応募者プライバシーステートメント

目的と適用範囲

この応募者に関するプライバシーステートメント (以下「応募者に関するステートメント」) では、子会社および関連会社 (以下総称で「ServiceNow」、「当社」、または「私たち」) を含む ServiceNow Inc. のプライバシー慣行について説明します。この慣行は、採用応募者 (以下「応募者」および「応募者の皆様」) からの個人情報の収集、使用、および開示に適用されます。採用には、応募ポータル、Web サイト、またはその他の人材採用チャネル (以下総称で「応募サイト」) を通じて ServiceNow に応募するインターンシップも含まれます。また、この慣行は、ServiceNow でのキャリア機会について当社が連絡を取る個人にも適用されます。

本ポリシーにおける各用語の定義は以下のとおりです。

• 「採用応募者」とは、当社の人材採用または委任契約に対する現在または以前の応募者を意味します。
• 「応募者データ」とは、応募に関連して、また応募者への連絡、面接、および審査プロセスの一環として当社が処理する情報を意味します。

情報の取得方法

以下に詳述するとおり、当社は、応募者から、応募者に関するカテゴリ (識別名、職業または雇用関連情報、金融口座情報、商業情報、教育情報、視覚情報、インターネットアクティビティ情報など) に分類される複数の種類の情報を概括的に収集します。

1. 応募者が応募者データとして自主的に当社に提供する情報

当社は、法律で許可または義務付けられている場合、またはこの応募者に関するステートメントに記載されている目的で必要であるか許可されている場合、応募者から提供された情報を処理する場合があります。これには、以下が含まれますが、これらに限定されません。

• 連絡先情報 (たとえば、氏名、住所、メールアドレス、電話番号、写真)
• 身分証明書、パスポート、国籍、市民権、および/または在留資格に関する情報
• 役職、学歴、専門資格、学歴などの雇用および経歴に関する情報
• 報酬情報 (たとえば、株式持分や付与された株式持分に対する権利の詳細)
• 経歴調査、本人確認、および薬物検査に関する情報
• 配慮の要請 (例：心から信奉する宗教上の信念または障がい/身体疾患)
• 雇用契約
• コンピテンシー評価、その他の学習およびスキルに関するデータ
• 応募者が自主的に当社に提供する場合の人口統計データ (人種、民族、宗教、性的指向に関する情報など)
• 音声録音、写真、動画、およびその他の類似するデジタルアセット (応募者が当社のオフィスを訪問したときのものを含む)

第三者から収集する情報

当社は、適用法で許可される範囲において、ServiceNow でのキャリア機会について応募者と連絡を取るため、応募者の応募に関連して、また面接プロセスの一環として必要であるか許可されている場合、その他の情報源から応募者に関する情報を入手する場合があります。たとえば、当社は、応募者と当社とのやり取りを通じて、身元照会先などの第三者から情報を取得します。また、採用調査会社、コンピテンシー評価プロバイダー、応募者追跡システムプロバイダー、候補者関係管理システムプロバイダー、本人確認および経歴調査サービスプロバイダー、または障がい/身体疾患に関する配慮サービスプロバイダーなど、当社のベンダーおよびその他のプロバイダーからも情報を取得します。当社は、Web サイトまたは公開情報源から情報を取得する場合があります。これには、プロフェッショナルネットワーキングサイト (LinkedIn など) の情報が含まれます。ただし、当該第三者のプライバシーポリシーが適用されます。

また、当社は、企業取引の一環として情報を取得する場合があります。

2. 応募者が応募サイトを訪問することにより、当社が収集する情報

応募者が応募サイトを訪問する際に、当社は、cookie、その他の追跡テクノロジーを使用して、当社の Web サイトへのアクセスに関して特定情報を収集する場合もあります。

詳細については、当社の cookie ポリシーをご確認ください。

未成年者

16 歳未満の方から個人データを故意に収集することはありません。16 歳未満の方は、ご自身の個人情報をフォームに入力したり、当社に送信したりしないでください。16 歳未満のお子様から個人情報を収集したことが判明した場合、その情報は直ちに削除されます。

収集した情報の用途

当社は、適用法で許可されている場合または職務上必要であるか許可されている場合、(以下を含むがこれらに限定されない) 人材採用および人事管理の目的で、グローバルレベルで応募者に関して収集した情報を使用する場合があります。

• 応募の処理および評価、適用法および当社のポリシーに基づく就労資格およびリモートワークの適格性の評価、採用決定、合法的な審査および経歴調査 (本人確認を含む)、ならびに採用プロセスの管理および改善を含む、人材募集、採用、および人事の機能と活動を実施および支援するため
• 雇用関連法および福利厚生関連法に基づく義務の遂行のため
• 職場の安全と従業員の健康を管理するため
• 物理的セキュリティおよびシステムセキュリティを管理するため
• 福利厚生、報酬、人事、トレーニングに関する計画/プログラムへの従業員の参加を管理するため
• 応募に関する連絡
• 将来の採用機会を応募者に通知するため (そのような目的で通知を受けたくないと当社に伝えない限り)
• 法的義務および内部ポリシー (輸出管理法に関するものを含む) を遵守するため
• 会社資産および人材の割り当て、プロジェクト管理、記録管理、監査証跡またはその他の報告ツールの作成、現地法に従った ServiceNow の人工知能 (以下「AI」) および機械学習 (以下「ML」) モデルのトレーニングを含むプロセスの開発および改善、合併、買収、売却、組織再編、もしくは事業処分の管理、ならびに買収者との統合を含む、事業活動の管理および実施のため
• オンラインキャリアポータルを管理し、身元やその他の採用前調査を実施するため
• 採用された場合、応募者情報は雇用に関連して使用される場合があります (たとえば、雇用記録の作成、福利厚生やトレーニング計画/プログラムへの従業員参加の管理、または内部システムへのアクセス許可などのオンボーディングアクティビティの実施)。

一般的に、採用応募者は秘匿性の高い個人情報 (人種、民族、宗教、性的指向に関する情報など) を提供する必要はありませんが、自己判断でそのような情報を任意に提供できます。このような情報の提供に同意した場合、適切な作業環境を提供する目的でのみ使用されます (たとえば、障がいへの配慮が必要な場合)。採用または選考のプロセスでは、これらの情報は考査に使用されません。

当社は、市民権/国籍に関する情報の提供を求めます。また、特定の職務 (例：米国連邦政府と連携した職務) または地域については、当社が法的義務を確実に遵守するために、健康関連の情報または心から信奉する宗教上の信念 (例：配慮の要請) の提供を求める場合もあります。特定の職務に関する適格性を判断するために必要であるため、この情報は採用プロセスで参照できます。

一部の国および一部の役職では、犯罪歴の調査および薬物スクリーニング検査を実施する必要がありますが、適用される法律でこれが必要とされる場合または許されている場合に限られます。これらの調査/検査が実施される場合、この項目に関して当社が処理する情報はすべて極秘に扱われ、当社の採用または特定職務の適格性を評価する目的でのみ使用されます。

収集された情報の第三者提供

当社は、応募者データに含まれる個人情報を、以下のカテゴリの受領者に開示することがあります。

• 子会社および関連会社：本応募者に関するステートメントに記載されている目的のために必要となる場合に開示します。これには、欧州連合およびスイス以外に所在するものも含まれます。
• サービスプロバイダー：上記の使用目的に関連するサービスを含め、当社に代わってサービスを提供します。サービスプロバイダーが当社のためにサービスを実施する必要がある場合、当社の指示に従っている場合、または法的要件を遵守する場合に限り、当社はサービスプロバイダーが応募者データを使用または開示することを許可します。また当社は、サービスプロバイダーが応募者データのプライバシーとセキュリティを適切に保護するように要求しています。たとえば、一部の情報は、以下の第三者に開示される場合があります。

• 法律および当社のポリシーに基づく応募者の就労資格の確認に関連するサービスを当社に提供する企業。
• 応募者追跡、候補者関係管理、およびコンピテンシー評価のプラットフォームおよびシステムを当社に提供する企業。
• ServiceNow に代わって経歴調査および本人確認を行う企業。
• 通信インフラストラクチャ (データ保存目的を含む) を提供する企業、および/またはセキュリティサービス、事業継続性サービスを提供する企業。
• 転居支援サービスの調整および提供を支援する第三者。
• 当社に提供するアドバイザリーサービスに関連する監査人、アドバイザー、法定代理人、およびこれらに類する当社に提供するアドバイザリーサービスに関連する代理人。
• AI 機能の社内利用を含め、当社の業務をホストおよび/または改善するためのシステムおよび/またはサービスを提供する第三者。

• 本応募者に関するステートメントに記載されている ServiceNow の目的のために、許可される範囲でサポートを提供する第三者。

• 買収者 (あるいは買収者の代理人および顧問)：合併、買収または何らかの形態で当社の資産の全部もしくは一部を売却もしくは移転する場合 (組織再編、解散または清算の場合を含む) であって、当社が保有する当社への応募者についてのデータが買収者または譲受者に移転される資産に含まれる場合に開示します。売却、合併、または買収が生じた場合、この応募者に関するステートメントと一致する方法で応募者データを使用するように、当社は譲渡先に要請する合理的な努力を果たします。
• 管轄の法執行機関、規制当局、政府機関、裁判所、またはその他の第三者：(i) 裁判所命令、管轄の法執行機関からの要請、またはその他の法的義務を遵守すること、(ii) 当社 Web サイト利用規約またはその他の契約条項の遵守または適用、(iii) ServiceNow または他者の権利、財産、または安全の保護、その他の法的義務の遵守に関連して開示します。
• お客様の指示または開示に同意した他の人物。

また、当社は、お客様を特定するために合理的に使用できない集計情報または匿名化された情報を開示する場合があります。ServiceNow は、この情報を匿名化した方法でのみ処理、維持、使用し、法律で許可されている場合を除き、そのような情報の再識別化を試みることはありません。 

当社は、個人情報を販売促進の目的で、第三者との間で売却、貸借または交換しません。

処理の法的根拠

上記の個人データを収集および利用する当社の法的根拠は、対象となる個人データおよび当該データを収集する具体的な状況によって異なります。

当社は通常、データ管理者として、処理が当社の正当な利益 (ServiceNow における特定の職務への応募者の適性を評価する場合など) に基づくものであり、かつ、応募者のデータ保護上の利益または基本的な権利および自由が当該利益に優先しない場合、契約の履行 (応募者の雇用契約など) に必要な場合、適用法 (安全衛生、税務、その他の法律など) を遵守するために必要な場合、または応募者から同意を得ている場合に、個人情報を処理します。応募者から特別なカテゴリに該当する個人情報を収集する場合、当社は通常、応募者の明示的な同意がある場合、または適用法 (例：雇用関連法) に基づいてそのような情報を処理する義務がある場合にのみ収集します。当社が応募者の個人情報を収集および使用する法的根拠について不明な点がある場合、または詳細情報が必要な場合は、以下に記載されている連絡先にお問い合せください。

国際的な移転

当社は、業務委託またはデータの保存が必要な場合、本応募者に関するステートメントの対象となるデータを、(i) 当社の施設が所在する国、および (ii) 当社がサービスプロバイダーを利用している国で保存および処理する場合があります。ServiceNow のグローバルオフィスのリストについては、こちらをご覧ください。

応募者が欧州経済領域 (以下「EEA」) からの訪問者である場合、EEA 外に応募者の個人情報を移転する際に、次の方法により個人情報を保護します。

• 欧州委員会が適切なレベルの個人情報保護を提供すると判断した地域でのみデータを処理する、あるいは
• またそれ以外の場合、欧州委員会によって採択された標準契約条項の適用あるいは、他の合法的な移行機構など、個人情報を保護するための適切なセーフガードを実装する。

個人情報の国際的な移転に関して詳細な情報が必要な場合は、以下に記載されている連絡先にお問い合せください。

セキュリティと機密性

当社は、偶発的なまたは違法な破壊、損失、改変、不正な開示、およびアクセスから応募者データを保護するために、適切な技術的および組織的対策を維持します。応募者データにアクセスできる当社の従業員は、その情報の機密性と安全性を保つ必要があります。

コミュニケーション

応募サイトでフォームを送信することにより、応募および採用プロセスに関して ServiceNow から連絡を受けることに同意するものとします。当社はメール、電話、およびインスタントメッセージ (SMS を含む) を使用して連絡を行います。

当社から連絡を受けるという同意を取り消したい場合はいつでも当社 (privacy@servicenow.com) にメールを送信するか、以下の「連絡先情報」の連絡先にその旨を伝えることができます。

保持

より長い保持期間が法律で求められていない限り、当社は継続的で正当なビジネスニーズがある場合、またはこの応募者に関する声明で概説された目的を果たすためにデータが必要とされる期間、応募者データを保持します。また、他の雇用機会で応募者を評価する場合で、なおかつ、応募者データのそのような保持が法律で許可されている場合、そのような目的での応募者データの保持を応募者が拒否していない限り、当社は応募者データを保持することがあります。

法律で許可または要求されている場合、当社はいつでも応募者データを削除できます。個人情報を処理する法的義務または継続的で正当なビジネスニーズがない場合、当社はデータを削除または匿名化します。

プライバシー権

居住地によっては、適用されるプライバシー法に基づき、応募者データに関する特定の権利が応募者に認められる場合があります。適用されるプライバシー法に基づき、特定の情報がこのような請求の対象外となる場合があります。プライバシーに関する権利の行使をご希望の場合は、以下の手順に従ってください。

• 当社が収集、処理、または共有する個人情報の参照、修正、更新を応募者が望んでいる場合、または削除を要請する場合で、なおかつ、当社が使用する応募ツール内でこれらの操作を実行できない場合、応募者は privacy@servicenow.com にメールを送信できます。応募者は採用担当者または人事担当者に問い合わせることもできます。
• 応募者の居住地に応じて、適用法に基づく特定のプライバシー権が応募者に認められる場合があります。これには、適用されるデータ保護法に基づき、個人情報の処理に異議を申し立てる権利、処理の制限または停止を当社に求める権利、苦情を申し立てる権利、または個人情報のポータビリティを要求する権利が含まれます。応募者は、privacy@servicenow.com にメールを送信できます。また、以下の「連絡先情報」の連絡先に問い合わせることもできます。
• さらに、当社が応募者の同意を得て応募者データを処理している場合、いつでも当社に連絡して同意を取り消すことができます。
• 当社による個人データの収集および使用に懸念がある場合、応募者はデータ保護当局に異議を申し立てる権利を有します。詳細については、管轄地域のデータ保護機関にお問い合わせください。欧州経済領域、スイス、および欧州外の特定国 (米国およびカナダを含む) のデータ保護当局については、こちらから連絡先の詳細を確認できます。
• 応募者には、これらの権利の行使において差別されない権利があります。
• データ対象者の代理人として権利の行使を希望する委任代理人の場合、以下の「連絡先情報」の連絡先情報を使用して当社に連絡し、代理人を指名する対象者の承認書のコピーを当社に提供してください。当社は、データ対象者に通知し、承認された代理人の要請に対応する前に、独自に本人確認を行うよう要求する場合があります。

当社は、適用されるデータ保護法の要件に従って、このような要求に対応します。お客様からの要求に対応するため、本人確認の目的で特定の情報の提供をお願いする場合があります。

カリフォルニア州居住者向けの追加情報

カリフォルニア州の居住者である場合、本応募者に関するステートメントに一般的に記載されている情報に加えて、本セクションが応募者に適用されます。カリフォルニア州では、2018 年カリフォルニア州消費者プライバシー法が制定され、同法は 2020 年カリフォルニア州プライバシー権法によって改正されています (以下、改正後の同法を「CCPA」といいます)。

個人情報の収集または生成、使用、開示方法

以下の表に加えて：

当社が収集する個人情報およびその情報源については、上記の「情報の取得方法」セクションを参照してください。

当該個人情報を使用する事業上および商業上の目的については、上記の「収集した情報の用途」セクションを参照してください。

個人情報の開示方法については、上記の「収集された情報の第三者提供」セクションに記載されています。

当社のデータ保持慣行については、上記の「データ保持」のセクションを参照してください。

さらに、ServiceNow は、以下のとおり、応募者の個人情報を、当社の子会社および関連会社、当社が利用しているサービスプロバイダー、およびその他の特定の第三者に開示する場合があります。これらの開示は、ServiceNow の事業運営上の目的、当社の子会社もしくは関連会社の事業運営上の目的、当社が利用しているサービスプロバイダーの事業運営上の目的、CCPA で認められている事業目的、またはその他法律で認められている場合に限り行われます。

機密性の高い個人情報。当社は、CCPA で許可されている事業目的以外の目的で、応募者の機密性の高い個人情報を収集または使用しません。以下を参照してください。

当社は、応募者の個人情報を「共有」または「販売」しません。ServiceNow は、本応募者に関するステートメントに関連して収集した個人情報を「販売」もしくは「共有」、またはターゲット広告の目的で使用することはありません。当社の Web サイトやイベントなど、その他のチャネルを通じて応募者から収集した個人情報については、個人情報の「販売」または「共有」と見なされる可能性のある方法で、特定の第三者に開示する場合があります。これについては、当社の Web サイトおよびイベントに関するプライバシーステートメントで別途規定されています。

18歳未満の方。当社は、雇用への応募に関連して、18 歳未満の方からは個人情報を収集しません。

プライバシー権

応募者がカリフォルニア州に居住している場合、CCPA に基づく以下の権利を有します。

• 応募者は、当社が自身について収集した個人情報の内容を知り、その個人情報にアクセスする権利を有します。この権利は、当社の[プライバシーの選択] リンクにアクセスするか、フリーダイヤル 1 858 345 1444 に電話するか、privacy@servicenow.com に連絡することで行使できます。
• お客様は、当社が収集したお客様に関する不正確な個人情報を訂正する権利を有します。この権利は、当社の[プライバシーの選択] リンクにアクセスするか、フリーダイヤル 1 858 345 1444 に電話するか、privacy@servicenow.com に連絡することで行使できます。
• 応募者は、当社が収集した自身に関する個人情報の削除またはポータビリティを要求する権利を有します。この権利は、当社の[プライバシーの選択] リンクにアクセスするか、フリーダイヤル 1 858 345 1444 に電話するか、privacy@servicenow.com に連絡することで行使できます。
• お客様は、当社がお客様のアクセス、訂正、削除、またはポータビリティの権利の行使に関する要求を拒否した場合、異議を申し立てる権利を有します。お客様は、privacy@servicenow.com に連絡することで、この権利を行使できます。異議申し立ての結果に懸念がある場合、カリフォルニア州司法長官事務所に連絡する権利があります。
• 応募者は、CCPA に基づく権利を行使したことを理由に差別されない権利を有します。当社は、CCPA に基づく権利を行使したことを理由に、応募者を差別することはありません。

応募者がこれらの権利を行使する場合、当社は、適用法で要求または許可される範囲において、応募者向けシステムへの認証を求める場合や、応募者の要求への対応を完了するため、または本人確認を行うために合理的に必要な追加情報の提供を求める場合があります。応募者は、これらの権利を行使するために、認定代理人を利用する権利を有します。当社は、代理人として要求を提出する権限が応募者から当該代理人に付与されたという証拠を求める場合があり、また、応募者に代理人の身元を直接確認するよう求める場合もあります。要求を行うことを希望する委任代理人の方は、privacy@servicenow.com までお問い合わせください。

応募者に関するステートメントへの変更

当社は、本ポリシーを適宜更新または変更する権利を留保します。本応募者に関するステートメントに重要な変更を加える場合、当社は適切なオンライン通知またはその他の方法 (応募者の連絡先がわかっている場合は、メールによる通知を含む) でデータ主体に通知する場合があります。当社は、プライバシーステートメントを定期的に確認し、当社が行った更新または変更について常に最新情報を入手するようお願いします。 

連絡先情報

応募者に関するステートメントおよび当社のプライバシー慣行に関する質問もしくはコメントがある場合、応募者情報の更新、変更、削除が必要な場合、またはその他の権利を行使する必要がある場合は、以下にご連絡ください。

欧州経済領域外に居住するデータ主体向けの連絡先： 

ServiceNow, Inc.
Attn: Privacy
2225 Lawson Lane
Santa Clara, CA 95054

メール：privacy@servicenow.com

欧州経済領域に居住するデータ主体向けの連絡先：

ServiceNow Ireland Limited
Attn: Privacy
60 Dawson Street,
Dublin
アイルランド

メール：privacy@servicenow.com

GDPR のための当社の EU 拠点はアイルランド (管理者: ServiceNow Ireland Limited) であり、主な監督機関はアイルランドデータ保護委員会 (「DPC」) です。

ServiceNow の一般的なプライバシー慣行に関する詳細については、ServiceNow のプライバシーステートメント https://www.servicenow.com/jp/privacy‑statement.html をご覧ください。

当社およびそのサービスプロバイダーは、応募者のデータを、応募者が提供した地域とは異なる管轄地域 (米国など) に移転する場合があります。この応募者に関するステートメントは、データが処理されるあらゆる地域に適用されます。

応募者が欧州経済領域 (以下「EEA」) からの訪問者である場合、EEA 外に応募者の個人情報を移転する際に、次の方法により個人情報を保護します。

• 欧州委員会が適切なレベルの個人情報保護を提供すると判断した地域でのみデータを処理する、あるいは
• それ以外の場合、欧州委員会によって承認された標準契約条項の適用あるいは、他の合法的な移転機構など、個人情報を保護するための適切なセーフガードを実装する。

個人情報の国際的な移転に関して詳細な情報が必要な場合は、以下に記載されている連絡先にお問い合せください。