ワークフロー管理とは、生産性を向上させ、フラストレーションを軽減し、タスクの流れを簡素化するために企業が使うシステムや戦術を表すものです。
プロセスがビジネスを推進します。 目的が何であれ、コンセプトやアイデアを大きな成果につなげるには一連のステップに従う必要があります。 こうしたプロセスをつなぎ合わせ、相互依存関係にあるタスクや人材をまとめ上げて、他のやり方では達成できなかった目標を達成するものをワークフローと呼びます。 最良のワークフローは、ワークフローの自動化を取り入れ、手作業による単調なプロセスやタスクにまつわることの多いボトルネックやミスの解消を可能にします。
ビジネスワークフローの効果をさらに高めるため、多くの組織がワークフロー管理に取り組んでいます。
ワークフロー管理では、ビジネスタスクやプロセスの特定、分類、構造化、追跡、文書化、最適化を行い、望ましい成果に向かってそれらがスムーズで正確に進行するようにします。 通常、ワークフロー管理は次の 2 つのカテゴリに分けられます。
- プロセス統合
プロセス統合ではアプリケーションやベンダーにまたがるビジネスプロセスを定義します。 - イベント自動化
イベント自動化はワークフロー自動化と一部重なり、ワークフロー内での個別タスクの自動化を可能にします。
本質的に、ワークフロー管理はワークフロー内での特定のタスクに関する次の 4 つの基本的な問いに答えるために存在します。
- 実行すべきことは何か？
- 誰がそれを実行するのか？
- いつまでにそれを完了する必要があるか？
- それをどのように達成すべきか？
ワークフロー管理は正しく適用すると、高い可視性、プロセスの自動化、サポートツールを同時に実現し、従業員とプロセスの指針となることができます。 さらに、信頼性の高いワークフロー内で業務を遂行するチームは生産性と効率が向上し、他のチームよりも高い目標志向性を示すようになります。 これはワークフローのデータにアクセスしやすくなるために、ワークフロー内のステップやプロセスに加え、アクションに責任を持つロールに対する可視性が高まることによるものです。
ワークフローが人材とプロセスを一体化させるのと同様に、プロジェクトとは複数のワークフローが連動することで特定の成果を達成している状況です。 プロジェクト管理は、そうしたプロジェクトの指針や最適化に関連するツールや戦略を表します。 たとえば、ワークフロー管理が複数の新規雇用者のオンボーディングに必要なプロセスの明確化や最適化に役立つ一方で、プロジェクト管理は特定の新規雇用者個人の募集、採用、オンボーディングに必要なタスクについて詳細を決め運営を行ないます。
一方、ワークフロー管理ソフトウェアが洗練されてきたことを考えると、この両分野には重なる部分が多くなる可能性もあります。 実際、現在利用できる最高のワークフロー管理システムは、基本的に企業が依存する可能性があるプロジェクト管理業務のすべてを実行できます。
最新のビジネスプロセスの規模と複雑度を考慮すると、ワークフローに関連するタスクと人材の調整を図り追跡するには効果的なツールが必要です。 ワークフロー管理システムは企業のワークフロー効率化を支援する目的で作成されたソフトウェアソリューションです。 一般的にこれらのツールは、反復的なタスクやプロセスの自動化、リマインダーやフォローアップのスケジューリング、未完了タスクに関するユーザーへのアラート通知、パフォーマンス指標の追跡、ワークフローのあらゆる側面を包括的に表示する操作画面といった、ビルトイン機能を備えています。
ワークフローを効果的に管理するには、開始から終了まで、多くの作業があります。 最高のワークフロー管理システムは、ワークフローのあらゆる面を最適化し、すべてのレベルでユーザーをサポートできる必要があります。 従って、ワークフロー管理システムは次のような幅広い高度な機能や性能に依存します。
- 分析トラッキング
- 自動通知
- クラウドベースコンピューティング
- コーディング不要のワークフローデザイナー
- ドラッグアンドドロップツール
- サードパーティアプリケーション統合
- ローコードアプリ開発
- 並列分岐
- レポート生成
- ロールベースのアクセス制御
- サービスレベルアグリーメント (SLA) ステータスインジケーター
ワークフロー管理ソフトウェアツールは、ワークフローに関して手間が掛かる作業の大部分を処理するよう設計されています。 ただし、どのようなツールでも効果を引き出すには、適切に使用して機能を最大限に発揮させることができるかどうかが非常に重要です。 ビジネスにワークフロー管理ソリューションを導入する際には、次のベストプラクティスを参考にしてください。
ワークフローは個々の部門の境界を越え、組織全体の従業員やプロセスに関係することがあります。 これらのソリューションは会社全体のビジネスに影響を与える可能性があるため、会社の上層部から支持を得ることが不可欠です。 管理者や経営幹部とワークフロー管理について話し合い、必ずサポートを得てから本格的な実行に移します。
会社の上層部に加えて、個々のステークホルダーも関与させる必要があります。 ワークフロー内のさまざまなタスクの責任者になる人物を特定します。 それらの人物と密接に連携して、プロセスをエンドツーエンドで効果的に運用するために必要なすべてのことを確実に整えます。
マッピングはワークフロー管理に極めて重要な要素ですが、すべてのワークフローの緊急度や重要度が同じというわけではありません。 まず考慮すべきは、優先度の高いワークフロー (財務、IT、HR 関連のワークフローなど) と顧客関連のワークフローです。 これらはアジャイルで、完全に機能し、効率化されている必要があります。 これらを整備すれば、サポート的なワークフローの優先順位付けをすることができます。
自動化は効果的なワークフロー管理の鍵であり、できる限りあらゆる部分に適用する必要があります。 ワークフローを念入りにチェックして、単純で反復的なタスクや承認プロセスをすべて洗い出します。そうしたタスクやプロセスは自動化に適している可能性があり、自動化によって空いた時間で従業員は他のもっと戦略的な作業に従事できます。
ワークフローをマッピングすると、含まれているタスクについて正確に俯瞰できます。 これによって、従業員が時間を費やしているのにメリットを生んでいない冗長な作業を特定することができます。 ステークホルダーと密接に連携してワークフローを見直し、重複作業が発生している領域を見つけて、排除します。
導入後に再評価と修正が必要になるワークフローは数多くあります。 適切な測定基準を設定して、重要業績評価指標 (KPI) を監視し、すべてが最適な進み方をしていて個々のプロセスが想定通りに機能していることを確認します。 これによって潜在的な問題がある領域を特定して改善を行なうことができます。
高度な自動化技術で自律的に機能するワークフローを作成することはできますが、人間がプロセスを監視していた方が良いことに変わりはありません。 ワークフローを統御し、必要に応じて軌道修正をして、得られたインサイトを使ってさらにビジネスを最適化します。
ボトルネックや重複タスクを排除してプロセスの最適化が行えるのはワークフロー管理の主なメリットの 1 つです。 しかし、このアプローチの当然の副産物として迅速化を実現できる一方で、ワークフロー管理システムの新規構築は通常、一晩で成し遂げられるようなことではありません。 関連するツールを準備し、ユーザーのトレーニングを行ない、関連するシステムを統合し、最終的にソリューションを展開するまでには、数日、数週間、あるいは数か月かかります。 代替案として、大規模な管理プラットフォームの一部として機能し、ローコードツールを使って運用するワークフロー管理であれば、大がかりな準備やトレーニングをまったく必要としないこともあります。 この方法であれば展開も早く、多くの場合は 1 日で完了します。
プロセスがビジネスを推進しますが、そのプロセスがどれほど効果的に機能するかはワークフローの管理方法に左右されます。 IT 管理システムのトップ企業である ServiceNow は、ワークフロー管理をかつてないほど大きく進化させます。
受賞歴のある Now Platform® を基盤とする ServiceNow ワークフロー管理は、ローコード機能と、高度な AI とサポートツールを備えたすぐに利用可能な機能を連携させ、そのすべてに一元化された場所からリモートアクセスすることが可能です。 短期間で精緻なカスタムワークフローを構築できます。 既存のデータやツールとの統合が可能です。 重要な測定基準や KPI を定義し追跡することもできます。 変数やワークフローの分岐も設定可能です。 そしてそれらすべてを通じて、画期的な自動化を適用してすべてを正しい方向に進めることができます。
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