統合ワークプレイス管理システム (IWMS) を活用し、企業の施設管理、プロジェクト管理、不動産ライフサイクル管理に役立てることができます。
統合ワークプレイス管理システム (IWMS) は複数のソフトウェアプラットフォームを統合し、職場の施設管理、資本プロジェクト管理、施設メンテナンス、不動産ライフサイクル管理、リソース管理を最適に実行できるソフトウェアソリューションです。いずれの IWMS ソリューションを導入する場合も、行うべき重要なステップがあり、適切な IWMS ソリューションを見つけるにはデータニーズ、UI やその他のアプリケーションの考慮事項を検討する必要があります。
テクノロジー調査会社 Gartner が「統合ワークプレイス管理システム」という用語を使い始めたのは 2004 年のことです。これはさまざまな職務領域を管理するエンタープライズプログラムを意味し、その概念は Gartner によると「単一のテクノロジープラットフォームと単一のデータリポジトリ」です。90 年代後半から 2000 年代の初期にかけてインターネットが普及するとともに、統合やこれらのプラットフォームが実現しやすくなり、その重要性も増しました。
IWMS ソフトウェアは、もともと連携が薄く同時には機能しない職場内で、さまざまな領域の統合が必要な場合の統合ツールとして最適です。
職場施設の運用とメンテナンス業務には、従業員サービスの管理、移動管理、リソーススケジュール、CAD、建物情報モデリング、スペース管理などが含まれます。フロアプランやその他のマップも分かりやすい形で提供され、分析や情報収集に役立てられます。また IoT センサーを使用して占有率に関するデータを生成し、スペース使用や最適なコスト変更を分析できます。
資本プロジェクト管理には一般に、建物の拡張や改修の設計と実行、施設の入替、詳細計画などが含まれます。いずれも IWMS を利用して調整され、設計、資本管理、コスト、調達、スケジュール、入札、クリティカルパス分析、文書作成をサポートします。
居住者が建物を快適で安全に使えることは非常に重要です。施設にはメンテナンスが必要です。IWMS ソリューションは、メンテナンス要求、在庫、ベンダー、保証、作業指示や関連コストなどの情報データベースを管理します。予防メンテナンスに関する分析も行い、将来のコスト増を抑制します。居住者はサービスポータルを通じて要求を行い、施設管理者が優先順位を決めて対処します。
IoT システムの IWMS への統合も進められています。これにより、メンテナンスの必要性を予測し、施設や関連資産をリアルタイムで監視できます。
不動産管理では、管理対象の資産に関する複合的なデータセット (建物面積、コスト、資産、リース期間、占有率など) が必要です。IWMS の不動産管理では、さまざまな場所をビジュアル化してスペースを紹介したり、利用可能なオプションやレイアウトを記録したりすることができます。このため、入居予定や入居中のテナントをはじめ、メンテナンス業者や外部業者など資産を扱う関係者とのコミュニケーションに役立ちます。
IWMS は建物取得時の情報管理のほか、ポートフォリオ管理、リース管理、会計、税務処理にも活用できます。
企業は持続可能な方法を採用する傾向にあり、それに対応できるのが IWMS ソフトウェアです。施設を評価、分析して、資源の消費や廃棄物を削減し、水やエネルギーの使用、CO2 排出量を抑えられます。IWMS の施設管理機能は持続可能性を高め、パフォーマンス測定基準の収集や適切なエネルギー管理計画を可能にします。
施設管理者は目標を記録、追跡するためにデータ収集や自動レポートを活用し、目標達成の成否や実際に調整が必要かどうかを判断できます。これらの目標により、持続可能な方法を広い視点でとらえ、職場における消費全般に対する理解を深められます。IoT も施設管理に統合され、スマートセンサーによる使用状況に応じた照明や温度の調整、環境やスペース占有の検知に利用できます。
統合ワークプレイス管理システムは、さまざまなプラットフォームの単一アクセスポイントとして機能します。また IWMS プラットフォームはチーム間のワークフロー効率化の優れたツールとして、あらゆる業務を最適化して既存の IT システムを支援します。
複数の機能を提供する 1 つのシステムに機能を集約できることで、チームの重要性が増します。ソフトウェアプラットフォームを減らすことで障壁をなくし、ダウンタイムの可能性や機能の欠陥・冗長性を減らすことができます。IWMS などの有用なシステムは、プロセスの効率化、コストの削減、優れたレポートシステムによる独自のインサイトの提供を可能にし、目標達成を支援し、分析や適切な意思決定に役立ちます。
企業や組織は、ServiceNow の Workplace Service Delivery などの統合ソリューションを活用することで投資利益率を上げられます。
IWMS の適切な導入戦略は職場や異なる機能システムを通じて最適な環境を構築するために不可欠であり、重要な考慮事項とニーズの特定が必要です。
IWMS ソフトウェアの導入と使用の継続を考慮し、確認されたリソースニーズをもとに必要なチームメンバーを特定します。実装プロセスを効率よく連携して進められる小規模な機能グループが理想的です。コミュニケーションも必要ですが、プロセスの各段階で必要な労力を減らすことができます。
導入プロセスで確認すべきニーズとして、あらかじめ確認すべきものとプロセスの進捗とともに確認するものがあります。プロセスを効率よく進める方法はさまざまですが、現在使われている連携ワークフローも役立ちます。すぐに使えるリソース、現在と将来に必要なリソースを見つけるようにします。
IT プロセスも何らかの変更が必要です。物理インフラストラクチャの変更やクラウドコンピューティングの変更、移行に適した IT システムを考慮します。
導入のあらゆる段階において、長期と短期の目標が重要です。収集、保管するデータの種類とともに、データの内容や使用法を検討します。基準の概略が決まったら目標の設定を始めます。例えば、IWMS プログラムのロールアウト中のチームマイルストーンや、必要に応じた IT インフラストラクチャのタイムラインの変更、プロセスにおけるデータ収集のマイルストーンなどが考えられます。
必要なリソースや目標とともにニーズを特定できたら、さまざまな事項を検討する必要があります。まず、IT システムをどこまで拡張、統合して IWMS ソフトウェアに対応するかを検討します。インフラストラクチャをサポートするための導入と変更のコストオプションも考えます。IWMS の導入と継続的サポートに必要な追加のソフトウェアシステムや関連コストも考慮します。IWMS の初期と将来のロールアウトのためのプロセス最適化とともに、現在と将来のプロセスへの影響もよく考える必要があります。
IWMS の導入とアップグレードはフェーズに分けて進めることが推奨されます。アップグレードは一般に特定の領域を対象に、システム内のプロセスの改善や問題の修正のために行います。
IWMS システムの選択においては、統合する機能、UI やユーザビリティ、品質などの多くの考慮事項があります。
優れたソフトウェアでも、使いやすい UI がなければ操作性や品質が低下するおそれがあります。IWMS ソフトウェアについても品質を十分検討し、欠陥やバグが少なく、職場で要求される操作性や表示、データ収集、レポート作成などの品質水準を考慮する必要があります。UI は組織のあらゆるユーザーが簡単に理解でき、新規ユーザーにも十分理解できるものであることが重要です。
プラットフォームの完全統合にはデータ損失、難題や障害がつきものです。IWMS を他の稼働中のプラットフォームと統合した場合に、単一プラットフォームで優れたユーザーエクスペリエンスを提供し、組織で利用される他のプラットフォームの機能も継続できるのが理想的です。
デジタルワークフローにより組織間のサイロを打破できます。コードレスの自動ワークフロー、迅速な IT 開発、統合サービス、特定のフローアクションを含むフロー設計により、全体の生産性を向上させ、必要な要件を満たして成功を収める企業を実現できます。
コンピューター支援施設管理 (CAFM) ソフトウェアは、スペースや資産を一元管理する機能を備えており、施設管理と、職場のサービス要求との統合に適しています。複雑な管理ソフトウェアを必要とせず、サービス管理や要求の追跡のみを希望する小規模企業や施設に最適です。CAFM プログラムは、1 つのプラットフォームだけでなく、複数のプラットフォームにも拡張できます。
IWMS ソリューションは、複数の管理領域を監視する大規模なエンタープライズレベルの企業に最適です。これらのシステムを 1 つのプラットフォームに集約し、要求管理や目標とする戦略計画、エネルギーとリソース管理、資本プロジェクト、不動産、リース管理、施設のメンテナンスに活用できます。
IWMS は今後、拡大を続けるリーダーや組織の期待に応えるために革新を続けるでしょう。インターネット登場初期に期待が膨らんだように、現在はあらゆる分野で発展、導入される技術とともに、さらに期待が増しています。現在のテクノロジー開発の中心は、クラウドとモバイルに対応し、IoT デバイスの利用と接続が可能なプラットフォームです。特に IoT デバイスは適合性と用途が拡大し、スマートデバイスからの自動データ収集など、その応用は IWMS ユーザーにとってさらに重要さを増しています。
ユーザーインターフェイスも必要なすべての機能を備え、ページやリンクをすぐさま簡単に利用できる分かりやすいものであることが必要です。IWMS プラットフォームは、変化を続けるインターフェイスやデータ収集方法とともに進化して、複雑な環境に対応できることが求められます。IWMS プラットフォームは今後、さらに拡張性を高め、スマートで柔軟にあらゆる可能性に応えられるようになるでしょう。
進化する職場環境に最新デジタルサービスを提供。