PMO は、社内のグループである場合もあれば、製品管理のために契約された社外のグループである場合もあります。PMO は、プロジェクト管理チームとは扱うその他の面において異なります。PMO は、幅広い範囲に対応し、多くの専門分野の人々によって構成され、個々のプロジェクトよりもむしろプロジェクト管理基準を担当します。このオフィスには通常、IT、計画、財務、リスク管理などの専門家が混在しており、すべてのプロジェクトが、定義された組織の成果目標を満たすものとなるように協力しています。
すべての組織が PMO を必要とするわけではありませんが、各組織にはプロジェクトマネージャーが必要です。プロジェクトマネージャーは、プロジェクトの全体的なコントロールと成功に責任を持つ個人です。ポートフォリオマネージャーは、組織内のすべてのプロジェクトやプログラムを監督しますが、包括的な目標と、プロジェクトとプログラムがその目標とどのように整合しているかに焦点を当てます。
PMO は、プロジェクトに関する文書を管理し、その統治下にあるプロジェクトの実行における方向性と主要な測定基準を提供します。多くの場合、PMO は、その管轄下にあるプロジェクトの予算編成と資金調達も担当します。
組織において PMO を利用することは、プロジェクト管理戦略や企業にとって有益です。総合的には、PMO によって企業は概要レベルの監視と計画を備えることができます。プロジェクト管理は監督され、組織には標準的な手順があります。
PMO が企業に有用で真の価値を提供する他の 3 つの方法は次のとおりです。
PMO を導入すれば、社内のプロジェクトに携わる全員が標準化された明確な方法と手順を利用できるようになります。PMO によって組織のプロジェクト管理基準を定義して維持することで、プロジェクトマネージャーやその他のプロジェクト管理チームのメンバーは、承認された手順を簡単に把握できるようになります。PMO はこれらの要素を標準化し、プロセスを簡素化します。
PMO が手順を標準化すると、組織が連携する絶好の機会が生まれます。PMO 部門やグループは、プロジェクト管理の基準や手順が全体的な目的、その軌道、その他の製品目標に沿っていることを確認できます。組織の連携は、プロジェクトが真の価値を付加するのにも役立ちます。また、PMO は、リソースの過度の重複や損失を回避するために、プロジェクト間の類似点にフラグを立てる独自の立場にあります。代わりに、すべてのプロジェクトを他のプロジェクトや会社の目標と一致させることができます。
PMO の責任の 1 つは、プロジェクトマネージャーを特定してトレーニングすることです。PMO がこの責任を担うことで、組織は十分なトレーニングを受けた優秀なプロジェクトマネージャーを確保できるようになります。プロジェクト管理の経験が浅い人に任せず、プロジェクト管理専用に設けられた部門でトレーニングを実施することで、トレーニングの質を高めることができます。そのため、PMO を設置している (または契約している) 企業は、より優れたプロジェクトマネージャーを擁することができます。
すべての企業に PMO があるわけではなく、すべての PMO が同じというわけでもありません。PMO の開発に標準はありません。それでも、組織のプロジェクト管理戦略の中で PMO がとる、いくつかの一般的な形態があります。次の 2 つは、PMO が社内で果たす個別の役割を表す最も一般的な形態です。
PMO の一般的なタイプの 1 つは、サポート型 PMO またはアドバイザリー型 PMO です。サポート型 PMO は、組織内のすべてのプロジェクトを収集し、プロジェクトのベストプラクティスを提供し、テンプレートやトレーニングを提供しますが、よりコンサルティング的な方法で行います。このタイプの PMO は、外部の場合もあれば、部署別、地域別、部門別 PMO の一部である場合もあります。
指示型 PMO には、高いレベルの管理コントロールと、組織の標準や慣行を強制する権限があります。基本的に、指示型 PMO は、プロジェクト管理に関する組織内の中心的権威です。アドバイザリー型 PMO は、特定プロジェクトのベストプラクティスに関するアドバイス提供するだけの場合がありますが、指示型 PMO は、そのプロジェクトのベストプラクティスを使用することを強制する権限を持ちます。
PMO は、プロジェクト管理において重要な役割を果たします。通常、組織が PMO を利用する場合は、ガイダンス、文書化、報告という 3 タイプの主要な役割と責任を活用します。
PMO は、プロジェクト管理戦略やツールのガイダンスを提供できます。特に、PMO は、それらの方法論とベストプラクティスに関するガイダンスを提供します。PMO が支援できるプロジェクト管理の最も一般的で有用な方法論とフレームワークを以下に示します。
- アジャイル
アジャイルとは、プロジェクトのプロセスをスプリントと呼ばれる小さなサイクルに分割して計画し、ガイドする反復的アプローチです。この手法は柔軟性が高く、強力です。
- ウォーターフォール
ウォーターフォールの場合、すべてのタスクがウォーターフォール (滝) のように 1 つのタスクから次のタスクへと流れます。タイミングには慎重な計画が必要ですが、このフローによってプロジェクトを効果的に進めることができます。
- スクラム
スクラムはアジャイルに似ていますが、その成果物の提出期限は 30 日ごとです。生産性に悩んでいるチームにとって、これは優れた方法です。
- シックスシグマ
シックスシグマは、欠陥と見なされるものを取り除くことでプロセスを改善するために使用される手法です。目標は、あらゆる種類のエラーを削減し、最大限の精度と優れた製品を実現することです。
PMO の重要な役割の 1 つが文書化です。PMO は、プロジェクト管理のガイダンスとベストプラクティスを提供し、ベストプラクティスは過去のプロジェクトから導き出されます。PMO がプロジェクトに関して文書化を実行し続けることで、PMO は特定のプロジェクトに何が効果的で最適であるかについて、より適切な意思決定と予測を行うことができます。文書化は実践に役立ちます。
PMO レポートは、プロジェクト管理を成功させるための貴重なツールです。レポートにより、プロジェクトを軌道に乗せ、ステークホルダーは進捗状況を常に把握できます。PMO がレポートを管理することで、プロジェクトの進捗状況を追跡し、すべてのステークホルダーに情報を提供し、プロジェクトについて上層部に報告できます。これにより、プロジェクトメンバーの報告の負担が軽減され、プロジェクトの開始から終了まで軌道に乗せることができます。
PMO は企業に多くのメリットをもたらし、非常に多くの重要な役割と責任を果たしますが、課題もあります。これらの課題に対処するのは難しいかもしれませんが、プロジェクト管理の成功のために PMO を活用してメリットを得たいと考えている企業であれば、すべて克服できます。以下は、PMO の最も一般的な 4 つの課題とその克服方法です。
PMO は、プロジェクトに携わるチームメンバーとのコミュニケーションを取れてこそ役に立ちます。PMO とチームメンバー間のコミュニケーションが不足すると、チームは PMO が提供できる知識や基準のメリットを受けられなくなります。この課題を克服するためには、PMO とチームメンバーとの間にいくつかのコミュニケーション手段を設け、定期的にチェックインを行うことが重要です。
企業によっては、プロジェクトマネージャーを仲介役にするのが最善であり、定期的なコミュニケーションがある限り効果的です。
PMO の成功には、PMO の人員配置が特に重要です。プロジェクト管理チームに真の価値を提供するために必要なスキルセットが PMO チームに不足していると、課題が生じます。この課題を克服する解決策は、PMO の役割と責任を果たすのに必要なスキルセットを持つチームを慎重に選ぶことです。多くの企業では、さまざまな人材を採用しています。
PMO によっては、プロジェクトの進行状況やチームの現在の活動状況に対するヴィジビリティを持ち合わせていないことがあります。ヴィジビリティが欠如していると、PMO の可能性と付加価値は制限されます。PMO にヴィジビリティがないと、プロジェクトに最適なプロジェクト管理プラクティスをチームに指導することができません。この課題を克服するために、PMO がチームの行動に対するヴィジビリティを持っていることが重要です。これはコミュニケーションの改善にも役立ちます。
どのような種類のプロジェクトであっても、対立で頓挫する可能性があります。チームの対立を解決しないと、PMO で多くの問題が発生する可能性があります。重要なのは、対立がエスカレートする前に解決する手段を提供することです。早期に問題を解決することで、チームの生産性を高め、プロジェクトを停滞させるリスクを軽減できます。
適切な PMO ソフトウェアは、ビジネス目標にも合致します。残念ながら、すべての企業が適切なソフトウェアを活用しているわけではありません。多くの組織では、プロジェクトポートフォリオ管理 (PPM) を PMO ソフトウェアとして使用しています。しかし、実際には、その成果が得られていません。PPM を活用していても、戦略、投資、成果の整合性を構築して維持することは困難です。
そこで、ServiceNow は戦略的ポートフォリオ管理 (SPM) を開発しました。これにより、組織は最重要事項に優先順位を付けて資金を投入し、投資の指針となるロードマップを作成して、計画を伝達し、進捗状況を追跡できます。SPM により、チームはビジネスのデマンドを統合して一元化しつつも、任意の方法で作業を計画して遂行できます。組織が課題を克服し、強力な PMO のメリットを享受するのに役立つのが PMO ソフトウェアです。
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