人事管理システムは、中核的な人事機能をサポートすることで従業員と HR プロフェッショナルを支援するように設計されたソフトウェアツールスイートです。
業種、製品、サービスに関係なく、ビジネスの成功は従業員が左右します。 従業員のスキル、コミットメント、インサイトによって、顧客とつながり、成功と失敗を隔てるハードルに対処できるようになります。 人事部門は、あらゆる組織が企業の基盤である従業員をより適切にサポートできるよう支援するために存在します。
ところが、ビジネスダイナミクスの変化や、組織の成長に伴い HR 機能を拡張する必要性の高まりにより、HR 環境はますます複雑になっています。 適切な人事管理システム (HRMS) は、従業員が進化する期待に直面しても献身的かつ生産的で満足感を維持するために必要なサポートを確実に提供できるようにするのに役立ちます。 改善されたコラボレーションツール、一元化されたデータダッシュボード、高度なワークフロー自動化機能を導入することで、HRMS は人事管理を最適化し、従業員の成功を最優先に据えます。
前述のように、HRMS は人事機能をサポートし、拡張するものです。 多くの場合、これはシステム内の自動化機能によって可能になります。
HRMS ソリューションは、人事に不可欠な多くのプロセスをインテリジェントに自動化することで、HR プロフェッショナルが重要なタスクに効率的に対処し、戦略的な課題に集中できるようにします。 セルフサービス機能も同様に、従業員が HR 機能をより直接的にコントロールできるようにすることで、HR 部門の負担を軽減するのに役立ちます。
また、多くの HRMS ソリューションは、すべての人事コミュニケーションと分析を行うための集中型プラットフォームとしても機能します。 これにより、HR と従業員のコラボレーションを最適化し、従業員のモニタリングを強化し、蓄積された HR データから、ボタン 1 つで高度なレポートを作成することができます。
簡単に言えば、HR の自動化によって、HR 部門は手作業や反復作業の要求から解放され、さらに HR 支援ツールによって、従業員の管理方法をよりしっかりとコントロールすることができます。 HRMS を導入することで、競争力の強化、コスト削減、人事業務の効率的な優先順位付け、従業員の評価基準の向上など、あらゆる面で改善が見られます。
最も効果的な HRMS ソリューションは、従業員分析を含む、人事機能のほぼすべての側面に関連します。 そのため、人事情報システム (HRIS) と同列に扱われることもあります。 両者には重なる部分があるかもしれませんが、HRMS と HRIS は厳密には同義ではありません。
HRIS ソリューションは、従業員情報 (氏名、給与や手当、社会保障番号、評価など) の追跡と整理に特化して設計されています。 HRIS は、正確な記録と報告の確保に役立ちます。
HRMS ソリューションは、採用、オンボーディング、人材管理、従業員エクスペリエンスなど、従業員の機能管理を支援します。 トップクラスの人事管理システムには、データ管理、分析、レポート作成などのオプションもあり、HRIS の機能と重なる部分があります。
HRMS と HRIS は連動しており、プロバイダーはこの 2 つを組み合わせて 1 つの HR サービスとして提供することが多いようです。
より包括的な人事サポートへのニーズの高まりに応えるため、現在、同様のコア機能を備えた多くの HRMS オプションが利用できます。 オプションには、以下が含まれます。
HR 部門の主な責務は、従業員が十分なエンゲージメントを維持するために必要なサポート、評価、リソースを確保できるようにすることです。 HRMS における従業員のエンゲージメントは、従業員とリーダーシップのポジティブなつながりを促進し、追加トレーニングの取得、メンター関係の構築、表彰プログラムの管理などのソリューションを提供します。
従業員エクスペリエンスは、従業員エンゲージメントと密接な関係にあり、従業員の仕事に対する満足度を高めるために、福利厚生、リソースへのアクセス、従業員のフィードバックオプション、職場の透明性などが考慮されます。 同時に、人事部門はリアルタイムの HRMS データと学習結果を適用して、従業員エクスペリエンスに悪影響を及ぼす可能性のある問題を特定し、排除することができます。
給与の管理は、単に給与を支払うだけでなく、人事の複雑でありながら不可欠な部分です。 HRMS は、給与計算の多くの側面を自動化します。たとえば、所得の計算、源泉徴収、口座振替の促進、従業員が人事部門に要求することなく給与明細 (所得明細など) に簡単にアクセスできるようにすることなどが含まれます。
企業の目標を効果的にサポートするためには、HR プロセスは正確でタイムリーである必要があります。 同時に、これらのプロセスは、設定された予算内に収まることが期待されます。 HRMS の自動化により、人事プロセスを停滞させるボトルネックの多くが解消されます。 また、ヒューマンエラーも問題にならなくなります。 プロセスの最適化は、効率的で費用対効果の高いソリューションを生み出す、HRMS の主要な機能です。
人材管理機能は、社内のポストに関心のある候補者の採用や育成に対応します。 これは、社外からの採用だけでなく、現在の従業員による紹介や、組織内の他のポストへの応募にも適用されます。 人材管理ソリューションには、募集、採用、オンボーディング、社内異動に関連するすべてのものが含まれます。
HR の存在意義は、従業員が最高の力を発揮できるように支援することにあります。 HRMS の人材管理は、従業員の能力開発を追跡して最適化するのに役立ちます。また、管理者に従業員の勤務時間と勤怠に関するより明確なインサイトを提供し、従業員評価の実施とレビューのためのプラットフォームも提供します。 人材管理は、インシデント記録、報酬計画、休日と休暇ポリシー、目標管理にも直接関係します。 この領域は、派遣社員管理にも拡張されており、インターンや請負業者などの非正規雇用従業員の管理を支援します。
プロバイダーによっては、すべての HRMS で同じツールや機能を提供しているわけではありません。 従業員のサポートに必要な機能を確保するために、HRMS ソリューションを検討する際は、以下の基本機能の優先順位を考慮してください。
HRMS ツールは、正確な報酬と福利厚生を促進し、人事部門が資格の設定と追跡に使用できるリソースを提供し、プロバイダーと協力してプランを策定し、支払いを実行できます。
一元化された HRMS プラットフォームは、従業員ポータルを含めるように構成できます。従業員はポータルを使用して、自身のデータへのアクセス、情報の更新、福利厚生の管理、一般的な質問に対する回答の発見、サポート要求などができます。
IT 管理の一元化で得られるもう 1 つのメリットは、関連するすべての HR データを 1 か所に集めることで、分析や報告のプロセスがはるかにシンプルになることです。 さらに、KPI や従業員測定基準の設定、経理ダッシュボードの構築、オペレーションデータの追跡、人事プロセスにおける総合的な透明性の確保など、HR プロフェッショナルをサポートする優れたソリューションもあります。 これは、規制コンプライアンスの推進にもつながります。
従業員は、自分のスキルセットが高まると、満足度と生産性が最も高くなります。 HRMS の学習管理ツールは、受講可能なコース、テスト、認定取得のオプションが統合されているため、コンプライアンス教育の設定と追跡ができるようになります。
人員計画ツールは、現在と将来のシナリオを把握して、従業員を準備するために非常に重要です。 これには、予測と予算、採用の優先順位の確立、スキルギャップの特定などが含まれます。
HR におけるデータサイロは、きわめて有害になる可能性があり、重要な従業員情報の検索や取得を困難にします。 HRMS で従業員記録を一元管理すると、従業員データを維持するための情報ソースが一元化されます。 これにより、報告、監査、コンプライアンスの追跡の有効性が向上し、それぞれに関連する多くのコストが削減されます。
HRMS ソリューションの導入により、多くの場合、従業員の報酬をより適切に管理できるようになります。 賞与、歩合給、残業代などは、税金やその他の控除への対応も含め、すべて HRMS 内で処理できます。
一元化された HRMS は、あらゆる技術スキルレベルのユーザーが簡単にアクセスできる必要があります。 さらに、ユーザー自身がダッシュボードをカスタマイズして、最も関連性の高い情報を表示したり、ロールに基づく通知を設定できるようにしたりする必要もあります。 インターフェイスが直感的であればあるほど、HRMS の導入率は高くなります。
HRMS は、職務記述書の作成と公開、履歴書の管理、候補者の追跡、身元調査の実施、新規雇用者のオンボーディングプロセスのガイドなどのツールを提供します。 新規雇用者の配属が決まったら、HRMS ツールを使用してパフォーマンスと目標の管理、コンピテンシーテストへと進めることができます。
HRMS ソリューションには、従業員の空き状況やその他の変動要素を考慮してスケジュールを組むためのツールが用意されています。 自動化機能により、休暇申請の即時処理、休暇残日数のリアルタイム更新が可能になり、タイムカードが給与計算と直接統合されます。
これらの機能をすべて組み合わせて正しく適用すれば、業務の大幅な改善につながります。 HRMS の主なメリットは、以下の通りです。
- HR データインサイトの向上
- プロセス効率の向上
- HR の勤怠管理の強化
- 従業員のエンゲージメントとエクスペリエンスの向上
- バックエンドコストの削減
- 規制コンプライアンスの強化
- 人員の配置とトラッキングの向上
- より迅速で効果的な採用とオンボーディング
適切な HRMS は、組織全体を通じて人事機能のサポートと管理の方法に大きな違いをもたらします。 ただし、HR 管理が真に効果的であるためには、従業員が必要に応じて必要な HR リソースやサービスを利用できるようにする必要があります。
ServiceNow HR Service Delivery は、人的資本管理 (HCM) ソリューションと直接統合するため、企業全体の生産性が向上します。 この従業員エクスペリエンスプラットフォームは、従業員が求める柔軟性と機能を提供し、生産性の向上、ワークフローのデジタル化、完全に統一されたエクスペリエンスでビジネスをサポートします。 ServiceNow はこれらすべてを可能にします。
HR Service Delivery の詳細を理解して、人材管理を促進しましょう。