eDiscovery (電子証拠開示) とは、捜査や訴訟の証拠などの法的目的で電子的に保存された情報 (ESI) を特定、収集、作成するプロセスです。 ESI には、メール、ドキュメント、ソーシャルメディアの投稿、デジタルデータが含まれます。
デジタル情報は、社会のあらゆる側面において不可欠な要素となっています。訴訟や科学捜査 (フォレンジック) も例外ではありません。 デジタルコミュニケーションが従来のアナログチャネルに取って代わるようになり、業界やライフスタイルを問わず電子デバイスが普遍的な存在になるにつれて、ESI の量も驚異的なペースで増加しています。 これは法曹界や犯罪捜査官にとっては明らかに有利な状況です。つまり、デジタル情報という形式の証拠は、訴訟事件とその関係者に関するインサイトを提供します。 もちろん、利用可能な ESI が大量にあるため、従来の証拠開示方法ではもはや十分ではありません。
このニーズに対応するため、組織や法曹の専門家は eDiscovery に目を向けています。
ますますデジタル化する世界のための新しい証拠開示方法である eDiscovery は、デジタル証拠の管理という問題に対する包括的なソリューションです。 認可された法的要求や内部調査に応じて ESI を特定、収集、作成することができる eDiscovery は、あらゆるデジタルデータタイプを網羅しています。 それには次のようなものがあります。
- メール
- ドキュメント
- プレゼンテーション
- データベース
- ボイスメール
- オーディオファイルとビデオファイル
- ソーシャルメディア
- Web サイト
紙の書類は、かつてほど一般的ではなくなっています。 ビジネスにおけるコミュニケーションと記録の大部分が電子的に保存されるようになった今日では、ペーパーレスのファイリングを完全に把握するには新しいデジタルアプローチが必要です。 eDiscovery を導入すると、証拠が複合サーバーに分散している場合でも、組織は電子的証拠やその他のデジタル情報を効率的に検索して取得できます。 そのため、eDiscovery は法的紛争の解決や捜査に不可欠です。
eDiscovery により、情報開示プロセスが簡素化されます。 従来の紙ベースの方法は時間がかかり、リソースも大量に消費することがありますが、eDiscovery はテクノロジーを活用して ESI を迅速に検索、収集、整理します。 この効率化によって時間を節約し、膨大な手作業でのドキュメントの確認と取得に関連するコストを大幅に削減できます。
結局のところ、eDiscovery の重要性は、企業の時間とコストの両方を節約できる点にあります。 デジタル証拠に迅速かつ正確にアクセスできるようにすることで、組織は法務の課題をより効果的に乗り越え、リスクを軽減し、リソースを割り当てられるようになります。 電子データの量が増加し続ける中、現代の法務環境で競争力とコンプライアンスを維持することを目指す企業にとって、eDiscovery の導入は不可欠なものとなっています。
eDiscovery によって組織が労力と時間を節約できるとしても、このプロセス自体は細心の注意を払って特定の順序の作業過程に綿密に準拠することが求められるのに変わりはありません。 具体的な手順は eDiscovery を担当する法律事務所によって異なる場合がありますが、一般的に ESI の収集、保存、提示の簡素化に役立つ 9 つのフェーズがあります。 これらの段階をまとめて eDiscovery プロセスが構成され、組織が電子的に保存された情報を効率的に管理して提示できるようにし、法的要件へのコンプライアンスを確保し、紛争の解決を支援します。
eDiscovery プロセスの最初のフェーズである情報ガバナンスでは、データ収集と保存のための手順、コントロール、ポリシーを確立します。 情報ガバナンス参照モデル (IGRM) は、指針となるフレームワークとして機能し、eDiscovery 機関が確立されたベストプラクティスに一貫して従うように導きます。
この段階では、ステークホルダーはどのデータを保存する必要があるかを特定します。 これは、面談、案件の事実調査、デジタル環境の分析を通じて達成されます。 どの情報が進行中の訴訟に関連するかを判断することが不可欠です。
特定されたデータは保存する必要があり、データ所有者には正式に削除禁止の指示が出されます。 保存により、潜在的に重要な情報を入手可能な状態で維持し、変更されないようにします。
データ収集にはさまざまなテクノロジーが存在しますが、選択した方法は定義された法的プロセスに準拠する必要があります。 収集チームは、各ファイルに関連付けられたファイル作成日、サイズ、監査ログなどの重要なメタデータを変更することなく、デジタル資産を確実に収集します。
収集された生データは通常、整理されておらず、法的な提示には適していません。 処理フェーズでは、データの整理と関連情報の抽出が行われます。 自動化ツールは、関連のない無駄な情報のなかから関連データを抽出するのに役立ちます。
ドキュメントやデジタル資産のレビューは、手作業で行うことも、人工知能の力を借りることもできます。 この段階の間に、進行中の訴訟に関連のない不要なデータと関連性の高い情報が区別されます。 また、依頼者と弁護士間の秘匿特権の対象となるドキュメントもこの段階で特定します。
この段階では、デジタル資産をさらに整理して提示に備えます。 レビュー担当者は、訴訟に重要なパターンと重要な情報を特定し、裁判や宣誓証言で使用する提示用レイアウトを組みます。
法的手続きに備えるには、デジタル資産を法廷で提示できる物理的な文書に変換する必要があります。 弁護士が主要なデータを選択し、提示用に準備します。
最後に、訴訟における証拠は、弁護士、裁判官、陪審員、調停人、宣誓証言者など、さまざまな当事者に提示する必要があります。 このフェーズでは、データは明確で分かりやすい形で整理され、対象者にとって理解しやすく扱いやすいものになります。
すでに触れたように、eDiscovery は特定の課題をもたらす可能性があります。 これらの課題に効果的に対処することは、リスクと中断を最小限に抑えながらメリットを活用したいと考えている企業にとって非常に重要です。 eDiscovery に関連する主な障害と、それを緩和するための提案をいくつかご紹介します。
電子的に保存された情報 (ESI) が膨大な量になると、eDiscovery は複雑で扱いにくいものになる可能性があります。
ソリューション：高度なデータ分析と機械学習ツールを採用することで、組織は大量のデータの中から関連性の高いデータを迅速に特定できます。 データ重複や不要データの排除などのデータ削減戦略を実装することでもデータ量を効果的に管理できます。
eDiscovery は、従来の紙ベースの証拠開示方法と比べれば迅速で合理化されたアプローチを提供しますが、eDiscovery プロセスは複数のステージと徹底したデータレビューを伴うため時間のかかるプロセスであることに変わりはなく、法的手続きに遅れが生じる可能性があります。
ソリューション：企業は、効率的なデータ処理とレビュー機能を高く評価されている eDiscovery ソフトウェアとテクノロジーに投資すべきです。 適切なトレーニングを受けた担当者も、明確な eDiscovery プロトコルとワークフローを策定することでプロセスの迅速化に貢献します。
効果的な eDiscovery では法務部門と IT 部門のコラボレーションが必要ですが、この 2 部門は優先順位や専門知識が異なることがよくあります。
ソリューション：2 部門間で明確なコミュニケーションラインとコラボレーションプロトコルを確立します。 法務部門と IT 部門の両方からメンバーを集めて部門横断的な eDiscovery チームを結成し、統一されたアプローチを確保します。 eDiscovery のベストプラクティスについて両部門をトレーニングすることで、知識の差を埋めることができます。
eDiscovery は、特に大量のデータを含む複雑な案件では、あっという間にコストがかさむ可能性があります。
ソリューション：データの収集と処理を慎重に管理することで、コスト管理戦略を実装します。 必要に応じて、特定の eDiscovery タスクをサードパーティプロバイダーにアウトソーシングすることを検討します (費用対効果の高いプロバイダーが利用可能な場合)。 eDiscovery ソフトウェアとサービスプロバイダーの価格モデルを評価し、組織の予算に沿っているかを確認します。
eDiscovery の実行中に機密データを処理するには、データのプライバシーとセキュリティを維持するために細心の注意が必要です。
ソリューション：広範なデータ暗号化とアクセスコントロールを導入して、eDiscovery プロセス全体で機密情報を保護します。 データ処理プラクティスの監査と監視を定期的に実施し、一般データ保護規則 (GDPR) や医療保険の携行性と責任に関する法律 (HIPAA) などのデータ保護規制へのコンプライアンスを確保します。
eDiscovery は、法的案件に関与している (または関与する可能性がある) すべての組織にとって重要な関心事です。 数ギガバイトのデータを選別できるツールセットを持つことで、特定の ESI を迅速に特定する必要がある場合に、信頼性の高いセーフティネットが提供されます。 そのため、eDiscovery の可能性は法務部門を超えて広がります。次のような専門家は、eDiscovery のメリットを享受できる可能性があります。
弁護士は eDiscovery ソリューションの主要なユーザーであり、法的手続きにおいて電子的証拠を収集、レビュー、提示するために使用します。 これらのツールは、法曹の専門家が、事案に関連する重要な電子ドキュメント、電子メール、その他のデジタル情報を効率的に特定して整理するのに役立ちます。 eDiscovery は、証拠開示プロセスを簡素化することで時間を節約し、コストを削減します。
個人の法曹専門家と同様に、法律事務所 (特に訴訟を専門とする事務所) は、法律業務の基本要素として eDiscovery に大きく依存しています。 eDiscovery ソリューションにより、法律事務所は包括的で効率的なサービスを依頼者に提供することができ、大量の電子データを扱う事案をより効果的に処理できます。
企業の社内法務部門は eDiscovery を活用して、法務案件、規制コンプライアンス、内部調査を管理します。 eDiscovery ツールは、企業の法務部門が電子的証拠を特定して保存するのに役立ち、法的課題や規制に関する問い合わせに迅速かつ効果的に対応できるようにします。
法執行機関、規制機関、法務部門などの行政機関は、捜査と法的手続きを支援するために eDiscovery を採用しています。 eDiscovery を組み込んだソリューションは、刑事事件の訴追や規制措置の執行に使用するための電子証拠を行政機関が収集、レビュー、整理するうえで極めて重要な役割を果たします。
コンプライアンス責任者と監査人は、eDiscovery を使用して、組織が法的要件や規制要件を遵守していることを確認します。 eDiscovery への適切なアプローチは、最も関連性の高い電子記録とコミュニケーションを詳細に確認することで、これらの専門家が潜在的なコンプライアンス違反を特定して対処するのに役立ちます。 同様に、eDiscovery は、データの整合性を確保し、業界規制へのコンプライアンスを証明するのに役立ちます。
組織の情報ガバナンスポリシーを監督する記録管理者は、eDiscovery を使用して、データ保持と廃棄を適切に実践できます。 eDiscovery によって記録管理者は法的問題に関連する記録を見つけることができ、保持ポリシーに準拠したデータ管理も支援します。 最終的には、記録管理者が eDiscovery ソリューションを適切に採用していれば、組織に対する法的リスクを軽減できます。
犯罪捜査支援における eDiscovery の有用性が大いに注目されているため、一部の専門家が eDiscovery をデジタルフォレンジックと同義であると考えるのも当然のことです。 eDiscovery とデジタルフォレンジックはどちらも電子データの検証を伴いますが、それぞれ固有の目的があり、アプローチと目的に根本的な違いがあります。
デジタルフォレンジックは、主に捜査または法的目的での電子データの保存、抽出、分析に関係しています。 コンピューターサイエンスとサイバーセキュリティを学んだフォレンジックの専門家がリーダーを務め、デジタル証拠の完全性を保護し、デジタルデバイスに保存されている情報を抽出する主な責任を負います。
デジタルフォレンジックの専門家は、専門的な技術とツールを使用して、体系的かつ科学的な方法でデータを取得し、元の証拠がすべて改ざんされていない状態を保つようにします。 そのために、デジタル領域を徹底的に調べ、隠れたデータ、削除されたファイル、メタデータを発見します。 一般的にデジタルフォレンジックは、犯罪捜査、サイバーセキュリティインシデント、データの整合性が最優先されるケースで使用されます。
デジタルフォレンジックとは対照的に、eDiscovery は、法的レビューと作成を目的として、ESI の特定、収集、整理に焦点を当てたプロセスです。 デジタルフォレンジックとは異なり、eDiscovery はフォレンジックの専門家による詳細なデータ分析に関与します (ただし、eDiscovery ツールのなかには詳細なデータ分析が組み込まれているものもあります)。 eDiscovery は、法曹の専門家やその他のステークホルダーが容易に理解できる形式に情報を収集して整理することのほうに主眼を置いています。 言い換えれば、eDiscovery の目的は、法務情報開示プロセス中に弁護士、法務サポートチーム、その他の関係者が ESI を利用できるようにすることです。
eDiscovery は、法的手続きにおいて電子的に保存された情報を効率的に管理するための基盤となり、重要な電子証拠の特定、収集、提示を容易にします。 しかし、eDiscovery は扱うデータ量が膨大で複雑でもあるため、複雑なプロセスを簡素化する革新的なソリューションを必要としています。 ServiceNow の法務サービスデリバリは、法務部門が eDiscovery とデジタルフォレンジックにアプローチする方法をサポートし、最新化するために設計された強力な法務ソフトウェアソリューションです。 ServiceNow を使用することで、企業はサイロを排除し、手作業を削減し、効率を向上させながらリスクを軽減できます。 これにより、法務の過程がインテークからインサイトへと変化し、全体的な可視性と生産性が向上します。
法務サービスデリバリエコシステムのなかでも際立つ機能が Legal Digital Forensics アプリです。 このソフトウェアはフォレンジック基盤を提供し、企業全体の eDiscovery 関連クエリの要求、割り当て、追跡のプロセスを簡素化します。 これにより、保管データソースと非保管データソースの両方の識別が簡素化され、サードパーティの専門的な eDiscovery ツールとシームレスに統合され、付加価値のあるサービスを提供できます。
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