドリソースを識別する
- 発見とデータ連携の方法を決定する
- ライフサイクルベースのアプローチを使用する
- 追跡作業を事前予防的に行い、継続的に追跡することにより、過剰な展開を回避する
- CMDB を使用するかどうかを決定する
- 可能な限り自動化する
- データを連携し、IT 部門全員が使用できるようにする
- ソフトウェアライセンスを把握する
- 継続的な改善のためにフィードバックを収集する
- 他のチームをフィードバックに参加させる
ITAM は次のような組織の成功に役立ちます。
コスト削減のための重量な戦略の 1 つはソフトウェア、インフラストラクチャ、プラットフォームサービスへの支出を最適化することです。ソフトウェアライセンスと資産の使用を最適化するためのベストプラクティスを使用すると、支出を最大 30% 削減できます。
企業は資産の追跡にまだスプレッドシートを使用していますが、スプレッドシートが必ずしも正確ではない可能性は高いといえます。さらに、スプレッドシートはデータのサイロを生み、権限のあるユーザー全員が同一の最新情報にアクセスしにくくなります。
資産は常に移動されるため、手動追跡は過度な負担になります。盗難などの問題、IT 資産の交換と廃止、新たな発送などへの対処により、混沌とした IT 環境が生まれ、細部へのさらなる注意が要求されます。
シャドー IT とは、IT チームが把握することなく購入、使用されるアプリケーション、ライセンス、その他の IT 資産です。一元的な ITAM ソフトウェアは、IT 部門と最新情報を共有し、浪費、リスク、コンプライアンス違反を防ぎます。シャドー IT は、現代のビジネスのほぼすべてが直面する現実です。どのように対処するかにより、リスクと支出を低減するために引き続きコントロールするレベルに違いが生じます。
IT Asset Management は ServiceNow AI Platform をベースとし、強力なプラットフォーム機能を備えているため、組織全体の資産の追跡を簡素化できます。既存のソフトウェアとの相性は良好です。IT Asset Management は、パートナーやサードパーティアプリケーションと容易に統合することができます。