La gestión de adquisiciones lo hace posible.
La gestión de adquisiciones respalda el objetivo principal de las adquisiciones: ayudar a las empresas a adquirir los bienes y servicios adecuados a los costes idóneos para respaldar sus operaciones. Como tal, se espera que los equipos de adquisiciones se encarguen de varias tareas clave, entre las que se incluyen:
- Crear órdenes de compra (POS) para documentar y autorizar las transacciones, garantizando la precisión y la responsabilidad en el gasto.
- Desarrollar contratos para establecer acuerdos a largo plazo con los proveedores, asegurando precios estables y un suministro constante.
- Adquirir provisiones y servicios para satisfacer las necesidades empresariales y, al mismo tiempo, negociar el mejor valor en términos de coste, calidad y entrega.
- Desechar los bienes y equipos que sobran para optimizar los recursos, recuperar los gastos y evitar desembolsos innecesarios asociados con el almacenamiento o los residuos.
- Alinear las compras con los requisitos del proyecto para garantizar que las decisiones de adquisición respalden las necesidades operativas.
- Garantizar un gasto transparente para proporcionar visibilidad en las decisiones de adquisición.
El primer paso en la adquisición es determinar qué necesita la empresa y cuándo. Esto implica definir especificaciones de productos o servicios, evaluar la demanda y usar datos históricos para prever requisitos futuros.
Los tipos de proveedores con los que una empresa decide trabajar son muchos, lo que significa que los equipos de adquisiciones deben evaluar a los proveedores potenciales en función de factores como los precios, los niveles de servicio, las capacidades de producción y el cumplimiento. Este paso está estrechamente vinculado a la gestión de riesgos de terceros y puede implicar la investigación de nuevos proveedores o la emisión de solicitudes de información, propuestas o presupuestos formales para comparar opciones.
Este paso a menudo se solapa con la selección de proveedores, ya que las empresas deben evaluar los riesgos potenciales y el cumplimiento de las normativas antes de finalizar los acuerdos. Los equipos de adquisiciones llevan a cabo un proceso de debida diligencia verificando las credenciales de los proveedores y garantizando el cumplimiento de las normativas del sector (al tiempo que evalúan la estabilidad financiera de su posible socio). La incorporación incluye la integración de nuevos proveedores en los sistemas de adquisición.
Una vez que se elige un proveedor, la siguiente responsabilidad de los equipos de adquisiciones es negociar los precios, los plazos de entrega, las condiciones de servicio y otros detalles del contrato. Las negociaciones directas ayudan a garantizar el mejor valor al tiempo que definen claramente las expectativas.
Una orden de compra es un documento formal que autoriza las transacciones acordadas en el paso anterior, detallando la cantidad, el coste, las especificaciones y los términos de la compra. La orden de compra promueve la claridad entre el comprador y el proveedor, y sirve como referencia principal para procesar el pedido.
Tras la entrega, los equipos de adquisiciones revisan los envíos para confirmar que coinciden con las especificaciones y los estándares de calidad acordados. Un proceso de conciliación triple, en el que se comparan la orden de compra, la factura y los documentos de recepción, contribuye a verificar la precisión. Si surgen discrepancias, las empresas pueden rechazar el pedido o trabajar de otro modo con el proveedor para resolver el problema.
Después de confirmar que los bienes o servicios se entregaron como se esperaba, el equipo encargado de las cuentas a pagar procesa la factura. Este paso mantiene la vinculación de los pagos a los términos del contrato y garantiza que se registre toda la documentación antes de liberar los fondos.
Los registros de adquisiciones detallados respaldan las auditorías, ayudan a asegurar el cumplimiento de las obligaciones fiscales y son inestimables a la hora de tomar decisiones de compra en el futuro. Los equipos de adquisiciones también usan los datos de rendimiento para evaluar a los proveedores y garantizar la calidad continua para reforzar las asociaciones a largo plazo.
La gestión de adquisiciones garantiza que las empresas compren los bienes y servicios que necesitan, y que puedan hacerlo de forma eficiente, rentable y de conformidad con las políticas de la empresa. En pocas palabras, la gestión de adquisiciones existe para perfeccionar el proceso de adquisición.
Una estrategia de gestión de adquisiciones bien estructurada tiene un gran impacto: mejora las finanzas a corto plazo de la empresa (mediante el ahorro de costes) y, al mismo tiempo, desempeña un papel clave en la planificación financiera a largo plazo (al proporcionar una mayor visibilidad del gasto y el rendimiento de los proveedores). Asimismo, la gestión de adquisiciones proporciona una visión clara de las amenazas a las que se enfrentan las operaciones logísticas, lo que ayuda a respaldar la gestión de riesgos de la cadena de suministro.
Beneficios de la gestión de adquisiciones
Basándose en algunos de los beneficios de nivel superior mencionados anteriormente, una gestión eficaz de las adquisiciones ofrece ventajas más específicas. Por ejemplo:
- Reducción del gasto
La gestión de adquisiciones ayuda a las empresas a negociar mejores contratos, centralizar proveedores y reducir las compras innecesarias. - Mitigación de riesgos
Los procesos de adquisición sólidos ayudan a las empresas a minimizar los riesgos relacionados con la fiabilidad de los proveedores, las disputas contractuales y las infracciones de cumplimiento. - Mayor calidad
Las prácticas de adquisición estandarizadas garantizan que las empresas obtengan bienes y servicios de alta calidad. - Visibilidad mejorada
La gestión centralizada de adquisiciones proporciona una mayor transparencia en las decisiones de compra, el rendimiento de los proveedores y el gasto general. - Mayor cumplimiento y gestión de riesgos
La gestión de adquisiciones respalda la gestión del cumplimiento, garantizando el cumplimiento de las políticas de la empresa, las normativas del sector y las obligaciones contractuales. Los procesos estandarizados también ayudan a garantizar que se cumplen las aprobaciones, las cualificaciones de los proveedores y los requisitos de auditoría, lo que reduce el riesgo de infracciones normativas y sanciones financieras. - Agilidad mejorada
Muchas organizaciones están dejando de considerar las adquisiciones como una función reactiva de tipo administrativo y convirtiéndolas en un elemento proactivo y estratégico del crecimiento empresarial. Un proceso de adquisiciones bien gestionado permite una toma de decisiones más rápida, lo que ayuda a las empresas a adaptarse a los cambios del mercado y aprovechar nuevas oportunidades.
Los equipos de adquisiciones desempeñan un papel activo en la gestión de las relaciones con los proveedores, la supervisión de las transacciones y la adaptación de las estrategias de adquisición para respaldar los objetivos empresariales. Aunque sus responsabilidades se centran en gran medida en las compras, es en las tareas de soporte (analizar patrones de gasto, evaluar riesgos y trabajar con las partes interesadas internas para mejorar la eficiencia de las adquisiciones) donde se produce el verdadero trabajo detrás de la gestión de adquisiciones.
Entre las principales responsabilidades del equipo de adquisiciones se incluyen:
- Optimizar las relaciones con los proveedores
- Estandarizar los flujos de trabajo de adquisiciones
- Rastrear el rendimiento de las adquisiciones
- Gestionar el cumplimiento y los riesgos
- Garantizar el cumplimiento de los contratos
- Respaldar la planificación financiera
- Diversificar los proveedores para reducir la dependencia de un único proveedor
Los procesos de adquisición manuales requieren mucho tiempo y son propensos a errores y difíciles de escalar. La automatización es la respuesta. La automatización de las tareas de adquisición, como la aprobación de órdenes de compra, el procesamiento de facturas y la reconciliación de pagos, reduce la carga de trabajo administrativa y acelera los tiempos de transacción. La automatización de IA, que emplea inteligencia artificial avanzada (IA), puede mejorar aún más la eficacia de las soluciones automatizadas. Del mismo modo, la digitalización también mejora la precisión; las organizaciones que utilizan software de adquisición digital pueden rastrear más fácilmente el gasto y obtener información valiosa para la toma de decisiones futuras.
Los equipos de adquisiciones deben mantener una lista de proveedores aprobados, evaluar a los proveedores en función de factores como los precios, la fiabilidad y la calidad del servicio, y revisar periódicamente los contratos para garantizar que las condiciones del contrato sigan aportando valor. Un enfoque sólido de gestión de proveedores fomenta las relaciones a largo plazo con los proveedores, al tiempo que proporciona flexibilidad para sustituir a los proveedores de bajo rendimiento cuando sea necesario.
La formación continua ayuda a los profesionales de adquisiciones a adaptarse a los cambios del sector y a mejorar sus habilidades en áreas relevantes para la gestión de adquisiciones. Se trata de una oportunidad para mejorar los equipos existentes, y puede ser especialmente importante en momentos de reducción de personal o limitaciones presupuestarias, donde la automatización y la optimización de procesos pueden ayudar a compensar la reducción de personal. Invierte en programas de formación para mantener al personal de adquisiciones al día de todas las tendencias del sector, las tecnologías emergentes y las cambios normativos, al tiempo que contribuyes a que desarrollen y mejoren las habilidades relevantes. La contratación de especialistas con experiencia en la gestión de la cadena de suministro y el análisis de adquisiciones puede fortalecer aún más la capacidad del equipo para promover el ahorro de costes.
Los proveedores quieren trabajar con empresas que conocen y en las que confían. Fortalecer estas relaciones mejora la fijación de precios, la calidad del servicio y la fiabilidad de las entregas. Los equipos de adquisiciones deben mantener una comunicación abierta con los proveedores, ya que esto ayuda a establecer expectativas claras y ofrece oportunidades para colaborar en soluciones cuando surgen desafíos. Además, contar con proveedores de copias de seguridad garantiza la resiliencia empresarial en caso de interrupciones en la cadena de suministro. Las revisiones periódicas del rendimiento ayudan a las empresas a evaluar la fiabilidad de los proveedores y a tomar decisiones basadas en datos sobre futuras asociaciones.
En la gestión de adquisiciones, la coherencia es clave. Un marco de adquisición estandarizado proporciona pautas claras para gestionar las actividades de compra y otras tareas relacionadas. Este marco de trabajo debe describir los procedimientos para la selección de proveedores, la negociación de contratos, las aprobaciones de compras y el mantenimiento de los registros. El marco adecuado puede reducir las ineficiencias y crear un proceso de adquisición más estructurado.
Hacer un análisis de gastos permite a las empresas rastrear los gastos y descubrir tendencias y oportunidades de ahorro de costes. Al revisar el historial de compras, el rendimiento de los proveedores y los precios de los contratos, los equipos de adquisiciones pueden negociar mejores acuerdos y optimizar las estrategias presupuestarias.
Las adquisiciones no se deben abordar de forma aislada: se obtienen mejores resultados si se conectan con las finanzas, la gestión de inventario, la coordinación de la cadena de suministro y cualquier otro sistema relevante. La vinculación de las herramientas de adquisición con las plataformas de contabilidad y planificación de recursos empresariales (ERP) reduce los datos aislados y mejora los flujos de trabajo. La integración de los datos de adquisiciones con las soluciones de informes financieros ofrece a las empresas la capacidad de rastrear el gasto en tiempo real, eliminar los procesos redundantes y tomar decisiones de compra fundamentadas basadas en información exhaustiva. Para lograr una adquisición óptima, todos los datos logísticos y conexos deberían estar disponibles para todos los sistemas involucrados.
El conjunto de herramientas de automatización de las finanzas y la cadena de suministro de ServiceNow respalda la eficiencia de las adquisiciones en todas las etapas. Sourcing and Procurement Operations simplifica los flujos de trabajo de adquisición, automatiza las aprobaciones y mejora la gestión de proveedores. Las Operaciones del ciclo de vida del proveedor mejoran las relaciones con los proveedores a través de una experiencia digital unificada. Las Operaciones de cuentas a pagar aceleran los procesos de pago, con lo que se reducen los errores y se pueden conseguir descuentos por pagos anticipados. El Motor de automatización ayuda a los equipos de adquisiciones a centrarse en tareas de gran valor, en lugar de en tareas administrativas repetitivas. Además, ServiceNow proporciona visibilidad en tiempo real y colaboración sin restricciones, lo que garantiza que tu personal disponga de los datos y la información que necesita para tomar las decisiones correctas para respaldar tu negocio.
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