La gestión de cambios como disciplina formal comenzó a mediados del siglo XX, y evoluciona a partir de las prácticas de desarrollo organizacional. El modelo de “descongelar, cambiar y volver a congelar” de Kurt Lewin en la década de 1940 sentó las bases al enfatizar la preparación, implementación y mantenimiento de los cambios. Los marcos de trabajo posteriores, como el proceso de ocho pasos de John Kotter, perfeccionaron estas prácticas, centrándose en el liderazgo estratégico y el aspecto humano del cambio. Hoy en día, la gestión de cambios aborda las complejidades de las transformaciones empresariales impulsadas por los avances tecnológicos y los cambios del mercado.
En las organizaciones modernas, la gestión de cambios implica la transición de personas, equipos y procesos para lograr un estado futuro deseado. La gestión de cambios en TI se centra más específicamente en navegar por las complejidades de las transformaciones digitales, garantizar la integración perfecta de las nuevas tecnologías y mantener la estabilidad operativa durante los cambios en la infraestructura de TI. Los gerentes de cambios desarrollan e implementan estrategias para garantizar que estas transiciones se alineen con los objetivos empresariales y minimicen la resistencia. Trabajan en estrecha colaboración con líderes sénior, gerentes de proyectos e interesados para gestionar los aspectos humanos del cambio, al mismo tiempo que proporcionan comunicación, formación y apoyo.
El trabajo de un gerente de cambios incluye varias responsabilidades clave destinadas a garantizar transiciones exitosas dentro de una organización. Al cumplir con estas responsabilidades, los gerentes de cambios se aseguran de que todos los cambios se implementen de manera efectiva, con una interrupción mínima y el máximo beneficio para la empresa y sus empleados. Específicamente, el gerente de cambios puede tener las siguientes tareas:
Navegar por las solicitudes de cambio
Los gerentes de cambios procesan las solicitudes de cambio (RFC) alineándolas con los objetivos estratégicos de la empresa. En TI, los gerentes de cambios manejan los RFC al garantizar que las nuevas tecnologías o procesos también aborden las necesidades de la empresa y respalden los objetivos establecidos, a menudo mediante la mejora del rendimiento del sistema, la mejora de la seguridad o la actualización de las aplicaciones de software. Esto requiere comprender el impacto más amplio de cada cambio y garantizar que agregue valor a la organización.
Respaldar los esfuerzos de comunicación
Diseñan, desarrollan y gestionan comunicaciones relacionadas con iniciativas de cambio. Una comunicación eficaz es esencial para garantizar que todos los interesados estén informados y estén a la altura de los cambios.
Realizar la gestión de la transición
Los gerentes de cambios realizan análisis de impacto, evalúan la preparación para el cambio e identifican a los interesados. Los gerentes de cambios de TI se centran en cómo los cambios propuestos afectarán el rendimiento del sistema, el acceso de los usuarios y los protocolos de seguridad. Evalúan la preparación de los equipos de TI e identifican a los interesados clave, como administradores de sistemas, desarrolladores y usuarios finales. Esto generalmente implica crear planes detallados para respaldar la transición y gestionar el proceso de cambio de principio a fin.
Realizar la resolución de conflictos
Los conflictos a menudo surgen durante las iniciativas de cambio. Los gerentes de cambios actúan como mediadores, resolviendo disputas y alineando diferentes puntos de vista con los objetivos de la organización a través de la diplomacia y la comprensión.
Evaluar el impacto de los cambios
Realizan evaluaciones de impacto detalladas para comprender cómo los cambios afectarán a la organización. Esto implica identificar posibles riesgos y desarrollar estrategias de mitigación para abordarlos.
Colaborar en la formación
Los gerentes de cambios apoyan el diseño y la entrega de programas de formación para garantizar que los empleados estén equipados con las habilidades necesarias para adaptarse a los cambios. Proporcionan requisitos de entrada y documentación para facilitar una formación eficaz.
Dirigir el comité de aprobación de cambios
Los gerentes de cambios dirigen el comité de aprobación de cambios (CAB), orientan los análisis sobre los posibles cambios y garantizan una toma de decisiones informada. Este foro es fundamental para equilibrar los riesgos potenciales y las recompensas de los cambios propuestos.
Los gerentes de cambios tienen muchas responsabilidades y confían en las soluciones digitales que les permiten aprovechar al máximo su valioso tiempo. Estas herramientas ayudan a los gerentes de cambios a planificar, ejecutar y supervisar los cambios en una organización. A continuación, se presentan algunos de los tipos de herramientas con las que todo gerente de cambios debe estar familiarizado:
ITSM
Los sistemas modernos de gestión de servicios de TI (ITSM) vienen equipados con módulos de gestión de cambios que registran toda la información relevante sobre un cambio y rastrean su progreso a través del proceso de gestión de cambios.
Evaluación de riesgos
Las herramientas de evaluación de riesgo ayudan a los gerentes de cambios a identificar y analizar los posibles riesgos asociados con los cambios, lo que les da el poder de desarrollar estrategias de mitigación específicas para minimizar el impacto.
Gestión de proyectos
Para cambios a gran escala, las herramientas de gestión de proyectos son esenciales para garantizar que los cambios se entreguen a tiempo y dentro del presupuesto.
Herramientas para la programación
Estas herramientas permiten a los gerentes de cambios automatizar la programación de los cambios, lo que garantiza que se liberen en el entorno de producción en el momento adecuado para minimizar las interrupciones.
Matrices de decisiones
Las matrices de decisiones ayudan a los gerentes de cambios a tomar decisiones complejas mediante la evaluación sistemática de diferentes opciones y resultados, lo que ayuda a garantizar que se elija el mejor curso de acción para cada cambio.
Al igual que hay distintos tipos de cambios que puede enfrentar una organización, hay varias especialidades dentro de las opciones de gestión de cambios. Los siguientes roles permiten a los gerentes de cambios enfocar sus habilidades únicas en tipos específicos de cambio:
Especialista en adopción de cambios
Los especialistas en adopción de cambios se aseguran de que los usuarios de una organización adopten con éxito nuevos sistemas, tecnologías o procesos. Este rol se centra en guiar a los equipos durante el período de transición, garantizar una interrupción mínima y maximizar el compromiso del usuario con las nuevas soluciones.
Gerente de cambios de TI
El gerente de cambios de TI asume la responsabilidad de las iniciativas de cambio relacionadas con la introducción o modificación de sistemas de TI, aplicaciones de software e infraestructuras de red. Este rol implica garantizar que estos cambios se implementen sin problemas, con una interrupción mínima de las operaciones.
Gerente de cambios estratégicos
Los gerentes de cambios estratégicos ayudan a alinear las iniciativas de cambio con la visión a largo plazo de una organización, y se centran en la planificación de alto nivel para respaldar objetivos empresariales más amplios. Colaboran de forma estrecha con el liderazgo sénior.
Gerente de cambios de transformación
Estos profesionales lideran cambios radicales y a gran escala que, fundamentalmente, remodelan una organización, manejan iniciativas complejas y ayudan a inspirar a los empleados a través de transiciones importantes. Los gerentes de cambios de transformación trabajan con equipos multifuncionales para integrar los cambios en todos los niveles.
Gerente de cambios de proyectos
Los gerentes de cambios de proyectos son expertos en la gestión de iniciativas de cambio que toman la forma de proyectos: planificar, ejecutar y cerrar proyectos de cambio dentro de los plazos y las restricciones presupuestarias. Los gerentes de cambios de proyectos trabajan junto con los equipos del proyecto, los interesados y los patrocinadores.
Gerentes de desarrollo organizacional
Estos gerentes están enfocados en el lado humano del cambio. Mejoran la cultura de la empresa, desarrollan talento y mejoran el compromiso del personal. Trabajan junto con los equipos de RR. HH. y de aprendizaje para diseñar e implementar programas que preparen a la fuerza laboral para el cambio.
Gerente de cambios organizacionales
Especializados en la implementación diaria, los gerentes de cambios organizaciones se centran en las mejoras de los procesos, la adopción de tecnología y los ajustes del flujo de trabajo. Garantizan que los cambios se ejecuten de manera eficaz dentro de los equipos, y trabajan de forma estrecha con los empleados de primera línea y la gerencia intermedia.
Gerente de comunicaciones de cambios
Los gerentes de comunicaciones de cambios son responsables de elaborar y difundir mensajes para apoyar la aceptación y reducir la resistencia. Se centran en crear una comunicación clara y coherente, desarrollar estrategias para transmitir beneficios y razones, y mantener la transparencia y la confianza durante las transiciones.
Si estás interesado en convertirte en un gerente de cambios de alto rendimiento, necesitarás desarrollar una combinación de habilidades técnicas e interpersonales, que son cruciales para gestionar eficazmente las iniciativas de cambio, abordar la resistencia y garantizar transiciones sin fricciones. Las habilidades técnicas (también llamadas habilidades duras) permiten a los gerentes de cambios aplicar metodologías estructuradas y utilizar herramientas relevantes, mientras que las habilidades interpersonales (habilidades blandas) les ayudan a liderar equipos, comunicarse de manera efectiva y comprender la dinámica organizacional.
Las habilidades esenciales para los gerentes de cambios incluyen las siguientes:
Los gerentes de cambios de alto rendimiento deben poseer una variedad de habilidades blandas esenciales para la empresa que les permitan navegar por dinámicas humanas complejas e impulsar iniciativas de cambio exitosas.
Comunicación
Una comunicación eficaz garantiza claridad, mantiene informados a los interesados y desarrolla alineación en torno a las iniciativas de cambio.
Gestión de proyectos
Los gerentes de cambios deben poder guiar los proyectos de cambio de manera eficaz. Es fundamental coordinar varias partes móviles, las líneas de tiempo y los interesados para ejecutar cambios sin crear interrupciones.
Gestión del tiempo
Los gerentes de cambios deben priorizar las tareas y gestionar los plazos para garantizar que los cambios se implementen dentro de los plazos establecidos y que cualquier retraso se aborde y minimice rápidamente.
Visión estratégica
La capacidad de ver el panorama general y alinear las iniciativas de cambio con los objetivos de la organización a largo plazo es esencial para garantizar que los cambios sean significativos y sostenibles.
Liderazgo
Las sólidas habilidades de liderazgo ayudan a inspirar y motivar a los empleados, gestionar la resistencia y guiar a los equipos a través del proceso de cambio. Los líderes eficaces pueden generar confianza y fomentar un entorno positivo para el cambio.
Comprensión del comportamiento de la organización
El conocimiento de cómo se comportan las personas y los grupos dentro de una organización hace posible que los gerentes de cambios aborden preguntas, gestionen la resistencia e implementen cambios que se alineen con la cultura y los valores de la organización.
Además de las habilidades blandas, los gerentes de cambios necesitan habilidades técnicas específicas para gobernar e implementar eficazmente las iniciativas de cambio. Esto es especialmente importante para los gerentes de cambios de TI, que deben demostrar conocimientos eficaces relevantes para herramientas de TI específicas.
Experiencia en modelos de gestión de cambios
La competencia en marcos de trabajo (como el modelo de cambios de Lewin, el marco de trabajo de McKinsey 7-S y los 8 pasos de Kotter para liderar el cambio) es crucial para aplicar metodologías estructuradas a las iniciativas de cambio. Estos modelos proporcionan un plan para gestionar las transiciones de una manera que garantice resultados exitosos.
Visión técnica para usar tecnologías relevantes
Los gerentes de cambios deben ser expertos en el uso de herramientas y plataformas que respalden los procesos de gestión de cambios. El software de gestión de proyectos, las herramientas de comunicación y las aplicaciones de análisis de datos son solo algunas de las tecnologías con las que los gerentes de cambios deben estar familiarizados. El nivel adecuado de competencia técnica permite a los gerentes planificar, rastrear e informar sobre las iniciativas de cambio de manera eficiente y eficaz.
Los gerentes de cambios y los gerentes de lanzamiento tienen roles similares. Ambos desempeñan un papel crucial para garantizar que los cambios y las actualizaciones se implementen sin problemas. Por otro lado, se centran en distintos aspectos del proceso:
Gerente de cambios
Un gerente de cambios supervisa todos los cambios en la infraestructura, los procesos y los sistemas de TI de una organización. Su responsabilidad primaria es gestionar la aprobación y el seguimiento de los cambios, lo que garantiza que se alineen con los objetivos empresariales y se implementen con un riesgo y una interrupción mínimos.
Gerente de lanzamiento
Un gerente de lanzamiento es responsable de la implementación de software y hardware nuevos o actualizados en el entorno de producción. A diferencia del gerente de cambios, que se encarga de la aprobación y planificación de los cambios, los gerentes de lanzamiento se aseguran de que todos los componentes de una versión se integren, prueben e implementen juntos, lo que mantiene la estabilidad del sistema y minimiza el tiempo de inactividad.
La diferencia primaria entre los gerentes de cambios y los gerentes de lanzamiento es que los gerentes de cambios se concentran en la gestión más amplia (el “por qué” y el “cómo” de los cambios), mientras que los gerentes de lanzamiento manejan la implementación específica y la integración de estos cambios en el entorno de producción (el “qué” y el “cuándo”).
En algunos casos, tus responsabilidades como gerente de cambios pueden superponerse a las de un gerente de proyectos tradicional. Dicho esto, estos dos roles generalmente se consideran separados y distintos dentro de las organizaciones.
El gerente de proyectos se centra principalmente en planificar, ejecutar y cerrar proyectos, lo que garantiza que se cumplan los objetivos y requisitos específicos. Este rol implica seguir pautas y estándares bien documentados, cumplir con líneas de tiempo específicas y centrarse en los procesos y sistemas técnicos para ofrecer valor a los clientes o interesados.
El rol del gerente de cambios se extiende más allá del alcance de la finalización del proyecto. Se centra en integrar los cambios sin problemas en la estructura de la organización y alinearlos con las estrategias empresariales a largo plazo. Los cambios pueden afectar los recursos, el tiempo y el presupuesto, y como tales deben integrarse en los proyectos y sus planes deben ajustarse en consecuencia. Por lo general, la gestión de cambios no se adhiere a las pautas o líneas de tiempo estándar y, a menudo, incluye procesos menos formales. En su lugar, enfatiza el “por qué” y el “futuro” de los cambios, priorizando a las personas afectadas.
En pocas palabras, los gerentes de proyectos se preocupan principalmente por los aspectos técnicos de los proyectos, mientras que los gerentes de cambios se centran en el alcance más amplio de la gestión del impacto del cambio en las personas. Los gerentes de cambios son responsables de garantizar que los empleados estén preparados, se sientan apoyados y puedan adaptarse a nuevas formas de trabajo.
La demanda de gerentes de cambios está creciendo a medida que las organizaciones reconocen cada vez más la importancia estratégica de gestionar las transiciones. La mayoría de los gerentes de cambios comienzan con roles más amplios que les permiten familiarizarse con la estructura y la infraestructura de TI de una organización. En muchos casos, un futuro gerente de cambios puede comenzar su carrera como especialista en TI, coordinador de proyectos, analista de negocios o algún otro rol.
A medida que las empresas navegan por los avances tecnológicos, las perturbaciones del mercado y los cambios organizacionales, las oportunidades profesionales para los gestores de cambios también están evolucionando. Esto permite a los profesionales de cambios avanzar hacia roles de liderazgo más sénior, como director de gestión de cambios, director de transformación o vicepresidente de desarrollo organizacional. También es posible que tengas la oportunidad de especializarte en tipos específicos de gestión de cambios, como la transformación digital, las fusiones y adquisiciones o el cambio cultural, lo que mejora aún más tus perspectivas profesionales.
Los gerentes de cambios son esenciales en varios sectores, y cada uno de ellos aprovecha su experiencia para gestionar las transiciones y garantizar el éxito, independientemente de las empresas a las que respalden:
TI
En el sector de la tecnología, el gerente de cambios se aseguran de que los proyectos de TI se alineen con los objetivos empresariales más amplios. Al enfocarse en la colaboración multifuncional y los enfoques centrados en las personas, reducen el riesgo y mejoran el éxito de las iniciativas tecnológicas, lo que fomenta una integración de TI más eficaz y mejoras en toda la empresa.
Atención médica
Los gerentes de cambios en atención médica supervisan la implementación de nuevas tecnologías, los cambios normativos y las mejoras de los procesos. Garantizan que el personal médico esté capacitado para manejar bien los cambios y que todos los cambios mejoren la atención al paciente y la eficiencia operativa.
Seguros
En el sector de los seguros, los gerentes de cambios abordan las transiciones relacionadas con las actualizaciones, el cumplimiento y la digitalización de las pólizas. Ayudan a los empleados a adaptarse a los nuevos sistemas y procesos, lo que garantiza una interrupción mínima del servicio al cliente.
Venta minorista
Los gerentes de cambios del sector minorista se centran en los cambios en la gestión de inventario, los sistemas de punto de venta y las estrategias de interacción con el cliente. Ayudan a garantizar que los cambios se alineen con las tendencias del mercado y el comportamiento de los consumidores.
Transporte
Los gerentes de cambios en el transporte gestionan la introducción de nuevas tecnologías de logística, optimizaciones de rutas y cambios normativos. Garantizan que los empleados reciban formación y que las operaciones continúen sin problemas durante las transiciones.
Educación
En el sector de la educación, los gerentes de cambios supervisan las actualizaciones de los planes de estudio, la integración de nuevas tecnologías de aprendizaje y los cambios de políticas. Apoyan al personal docente y administrativo en la adaptación a estos cambios para mejorar los resultados educativos.
Finanzas
Los gerentes de cambios financieros manejan los cambios relacionados con el cumplimiento normativo, las tecnologías financieras y las mejoras de los procesos. Garantizan que los empleados comprendan y puedan implementar de manera eficiente nuevas políticas y sistemas.
Fabricación
Los gerentes de cambios en la fabricación supervisan la implementación de nuevos procesos de producción, tecnologías y estándares de cumplimiento. Ayudan a los trabajadores a adaptarse a estos cambios, lo que garantiza que se mantengan la productividad y la calidad.
El cambio puede ser disruptivo. Más que eso, puede ser desmoralizante, lo que hace que los empleados se sientan inciertos o incómodos, al mismo tiempo que erosiona su confianza en la estabilidad de la organización. Como gerente de cambios, puedes ayudar a facilitar la transición al proporcionar claridad en la comunicación, el soporte y la formación para garantizar que todos se sientan informados y seguros durante todo el proceso de cambio. Para los cambios relacionados con TI, facilitarás la transición a nuevas herramientas y soluciones, al mismo tiempo que ayudarás a todos los involucrados a mantener su enfoque en los objetivos importantes de la empresa. Al abordar las preocupaciones y fomentar un entorno positivo, los gerentes de cambios ayudan a mantener la moral, desarrollar la confianza y reducir el impacto negativo del cambio.
Esto conlleva varias ventajas clave, entre las que se incluyen las siguientes:
En general, los objetivos del gerente de cambios se pueden resumir de la siguiente manera:
- Comprender los beneficios, los riesgos y las dependencias asociados con cada cambio, y compartir esa información con los interesados pertinentes.
- Guiar el cambio para que ocurra de forma segura.
- Coordinar el cambio para que pueda suceder de forma estratégica para minimizar el tiempo de inactividad.
- Evitar que se implementen cambios no aprobados
Obtener un título relevante es quizás el paso más fundamental para convertirte en un gerente de cambios. Los títulos en administración de empresas, desarrollo organizacional, psicología o un campo relacionado proporcionan una base sólida para comprender el comportamiento organizacional y la gestión estratégica, mientras que los títulos asociados con la informática pueden sorprenderte con conocimientos técnicos cruciales para gestionar los cambios en la infraestructura de TI, las actualizaciones del sistema y las iniciativas de transformación digital.
Además, certificaciones como la certificación de gestión de cambios de Prosci, gerente de cambios certificado - aspectos básicos (CCMF), profesional certificado de gestión de cambios (CCMP) y profesional de gestión de proyectos (PMP) pueden mejorar tus credenciales. Estas certificaciones ofrecen aprendizaje estructurado y validación de tu experiencia en metodologías de gestión de cambios.
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