応募者プライバシーステートメント

この応募者に関するプライバシーステートメント (以下「応募者に関するステートメント」) では、子会社および関連会社 (以下総称で「ServiceNow」、「当社」、または「私たち」) を含む ServiceNow Inc. のプライバシー慣行について説明します。この慣行は、採用応募者 (以下「応募者」および「応募者の皆様」) からの個人情報の収集、使用、および開示に適用されます。採用には、応募ポータル、Web サイト、またはその他の人材採用チャネル (以下総称で「応募サイト」) を通じて ServiceNow に応募するインターンシップも含まれます。

本ポリシーにおける各用語の定義は以下のとおりです。

• 「採用応募者」とは、当社の人材採用または委任契約に対する現在または以前の応募者を意味します。
• 「応募者データ」とは、応募に関連して面接プロセスの一環として処理される情報を意味します。

以下に詳述するとおり、当社は、訪問者から、訪問者に関するカテゴリ (識別名、職業または雇用関連情報、金融口座情報、商業情報、教育情報、視覚情報、インターネットアクティビティ情報など) に分類される複数の種類の情報を概括的に収集します。

1. 応募者が応募者データとして自主的に当社に提供する情報

当社は、応募の一環として、法律で許可されているか要求された場合、または職務上必要であるか許可されている場合、応募者として提供された情報 (以下を含むがこれらに限定されない) を処理することがあります。

第三者からの情報

当社は、応募に関連して、および面接プロセスの一環として、職務上必要であるか許可された場合、他の情報源から応募者に関する情報を適用法で認められる範囲で入手する場合があります。たとえば、当社は、身元保証人、雇用調査会社、本人確認および身元調査サービス会社、障がい/医療上の配慮サービス事業者、インターネットのその他 Web サイトなど、第三者からの提供により応募者の情報を取得します (第三者のプライバシーポリシーが適用されます)。応募者は、プロフェッショナルソーシャルメディアサイト (LinkedIn など) に第三者が保存している特定個人情報へのアクセス権を、当社に提供することを選択できます。

2. 応募者が応募サイトを訪問することにより、当社が収集する情報

応募者が応募サイトを訪問する際に、当社は、cookie、その他の追跡テクノロジーを使用して、当社のウェブサイトへのアクセスに関して特定情報を収集する場合もあります。

詳細については、当社の「cookie ポリシー」をご確認ください。

お子様

16 歳未満の方から個人情報を故意に収集することはありません。16 歳未満の方は、ご自身の個人情報をフォームに入力したり、当社に送信したりしないでください。16 歳未満のお子様から個人情報を収集したことが判明した場合、その情報は直ちに削除されます。

当社は、適用法で許可されている場合または職務上必要であるか許可されている場合、(以下を含むがこれらに限定されない) 人材採用および人事管理の目的で、グローバルレベルで応募者に関して収集した情報を使用する場合があります。

• 応募の処理と評価、仕事への適格性評価、採用の決定、採用/雇用プロセスの管理/改善など、人事管理の職務と活動の実施およびサポートのため
• 雇用関連法および福利厚生関連法に基づく義務の遂行のため
• 職場の安全と従業員の健康を管理するため
• 福利厚生、報酬、人的資源、トレーニングに関する計画/プログラムへの従業員の参加を管理するため
• 応募者に本人の応募について通知するため
• 将来の採用機会を応募者に通知するため (そのような目的で通知を受けたくないと当社に伝えない限り)
• 法的義務および内部ポリシー (輸出管理法に関するものを含む) を遵守するため
• 事業活動の管理と実施のため (会社の資産と人材の割り当て、プロジェクト管理、記録管理、監査証跡またはその他の報告ツールの編集、合併/買収/売却/再編/廃業/企業統合の管理など)
• オンラインキャリアポータルを管理し、身元やその他の採用前調査を実施するため

採用された場合、応募者情報は雇用に関連して使用される場合があります (たとえば、雇用記録の作成、福利厚生やトレーニング計画/プログラムへの従業員参加の管理、または内部システムへのアクセス許可などのオンボーディングアクティビティの実施)。

一般的に、採用応募者は秘匿性の高い個人情報 (健康、人種、民族、宗教、性的指向に関する情報など) を提供する必要はありませんが、自己判断でそのような情報を任意に提供できます。このような情報の提供に同意した場合、通常は、多様性を監視し、適切な作業環境を提供する目的でのみ使用されます (たとえば、障がいへの配慮が必要な場合)。採用または選考のプロセスでは、これらの情報は考査に使用されません。

当社は、市民権/国籍、および特定の職務 (例：米国連邦政府と連携した職務) または地域に関する情報の提供を求めます。ただし、法的義務 (例：地域固有の新型コロナウイルス感染症要件) を確実に遵守するために、健康関連の情報や厳格に守られている宗教的信念 (例：新型コロナウイルス感染症の予防接種状況や配慮要請) の提供を求める場合もあります。特定の職務に関する適格性を判断するために必要であるため、この情報は採用プロセスで参照できます。

一部の国および一部の職務について、犯罪歴の調査および薬物スクリーニング検査を実施する必要がありますが、適用法で必要とされるか許可されている場合に限ります。これらの調査/検査が実施される場合、この項目に関して当社が処理する情報は、すべて極秘に扱われ、当社の採用または特定職務の適格性を評価する目的でのみ使用されます。

当社は、応募者データに含まれる個人情報を、以下のカテゴリの受領者に開示することがあります。

• 子会社および関連会社 (欧州連合およびスイス以外に所在する会社を含む)：応募者に適任と思われる職務を特定するため、または応募者に関するステートメントに記載された目的のため、特定の職務に関連して開示されます。
• サービスプロバイダー：上記の使用目的を含め、当社のためにサービスを提供します。サービスプロバイダーが当社のためにサービスを実施する必要がある場合、当社の指示に従っている場合、または法的要件を遵守する場合に限り、当社はサービスプロバイダーが応募者データを使用または開示することを許可します。また当社は、サービスプロバイダーが応募者データのプライバシーとセキュリティを適切に保護するように要求しています。
• 買収者 (あるいは買収者の代理人および顧問)：合併、買収または何らかの形態で当社の資産の全部もしくは一部を売却もしくは移転する場合（組織再編、解散または清算の場合を含む）であって、当社が保有する当社への応募者についての個人情報が買収者または譲受者に移転される資産に含まれる場合に開示します。売却、合併、または買収が生じた場合、この応募者に関するステートメントと一致する方法で応募者データを使用するように、当社は譲渡先に要請する合理的な努力を果たします。
• 管轄の法執行機関、規制当局、政府機関、裁判所、またはその他の第三者：(i) 裁判所命令、管轄の法執行機関からの要請、またはその他の法的義務の遵守、(ii) 当社 Web サイトの利用規約またはその他の契約条項の遵守または適用、(iii) ServiceNow または他者の権利、財産、または安全の保護、あるいはその他の法的義務の遵守に関連して開示します。
• 応募者が同意したその他の人物：開示に関して同意を得た個人に対して情報提供します。

応募者が欧州経済領域の出身者である場合、当社は通常、応募者の同意を得た場合、契約 (雇用契約など) の履行に必要な場合、適用される法律 (安全衛生法、税法、その他の法律など) の遵守に必要な場合、または処理に正当な理由がある場合 (たとえば、ServiceNow での特定の職務に関して応募者の適合性を評価する場合) に限り、応募者から個人情報を収集します。この場合でも、データ保護の原則、基本的人権、自由に関する原則が優先されます。応募者から特別なカテゴリに該当する個人情報を収集する場合、当社は通常、応募者の明示的な同意がある場合、または適用法 (例：雇用関連法) に基づいてそのような情報を処理する義務がある場合にのみ収集します。当社が応募者の個人情報を収集および使用する法的根拠について不明な点がある場合、または詳細情報が必要な場合は、以下に記載されている連絡先にお問い合せください。

当社およびそのサービスプロバイダーは、応募者のデータを、応募者が提供した地域とは異なる管轄地域 (米国など) に移転する場合があります。この応募者に関するステートメントは、データが処理されるあらゆる地域に適用されます。

応募者が欧州経済領域 (以下「EEA」) からの訪問者である場合、EEA 外に応募者の個人情報を移転する際に、次の方法により個人情報を保護します。

• 欧州委員会が適切なレベルの個人情報保護を提供すると判断した地域でのみデータを処理する、あるいは
• それ以外の場合、欧州委員会によって承認された標準契約条項の適用あるいは、他の合法的な移転機構など、個人情報を保護するための適切なセーフガードを実装する。

個人情報の国際的な移転に関して詳細な情報が必要な場合は、以下に記載されている連絡先にお問い合せください。

当社は、偶発的なまたは違法な破壊、損失、改変、不正な開示、およびアクセスから応募者データを保護するために、適切な技術的および組織的対策を維持します。応募者データにアクセスできる当社の従業員は、その情報の機密性と安全性を保つ必要があります。

コミュニケーション

応募者は、応募サイトでフォームを送信することにより、自身の応募および採用プロセスに関して、ServiceNow による連絡を受けることに同意することになります。当社はメール、電話、およびインスタントメッセージを使用して連絡を行います。

当社から通知を受けるという同意を取り消したい場合はいつでも、当社にメールを送信 (privacy@servicenow.com) するか、以下の「お問い合わせ」の連絡先にその旨を伝えることができます。

より長い保持期間が法律で求められていない限り、当社は継続的で正当なビジネスニーズがある場合、またはこの応募者に関する声明で概説された目的を果たすためにデータが必要とされている期間、応募者データを保持します。また、他の雇用機会で応募者を評価する場合で、なおかつ、応募者データのそのような保持が法律で許可されている場合、そのような目的での応募者データの保持を応募者が拒否していない限り、当社は応募者データを保持することがあります。

法律で許可または要求されている場合、当社はいつでも応募者データを削除できます。個人情報を処理する法的義務または継続的で正当なビジネスニーズがない場合、当社はデータを削除または匿名化します。

当社は応募者データに関する特定の権利を応募者に付与します。

• 当社が収集、処理、または共有する個人情報の参照、修正、更新を応募者が望んでいる場合、または削除を要請する場合で、なおかつ、当社が使用する応募ツール内でこれらの操作を実行できない場合、応募者は privacy@servicenow.com にメールを送信できます。応募者は採用担当者または人事担当者に問い合わせることもできます。
• 特定の管轄区域 (たとえば、欧州経済領域) は、適用法に基づいて居住者に特定のプライバシー権を付与しています。自身の個人情報の処理に異議を唱える、個人情報処理の制限を求める、個人情報の携行性を求めるなど、この権利を行使する要請に、当社は該当するデータ保護法に従って対応します。適用法に従い、応募者は、応募者データへのアクセス、関連情報の受け取り、データの更新、不正確さの修正、データ処理の制限/停止などを求める権利、データの消去/削除/提供 (該当する場合、または適用法で許可されている場合) を求める権利を有しています。応募者は、privacy@servicenow.com にメールを送信できます。また、以下の「お問い合わせ」の連絡先に問い合わせることもできます。
• さらに、当社が応募者の同意を得て応募者データを処理している場合、いつでも当社に連絡して同意を取り消すことができます。
• 当社による個人情報の収集および使用に懸念がある場合、お客様はデータ保護当局に異議を申し立てる権利を有します。詳細については、管轄地域のデータ保護機関にお問い合わせください。欧州経済領域、スイス、および欧州外の特定国 (米国およびカナダを含む) のデータ保護当局については、こちらから連絡先の詳細を確認できます。
• 応募者には、これらの権利の行使において差別されない権利があります。
• データ対象者の代理人として権利の行使を希望する委任代理人の場合、以下の「お問い合わせ」の連絡先情報を使用して当社に連絡し、代理人を指名する対象者の承諾書のコピーを当社に提供してください。当社は、データ対象者に通知し、承認された代理人の要請に対応する前に、独自に本人確認を行うよう要求する場合があります。

当社は、適用されるデータ保護法の要件に従って、このような要請に対応します。代理人の要請に対応する場合、本人確認のために特定情報の提供を求めることがあります。

当社は、応募者に関するステートメントを適宜、更新または変更する権利を留保します。この応募者に関するステートメントに変更を加える場合、適切なオンライン通知機能、またはその他の手段 (連絡先がわかる場合、メールによる通知を含む) を使用して採用応募者に通知します。さらに適用法で求められている場合は、応募者の同意も確認します。

応募者に関するステートメントおよび当社のプライバシー慣行に関する質問もしくはコメントがある場合、応募者情報の更新、変更、削除が必要な場合、またはその他の権利を行使する必要がある場合は、以下にご連絡ください。

欧州経済領域外に居住する採用応募者向けの連絡先：

ServiceNow, Inc.
宛先：Privacy
2225 Lawson Lane
Santa Clara, CA 95054

メール：privacy@servicenow.com

欧州経済領域に居住する採用応募者向けの連絡先：

ServiceNow Nederland B.V. (データコントローラー)
宛先：Legal Department
Hoekenrode 3
1102 BR Amsterdam
オランダ
メール：privacy@servicenow.com

ServiceNow の一般的なプライバシー慣行に関する詳細については、ServiceNow のプライバシーステートメント https://www.servicenow.com/jp/privacy‑statement.html をご覧ください。