法律や規制は、市場における公正な競争を保障し、消費者の権利を守るとともに、安全で平等な職場環境を構築するために役立ちます。とはいえ、通常、特に社内のビジネス要件に対処する場合、変更を強制するためには法律だけでは不十分です。多くの場合、企業にとっての真の課題は、内部コンプライアンスに関連する複雑なニーズを理解し、遵守することにあります。企業コンプライアンスとは、企業が自社とその従業員に期待される法的基準や倫理的基準を確実に遵守するようするためのメカニズムです。これには、内部ポリシーやトレーニングプログラムから、監査や施行戦略まで、あらゆるものが含まれます。
基本的に、企業コンプライアンスとは、すべての業務が確実に組織の倫理基準に沿っているようにするために、組織内でポリシーと手順を導入し維持することです。企業コンプライアンスのいくつかの側面は法的要件である可能性がありますが、多くの要素はコーポレートガバナンスと運用の整合性を向上させるために自発的に導入されます。
企業内の運用範囲を規定することは制限を加えているかのように見えることもありますが、企業コンプライアンスとは本質的に、内部リスクや倫理違反から企業を保護することです。内部ポリシーやフレームワークの策定と実施を通じて、ビジネスオペレーションの公正性が強化されます。これらのフレームワークは、確立された倫理基準や戦略的目標があらゆる行動において確実に遵守されるようにすることで、企業の評判と事業継続性の維持に役立ちます。より具体的に説明すると、企業コンプライアンスの重要性は、次の点に及びます。
企業コンプライアンスプログラムは、明確な指針と手順を確立することで、個々の従業員と組織全体の責任を規定します。この説明責任により、あらゆる行動が確実に法的基準と倫理的基準に沿っているようにし、公正性の文化を育むと同時に、損害をもたらす可能性のある意思決定が行われないように企業を保護します。
透明性は、コンプライアンスの基盤となります。ポリシーでは、企業の運営方法と、確立された期待に沿っていることを確実にするための措置を明確に示すことが求められます。これにより、企業は運用、意思決定プロセス、ビジネスプラクティスについて、よりオープンな姿勢を示すよう促されます。コンプライアンスイニシアチブが適切に導入されると、社内のステークホルダーは組織の内部事情について、より正確な情報を得られるようになります。さらに重要なのは、顧客との関係も改善できることです。顧客は、取引相手の企業に対して誠実さと透明性をより重視するようになっています。
効果的な経営と意思決定に重点を置いたコーポレートガバナンスは、確実にあらゆる行動が法的かつ倫理的に健全であるようにする徹底したコンプライアンスプログラムによって補完されます。それらが上手く連携していると、より効率的で責任ある企業運営につながります。
従業員が、法的かつ倫理的な行動指針に沿って運営されている組織の一員であることを認識することで、従業員は自分の仕事に対する誇りを高めることができます。このような倫理的な行動が規範となるポジティブな環境は、従業員が大切にされていると感じ、多くの場合、仕事に対する満足度とロイヤルティの向上につながります。
環境関連の法律や規制を確実に遵守することで、企業のコンプライアンスプログラムは、企業がエコロジカルフットプリントを削減し、持続可能なビジネスプラクティスを促進するために役立ちます。環境への責任に対するこの社内のコミットメントは、地球の長期的な健全性にとって不可欠であり、企業の責任に対する一般市民や消費者の期待の高まりに沿ったものとなります。
企業コンプライアンスは、多くの場合、自発的な内部ポリシーとより直接的に関連付けられていますが、特定の領域では、コンプライアンス違反に関連する法的罰則が存在する可能性があります。関連するすべての規制を会社が確実に遵守するようにすることで、コンプライアンスプログラムは法的制裁のリスクを軽減できる可能性があります。
包括的な企業コンプライアンスプログラムは、組織全体にわたるコンプライアンスのあらゆる側面を統合したものです。この統合は、外部の規制や内部ポリシーの管理から、徹底した従業員トレーニングの実施にまで及びます。あらゆる部門と従業員が確実にこれらの基準を維持することを共通認識とするようにすることで、重大な失敗や違反のリスクを大幅に軽減することができます。この共通認識は、企業の全体的な健全性と効率性に不可欠です。
より広い観点では、コンプライアンスを維持することで、従業員は仕事を効果的に遂行できるようになり、その結果、会社は目標を達成し、エンパワーメントと成長向上の文化を育むことができます。さらに、訴訟が発生した場合、強力な企業コンプライアンスプログラムは、企業がコンプライアンスを維持するために講じた措置を実証するとともに、法務専門家が追跡できる書面の証跡を作成しておくことができるため、組織にとって法廷における大きな支援となります。
効果的な企業コンプライアンスプログラムの確立には、非常に多くのことが関わっている (かつ得られるものも多い) ため、慎重なアプローチが必要です。成功につながる企業コンプライアンスプログラムの策定と維持に際して、企業が考慮すべき重要なステップは次のとおりです。
企業コンプライアンスの本質は、リスクに対処することです。これを行うには、まずコンプライアンス違反に対して最も脆弱な領域を特定する必要があります。潜在的な問題に先手を打つために、定期的なリスクアセスメントを実施する必要があります。監査結果や訴訟履歴、業界の規制動向、従業員からのフィードバックなどの要素を考慮します。これらのアセスメントは、リソースの優先順位付けや、特定のリスクへより効果的に対処するためのコンプライアンスプログラムの調整に役立ちます。
効果的な企業コンプライアンスは、企業全体の責任です。これは、それが経営陣のコミットメントから始まることを意味しています。経営幹部やその他の主要な意思決定者が、コンプライアンスプログラムを承認するだけでなく、積極的に関与する必要があります。また、ルールを管理し、あらゆるレベルの従業員に説明責任を担わせる権限を持っている必要があります。しかし、コンプライアンスを強制するだけではなく、リーダーたちは、倫理的な行動を自ら示し、コンプライアンスに関するオープンなコミュニケーションを促進するとともに、組織のコアバリューとして公正性を強化して、模範となる必要があります。
適切に定義された行動規範では、プログラムの目的、行動に対する要求、責任が明確に規定されている必要があります。さらに、腐敗防止対策、税務コンプライアンス、記録保持など、業界に関連する特定のコンプライアンス領域に対処するための詳細なポリシーと基準を確立しなければなりません。
誰もが発言権を持つことで、組織はより強くなります。テクノロジーは、業務上の懸念なのか法的要件に基づくものなのかを問わず、従業員がコンプライアンスの問題を報告するプロセスを簡素化することができます。これには、コンプライアンス要求の提出、苦情の報告、インシデントの記録などが挙げられます。さらに、各レポートや要求がどのように処理されるかを追跡する信頼性の高いシステムを維持することで、公正な処理を保証すると同時に、会社の行動が疑問視された場合に参照することができる重要な文書が提供されます。
公的な立場で会社を代表するすべての個人が、コンプライアンスの責任を負います。これは、会社の役員やサードパーティベンダーを含むすべての従業員が、法律、規範、ポリシー、標準について十分なトレーニングを受ける必要があることを意味します。理想としては、トレーニングが特定のロール (特にリスクの高い分野) に合わせてカスタマイズされており、かつ完全に文書化して追跡されている必要があります。コンプライアンスポリシーやトレーニング管理ツールを使用すると、このプロセスを簡素化し、確実に組織全体にわたって包括的で一貫したトレーニングを実施することができます。
企業のコンプライアンスプログラムは静的なものであってはなりません。継続的な評価と改善が必要な動的なプロセスです。従業員からの定期的なフィードバック、コンプライアンスの有効性の継続的な監視、国や地方自治体の規制に関する情報の把握は、変化する要求に対して組織が遵守を維持するために役立ちます。この継続的なコンプライアンス改善のアプローチにより、確実にプログラムが長期的に有効性を維持し、進化するビジネスと規制の状況に適応できるようにすることができます。
今日の企業は大きな力を秘めており、確立された内部ポリシーや指針へのコンプライアンスに適切に取り組むことで、これらの力はポジティブな変化をもたらす力となり得ます。2023 年第 4 四半期 Forrester Wave のガバナンス、リスク、コンプライアンス (GRC) プラットフォームのリーダーとして認定された ServiceNow は、組織が企業コンプライアンスに優先して取り組むことができるよう支援します。
ServiceNow 統合リスク管理 (IRM) は、受賞歴を誇る Now Platform® を基盤として構築されており、企業コンプライアンスに対する包括的なアプローチを提供します。強力なビルトインツールを使用して、規制を簡単にインポートし、内部ポリシーを管理することで、プロセス全体を簡素化します。動的なダッシュボードを使用してリアルタイムデータにアクセスし、組織全体の完全なコンプライアンスの詳細を表示します。高度な自動化とワークフローによりポリシーのライフサイクルを管理しながら、違反の証拠を常時監視します。そしてその間ずっと、GRC において定評あるリーダーと協力することで得られるサポートとガイダンスを享受することができます。
高度なコンプライアンス管理システムをビジネスオペレーションに組み込むことは、企業コンプライアンスに対する先進的なアプローチを示すものとなります。今すぐ ServiceNow のデモをご覧ください。コンプライアンスをビジネスの戦略的差別化要因にすることができます。