Pour de nombreuses entreprises, la gestion des processus RH peut ressembler à un numéro de jonglage avec trop d’éléments à la fois : il y a les salaires à gérer, les avantages sociaux à suivre, la conformité à maintenir et les dossiers des employés à organiser. À mesure que l’entreprise se développe, ces responsabilités s’accumulent, créant un labyrinthe administratif que les équipes RH doivent constamment parcourir. De petites inefficacités, telles que des feuilles de calcul obsolètes ou des documents administratifs dispersés, peuvent rapidement se transformer en erreurs coûteuses, en risques de non-conformité ou en frustration pour les employés qui souhaitent simplement mettre à jour leurs avantages sociaux sans tracas.
Heureusement, les technologies de l’information (TI) offrent l’occasion de mettre de l’ordre dans ce chaos. Un système d’information des ressources humaines (HRIS) centralise et automatise les fonctions RH, offrant aux entreprises une approche fluide de nombreux aspects de la gestion du capital humain (HCM), en fournissant une assistance dans la gestion des données des employés, des salaires, des avantages sociaux et de la conformité. Au lieu de se noyer dans les processus manuels, les équipes RH peuvent se concentrer sur des initiatives stratégiques qui améliorent l’expérience employé et soutiennent la croissance de l’entreprise. Avec le bon HRIS en place, les services RH deviennent un moteur de la réussite organisationnelle.
Un HRIS est conçu pour faciliter la tenue des dossiers, mais il fait beaucoup plus que cela : il simplifie, automatise et optimise les processus RH pour améliorer l’efficacité dans l’ensemble de l’entreprise. Cela est rendu possible par l’intégration des fonctions RH fondamentales dans un système unique. Cela réduit les charges administratives et permet aux équipes RH de se concentrer sur des initiatives de main-d’œuvre plus stratégiques.
De même, cette technologie améliore la précision des données, agit comme un contrôle supplémentaire pour garantir la conformité réglementaire et fournit aux employés un accès facile aux services RH via des portails en libre-service. Les HRIS modernes sont généralement basés sur le nuage, ce qui les rend accessibles de n’importe où, évolutifs pour s’adapter à la croissance de l’entreprise et faciles à mettre à jour avec de nouvelles fonctionnalités et exigences de conformité.
À ce titre, un HRIS bien conçu prend en charge diverses fonctions RH essentielles, notamment ce qui suit :
- Recrutement et intégration
Le HRIS aide à gérer les offres d’emploi, à suivre les candidats et à simplifier les flux de travail de recrutement. Une fois qu’un nouvel employé est sélectionné, le système automatise de nombreuses tâches essentielles d’intégration des employés, telles que les formalités administratives et l’inscription aux avantages sociaux. - Administration de la rémunération et des avantages sociaux
En automatisant le traitement de la paie et la gestion des avantages sociaux, le HRIS réduit les erreurs manuelles et garantit que les employés reçoivent une rémunération exacte. Les outils en libre-service permettent aux employés d’examiner et de gérer leurs sélections d’avantages sociaux sans avoir besoin de l’aide d’un professionnel des RH. - Suivi des heures de travail et des présences
Le système fournit un moyen centralisé de gérer les échéanciers des employés, de suivre les absences et de calculer la paie en fonction du temps travaillé. L’automatisation intégrée garantit la conformité avec toutes les politiques de l’entreprise et les réglementations du secteur (telles que les lois sur les heures supplémentaires et les structures de rémunération des jours fériés). - Gestion de la conformité
Les équipes RH peuvent se tenir au courant des exigences légales et réglementaires en exploitant un HRIS pour suivre les certifications des employés, surveiller les changements apportés aux lois sur le travail, générer des rapports de conformité, etc. - Production de rapports et analyses sur les effectifs
Grâce à des analyses intégrées, un HRIS offre des informations détaillées en temps réel sur les tendances des effectifs et les performances des employés. Les responsables peuvent utiliser ces données pour éclairer leurs processus de prise de décision.
Le secteur des technologies RH regorge de termes et de technologies qui se recoupent, et trois des plus couramment confondus sont les systèmes d’information des ressources humaines, les systèmes de gestion des ressources humaines (HRMS) et la gestion du capital humain (HCM). Bien que ces termes soient souvent utilisés de manière interchangeable, ils représentent différents domaines de fonctionnalité :
- HRIS
Les systèmes d’information des ressources humaines se concentrent sur les fonctions RH essentielles telles que la tenue des dossiers des employés, la paie, l’administration des avantages sociaux et la gestion de la conformité. Elle sert de base à la gestion des données sur les effectifs et à l’automatisation des processus RH essentiels. - HRMS
Un système de gestion des ressources humaines inclut toutes les capacités HRIS, mais peut également intégrer des fonctionnalités supplémentaires comme l’acquisition de talents, la gestion de la performance ainsi que l’apprentissage et le perfectionnement. Certains fournisseurs utilisent un HRMS pour décrire un système plus avancé avec des fonctionnalités plus étendues. - HCM
La gestion du capital humain est le terme à l’étendue la plus large des trois, couvrant toutes les fonctionnalités du HRIS et du HRMS, tout en incluant la planification stratégique des effectifs, la gestion de la succession et l’analyse RH avancée. Au lieu de se contenter de gérer des tâches RH administratives, la HCM se concentre sur l’amélioration de la gestion des employés en optimisant l’ensemble du cycle de vie des employés.
Il est également intéressant de noter que pour les entreprises qui évaluent des logiciels RH, les différences entre ces termes dépendent souvent des offres du fournisseur. Certains fournisseurs considèrent le HRIS et le HRMS comme des synonymes, tandis que d’autres positionnent la HCM comme une solution de gestion des effectifs globale. Les entreprises doivent évaluer soigneusement leurs besoins pour s’assurer qu’elles choisissent un système offrant le bon équilibre entre fonctionnalités de base et capacités stratégiques.
Le HRIS fournit une suite d’outils conçus pour simplifier les tâches RH et améliorer la gestion des effectifs. Les solutions HRIS les plus avancées peuvent s’adapter à l’évolution des besoins de l’entreprise, aidant ainsi les équipes RH à gérer les cycles de vie uniques des employés avec facilité et efficacité.
Pour ce faire, le meilleur logiciel HRIS intègre plusieurs fonctionnalités et capacités importantes, telles que :
Suivi des candidats et gestion du recrutement
Un HRIS simplifie le processus de recrutement en aidant les équipes RH à publier les offres d’emploi, à suivre les candidats et à gérer les évaluations des candidats. De nombreux systèmes incluent la sélection automatisée des CV, la planification des entretiens et l’intégration de la vérification des antécédents, ce qui permet aux recruteurs de se concentrer moins sur les tâches manuelles et davantage sur l’engagement des meilleurs talents.
Traitement de la paie et gestion de la rémunération
En automatisant les calculs de paie, les déductions fiscales et les cotisations aux avantages sociaux, un HRIS permet de réduire les risques d’erreurs, garantissant ainsi que les employés sont payés correctement et à temps. En fonction des politiques de l’entreprise, certains systèmes offrent également des options de paiement flexibles, autorisant les virements automatiques, les cartes de paiement ou l’accès anticipé au salaire.
Suivi de la performance et perfectionnement des employés
Les solutions HRIS incluent souvent des outils permettant de suivre la performance des employés, de définir des objectifs et de gérer les évaluations de performance. Certaines plateformes permettent aux responsables de fournir une rétroaction et un accompagnement en temps réel, tandis que d’autres s’intègrent à des programmes d’apprentissage et de perfectionnement pour soutenir le cheminement de carrière.
Suivi des heures de travail et des présences
Avec des fonctionnalités intégrées de suivi des heures de travail, un HRIS peut surveiller les heures de travail, les absences, les heures supplémentaires, etc. Ces outils se synchronisent généralement directement avec la paie, garantissant ainsi que les employés sont correctement rémunérés pour leur temps et aidant les entreprises à gérer la gouvernance, les risques et la conformité (GRC).
Gestion de la formation et de l’apprentissage
Les plateformes HRIS peuvent également faciliter la formation des employés en proposant des intégrations de systèmes de gestion de l’apprentissage (LMS) ou des modules de formation intégrés. Ces fonctionnalités permettent aux entreprises de créer des programmes d’intégration, de suivre les certifications et d’offrir des occasions de perfectionnement continu aux employés.
Production de rapports et analyses RH
Le logiciel HRIS centralise les données RH et fournit des outils de production de rapports qui aident les entreprises à analyser les tendances en matière d’effectifs, à mesurer l’engagement des employés et à suivre les indicateurs clés de performance. Certains systèmes offrent des tableaux de bord en temps réel et des analyses prédictives pour soutenir la prise de décision basée sur les données.
Administration des avantages sociaux
La gestion des avantages sociaux des employés est plus facile grâce à un HRIS qui suit l’admissibilité et s’intègre aux fournisseurs d’assurance. Les employés peuvent accéder à des portails libre-service pour examiner les options d’avantages sociaux, effectuer des sélections et mettre à jour leurs informations au besoin.
La certification HRIS est une certification professionnelle qui valide l’expertise en matière de gestion et d’optimisation des systèmes d’information des ressources humaines. Toutes les certifications ne sont pas identiques, mais elles couvrent généralement des domaines clés tels que l’administration système, la gestion des données, l’analyse RH et l’automatisation des processus. L’obtention d’une certification HRIS démontre une compréhension approfondie de la configuration, de la mise en œuvre et de l’exploitation de la technologie RH pour améliorer la gestion des effectifs et les opérations des RH.
De nombreuses certifications sont proposées par des fournisseurs de logiciels ou des organisations du secteur, chacune étant adaptée à des plateformes précises ou à des compétences plus larges en matière de HRIS. Avoir une certification HRIS peut améliorer les perspectives de carrière de différents professionnels des RH et spécialistes des services informatiques.
Le HRIS offre une gamme de capacités, mais le plus grand avantage global fourni par un système d’information des ressources humaines de premier plan est peut-être sa capacité à aider les entreprises à moderniser leurs opérations des RH. Il centralise les données RH, ce qui facilite l’accès aux informations tout en aidant les professionnels des RH à automatiser les tâches et à gérer les flux de travail complexes pour un environnement RH plus efficace et réactif.
Avantages d’un HRIS
Plus précisément, la mise en œuvre d’un HRIS offre un large éventail d’avantages conçus pour simplifier les opérations des RH et améliorer l’efficacité organisationnelle. Voici quelques-uns des principaux avantages :
- Données précises et accessibles
En rassemblant toutes les informations sur les employés, un HRIS garantit la cohérence entre les dossiers. - Gain de temps
L’automatisation des tâches répétitives réduit considérablement la charge de travail administrative des équipes RH. - Amélioration de l’expérience employé
Un HRIS améliore l’expérience employé en fournissant des outils en libre-service qui permettent aux personnes de mettre à jour leurs informations personnelles, d’accéder à leurs bulletins de paie, de demander des congés et d’adhérer aux avantages sociaux de leur propre initiative et de n’importe où. - Conformité facilitée
Les solutions HRIS aident les entreprises à rester en conformité avec l’évolution des lois du travail et des réglementations du secteur. - Amélioration de la production de rapports
Grâce à des capacités intégrées d’analyse et de production de rapports, un HRIS fournit de précieux aperçus sur les tendances des effectifs, les taux de rotation, l’efficacité du recrutement et les mesures de performance. - Amélioration de l’évolutivité
À mesure que les entreprises se développent, leurs besoins en RH évoluent également; un HRIS basé sur le nuage offre la flexibilité nécessaire pour une mise à l’échelle à la hausse ou à la baisse en fonction des changements de personnel, de l’expansion de l’entreprise ou de l’évolution des priorités commerciales.
Défis du HRIS
Un HRIS peut améliorer considérablement les opérations des RH. Cela dit, sa mise en œuvre et sa gestion s’accompagnent de défis qui lui sont propres. Résoudre ces problèmes potentiels dès le début peut aider les entreprises à éviter les interruptions potentielles.
- Conformité
Les systèmes HRIS aident les entreprises à rester en conformité avec les lois du travail et les réglementations du secteur, mais ils doivent également être surveillés attentivement pour s’assurer qu’ils sont capables de suivre l’évolution des exigences juridiques, en particulier dans les entreprises qui opèrent à l’échelle mondiale. Pour atténuer les risques liés à la conformité, les entreprises doivent choisir un HRIS avec un suivi de la conformité intégré et des mises à jour réglementaires automatisées compatibles avec les régions dans lesquelles elles opèrent. - Sécurité et confidentialité
Un HRIS héberge des données très sensibles sur les employés, y compris les renseignements sur la paie, les informations personnelles et les dossiers de performance. S’ils ne sont pas correctement sécurisés, ces systèmes peuvent devenir vulnérables aux violations de données ou à d’autres formes d’accès non autorisé. Une approche complète de la cybersécurité et des contrôles stricts de l’accès des utilisateurs peuvent contribuer à protéger ces données sensibles (et les personnes qui en dépendent). - Défis liés à la transition vers le HRIS
Le passage de processus manuels ou d’outils RH autonomes à un HRIS complet peut être complexe, chronophage et perturbateur, en particulier lors de la migration vers un système basé sur le nuage. Pour faciliter la transition, les entreprises doivent adopter une approche de mise en œuvre progressive et travailler en étroite collaboration avec leur fournisseur de HRIS pour garantir une intégration efficace avec les systèmes existants.
Un HRIS intègre différentes fonctions RH dans une plateforme centralisée unique, ce qui permet aux données de circuler de manière transparente entre les processus de paie, d’administration des avantages sociaux, de suivi du temps et d’autres processus RH. Au lieu de gérer plusieurs systèmes déconnectés, les entreprises utilisent un HRIS pour stocker, mettre à jour et récupérer les informations sur les employés en temps réel.
Lorsqu’un nouvel employé est intégré, ses informations sont saisies une seule fois et automatiquement partagées entre tous les modules pertinents (tels que la paie et l’inscription aux avantages sociaux). Au fur et à mesure que l’employé progresse au sein de l’entreprise (augmentations salariales, promotions ou modifications des horaires de travail), ces changements sont reflétés dans l’ensemble du système sans qu’il soit nécessaire de saisir deux fois les données. Les solutions HRIS qui incluent des portails libre-service permettent aux employés de mettre à jour leurs renseignements personnels, de demander des congés et d’accéder à des documents RH importants sans avoir à contacter un représentant RH.
Choisir le HRIS approprié est une décision essentielle qui a un impact sur l’efficacité, la conformité et la stratégie à long terme d’une entreprise en matière de main-d’œuvre. Avec autant d’options disponibles, les entreprises doivent s’assurer que le système qu’elles choisissent est adapté à leurs besoins opérationnels actuels et à leurs plans de croissance futurs.
Comme indiqué précédemment, l’objectif principal du HRIS est de moderniser les fonctions RH essentielles. Dans cette optique, les principaux éléments à prendre en compte lors de l’évaluation d’un HRIS sont les suivants :
- Évolutivité et flexibilité
Un HRIS doit s’adapter à la fois à la taille actuelle des effectifs et à la croissance anticipée. Les systèmes basés sur le nuage offrent une plus grande évolutivité, ce qui permet aux entreprises d’élargir leurs effectifs ou de pénétrer de nouveaux marchés sans avoir à effectuer de remaniements majeurs du système. Recherchez une solution capable de gérer les changements organisationnels, y compris les restructurations, les nouvelles unités opérationnelles ou l’expansion internationale. - Capacités d’intégration
Un HRIS doit s’intégrer facilement aux systèmes d’entreprise existants. Les intégrations prédéfinies avec les applications d’affaires couramment utilisées réduisent le temps de mise en œuvre et évitent les silos de données. Les entreprises doivent également déterminer si le système prend en charge les intégrations basées sur les API pour les flux de travail personnalisés. - Sécurité et conformité des données
Comme les plateformes HRIS stockent les données sensibles des employés, la sécurité doit être une priorité absolue. Recherchez des systèmes dotés d’un chiffrage puissant, de contrôles d’accès basés sur les rôles et qui garantissent la conformité aux réglementations établies en matière de confidentialité des données. Le suivi automatisé de la conformité et les pistes d’audit peuvent contribuer à atténuer et à gérer les risques. - Automatisation et flux de travail propulsés par l’IA
L’automatisation réduit les tâches RH manuelles et les erreurs. Les systèmes dotés de flux de travail automatisés propulsés par l’intelligence artificielle (IA) avancée peuvent améliorer l’efficacité des RH en gérant les approbations, en utilisant l’IA générative pour créer des rapports et en identifiant les risques de non-conformité. Les capacités IA peuvent également prendre en charge les analyses prédictives, ce qui aide les responsables des RH à prendre des décisions plus éclairées en matière de personnel. - Expérience utilisateur et fonctionnalité en libre-service
Une interface intuitive améliore les taux d’adoption et réduit le temps de formation. Les portails libre-service permettent aux employés de jouer un rôle plus important dans leur parcours RH. De plus, un système qui offre une accessibilité mobile permet aux employés et aux responsables d’interagir avec les fonctions RH où qu’ils se trouvent. - Assistance continue et fiabilité des fournisseurs
Un système HRIS bien pris en charge garantit une mise en œuvre fluide et une stabilité à long terme du système. Les fournisseurs doivent fournir un soutien à la clientèle dédié, des mises à jour régulières et des ressources de formation pour aider les entreprises à maximiser la valeur du système. Les entreprises doivent évaluer les antécédents du fournisseur, sa réactivité et son engagement face aux améliorations du produit.
L’intégration du HRIS dans une entreprise est une étape majeure pour appliquer une transformation numérique efficace aux opérations des RH. Cependant, un déploiement réussi nécessite une planification minutieuse. Pour assurer une transition en douceur, tenez compte des étapes suivantes lors de la mise en œuvre du HRIS :
- Définir les objectifs et les exigences
Commencez par identifier les principaux défis que le HRIS doit relever. Tenez compte de la taille des effectifs, des besoins en matière de conformité, des exigences d’intégration et des prévisions de croissance de l’entreprise. Une compréhension claire des besoins organisationnels guidera la sélection du système et les priorités de mise en œuvre. - Obtenir l’adhésion des dirigeants
Le soutien de la direction est indispensable pour obtenir l’approbation du budget et promouvoir l’adoption à l’échelle de l’entreprise. Présentez un solide dossier d’entreprise qui met en évidence les gains d’efficacité, les améliorations de la conformité et le retour sur investissement (RCI) à long terme. - Constituer une équipe de mise en œuvre
Formez une équipe interfonctionnelle composée de membres des services des RH, informatiques, des finances et d’autres services concernés. Attribuez des rôles et des responsabilités clairs, en veillant à ce que l’équipe dispose de l’expertise nécessaire pour superviser la migration des données, les mesures de sécurité et la configuration du système. - Choisir le bon HRIS
Évaluez les solutions HRIS en fonction des besoins de l’entreprise. Assurez-vous que le système est aligné sur les objectifs d’affaires et qu’il prend en charge l’expansion future des effectifs. - Préparer la migration des données
Nettoyer et standardiser les données RH existantes avant la migration permet d’éviter les erreurs et les incohérences. Élaborez un plan de migration qui garantit un transfert précis des dossiers des employés, des détails de paie, de la documentation en matière de conformité et de toute autre donnée pertinente. - Configurer les paramètres de sécurité et de conformité
Assurez-vous que le HRIS respecte les réglementations de protection des données spécifiques au secteur. Mettez en œuvre des mesures de sécurité et des audits réguliers du système pour protéger les informations sensibles des employés. - Effectuer des tests avant le déploiement complet
Les tests pilotes permettent aux entreprises d’identifier les problèmes de système et d’utilisation avant la mise en service. Exécutez des scénarios de test pour le traitement des salaires, l’inscription aux avantages sociaux et les fonctionnalités de libre-service pour les employés afin de vérifier l’exactitude et la disponibilité du système. - Former les employés et les équipes RH
Si les employés ne comprennent pas comment utiliser le HRIS, ils y seront réfractaires. Proposez des sessions d’apprentissage interactives, des guides d’utilisation et des ressources d’assistance continue pour aider les employés et les professionnels des RH à naviguer dans le nouveau système. - Surveiller la performance et optimiser au fil du temps
Une fois que le HRIS est en service, suivez régulièrement la performance du système et recueillez les rétroactions des utilisateurs. Des mises à jour et des améliorations continues permettront au système d’évoluer parallèlement à l’évolution des besoins d’entreprise.
Un HRIS moderne simplifie les opérations, centralise les données sur les effectifs et améliore l’expérience employé. ServiceNow fait tout cela et bien plus encore, en fournissant une solution puissante aux entreprises qui souhaitent optimiser leurs services RH grâce à une automatisation intelligente, à des intégrations fluides et à des aperçus gérés par l’IA. Now PlatformMD offre une approche unifiée de la gestion des ressources humaines, ce qui permet aux entreprises d’améliorer leur efficacité, de garantir la conformité et d’assister les employés tout au long de leur parcours.
Prestation de service RH de ServiceNow étend ces capacités en offrant une expérience de service des employés centralisée, avec des outils en libre-service, des flux de travail automatisés et une assistance IA. Centre de l’employé simplifie l’accès aux services RH dans plusieurs départements, tandis que Gestion de parcours des employés aide les employés et les responsables à gérer les transitions de carrière. Case and Knowledge Management aide les équipes RH à standardiser les processus et à fournir une assistance précise et rapide. Résolution automatique des problèmes exploite l’IA pour gérer efficacement les demandes RH de routine. Et ce n’est qu’un début.
En mettant en œuvre Prestation de service RH de ServiceNow, vous pouvez transformer vos opérations des RH en puissants facteurs de différenciation concurrentielle. Découvrez la différence : demandez une démonstration de Prestation de service RH dès aujourd’hui!