現代の顧客は、お気に入りとしている企業に多くを期待しています。今日の組織は、単に購入者のニーズに対応するために高品質の製品を提供するだけでなく、倫理的な運営と説明責任を果たし、世界の舞台で積極的な役割を果たすことが期待されています。
しかし、今日最も有力な企業の多くが社会的良心と誠実さを優先することを自らに課している一方で、より正式なガバナンスの必要性は依然として存在します。法的義務 (連邦政府や州政府によって執行される法律、ガイドライン、規制など) は、企業に対して厳格で測定可能な基準を設定しています。これにより特定の法域内で事業を行う組織は、安全かつ公正で、確立された期待に沿った方法で事業を運営できるようになります。
もちろん、法律は静的なものではなく、常に進化し、変化しており、企業は関連するすべての規制について最新の情報を把握しておくことが求められており、それを怠ると罰せられるリスクがあります。あらゆる業界の組織は、自社の利益を守り、法律の範囲内での事業の運営を保証できるかどうかが、規制コンプライアンスにかかっています。
企業は、顧客のニーズを満たし、収益を生み出すために存在します。規制コンプライアンスは、これらの目標をサポートするのに役立ちます。規制法令を遵守しないと、通常は、高額な罰金、訴訟、調査が発生することになります。そのすべては収益の増加を相殺し、組織の事業遂行能力を妨げる可能性があります。コンプライアンスも同様に、企業の評判を維持する上できわめて重要です。情報が急速に広まる時代では、規制への取り組みの不備はすぐに公に知られ、ブランドのイメージを損ない、消費者の信頼に悪影響を及ぼす可能性があります。
たとえば、サーベンスオクスリー法 (SOX) は、財務の健全性と企業の社会的信用を維持する上で、コンプライアンスが重要な役割を果たすことを強調しています。SOX は、規制の枠組みとして、厳格な内部統制と頻繁な監査を義務付けることで、財務不正を防止し、正確な財務報告を作成させるものとなります。また、企業の経営陣による説明責任を強化し、投資家を財務上の虚偽記載から守り、企業の評判を損なう可能性のある財務スキャンダルのリスクを低減します。さらに、SOX のコンプライアンスによって、運用の透明性を高め、データセキュリティプロトコルを強化し、企業は重大な法的罰則や罰金を回避できます。
もう 1 つの例は、NERC-CIP です。これは、エネルギー会社や公益事業会社の重要なインフラストラクチャを適切に維持し、サイバー脅威から保護するために規定されました。インフラストラクチャが適切に維持されないと、山火事が発生し、訴訟や社会的信頼の低下につながるという悲惨な影響を私たちは目にしてきました。
とはいえ、規制コンプライアンスは、単に罰則を回避するためだけのものではありません。コンプライアンスを重視することで、特に環境規制のような分野では、より環境に優しい技術や持続可能な手法の開発が進み、企業の技術革新が促進されます。
さらに、強力なコンプライアンスプログラムは、プロセスを簡素化し、より包括的なデータセキュリティコントロールを確立することで、運用効率を高めることができます。データ侵害が頻発し、脅威が多様化する中、データ保護法の遵守は絶対条件です。機密データの保護を怠ると、ビジネス自体にも顧客との関係にも、取り返しのつかない損害が生じる可能性があります。
簡単に言えば、規制コンプライアンスのプロセスと戦略は、組織が目標に向かって取り組む際の指針となります。この目標をサポートするために、コンプライアンス管理部門は通常、組織がすべての公式な法的義務に完全に準拠していることを保証する責任を負います。
規制コンプライアンスの重要性は、そのメリットによって証明され、競争上の優位性をもたらす可能性があります。繰り返しになりますが、効果的なコンプライアンスプログラムを採用している企業には、一般的に次のようなメリットがあります。
コンプライアンスプログラムは、組織が関連する法律を常に認識し、遵守するのに役立ちます。このプロアクティブなアプローチにより、通常業務を中断させたり、罰金やその他のより厳しい罰則を受けたりする可能性のある、法的違反、訴訟、制限を受けるリスクが大幅に軽減されます。規制コンプライアンスによって、企業は法的遵守を徹底し、不要な法的紛争を回避し、中核となるビジネスアクティビティに集中することができます。
消費者やビジネスパートナーは、単に成功を収めているだけでなく、倫理的であり責任ある事業運営を行っている企業をますます好むようになっています。たとえば、多くの顧客は、環境に悪影響を与える組織よりも、ESG 規制の遵守を示す組織との取引を選びます。そのため、コンプライアンスの実績は、企業のブランドと評判を高めます。コンプライアンスへのコミットメントを示すことは、企業のブランドアイデンティティの強力な要素となり、顧客、投資家、従業員の信頼とロイヤルティを育むことができます。
コンプライアンスプログラムにはたいていの場合、標準化された手順とベストプラクティスの実装が含まれています。この標準化は、ワークフローを簡素化するだけでなく、より安全な職場の維持にも役立ちます。たとえば、労働安全衛生規則を遵守することで、不当な健康リスクのない労働環境を確保し、事故の可能性を減らすと同時に、全体的な生産性を向上させることができます。
規制コンプライアンスにより、市場における競争条件が公平になります。すべての企業が同じルールと基準を遵守することで、コンプライアンスは公正で健全な競争を促進します。これは、コスト削減のために手抜きをするなど、コンプライアンス違反が不当な利益をもたらす可能性のある業界では特に重要です。
効果的なコンプライアンスプログラムは、重大な問題になる前にリスクを軽減するのに役立ちます。このようなリスク管理は、長期的な持続可能性と収益性に不可欠です。法的罰則や風評被害のリスクを最小限に抑え、安全で効率的な職場環境を構築することで、コンプライアンスプログラムはビジネスの財務健全性と安定性に貢献できます。
規制コンプライアンスは、重要な目的を果たし、さまざまなメリットをもたらしますが、組織が克服すべき課題も伴います。その障害の多くは、規制自体の動的な性質と、既存のビジネス構造や文化に規制を統合する複雑さに起因しています。
主な課題は次のとおりです。
法律は社会情勢に応じて発展し、変化するため、将来の規制動向を予測することは困難です。法的な状況は予測不可能ですが、これを軽減するために、組織はコンプライアンス予測ツールに投資することで、定期的な業界ベンチマーキングに取り組むことができます。規制に関する最新情報を常に把握し、業界団体とのネットワークを構築することで、潜在的な変化について早期にインサイトを得ることもできます。
SOX 法や NERC-CIP の要件を満たすなど、コンプライアンスを維持するには、テストや監査に関連する多額の費用が必要になることがよくあります。このようなコストを軽減するために、企業は高度な監査テクノロジーを採用し、専門企業にアウトソーシングし、コンプライアンスプロセスを自動化して手動での作業を削減できます。これらの戦略は、運用を簡素化し、コンプライアンステストに関連するコストを削減するのに役立ちます。
多くの企業にはコンプライアンス管理の専門家がいますが、それは規制コンプライアンスが、コンプライアンス担当者や管理者だけの責任であるという意味ではありません。組織内の全員が法律の範囲内で、確立された基準に従って業務を遂行できるようにするには、文化的な転換が必要です。しかしながら、そのような文化を確立して促進することは簡単ではありません。企業は、コンプライアンスの価値観について経営陣の賛同を得ること、また、コンプライアンスの重要性について明確なコミュニケーションを取ると同時に継続的なスタッフトレーニングを提供することで、これらの問題に対処できます。コンプライアンスをパフォーマンス測定基準に組み込み、コンプライアンスに準拠した行動に報酬を与えることで、この価値をさらに強化できます。
コンプライアンス専門家は、企業が規制遵守について理解するのを支援します。規制コンプライアンスが組織にとってより重視されるようになるにつれて、需要が高まり、この貴重なスキルを持つ潜在的な人材の確保が制限されるという問題が生じています。組織は、コンプライアンス担当者の魅力的なキャリアパスの構築に注力し、継続的なトレーニングと能力開発を提供し、教育機関と提携して専門的なコンプライアンストレーニングプログラムを開発することを検討する必要があります。
ビジネスでは、どれほど前向きな変化であっても混乱につながることがあります。コンプライアンスプロセスを既存の事業運営にシームレスに統合すると、重要なプロセスの遅延や中断が発生する可能性があります。自動化やコンプライアンス管理ソフトウェアを使用して、従業員がコンプライアンスチームと簡単にやり取りできるようにすることで、このような混乱を相殺することができます。
最後の点として、規制コンプライアンスにおける重要な面の 1 つは、新たな法律が企業にどのような影響を与えるかを予測することです。事業運営や収益性に対する新しい規制の影響を理解して定量化するには、詳細なデータ分析が必要です。企業は、予測分析とモデリングを採用して、新しい規制の潜在的な影響を評価できます。事業運営に対するコンプライアンスの継続的な影響を評価するためには、定期的な監査と影響度アセスメントを実施する必要があります。
規制コンプライアンスの徹底は継続的なプロセスであり、慎重な計画と実行が必要です。これには、組織が法的義務や業界固有の要件を満たすのをサポートするためのいくつかの重要なステップが含まれます。概要として、このプロセスの主要なフェーズには次のようなものがあります。
関連規制の特定
コンプライアンスへの最初のステップは、組織に適用される法律や規制を判断することです。これには、事業に直接または間接的に影響を与えたり、事業の運営方法を決定したりする可能性のある、連邦、州、地方自治体の規則を理解することが含まれます。これらの規制を包括的に理解することで、関連するすべての領域がカバーされ、事業者が認識していない基準を課せられることがないようにすることができます。
適用要件の決定
関連するすべての規制が特定されたら、次のフェーズでは、これらの規制の中から組織に関係する具体的な要件を特定します。これは、規制の詳細分析という形をとり、企業の状況において規制がどのように適用されるか、および事業をコンプライアンスに適合させるためにどのような変更を行う必要があるかを理解するためのものです。
内部監査の実施
新しいプロセスを導入する前に、組織の規制コンプライアンスの現状を明確に把握することが重要です。内部監査はそのような情報を提供し、コンプライアンス違反の領域や改善が必要と思われるその他のギャップを特定できます。これにより、コンプライアンスプロセスを構築または修正するためのベースラインが設定されます。
将来の監査に備えたコンプライアンスの証拠収集
現在のコンプライアンスのプラクティスと実行された是正措置の証拠を収集して整理します。このステップにより、外部監査が行われた場合、組織はコンプライアンスへの取り組みと運用の完全性を証明する具体的な証拠を得ることができます。この段階で詳細な記録とドキュメントを残しておくことで、監査プロセスを円滑に進め、後から実施される可能性のある規制当局の審査において、コンプライアンスの主張を裏付けることができます。
コンプライアンスプロセスの確立と文書化
要件が特定され、最初の監査が完了したら、あらゆるリスク領域に適切に対処するために、内部業務を調整します。コンプライアンスプロセスを確立し、明確に文書化します。これらのプロセスにおける個人の責任と目標について明確な指示を与え、将来の監査に使用できるよう、すべての変更を徹底的に記録します。
コンプライアンストレーニングの実施
コンプライアンスは組織全体の責任であり、全員が果たすべき役割を担っています。コンプライアンスプロセス、その重要性、規制の更新について従業員とステークホルダーを教育するために、定期的なトレーニングセッションを実施する必要があります。
規制変更の監視と評価
コンプライアンスは 1 回で成し遂げられるものではなく、継続的に注意を払い続けることが必要です。規制は頻繁に変更されるため、これらの変更を継続的に監視して、企業に適用されるかどうかを判断することが重要です。関連する変更が特定されたら、組織は迅速に対応してコンプライアンスプロセスを更新し、必要に応じてスタッフを再トレーニングする必要があります。
基本的なプロセスの他にも、効果的な規制コンプライアンスを促進するために組織が講じることができる追加的な対策があります。これらの「ベストプラクティス」には、次のようなものがあります。
規制環境の変化を継続的に監視します。これには、業界特有の規制だけでなく、法域レベルでのより広範な法改正に関する情報を常に把握することも含まれます。そうすることで、企業はコンプライアンス戦略を迅速かつ効果的に適応させることができます。
コンプライアンス行動規範を作成します。このドキュメントでは、公正、安全、倫理的な慣行に対する組織のコミットメントを明確に示す必要があり、従業員の日常業務と意思決定におけるコンプライアンスガイドラインとして機能します。
コントロールを定義する際にテストに優先順位を付けます。そうすることで、規制が強化されるにつれて、過剰な管理が行われるのを防ぐことができます。複数の規制に対応するようにコントロールを調整することで、不要なテストやメンテナンスを最小限に抑え、効率性とコントロールの管理性を高めることができます。
コンプライアンスポリシーを定期的に見直して更新し、関連性を維持し、ポリシーの弱点を特定して修正し、最新の規制変更に合わせて調整します。こうした見直しは、最新の役立つコンプライアンスフレームワークを維持するのに役立ちます。
コンプライアンス関連のアクティビティを自動化することで、効率と正確性が大幅に向上します。自動化により、規制の変更を監視したり、ドキュメントを管理したり、組織全体でコンプライアンスプロセスの一貫した遵守を保証したりできます。このようなテクノロジー主導のアプローチは、コンプライアンス管理を簡素化し、人的ミスのリスクを軽減します。
詳細な規制コンプライアンスポリシーをドラフト作成して共有することで、コンプライアンスに対する組織のコミットメントを公式化します。
規制コンプライアンスのポリシーは、組織の運用に関連する法的基準や業界規制の遵守を徹底するために確立された、一連の正式なガイドラインと手順です。このポリシーは、外部の規制要件に準拠した組織の行動と意思決定を導くための基盤となります。このようなポリシーの目的は 2 つあります。罰則の対象となるような法的違反を防ぐことと、規制当局、顧客、一般市民の目から見た組織の誠実さと評判を維持することです。
ポリシーは通常、事業に適用される特定の法律や規制の概要を示し、あらゆるレベルの従業員に対する責任と期待を詳述し、コンプライアンスを監視して報告するためのプロセスを説明します。これには、定期的な監査のためのプロトコル、スタッフ向けのトレーニングプログラム、コンプライアンス違反に対処して是正するための方法などが含まれます。規制コンプライアンスのポリシーは、これらの側面を明確に定義することで、組織内にコンプライアンス文化を醸成し、すべての活動を法的枠組みと規制機関の定める倫理基準の範囲内で行う助けになります。
企業の本社所在地や顧客基盤に応じて、組織はさまざまな地方、州、連邦、および外国の規制に精通している必要があります。さらに、特定の業界は独自の法律や基準によって管理されていることが多く、業界固有の規制も規制コンプライアンスのイニシアチブに含めることが不可欠です。
すべての企業は、それぞれの業界における規制を詳細に評価することが推奨されますが、注意すべき重要な業界規制には次のようなものがあります。
SOX：この法律は、Enron 社や WorldCom 社のような金融スキャンダル事件を受けて制定されました。SOX では、会計上の誤りや不正行為から株主や一般市民を守るため、厳格な監査と財務規制が義務付けられています。
FERPA (Family Educational Rights and Privacy Act)：学生のデータを収集する教育機関やその他の組織向け。
経済的および臨床的健全性のための医療情報技術に関する法律 (HITECH) および医療保険の相互運用性と説明責任に関する法律 (HIPAA)：デジタル患者データの収集、保存、転送を行う医療提供者やその他の企業、団体向け。
クレジットカード業界のセキュリティ基準 (PCI-DSS)：デジタル財務データを保存、転送する決済プロセス、企業、団体向け。
NIST Risk Management Framework：米国国立標準技術研究所 (NIST) によって開発されたこのフレームワークは、セキュリティ、プライバシー、リスク管理アクティビティを統合する包括的なプロセスを提供します。米国連邦政府機関やその他の組織によって IT セキュリティリスクの管理に使用されています。
NERC Critical Infrastructure Protection：北米電気信頼性協会 (NERC) によって施行されるこれらの基準は、北米の大規模電力システムの運用に必要な資産を保護するために設計されています。信頼性の高い電力網に不可欠な物理的資産とサイバー資産を保護対象としています。
2018 年カリフォルニア州消費者プライバシー法 (CCPA)：この法律は、カリフォルニア州居住者の個人情報に関する権利を強化し、それらの情報を収集または販売する企業にデータ保護の責任を課します。
一般データ保護規則 (GDPR)：欧州連合 (EU) で事業を運営している企業や EU 居住者のデータを扱う企業にとって重要な規制。GDPR は、厳格なデータ保護要件で知られており、個人データに対する強力な管理権を個人に与え、コンプライアンス違反に対して重い罰則を課します。
2023 年第 4 四半期に Forrester Wave のガバナンス、リスク、コンプライアンス (GRC) プラットフォームのリーダーとして認定された ServiceNow は、組織が規制コンプライアンスの期待に応えることに集中できるよう支援します。
ServiceNow 統合リスク管理 (IRM) は、包括的なツールと機能を通じて規制コンプライアンスを簡素化して強化するように設計されており、リスク管理とコンプライアンスのプロセスを単一のアクションシステムに統合し、組織が法務と規制のフレームワーク内で簡単に運用できるようにします。
IRM は、リアルタイムのヴィジビリティを提供し、組織のリスク態勢とコンプライアンス状況を包括的に把握します。自動化されたワークフローは、生産性を向上させ、コストを削減するのに役立ちます。高度な AI は、重要な意思決定を強化し、リスクを迅速かつ効果的に管理して軽減します。さらに、継続的な監視と自動化されたリスクアセスメントにより、企業は運用効率を損なうことなく、規制の変更に迅速に対応できます。
ServiceNow IRM は、コンプライアンス戦略の強化を目指す企業に、強力で信頼性の高いソリューションを提供します。ServiceNow が規制コンプライアンスの取り組みを変革する方法をご確認ください。ServiceNow のデモを今すぐご覧ください。