Planen Sie die Erstellung von Projektzusammenfassungs-E-Mails mit der Kompetenz „E-Mail-Projektzusammenfassung“.

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  • Aktualisiert 30. Januar 2025
  • 1 Minute Lesedauer

    • Planen Sie den Versand von E-Mails mit Projektzusammenfassungen, um die wichtigsten Änderungen im Projekt in Projektarbeitsbereichzu priorisieren und nachzuverfolgen.

    Vorbereitungen

    Stellen Sie sicher, dass die Kompetenz „E-Mail-Projektzusammenfassung“ aktiviert ist.

    Erforderliche Rolle: it_project_manager

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    Mit der Kompetenz „E-Mail-Projektzusammenfassung erstellen“ können Sie eine kurze Projektzusammenfassung generieren. Die Projektzusammenfassung wird per E-Mail geteilt. Projektmanager können Schlüsselelemente wie Meilensteine, Ressourcenzuweisungen, Projekte und Projektaufgaben überwachen. Sie können auch ihre Projekte priorisieren und die Häufigkeit des Erhalts dieser Projektzusammenfassungs-E-Mails festlegen.

    Prozedur

    1. Navigieren zu Arbeitsbereiche > Projektarbeitsbereich und öffnen Sie ein beliebiges Projekt.
    2. Wählen Sie auf der Planungsseite das Symbol „Weitere Aktionen“ ( Symbol „Weitere Aktionen“) und dann Projektzusammenfassung per E-Mailsenden aus.
    3. Wählen Sie im Fenster „E-Mail-Projektzusammenfassung“ entsprechend Ihren Anforderungen „Wöchentlich “, „Zweiwöchentlich“ oder „Monatlich“ aus.
    4. Wählen Sie An diesem Tagals Tage für wöchentlich oder zweiwöchentlich oder Datum für monatliche Kadenz aus.
      Hinweis:
      Die E-Mail-ID des Projektmanagers ist erforderlich, bevor Sie die Zusammenfassung per E-Mail senden können.
    5. Wählen Sie E-Mail planen aus, um den E-Mail-Rhythmus für das Projekt zu planen.

      Animierte Tour der Kompetenz „E-Mail-Projektzusammenfassung“ im Projektarbeitsbereich.

      Hinweis:
      Da die Informationen in diesen Feldern KI-generiert sind, empfiehlt es sich, den Text zu überprüfen und sich zu vergewissern, dass er korrekt ist.

      Mit der Kompetenz „E-Mail-Projektzusammenfassung“ werden verschiedene Snapshots Ihres Projekts zu verschiedenen Zeiten erfasst. Wenn Sie beispielsweise einen wöchentlichen Zeitplan auswählen, erfasst die Kompetenz diese Woche einen Snapshot des Projekts und nächste Woche einen weiteren. Diese Snapshots werden im Back-End gespeichert. Now LLM Service vergleicht dann die beiden Snapshots und hebt die wichtigen Änderungen hervor, auf die Sie sich konzentrieren müssen (z. B. Verzögerung bei einem Meilenstein oder erhöhtes Budget). Die Kompetenz erstellt dann eine Zusammenfassung dieser wichtigen Aktualisierungen und sendet eine E-Mail mit Links zu Projektdatensätzen an den Projektmanager. Die Projektzusammenfassung hält die Projektmanager über wichtige Aktualisierungen auf dem Laufenden, ohne die Änderungen manuell überprüfen zu müssen.