Jubilaciones sin riesgos

Pension Insurance Corporation (PIC) tiene un único propósito: pagar las pensiones de sus asegurados actuales y futuros.

PIC se encarga de las pensiones de unos 400 000 asegurados en el Reino Unido. La inversión continua en su comunidad ayudó a PIC a lograr una notable tasa de satisfacción del cliente del 99,3 %. Para PIC, sus asegurados son la prioridad.

Desde el 2017, PIC viene trabajando con ServiceNow como socio estratégico. ServiceNow AI Platform y las soluciones de flujo de trabajo permiten que sus equipos dediquen tiempo y energía a garantizar que las familias de todo el Reino Unido disfruten de una jubilación cómoda y segura.

Una oportunidad única en el centro de Londres

Alrededor del 99 % de los empleados de PIC utilizan ServiceNow todos los días, ya sea para gestionar por cuenta propia un requisito de TI o acceder a cualquiera de las tantas aplicaciones de ServiceNow adoptadas en toda la empresa, incluidas varias aplicaciones personalizadas. ServiceNow permite que los diversos equipos de PIC trabajen de forma rápida y eficiente, y que colaboren sin problemas con colegas.

En el 2022, PIC amplió su uso de ServiceNow con la adición de la Prestación de servicios del lugar de trabajo (WSD). El objetivo era crear una experiencia moderna y conectada para los empleados y los visitantes a fin de optimizar y maximizar el valor de su lugar de trabajo e impulsar el ahorro de costos y la eficiencia.

Poco después de desplegar la WSD, la empresa decidió mudarse a una nueva oficina en la City de Londres para mejorar la experiencia de los empleados y proporcionar una plataforma de lanzamiento para la siguiente fase de la trayectoria ascendente de PIC. 

El edificio de oficinas construido con fines específicos en el número 22 de la calle Ropemaker, que cuenta con su propia entrada, recepción y vistas panorámicas de Londres, brindó la oportunidad perfecta de crear un lugar de trabajo nuevo y único que satisface todas las necesidades de la empresa y, al mismo tiempo, se mantiene alineado con su propósito. Crucialmente, también fue la plataforma ideal que permitió aprovechar al máximo todo lo que la WSD tiene para ofrecer.

“Esta fue una gran oportunidad de redefinir por completo lo que debería ser un lugar de trabajo, no solo en cuanto a la tecnología, sino abarcando todos los aspectos de la experiencia”, explica Philip Conroy, jefe de Operaciones de TI de PIC.

“La WSD se alinea perfectamente con nuestras estrategias de ServiceNow y de TI. Ya cumplió el 80 % de nuestros requisitos y confiamos en ServiceNow como una plataforma empresarial que está en constante desarrollo. Tenemos una alineación estratégica importante con ServiceNow y, trabajando con los equipos internos y del proyecto de ServiceNow, sus equipos de Impact y de Servicios de expertos hicieron un trabajo increíble al ayudarnos a llegar a donde queríamos estar”.

La creación de una experiencia única para empleados y visitantes

La decisión de PIC de usar la WSD se basó en su trayectoria con ServiceNow y su amplia experiencia de capitalizar los beneficios de una plataforma de IA única y unificada que permita la transformación digital y una experiencia de usuario coherente, pero infinitamente flexible.

“Tenía que ser vanguardista, pero fácil de usar, de modo que nos permitiera mantener un poco el estilo de PIC para convertirlo realmente en algo propio”, explica Paul Lockwood, gerente sénior de Operaciones de TI de PIC. “Con la WSD podríamos proporcionar un único punto de contacto, una forma singular de interactuar con el edificio, gracias a la capacidad de tomar decisiones automatizadas basadas en datos”.

PIC decidió hacer una nueva implementación de la WSD que reflejara la composición del nuevo edificio y la evolución de su uso. Por ejemplo, en comparación con la oficina anterior de PIC que solo tenía 14 salas, el edificio del número 22 de la calle Ropemaker cuenta con 66 salas de reuniones de varios tamaños, además de un espacio para eventos y un restaurante.

Con la única experiencia de usuario de la WSD que PIC tenía en mente, la empresa lanzó un nuevo portal de ServiceNow que aprovecha el Centro de empleados, bajo la marca “PIC Now”, y que está disponible en dispositivos de escritorio, tabletas y la nueva aplicación móvil de ServiceNow con la marca PIC.

A medida que las capas de la solución se iban consolidando, la capacidad de la WSD de integrarse en varios sistemas propios de primer nivel, seleccionados para requisitos específicos, resultó ser un factor clave.

Si bien Outlook siguió siendo el sistema de referencia para todas las reservas de habitaciones, todo se integró a la WSD, incluidos los requisitos de gestión de visitantes y catering. Se seleccionaron paneles de reserva de salas y equipos audiovisuales de Poly para todas las salas de reuniones, los cuales se conectan sin problemas a la WSD para ofrecer funcionalidad de gestión, utilizando un sistema de semáforo que muestra la disponibilidad de las salas. También se seleccionó la señalización digital, tanto por sus atractivas técnicas de comunicación como por su facilidad de integración a la WSD.

Del mismo modo, la tecnología de sensores que monitorea los espacios, los movimientos de las personas y el entorno ambiental contribuyó a generar una experiencia de usuario ideal gracias a la capacidad de los proveedores XY Sense y Kaiterra para compartir datos al instante con la WSD.

Por ejemplo, los sensores que detectan una sala de reuniones vacía, aunque reservada, liberarían automáticamente el espacio mostrándolo en estado disponible. Un servicio de reservas de escritorio de la WSD, “PIC-a-Desk”, fue un factor clave para las aspiraciones de la empresa respecto al trabajo flexible, con sensores que también se desplegaron para garantizar un estado preciso y real del uso y la disponibilidad de los escritorios. Se reservaron más de 28 000 escritorios desde la mudanza a la calle Ropemaker.

Una capa de datos integrada que impulsa la mejora continua

También se agregó la capa de gestión de datos del edificio, KODE Labs, con una API que integra enormes volúmenes de datos de edificios y sensores en vivo entre el sistema de gestión de edificios de PIC y la WSD. SwiftConnect completó la cadena de suministro extendida, lo que permitió un acceso seguro a edificios y pisos a través de credenciales digitales presentadas en teléfonos inteligentes de iPhone y Android.

Para ampliar los principios de punto de contacto único de la WSD, se utilizaron los mismos pases digitales para acceder a los casilleros de los empleados y las impresoras multifuncionales, lo que permitió un análisis detallado del uso para informar las prácticas de trabajo que se alinean con los estándares de seguridad y sostenibilidad de PIC.

La filosofía en torno a la experiencia de los empleados de PIC también se extiende a los visitantes que asisten a reuniones en su nuevo hogar. La funcionalidad de gestión de visitantes de la WSD permite que toda la visita de los invitados sea cuidadosamente planeada, comenzando con una bienvenida personalizada por parte del equipo de recepción amable y profesional de PIC.

De la complejidad a la simplicidad

“Nos mudamos a nuestro maravilloso nuevo hogar en diciembre de 2024, y fue un éxito increíble”, dice Paul.

“Ahora los empleados de PIC utilizan la WSD todos los días, con las reservas de escritorio y salas a la vanguardia de esa experiencia; las reservas de escritorio aumentaron un 550 % por semana en toda la empresa y vimos un aumento del 240 % en la resolución de casos en el lugar de trabajo. En general, nuestro edificio inteligente llevó nuestra experiencia de usuario de la complejidad a la simplicidad, con la WSD en el centro.

“La mejora continua es uno de nuestros pilares fundamentales y ya estamos gestionando conversaciones emocionantes entre nuestros socios de ServiceNow y nuestra cadena de suministro para desarrollar características y funcionalidades adicionales. Fue genial trabajar con el equipo de productos de la WSD para desarrollar mejoras e ideas; ServiceNow demostró estar a la altura de la confianza que depositamos en ellos”.