プロジェクト管理とは、特定の開始日と終了日を定めて、一定のスコープと予算を設定した作業を実施することです。
プロダクト管理は、プロジェクト管理とはいくつかの点で異なります。 プロダクト管理は市場の利益を表し、製品の長期的な戦略を推進するものであり、特定の開始日や終了日に制限されることはありません。製品のプロセスと進化は、どちらも継続的なものです。 この 2 つの管理タイプの違いを確認するもう 1 つの方法は、それぞれにおいて最も責任がある人について考えてみることです。
プロダクトマネージャーは、ビジネス環境の将来を理解し、そこに価値を提供する方法を定義する必要があります。 社外的には、プロダクトマネージャーは、継続的な要件やロードマップの責任者であることも含め、最終的な顧客向け製品を構成するすべてのデジタル製品に責任を持ちます。 社内的には、製品がサポートするビジネス機能の代表者です。一方、プロジェクトマネージャーには特定のスコープが与えられ、そのスコープを実施するための開始時と終了時が設定されます。 プロジェクトマネージャーは、製品が特定のプロジェクトに対応できるようになってから、製品に関わるようになります。 彼らはプロジェクトの多くの要素について責任を持っています。たとえば、次のようなものです。
- スケジューリング
- リソース割り当て
- 予算管理
- スコープ管理
さらに、プロジェクト管理とは異なり、プロダクト管理には通常「終了」日がなく、顧客からのフィードバックや市場の変動に基づいて常に進化を続けます。
アジャイル開発では、プロダクト管理とプロジェクト管理も異なります。 アジャイル開発は、独自の適応性により、どちらのタイプの管理にも役立ちます。 ここではプロダクトベースの場合とプロジェクトベースの場合のアジャイルの使い方の主な違いをいくつかご紹介します。
- プロダクトベース
- アジャイル開発ではストーリーとスプリントが製品に関連付けられる
- 最初から最後まで製品に焦点を当てた長期的なアプローチ
- 製品の耐用年数にわたり無期限に実施
- プロジェクトベース
- ここでもストーリーとスプリントは製品に関連付けられる
- スコープと終了日が明確に定義されている
プロダクトベースのアジャイル開発とプロジェクトベースのアジャイル開発の大きな違いは、プロジェクトベースにはスコープと終了日が定義されていることです。
同様に、プロジェクト管理とポートフォリオ管理は、密接に関連しているものの、組織内で異なる目的を果たし、レベルが異なる戦略計画に対応します。
前述のように、プロジェクト管理では、1 つの特定のプロジェクトの詳細な計画、調整、実行に焦点を当て、個々のプロジェクトが確実に時間通り、スコープ内、予算内で完了するようにします。 一方、ポートフォリオ管理は、プロジェクト (またはプログラム) の集合体をまとまったポートフォリオとして監督する、より上位レベルのアプローチです。
ポートフォリオ管理の主な目標は、ポートフォリオ全体が組織の全体的な戦略目標に沿ったものにすることです。 これには、戦略的整合性、リソースの可用性、潜在的な投資利益率に基づいて、どのプロジェクトを開始、継続、終了するかを決定することが含まれます。 ポートフォリオ管理では、リスクとリターンをポートフォリオレベルで検討し、組織への影響を最適化するための取り組みのバランスを取ります。
プロジェクト管理プロセスは、すべてのプロジェクトが必ず通る 5 つのステップまたはフェーズで構成されています。
- ビジネスケース
ビジネスケースは、プロジェクトの必要性、プロジェクトの目的、投資利益率を裏付けるものです。 - フィージビリティスタディ
フィージビリティスタディは、プロジェクトが会社にとって妥当な時間とコストで実行可能であることを証明するものです。 - プロジェクト憲章
プロジェクト憲章は、プロジェクトが何を提供し、どのように真の価値を提供するかを示すものです。
このドキュメントにより、プロジェクトは承認されます。 そうなれば、プロジェクト管理ではチームを集めてプロジェクトを実行し、プロジェクトがどのように展開されるかの詳細を決定する責任を負うようになります。 プロジェクト管理のこのフェーズは、プロジェクトチームがキックオフミーティングのために集まったときに終了します。
- プロジェクトスケジュール
プロジェクトスケジュールでは、各タスクのタイムラインとリソースの割り当てを定義します。 - プロジェクト予算
プロジェクト予算とは、プロジェクトの見積もり費用を一元的にまとめたものです。 - スコープ管理計画
スコープ管理計画では、プロジェクト期間中にプロジェクトスコープを追跡する方法について説明します。 - リスク管理計画
リスク管理計画では、プロジェクトに影響を与える可能性のあるリスクを説明します。 優れた計画には、リスクを軽減するための戦略も含まれます。 - リソース管理計画
リソース管理計画では、プロジェクト期間中にリソースをどのように取得、割り当て、管理するかについて説明します。 - ステークホルダー管理計画
ステークホルダー管理計画では、プロジェクトのすべてのステークホルダーを明らかにし、彼らを管理するための戦略を示します。 - コミュニケーション計画
コミュニケーション計画では、重要な情報をプロジェクト全体でどのように共有するかを明確にし、誰が情報を受け取るか、その人がどのような方法で受け取るか、いつ (どのくらいの頻度で) 受け取るのかを定義します。
プロジェクトのモニタリングと制御は、プロジェクトの実行フェーズと同時に行われます。 このステップでは、プロジェクト実行活動の進捗状況のモニタリングを行い、プロジェクトチームがスケジュールどおり、予算内に収まるようにします。
課題が発生した場合や状況が変化した場合は、調整が必要になる場合があります。 このフェーズでは、品質保証を確約するために品質管理手順が適用されます。
プロジェクトが完了し、最終的なプロジェクト成果物がステークホルダーに提示される時がクローズフェーズです。 承認されると、リソースが解放され、文書化が完了し、すべてに署名が行われます。 最後に、プロジェクトを通して得た印象、インサイト、学びを記録し、今後のプロジェクトに活かすための「得られた教訓」をチームで作成します。
プロジェクト管理は、組織にとって非常に有益な要素です。 実際、プロジェクトマネージャーは無形のタスクを数多く実行しているため、その価値を十分に理解していない人も珍しくありません。 プロジェクト管理を十分に活用することで得られるメリットは数多くあります。
- より効率的なチーム
プロジェクトマネージャーは、プロジェクトのあらゆる側面が時間通りに完了するようにする責任者を確保します。 その責任を担う専任の担当者がいることで、チームはより効率的になります。 - チームとクライアントの満足度の向上
プロジェクトが期限内に予算内で完了すれば、誰もが満足します。 プロジェクトマネージャーは、チームとクライアントのためにそれを実現する手助けをします。 - より優れた組織
プロジェクトマネージャーは、何かを行うにあたり、いつ、どのように、何のためになすべきかを監督する存在です。 すべてを取りまとめ、プロジェクトを軌道に載せるのです。 - チームの成長と発展
プロジェクトを監督するプロジェクトマネージャーがいれば、チーム内の個人は、プロジェクトの進捗管理でストレスをためる必要もなく、自分のスキルを磨き、成長する機会を得ることができます。 - 柔軟性の向上
プロジェクトマネージャーは、変更が発生したときにチームのシフトチェンジと変化への適応を支援することに専念できる人です。 これにより、プロジェクトチームの柔軟性がさらに向上します。 - 品質の向上
チームメンバーが自分の業務だけに集中することで、品質が向上します。 プロジェクトマネージャーは、すべてのチームメンバーにそれが可能となるようにすることで、プロジェクトの品質を向上させます。 - アウトプットの向上
企業がチーム全体からプロジェクト管理の負担を取り除き、代わりに専任の担当者を 1 人置くことで、チームの時間が解放され、より多くのプロジェクトに取り組み、より多くの仕事を生み出すことができます。 - 透明性と説明責任の向上
プロジェクト管理には定期的な報告が必要です。これにより、あらゆることの追跡・管理方法が向上します。
一般的な方法論では、組織ごとに異なるバリエーションを採用することがありますが、プロジェクト管理のほとんどのアプローチは、次のカテゴリのいずれかに分類されます。
プロジェクト計画は、プロジェクト管理ライフサイクルの基本的な段階です。 これには、プロジェクトの目的の概要、スコープの定義、必要なリソースの決定、タイムラインの確立などが含まれます。 包括的な計画を通じて、プロジェクトマネージャーは明確な方向性を示し、期待値を設定し、潜在的なリスクを軽減することを目指します。 効果的なプロジェクト計画は青写真として機能し、開始から完了まですべてのステークホルダーを導き、組織全体の目標との整合性を確保します。
ウォーターフォール型管理では、プロジェクトの一部である各タスクを完了してから、次のタスクを開始する必要があります。 プロジェクトのステップはすべて直線的であり、ウォーターフォール、すなわち滝のように次のステップに向かって一方向に流れます。 ウォーターフォール型管理では、プロジェクト全体をスケジュールどおりに維持するために、すべてのステップを時間通りに実行する必要があり、タイムラインは重要です。
アジャイルプロジェクト管理は、コンピューターソフトウェア業界から生まれました。 当初はアジャイルマニフェストの 12 の基本原則がありましたが、現在ではアジャイルプロジェクト管理は、成果物の継続的なモニタリングと改善に焦点を当てた反復プロセスです。 その中核となるのは、高品質の成果物は顧客価値提供の結果だということです。
アジャイルプロジェクト管理は、ウォーターフォールアプローチのような段階を追った順次的なアプローチに従いません。 その代わりに、プロジェクトフェーズは、組織内のさまざまなチームメンバーにより並行して完了します。 このアプローチでは、手順全体をやり直すことなく、エラーを発見して修正できます。
リーン手法とは、要するに時間とリソースの無駄を省くことです。 この戦略の主な考え方は、より少ないリソースで、より多くの価値を顧客のために生み出すことです。 プロジェクトで使用されるリソースは、プロジェクトの成功に直接貢献するリソースのみです。
スクラムプロジェクト管理は、反復的かつ段階的な製品提供を優先する手法です。 これは、絶え間ないフィードバックとコラボレーティブな意思決定により行われます。 スクラムは、コラボレーティブな方式、タイムボックス、頻繁なフィードバックサイクル、優先順位を付けた製品バックログを使用して、要件を制御するための時間とコストを低減します。
カンバン方式とは、ソフトウェア開発で使用されるフレームワークです。カンバンでは作業アイテムが可視化され、リアルタイムでのコミュニケーションと透明性を維持するのに役立ちます。 カンバンボードは、チームやプロジェクトマネージャーが、プロジェクトに関わるすべてのことや、その責任者を把握するのに役立ちます。 カンバンの焦点はフローにあり、すべてのタスクには未完了、進行中、完了のマークが付けられて管理されます。
シックスシグマは、欠陥やエラーを減らすことでビジネスプロセスを改善するために使われる一連の方法論とツールです。 この方法論の焦点は、精度と、ばらつきの低減です。 プロジェクトのパフォーマンスに影響を与える可能性のあるばらつきを特定して排除するための体系的なフレームワークを提供します。
クリティカルパス法 (CPM) は、プロジェクトのクリティカルパスや、プロジェクト全体を完了するために終える必要があるタスクの最長シーケンスを見つけることに焦点を当てた手法です。 タスクとそのタイムラインをマッピングすることで、プロジェクト全体のクリティカルパスやタイムライン、予算、スコープを示すことができます。
クリティカルチェーンプロジェクト管理 (CCPM) は、プロジェクト内の各タスクを、必要なときに使用するバッファを備えたチェーンに入れる手法です。 これらのバッファが大切です。 プロジェクトのモニタリングと制御は、主にバッファの利用に重点を置きます。
PRINCE2 は、Projects IN Controlled Environments (制御された環境のプロジェクト) の略です。 この方法では、プロジェクトを小さなステージに分割し、明確な役割と責任を定義し、定義された 7 つの原則を利用してプロジェクトのライフサイクルを管理することで、リソースとリスクを管理することに重点を置いています。
さらに、状況によっては、複数のアプローチを組み合わせることが適切な場合もあります。 ハイブリッドプロジェクト管理はそうしたアプローチの 1 つです。 ハイブリッド管理では、2 つ (またはそれ以上) の異なるプロジェクト管理手法を採用し、それらを組み合わせることで、プロジェクトのニーズに合ったまったく新しい手法を生み出します。
デジタルディスラプションの時代には、プロジェクト管理のあり方も変わる場合があり、プロジェクトから製品へのフレームワークはそれに対抗するように設計されています。 このモデルでは、チームメンバーは特定の製品の専任担当者として割り当てられます。.チームに終了日はなく、製品に付随する責任もありません。
プロジェクト管理には常に 3 つの制約があり、プロジェクト管理の三角形とも呼ばれます。 すべてのプロジェクトは常に以下の制約を受けます。
- 時間
- プロジェクトスコープ
- コスト
プロジェクト管理とは、これらのバランスを適切にとることです。 プロジェクトでは、最小限の時間と最小限のコストで、その全スコープを実行する必要があります。 このバランスが難しいため、プロジェクト管理ツールが非常に重要となります。
プロジェクト管理を成功させるには、適切なツールを使用することが重要です。 以下に、最も一般的なプロジェクト管理ツールをいくつかご紹介します。
クリティカルパス法は、主にプロジェクト計画で使われる時間管理手法です。 この手法では、タスクの順序と期間に着目し、計画された活動のうち、プロジェクト終了までの最長パスを決定します。 この「クリティカルパス」を特定することで、プロジェクトマネージャーはプロジェクトの最短期間を確認し、プロジェクトの完了日に直接影響するタスクを強調できます。 CPM は、タスクの依存関係を理解し、リソースを効率的に割り当て、潜在的な遅延を軽減するのに役立ちます。
ガントチャートは、プロジェクトのタイムラインを視覚的に表すもので、タスクとそれぞれの期間をカレンダーに表示します。 各タスクはバーで表され、その長さがタスクの期間に対応します。 ガントチャートは、タスクを時系列に配置することで、プロジェクトの進行状況を明確にし、依存関係を強調し、リソースの効果的な調整を支援します。 このツールは、計画立案とモニタリングの両方で重要な役割を果たし、任意の時点でのプロジェクトのステータスの明確なスナップショットを提供します。
カンバンボードは、視覚的な合図と段階的なワークフローの改善に基づくプロジェクト管理ツールです。 これにより、チームはタスクの視覚化、進捗のモニタリング、ワークフロー効率の最適化を行うことができます。 従来のボードは列に分かれていて、それぞれがワークフローのステージを示します。 タスクがワークフロー内を進むにつれて、ある列から次の列へと移動していきます。 これは実際の紙 (付箋など) で行うことも可能ですが、多くの場合デジタルツールを使用して視覚化します。 デジタルビジュアルシステムは、透明性を高め、コラボレーションを促進し、ボトルネックや非効率性をリアルタイムで見極めるのに役立ちます。
ステータスレポートは、定期的なコミュニケーションツールとして、ステークホルダーにプロジェクトの現在の位置に関する最新情報を提供します。 この文書には通常、タスクの完了、予算の遵守、潜在的な課題、初期計画からの逸脱に関する情報を記載します。 プロジェクトの健全性と進捗状況のスナップショットを提供することで、ステータスレポートは透明性を高め、情報に基づいた意思決定を促進し、すべての関係者がプロジェクトの目標と成果物について足並みを揃えられるようにします。
もう 1 つの価値あるツールは、リソースプランニングです。 プロジェクトに必要なリソースとその使い方を把握することは、プロジェクトの成功や予算にとって重要です。 リソースプランニングには、以下に示す 3 つの重要な要素があります。
- リソース割り当ての最適化
- ワークロードのバランス調整
- リソース制約の管理
リソースプランニングを行うことで、プロジェクトマネージャーはプロジェクトを成功させるために必要なものを確保することができます。
同様に、財務計画も、プロジェクトの財務に使うという点以外は、同じツールです。 これは以下の要素で構成されています。
- 予算の管理
- コストの管理
- プロジェクトの財務実績の評価
- リスクやその他の問題の計画や管理
プロジェクト管理は、プロジェクトマネージャーだけが行うものではありません。 多くの場合、プロジェクト管理チームには、プロジェクトを成功させるために不可欠な多くの役割があります。 プロジェクト管理の役割として最も一般的なものを次に示します。
- プロジェクトマネージャー
プロジェクトマネージャーは、プロジェクト全体の知識エリアの責任者です。 通常はプロジェクトを主導します。 - プロジェクトスポンサー
スポンサーはプロジェクトの顧客です。 組織によっては、さまざまなレベルのプロジェクトスポンサーが存在します。 - プロジェクトチームメンバー
チームメンバーは、成果物を作成し、プロジェクトの目標を達成するプロセスに貢献するために働く熟練した専門家達です。 このチームメンバーの数は、プロジェクトによって異なります。 - プロジェクトのステークホルダー
これは、プロジェクトに既得権益または「stake (掛け金)」を持つ個人またはグループです。 通常、プロジェクトマネージャーはプロジェクト全体を通じてステークホルダーとコミュニケーションを取る必要があります。 - プロジェクトポートフォリオ管理
プロジェクトポートフォリオマネージャーは、プロジェクトポートフォリオを最適化し、キャパシティと需要のバランスを取り、計画とリソースをプロジェクトの実行に結び付ける作業を行います。 また、プロジェクトマネージャーが利用するすべてのプロセスと戦略をまとめることもあります。 - クライアント
これは、プロジェクトまたはプロジェクトの主要コンポーネントが納品されるグループまたは個人です。
スキルアップや必要な資格取得のためのプロジェクト管理の資格は数多く存在します。 一般的なプロジェクト管理の資格をいくつかご紹介します。
Google Project Management Certificate：この認定プログラムでは、プロジェクト管理の基本を学びます。 · PMI 認定資格：複数のレベルの認定資格があり、ほとんどのプロジェクトマネージャーは業界標準の Project Management Professional (PMP) 認定を取得しています。
- Google Project Management Certificate
この認定プログラムでは、プロジェクト管理の基礎を学びます。 - PMI 認定資格
認定には複数のレベルがあり、ほとんどのプロジェクトマネージャーは業界標準の Project Management Professional (PMP) 認定を取得しています。 - アジャイル認定資格
複数の認定資格があり、アジャイルやスクラムの手法を使用するプロジェクトマネージャーには必須要件です。 - PRINCE2 証明書
ほとんどの企業では、PRINCE2 プロジェクトに従事するために、PRINCE2 証明書が必要です。 英国、オーストラリア、ヨーロッパで最もよく使用されています。 - ServiceNow 認定資格
この認定資格 は、新しい機能を達成し、需要を満たし、組織の変化に対応し、新しい機会を実現するための方法、ツール、テクニックを適用するものです。 特にプロジェクトポートフォリオマネージャーに役立ちます。
プロジェクト管理は企業にとって重要な要素であるため、チームが最高のパフォーマンスを発揮できるツールを用意することが大切です。 ServiceNow では、戦略的ポートフォリオ管理 (SPM) によってそれが実現できると考えています。
SPM は、リーダーが、戦略をビジネス価値をもたらす成果に変換できるようにするものと定義されています。 これにより、組織は最重要事項に優先順位を付けて資金を投入し、投資の指針となるロードマップを作成して、計画を伝達し、進捗状況を追跡できます。 詳細なステータスレポートを即座に自動的に生成します。 また、あらゆるプロジェクト管理ツールを 1 つの一元化されたプラットフォームにまとめることで、プロジェクトマネージャーはプロジェクト、リソース、財務、その他の関連データを確認できます。これらはすべて、信頼できる単一の情報源に基づいて構築され、組織全体で調整されたものです。 SPM により、チームはビジネスのデマンドを統合して一元化しつつも、任意の方法で作業を計画して遂行できます。 ServiceNow のおかげで、今日の組織の業務はプロジェクト管理の最新ソリューションをついに手にしたのです。
アジャイルによる提供、ハイブリッド、SAFe のいずれであっても、ServiceNow では、リソースの割り当て、予算業務、プロジェクト管理のあらゆる基本的な側面をさらに強化するために必要なツールを提供します。
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