「応募者追跡システム」は、採用担当者が採用プロセスを進む候補者をフィルター、管理、追跡するために使用するソフトウェアの一種です。
組織はみな違いますが、「優秀な従業員」という同じ基盤に大きく依存していることは同じです。適切な人材が会社のプロセスを支え、推進し、顧客基盤との仲介役を果たし、チームや部門内の戦略的指示を与えていなければ、会社は機能停止してしまうでしょう。残念ながら最適な候補者を見つけることは難しく、その候補者を採用プロセスに沿って進むよう誘導することはさらに厄介です。候補者や対象役職が多数にのぼるときは特にそうです。
応募者追跡システム (ATS) は、雇用者や採用担当者が人材獲得にアプローチする方法を最適化するための機能を搭載しています。 ATS ソリューションの導入により、会社は職種や規模を問わずビジネスの成功を推進するような人材を簡単に発見、オンボーディング、定着させることができます。 データ機能を追跡・管理ツールのフルスイートと組み合わせることで、最適な応募者追跡システムがオールインワンの採用リソースとして機能し、採用プロセスの多くの側面を自動化することもできます。
「応募者追跡システム」とは、単純な応募者データベースからフルサービスのエンドツーエンドソリューションまで幅広い採用ツールを指します。 つまり、多くの ATS ツールが同様のプロセスセットに従い、以下と同様の基本機能を備えています。
応募者追跡システムの最も基本的な機能は、応募者情報を容易に取り出せるように保存することです。 応募者が履歴書を送信すると、ATS がその履歴書に含まれる情報から関連情報を検出して分析し、さらに自動的に解析して一元化データベースに格納されます。 この情報に含まれるのは応募者の氏名、職歴、連絡先情報などで、採用担当者が検索や閲覧ができるようにします。
採用担当者にとって最も時間がかかるプロセスのひとつが、数千件の履歴書に目を通して対象職種の応募条件に見合わない候補者を除外することです。 ATS ツールならこのプロセスを自動化できます。 カスタマイズしたパラメーター (職歴、スキルセット、資格、給与条件など) を使用して、自動的に適格性の最低要件を満たしていない応募者を除外するよう ATS を設定できます。 設定した基準を満たす応募者は、採用プロセスの次の段階へ進むことが許されます。
応募資格や適格性を満たさない履歴書が除外されたところで、ATS は残りの候補者のランク付けに取り掛かります。 このために、応募者の職歴と経歴を職務内容に照らし合わせます。 候補者は自動的に、理想的な採用候補像との一致度によって優先順位が付けられます。 採用担当者はランキングパラメーターを微調整して、対象役職の上位候補者をさらにふるいにかけます。 これにより、会社のニーズに合う可能性が高い候補者のみを追うことで時間の使い方を最適化できるようになります。
最後に、ATS ソリューションはさらに応募者データベース管理を最適化するため、履歴書検索機能を改善します。 ATS は履歴書に対して、場所、雇用履歴、経験、スキルなどに関連するキーワードに自動的にタグ付けできます。 採用担当者はシステム内の特定の用語を検索して、残っている候補者を簡単にソートすることができます。
ほとんどのビジネスツールと同様に、ATS を使用する主な理由はビジネス内の特定機能の精度と効率を向上するためです。 さらに具体的に言えば、応募者追跡システムは採用の多くの基本的側面を自動化して簡素化します。 これには次のような主要なメリットがあります。
採用担当マネージャーの目標は、空いているポジションをただ埋める人を見つけることでなく、そのポジションに「ふさわしい」人を見つけることです。 不適格な履歴書が採用担当者に届かないよう防ぐゲートキーパーの役目を果たす ATS は、会社の人材採用プールの精度を上げて最適な候補者のみが含まれるようにします。 AI 機能は理想的な候補者像をさらに明確にするサポートをするため、採用担当マネージャーはその職に最適な人物を見つけることができます。 事前審査された採用候補者は優れたパフォーマンスを発揮する従業員になる可能性が高く、プロセスにおける会社の正味採用スコア (NHS) も向上します。
候補者はただ採用パイプラインを通り抜けていく心を持たないロボットではありません。彼らは一人ひとり違う生きた個人であり、雇用までの過程において補助、サポート、励ましを必要としています。 ATS ツールは採用候補者が必要なサポートを必要な時にすぐ得られるようにし、エンゲージメントを向上して候補者が放置されるリスクを排除します。
採用とは投資です。 適切に実施すれば、新規採用者の入社によるリターンはコストを相殺します。 ところが、時間のかかるプロセス、ヒューマンエラー、そしてステークホルダー間の連携不足によってプロセス全体のスピードが落ちると、「採用 1 名あたりのコスト」の増加と「雇用までの期間」の長期化につながります。 応募者追跡システムは、可視性の向上、連携の改善、パイプライン内のボトルネックの解消を実現して組織が採用への投資利益率を向上できます。
採用は、新規採用者が完全に期待に応えるレベルに達し、最適な価値を会社にもたらすようになるまで終わりません。 ATS は採用プロセスの最適化に役立つだけでなく、オンボーディングの簡素化も実現するのは、新規の従業員に必要なドキュメントとサポートが自動的に提供されるからです。
上記のメリットは、応募者追跡システムの機能に左右されます。 ATS ソリューションにアプローチする際には、以下の重要要素と、それらが何をもたらすのかを考慮します。
詳細検索
データベースの有効性は、情報を取り出す能力に比例します。 ビルトインの検索機能とフィルタービューは、最小限の作業で必要な情報を見つけることができます。解析の再開
ATS によって、採用担当マネージャーが履歴書から最も関連性の高い情報だけを大規模に抽出できるようになります。候補者ソーシング
役職に採用候補者が応募する前に、すでに ATS ツールは改善されたブランド管理、採用情報公開の自動化、統合されたアプリケーションページなどによって候補者ソーシングを最適化できます。履歴書スクリーニング
多くの場合、提出された履歴書の大半は募集役職の応募資格の最低要件すら満たしていません。 応募者追跡システムは、そうした履歴書をさまざまなスキルと資格の関連要素を基に自動的に除外するよう設定できます。自動化
従来の採用方式はきわめて現場主義で、多数の手作業によるプロセスや承認が伴いました。 ATS の自動化はこうした時間のかかるタスクの多くに対応するため、採用チームやその他の採用プロセスに関わる人たちはより戦略的な関心事に集中することができます。分析と報告
測定なしには改善はないとはよく言われることです。 ATS ツールは堅牢な分析と報告の機能を備えているため、従業員は起こり得る問題領域を特定し、応募者追跡システムがもたらすメリットを追跡できます。オンボーディングのサポート
優れた応募者追跡システムはオンボーディングのサポートも提供し、新規雇用者ができるだけ早く職場になじめるようにします。
応募者追跡システムは貴重なサポートを採用候補者の特定、精査、追跡、管理において採用パイプラインを通じて提供しますが、時には一定の限界もあります。 こうした制約を確認しないままでいると、優秀な人材を見逃したり、誤って不適格に分類されたりします。 制約には次のようなものがあります。
履歴書はさまざまな種類やスタイルで送られてきます。 応募書類に独自のフォントが含まれていたり、ATS がなじみのない構成で情報が提示されたりした場合、主要要素 (職歴やスキルセット) などを考慮に入れることができずに履歴書を却下してしまう可能性があります。
どのコンピューターシステムでもそうですが、ATS ツールは特定の認識されたドキュメントタイプの情報のみを扱うことができます。 候補者が提出した履歴書に未認識または非対応のファイル拡張子が付いている場合、自動的に却下される可能性があります。
可視化によって人間のユーザーはデータをより包括的に理解できますが、人間ではないシステムにとっては真逆の効果が生じることがあります。 ATS ツールはグラフィックデータをシステムに変換して完全に読み込ませることができない場合があります。
同じものを表現するには何通りもの言い方がありえますが、候補者が職歴、スキルセット、資格、またはその他の関連情報を描写するために異なる用語を使用した場合、ATS は履歴書の解析、分類、優先順位付けが困難になるかもしれません。
従業員は会社の成功を決定づけます。 そのため、採用とオンボーディングにどのようなアプローチを取るかがビジネスに大きなインパクトを与えます。 応募者追跡は基本的なデータベースのサポートを提供すると同時に、採用プロセスの重要ステップを自動化することもできます。 ただし、すべての ATS ソリューションが同等ではありません。 最適なサポートとインテリジェントな自動化には、ServiceNow をご検討ください。
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