Berechnung von tatsächlichen Kosten und tatsächlichem Aufwand für Bedarfe und Bedarfsaufgaben

Tatsächliche Kosten und tatsächlicher Aufwand sind die tatsächlich angefallenen Ausgaben und die Zeit, die für die Arbeit an einem Bedarf und einer Bedarfsaufgabe während eines bestimmten Zeitraums aufgewendet wurde. Tatsächliche Kosten und tatsächlicher Aufwand werden basierend auf den genehmigten Zeitkarten und dem Stundensatz für die Ressourcen berechnet und variieren je nachdem, wie der Stundensatz für die Ressource abgeleitet wird.

Die Arbeit an einer Bedarfsaufgabe und einem Bedarf erfordert Kosten und Zeit, die zu den Gesamtausgaben für die Konvertierung eines Bedarfs in ein Produkt, eine Funktion oder eine Erweiterung beitragen. Bedarfsmanager müssen daher die tatsächlichen Kosten und den tatsächlichen Aufwand kennen, die bei der Bewertung und Planung von Aktivitäten für einen Bedarf anfallen. Die Berechnung der tatsächlichen Kosten wird abgeleitet, indem die in der Zeitkarte angegebenen Stunden mit dem Stundensatz der Ressource multipliziert werden. Der tatsächliche Aufwand für eine Bedarfsaufgabe wird basierend auf den in der Zeitkarte angegebenen Stunden berechnet.

Tatsächlicher Aufwand und tatsächliche Kosten für eine Bedarfsaufgabe werden dann zusammengefasst, sodass der tatsächliche Aufwand und die tatsächlichen Kosten für den Bedarf berechnet werden können. Die Berechnung der tatsächlichen Kosten und des Stundensatzes für eine Ressource wird wie folgt abgeleitet:

• Wenn dem Bedarf ein Kostenmodell zugeordnet ist, werden die tatsächlichen Kosten basierend auf dem im Kostenmodell definierten Stundensatz berechnet.
• Wenn kein Kostenmodell vorhanden ist oder wenn im Stundensatzmodell kein Stundensatz gefunden wird, wird der Stundensatz von den Standardarbeitskosten abgeleitet.
• Wenn in den Standardarbeitskosten kein Stundensatz gefunden wird, wird der Stundensatz von der Standardsystemeigenschaft abgeleitet.

Erstellen und verwenden Sie keine Ressourcenpläne, um Ressourcen oder Gruppen einer Bedarfsaufgabe zuzuweisen. Die Ressourcenpläne, die Sie im Bedarf erstellen, werden für die Ressourcenschätzung der Arbeitsentität verwendet, die auf Basis des Bedarfs erstellt werden würde. Diese Ressourcenpläne werden automatisch in die resultierende Arbeitsentität verschoben, wenn ein Bedarf qualifiziert und konvertiert wird.

Da die Ressourcenpläne standardmäßig nicht mit dem Bedarf verknüpft sind, werden tatsächlicher Aufwand und tatsächliche Kosten nicht im Ressourcenplan berücksichtigt, wenn Sie eine Zeitkarte für einen Bedarf einreichen. Die tatsächlichen Kosten und der tatsächliche Aufwand für den Bedarf verbleiben beim Bedarf und werden auch dann nicht an das auf Basis des Bedarfs erstellte Projekt übertragen, wenn Sie dem Bedarf manuell einen Ressourcenplan zuweisen.

Wenn eine Ressource zusätzliche Stunden mit der Arbeit an einem Bedarf verbringt, die nicht mit Bedarfsaufgaben verknüpft sind, muss diese Zeit ebenfalls erfasst werden. Die Ressource übermittelt die Zeitkarte für die Erfassung der für den Bedarf aufgewendeten zusätzlichen Stunden über das Stundennachweisportal. Diese zusätzlichen Kosten und dieser zusätzliche Aufwand werden dem Bedarf hinzugefügt, spiegeln sich jedoch nicht in den tatsächlichen Kosten und dem tatsächlichen Aufwand für die Bedarfsaufgaben wider.

Die tatsächlichen Kosten und der tatsächliche Aufwand für den Bedarf, die aus den Zeitkartendaten abgeleitet werden, werden zu der Gesamtsumme für tatsächliche Kosten und tatsächlichen Aufwand für die Bedarfsaufgaben addiert. Die Werte in den Feldern Tatsächliche Kosten anfordern und Tatsächlichen Aufwand anfordern werden wie folgt berechnet:

• Tatsächliche Kosten des Bedarfs: tatsächliche Kosten aller Bedarfsaufgaben + tatsächliche Kosten zusätzlicher Aktivitäten
• Tatsächlicher Aufwand des Bedarfs: tatsächlicher Aufwand aller Bedarfsaufgaben + tatsächlicher Aufwand zusätzlicher Aktivitäten

Das folgende Beispiel veranschaulicht die Berechnung von tatsächlichen Kosten und tatsächlichem Aufwand für eine Bedarfsaufgabe und die entsprechende Zusammenfassung zum Bedarf.

Berechnung von tatsächlichen Kosten und tatsächlichem Aufwand auf Basis von Bedarfsaufgaben

Für einen Bedarf (B1) delegiert der Bedarfsmanager Aktivitäten wie erste Bewertung, Kostenschätzung und Aufwandsschätzung. Zum Delegieren dieser Aufgaben erstellt der Bedarfsmanager drei Bedarfsaufgaben (BA1, BA2 und BA3) und weist jeder Bedarfsaufgabe die Ressourcen R1, R2 bzw. R3 zu.

Der Stundensatz, der im Kostenmodell, in den Standardarbeitskosten und in der Standardsystemeigenschaft für die Ressourcen definiert ist, wird in folgender Tabelle aufgelistet.

Tabelle : 1. Stundensatz der Ressourcen

Ressource	Stundensatz im Kostenmodell	Stundensatz laut Standardarbeitskosten	Stundensatz laut Systemeigenschaft
R1	200 USD	150 USD	50 USD
R2	250 USD	200 USD	50 USD
R3	150 USD	100 USD	50 USD

Jede Ressource verbringt insgesamt acht Stunden mit der Bearbeitung der zugewiesenen Bedarfsaufgabe und übermittelt eine Zeitkarte.

Berechnung von tatsächlichen Kosten und tatsächlichem Aufwand für die Bedarfsaufgabe: Die tatsächlichen Kosten und der tatsächliche Aufwand der Bedarfsaufgabe werden berechnet und im Formular Bedarfsaufgabe angezeigt. Die Summen unterscheiden sich je nach der Methode, die zu ihrer Ableitung verwendet wurde.

Szenario 1 zeigt, wie die Summe berechnet wird, wenn der Stundensatz der Ressource vom Kostenmodell abgeleitet wird.

Tabelle : 2. Vom Kostenmodell abgeleiteter Stundensatz

Ist-Werte	Bedarfsaufgabe BA1	Bedarfsaufgabe BA2	Bedarfsaufgabe BA3
Tatsächlicher Aufwand	8 Stunden	8 Stunden	8 Stunden
Tatsächliche Kosten	200 * 8 = 1600 USD	250 × 8 = 2.000 USD	150 * 8 = 1200 USD

Szenario 2 zeigt, wie die Summe berechnet wird, wenn das Kostenmodell nicht mit dem Bedarf verknüpft ist und der Stundensatz der Ressource von den Standardarbeitskosten abgeleitet wird.

Tabelle : 3. Von Standardarbeitskosten abgeleiteter Stundensatz

Ist-Werte	Bedarfsaufgabe BA1	Bedarfsaufgabe BA2	Bedarfsaufgabe BA3
Tatsächlicher Aufwand	8 Stunden	8 Stunden	8 Stunden
Tatsächliche Kosten	150 * 8 = 1200 USD	200 * 8 = 1600 USD	100 * 8 = 800 USD

Szenario 3 zeigt, wie die Summe berechnet wird, wenn das Kostenmodell nicht mit dem Bedarf verknüpft ist und der Stundensatz der Ressource von der Standardsystemeigenschaft abgeleitet wird.

Tabelle : 4. Von Standardsystemeigenschaft abgeleiteter Stundensatz

Ist-Werte	Bedarfsaufgabe BA1	Bedarfsaufgabe BA2	Bedarfsaufgabe BA3
Tatsächlicher Aufwand	8 Stunden	8 Stunden	8 Stunden
Tatsächliche Kosten	50 * 8 = 400 USD	50 * 8 = 400 USD	50 * 8 = 400 USD

Tatsächliche Kosten und tatsächlicher Aufwand zu einem Bedarf zusammengefasst

Die Felder Tatsächliche Kosten anfordern und Tatsächlichen Aufwand anfordern auf der Registerkarte „Finanzen“ des Formulars „Bedarf“ werden mit der Summe der tatsächlichen Kosten und des tatsächlichen Aufwands aller Bedarfsaufgaben gefüllt.

1. Wenn der Stundensatz der Ressource für die Bedarfsaufgabe vom Kostenmodell abgeleitet wird (Szenario 1), wird im Feld „Tatsächliche Kosten anfordern“ der Wert 4.800 USD angezeigt. Im Feld „Tatsächlichen Aufwand anfordern“ wird als Wert 24 Stunden angezeigt.
2. Wenn der Stundensatz der Ressource für die Bedarfsaufgabe von den Standardarbeitskosten abgeleitet wird (Szenario 2), wird im Feld „Tatsächliche Kosten anfordern“ der Wert 3.600 USD angezeigt. Im Feld „Tatsächlichen Aufwand anfordern“ wird als Wert 24 Stunden angezeigt.
3. Wenn der Stundensatz der Ressource für die Bedarfsaufgabe von den Standardsystemeigenschaft abgeleitet wird (Szenario 3), wird im Feld „Tatsächliche Kosten anfordern“ der Wert 1.200 USD angezeigt. Im Feld „Tatsächlichen Aufwand anfordern“ wird als Wert 24 Stunden angezeigt.