Per molte aziende, la gestione dei processi delle Risorse umane può assomigliare al lavoro di giocoliere con troppi elementi in aria contemporaneamente: retribuzioni da gestire, benefit di cui tenere traccia, conformità da rispettare e record del personale da tenere organizzati. Inoltre, man mano che un'azienda cresce, queste responsabilità si accumulano, creando un labirinto amministrativo che i team Risorse umane devono costantemente affrontare. Piccole inefficienze, come fogli di calcolo obsoleti o documenti cartacei sparsi, possono rapidamente trasformarsi in costosi errori, rischi di conformità o forza lavoro frustrata che vuole semplicemente aggiornare i propri benefit senza problemi.
Fortunatamente, l'IT offre l'opportunità di trasformare questo caos in ordine. Un sistema HRIS (Human Resource Information System) centralizza e automatizza le funzioni delle Risorse umane, offrendo alle aziende un approccio senza attriti a molti aspetti della gestione del capitale umano (HCM), fornendo supporto nella gestione dei dati del personale, delle retribuzioni, dei benefit e della conformità. Invece di affogare nei processi manuali, i team Risorse umane possono concentrarsi su iniziative strategiche che migliorano l'esperienza del dipendente e supportano la crescita aziendale. Con la soluzione HRIS giusta, le Risorse umane diventano una forza trainante per il successo organizzativo.
La soluzione HRIS è progettata per aiutare nella conservazione dei record, ma fa molto di più: semplifica, automatizza e ottimizza i processi delle Risorse umane per migliorare l'efficienza in tutta l'organizzazione. Ciò è reso possibile integrando le funzioni principali delle Risorse umane in un unico sistema. In questo modo si riducono gli oneri amministrativi e i team Risorse umane possono concentrarsi su iniziative più strategiche per la forza lavoro.
Anche questa tecnologia migliora l'accuratezza dei dati, funge da controllo aggiuntivo per garantire la conformità normativa e fornisce al personale un facile accesso ai servizi delle Risorse umane tramite portali self-service. I moderni sistemi HRIS sono in genere basati su cloud, il che li rende accessibili da qualsiasi luogo, scalabili per adattarsi alla crescita organizzativa e più facili da aggiornare con nuove funzionalità e requisiti di conformità.
Pertanto, un sistema HRIS ben progettato supporta una varietà di funzioni essenziali delle Risorse umane, tra cui:
- Reclutamento e onboarding
Il sistema HRIS aiuta a gestire le posizioni lavorative, tenere traccia di chi ha inviato candidature e semplificare i workflow di assunzione. Una volta selezionata una nuova assunzione, il sistema automatizza molti compiti essenziali di onboarding del personale, come la documentazione cartacea e la registrazione dei benefit. - Amministrazione di stipendi e benefit
Automatizzando l'elaborazione delle retribuzioni e la gestione dei benefit, il sistema HRIS riduce gli errori manuali e garantisce che il personale riceva retribuzioni accurate. Gli strumenti self-service consentono al personale di rivedere e gestire le loro selezioni di benefit senza richiedere l'assistenza di un professionista delle Risorse umane. - Rilevamento del tempo e delle presenze
Il sistema fornisce un modo centralizzato per gestire le programmazioni di lavoro del personale, tenere traccia delle assenze e calcolare la retribuzione in base al tempo impiegato. L'automazione incorporata garantisce la conformità a tutti i criteri aziendali e a tutte le normative di settore (come le leggi sugli straordinari e le strutture di pagamento delle ferie). - Gestione della conformità
I team Risorse umane possono rimanere aggiornati sui requisiti legali e normativi sfruttando un HRIS per tenere traccia delle certificazioni del personale, monitorare le modifiche al diritto del lavoro, generare report di conformità e altro ancora. - Analisi e creazione di report della forza lavoro
Con analisi incorporate, un HRIS offre informazioni in tempo reale sulle tendenze della forza lavoro e sulle prestazioni del personale. I leader possono utilizzare questi dati per informare i propri processi decisionali.
La tecnologia delle Risorse umane è ricca di termini e tecnologie sovrapposti e tre dei più comunemente confusi sono i sistemi informativi delle Risorse umane, i sistemi di gestione delle Risorse umane (HRMS) e la gestione del capitale umano (HCM). Sebbene questi termini vengano spesso utilizzati in modo intercambiabile, rappresentano diversi ambiti di funzionalità:
- HRIS
I sistemi informativi per le Risorse umane si concentrano sulle funzioni principali delle Risorse umane, come la conservazione dei record del personale, la gestione delle retribuzioni, l'amministrazione dei benefit e la gestione della conformità. Funge da base per la gestione dei dati della forza lavoro e l'automazione dei processi essenziali delle Risorse umane. - HRMS
Un sistema di gestione delle Risorse umane che include tutte le funzionalità HRIS, ma può anche incorporare funzionalità aggiuntive come l'acquisizione di talenti, la gestione delle prestazioni, l'apprendimento e lo sviluppo. Alcuni provider utilizzano l'HRMS per descrivere un sistema più avanzato con funzionalità più ampie. - HCM
La gestione del capitale umano è la più completa delle tre, che copre tutte le funzionalità HRIS e HRMS, incluse la pianificazione strategica della forza lavoro, la gestione delle successioni e l'analisi delle Risorse umane avanzata. Anziché limitarsi a gestire i compiti amministrativi delle Risorse umane, l'HCM si concentra sul miglioramento della gestione del personale ottimizzando l'intero ciclo di vita della forza lavoro.
Vale anche la pena notare che per le aziende che valutano il software delle Risorse umane, le differenze tra questi termini spesso dipendono dalle offerte del fornitore. Alcuni provider considerano HRIS e HRMS sinonimi, mentre altri reputano HCM una soluzione completa per la gestione della forza lavoro. Le organizzazioni devono valutare attentamente le proprie esigenze per assicurarsi di scegliere un sistema con il giusto equilibrio tra funzionalità principali e funzionalità strategiche.
Un sistema HRIS fornisce una suite di strumenti progettati per semplificare i compiti delle Risorse umane e migliorare la gestione della forza lavoro. Le soluzioni HRIS più avanzate possono adattarsi alle esigenze in continua evoluzione di un'azienda, aiutando i team Risorse umane a gestire con facilità ed efficienza i cicli di vita unici del personale.
A tal fine, il software HRIS principale incorpora diverse caratteristiche e funzionalità importanti, tra cui:
Rilevamento di potenziali dipendenti e gestione delle assunzioni
Un HRIS semplifica il processo di assunzione aiutando i team Risorse umane a postare le posizioni aperte, a tenere traccia di chi ha inviato candidature e a gestirne le valutazioni. Molti sistemi includono lo screening automatizzato dei curriculum, la programmazione dei colloqui e le integrazioni dei controlli in background, consentendo ai selezionatori di concentrarsi meno sui compiti manuali e più sul coinvolgimento dei migliori talenti.
Elaborazione delle retribuzioni e gestione degli stipendi
Automatizzando i calcoli delle retribuzioni, le detrazioni fiscali e i contributi ai benefit, un HRIS aiuta a ridurre la probabilità di errori, garantendo che il personale venga pagato in modo accurato e puntuale. A seconda dei criteri aziendali, alcuni sistemi offrono anche opzioni di pagamento flessibili, consentendo depositi diretti, carte di pagamento o accesso anticipato alle retribuzioni.
Rilevamento delle prestazioni e sviluppo del personale
Le soluzioni HRIS spesso includono strumenti per rilevare le prestazioni del personale, definire gli obiettivi e gestire le revisioni delle prestazioni. Alcune piattaforme consentono alle persone responsabili di fornire feedback e coaching in tempo reale, mentre altre si integrano con programmi di apprendimento e sviluppo per supportare la crescita professionale.
Rilevamento del tempo e delle presenze
Grazie alle funzionalità di rilevamento del tempo incorporate, un HRIS può monitorare le ore di lavoro, le assenze, gli straordinari ecc. Questi strumenti in genere si sincronizzano direttamente con la retribuzione, garantendo che il personale sia compensato correttamente per il suo tempo e aiutando le aziende a gestire governance, rischio e conformità (GRC).
Gestione della formazione e dell'apprendimento
Le piattaforme HRIS possono supportare ulteriormente la formazione del personale offrendo integrazioni con il sistema di gestione dell'apprendimento (LMS) o moduli di formazione incorporati. Queste funzionalità consentono alle aziende di creare programmi di onboarding, tenere traccia delle certificazioni e fornire opportunità di sviluppo continuo della forza lavoro.
Analisi e creazione di report delle Risorse umane
Il software HRIS centralizza i dati delle Risorse umane e fornisce strumenti di creazione di report che aiutano le aziende ad analizzare le tendenze della forza lavoro, misurare il coinvolgimento del personale e tenere traccia degli indicatori chiave delle prestazioni. Alcuni sistemi offrono dashboard in tempo reale e analisi predittiva per supportare il processo decisionale basato sui dati.
Amministrazione dei benefit
La gestione dei benefit per il personale è più semplice con un HRIS che tiene traccia dell'idoneità e si integra con i provider di assicurazioni. Il personale può accedere a portali self-service per rivedere le opzioni di benefit, effettuare selezioni e aggiornare le proprie informazioni in base alle necessità.
La certificazione HRIS è una credenziale professionale che convalida le competenze nella gestione e nell'ottimizzazione dei sistemi informativi delle Risorse umane. Non tutte le certificazioni sono uguali, ma in genere coprono aree chiave come l'amministrazione dei sistemi, la gestione dei dati, l'analisi delle Risorse umane e l'automazione dei processi. Ottenere una certificazione HRIS dimostra una comprensione più approfondita di come configurare, implementare e sfruttare la tecnologia delle Risorse umane per migliorare la gestione della forza lavoro e le operazioni delle Risorse umane.
Molte certificazioni sono offerte da fornitori di software o organizzazioni del settore, ognuna personalizzata in base a piattaforme specifiche o a competenze HRIS più ampie. Ottenere una certificazione HRIS può migliorare le prospettive di carriera di vari professionisti Risorse umane e specialisti IT.
L'HRIS fornisce una serie di funzionalità, ma forse il maggiore vantaggio generale offerto da un sistema informativo per le Risorse umane è la sua capacità di aiutare le organizzazioni a modernizzare le operazioni delle Risorse umane. Centralizza i dati delle Risorse umane, rendendo le informazioni più facilmente accessibili e supportando al contempo i professionisti Risorse umane automatizzando i compiti e assistendo nella gestione di workflow complessi per un ambiente delle Risorse umane più efficiente e reattivo.
Vantaggi dell'HRIS
Più specificamente, l'implementazione di un HRIS offre un'ampia gamma di vantaggi progettati per semplificare le operazioni delle Risorse umane e migliorare l'efficienza organizzativa. Di seguito sono riportati alcuni dei principali vantaggi:
- Dati accurati e accessibili
Riunendo tutte le informazioni del personale, un HRIS garantisce la coerenza tra i record. - Maggiore efficienza del tempo
L'automazione dei compiti ripetitivi riduce significativamente il carico di lavoro amministrativo per i team Risorse umane. - Miglioramento dell'esperienza del dipendente
Un sistema HRIS migliora l'esperienza del personale fornendo strumenti self-service che consentono alle persone di aggiornare le informazioni personali, accedere alle buste paga, richiedere permessi e iscriversi a benefit in autonomia e da qualsiasi luogo. - Conformità più semplice
Le soluzioni HRIS aiutano le aziende a rispettare le leggi del lavoro in continua evoluzione e le normative del settore. - Creazione di report migliore
Con funzionalità integrate di analisi e creazione di report, un HRIS fornisce informazioni preziose sulle tendenze della forza lavoro, sui tassi di rotazione, sull'efficienza delle assunzioni e sui parametri delle prestazioni. - Maggiore scalabilità
Man mano che le aziende crescono, le loro esigenze in ambito Risorse umane aumentano vicendevolmente. Un HRIS basato su cloud offre la flessibilità di una scalabilità verso l'alto o verso il basso in base ai cambiamenti della forza lavoro, all'espansione aziendale o alle priorità aziendali mutevoli.
Le sfide dei sistemi HRIS
Un HRIS può migliorare significativamente le operazioni delle Risorse umane. Detto questo, l'implementazione e la gestione di uno di questi sistemi comporta una serie di sfide. Affrontare questi potenziali problemi sin dalle prime fasi può aiutare le aziende a evitare potenziali interruzioni.
- Conformità
I sistemi HRIS aiutano le aziende a rimanere conformi alle leggi sul lavoro e alle normative del settore, ma richiedono anche un'attenta supervisione per garantire di essere in grado di tenere il passo con i requisiti legali in continua evoluzione, in particolare nelle organizzazioni che operano a livello globale. Per ridurre i rischi di conformità, le aziende devono scegliere un HRIS con rilevamento della conformità incorporato e aggiornamenti normativi automatizzati compatibili con le aree geografiche in cui operano. - Sicurezza e privacy
Un HRIS contiene dati altamente sensibili del personale, tra cui dettagli sulle retribuzioni, informazioni personali e record sulle prestazioni. Se non sono adeguatamente protetti, questi sistemi possono diventare vulnerabili a violazioni dei dati o ad altre forme di accesso non autorizzato. Un approccio completo alla sicurezza informatica e controlli rigorosi dell'accesso degli utenti possono contribuire a proteggere questi dati sensibili (e coloro che dipendono da tali dati). - Le sfide nella transizione all'HRIS
Il passaggio da processi manuali o strumenti autonomi per le Risorse umane a un HRIS completo può essere complesso, dispendioso in termini di tempo e dirompente, soprattutto quando si esegue la migrazione a un sistema basato su cloud. Per facilitare la transizione, le aziende dovrebbero adottare un approccio di implementazione graduale e lavorare a stretto contatto con il proprio provider HRIS per garantire un'integrazione efficace con i sistemi esistenti.
Un HRIS opera integrando varie funzioni delle Risorse umane in un'unica piattaforma centralizzata, consentendo ai dati di fluire agevolmente tra le retribuzioni, l'amministrazione dei benefit, il rilevamento del tempo e altri processi delle Risorse umane. Invece di gestire più sistemi scollegati, le aziende utilizzano un HRIS per archiviare, aggiornare e recuperare le informazioni del personale in tempo reale.
Durante l'onboarding di un nuovo membro del personale, le sue informazioni vengono immesse una volta e automaticamente condivise tra tutti i moduli pertinenti (come la registrazione delle retribuzioni e dei benefit). Man mano che il nuovo personale progredisce all'interno dell'azienda, ricevendo aumenti di stipendio, promozioni o programmazioni del lavoro aggiornate, i cambiamenti si riflettono a livello di sistema senza richiedere l'immissione di dati duplicati. Le soluzioni HRIS che includono portali self-service consentono al personale di aggiornare i propri dati personali, richiedere permessi e accedere a importanti documenti delle Risorse umane senza dover contattare un rappresentante dello stesso reparto.
Scegliere l'HRIS giusto è una decisione fondamentale che influisce sull'efficienza, sulla conformità e sulla strategia a lungo termine della forza lavoro di un'organizzazione. Con così tante opzioni disponibili, le aziende devono garantire che il sistema che scelgono corrisponda alle loro attuali esigenze operative e ai piani di crescita futuri.
Come affermato in precedenza, lo scopo primario dell'HRIS è modernizzare le funzioni principali delle Risorse umane. Tenendo presente questo aspetto, le considerazioni principali per la valutazione di un HRIS devono includere quelle che seguono:
- Scalabilità e flessibilità
Un sistema HRIS dovrebbe adattarsi sia alla dimensione attuale della forza lavoro sia alla crescita prevista. I sistemi basati su cloud offrono una maggiore scalabilità, consentendo alle organizzazioni di espandere la propria forza lavoro o di entrare in nuovi mercati senza importanti revisioni del sistema. Cerca una soluzione in grado di gestire i cambiamenti organizzativi, tra cui la ristrutturazione, le nuove business unit o l'espansione internazionale. - Funzionalità di integrazione
Un HRIS deve integrarsi senza problemi con i sistemi aziendali esistenti. Le integrazioni predefinite con le applicazioni aziendali comunemente utilizzate riducono i tempi di implementazione e prevengono i silos di dati. Le aziende devono anche valutare se il sistema supporta integrazioni basate su API per workflow personalizzati. - Sicurezza e conformità dei dati
Poiché le piattaforme HRIS memorizzano i dati sensibili del personale, la sicurezza deve essere una priorità assoluta. Cerca sistemi con crittografia avanzata, controlli degli accessi basati sui ruoli e che garantiscano la conformità alle normative sulla privacy dei dati stabilite. Il rilevamento automatizzato della conformità e gli audit trail possono contribuire a ridurre e gestire i rischi. - Automazione e workflow basati sull'AI
L'automazione fa diminuire i compiti manuali delle Risorse umane e riduce al minimo gli errori. I sistemi con workflow automatizzati gestiti dall'intelligenza artificiale (AI) avanzata possono migliorare l'efficienza delle Risorse umane gestendo le approvazioni, utilizzando la GenAI per creare report e identificando i rischi di conformità. Le funzionalità di AI possono anche supportare l'analisi predittiva, aiutando i leader delle Risorse umane a prendere decisioni più informate sulla forza lavoro. - Esperienza utente e funzionalità self-service
Un'interfaccia intuitiva migliora i tassi di adozione e riduce al minimo i tempi di formazione. I portali self-service consentono al personale di assumere un ruolo più rilevante nel loro percorso delle Risorse umane. Inoltre, un sistema che offre l'accessibilità da dispositivi mobili consente al personale e alle persone responsabili di interagire con le funzioni delle Risorse umane da qualsiasi luogo. - Supporto continuo e affidabilità dei fornitori
Un HRIS ben supportato garantisce un'implementazione fluida e una stabilità del sistema a lungo termine. I fornitori devono fornire supporto clienti dedicato, aggiornamenti regolari e risorse di formazione per aiutare le organizzazioni a ottimizzare il valore del sistema. Le aziende devono valutare il track record, la reattività e l'impegno del fornitore per i miglioramenti dei prodotti.
L'integrazione di HRIS in un'azienda è una fase importante verso l'applicazione di una trasformazione digitale efficace alle operazioni delle Risorse umane. Tuttavia, un roll out di successo richiede un'attenta pianificazione. Per garantire una transizione agevole, considera la seguente fase durante l'implementazione di HRIS:
- Definisci obiettivi e requisiti
Inizia identificando le sfide principali che un HRIS deve risolvere. Considera le dimensioni della forza lavoro, le esigenze di conformità, i requisiti di integrazione e le proiezioni di crescita aziendale. Una chiara comprensione delle esigenze organizzative guiderà la selezione del sistema e le priorità di implementazione. - Assicurati il consenso dei dirigenti
Il supporto della leadership è fondamentale quando si tratta di garantire l'approvazione del budget e promuovere l'adozione a livello aziendale. Presentare un solido caso aziendale che evidenzia miglioramenti in termini di efficienza, conformità e ritorno sull'investimento (ROI) a lungo termine. - Crea un team dedicato all'implementazione
Forma un team interfunzionale con membri delle Risorse umane, dell'IT, del reparto Finanza e di altri reparti pertinenti. Assegna ruoli e responsabilità chiari, assicurandoti che il team abbia le competenze necessarie per supervisionare la migrazione dei dati, le misure di sicurezza e la configurazione del sistema. - Scegli l'HRIS giusto
Valuta le soluzioni HRIS in base alle esigenze dell'azienda. Assicurati che il sistema sia allineato agli obiettivi aziendali e supporti la futura espansione della forza lavoro. - Preparati per la migrazione dei dati
La pulizia e la standardizzazione dei dati delle Risorse umane esistenti prima della migrazione contribuiranno a prevenire errori e incoerenze. Sviluppa un piano di migrazione che garantisca il trasferimento accurato dei record del personale, dei dettagli delle retribuzioni, della documentazione di conformità e di qualsiasi altro dato pertinente. - Configura le impostazioni di sicurezza e conformità
Garantisci che l'HRIS soddisfi le normative di protezione dei dati specifiche del settore. Implementa misure di sicurezza e controlli regolari del sistema per proteggere le informazioni sensibili del personale. - Esegui test prima della distribuzione completa
I test pilota consentono alle organizzazioni di identificare problemi di utilizzo e problemi di sistema prima della messa in funzione. Esegui scenari di test per l'elaborazione delle retribuzioni, la registrazione dei benefit e le funzionalità self-service per il personale per verificare l'accuratezza e la disponibilità del sistema. - Forma il personale e i team Risorse umane
Se la forza lavoro non comprende come utilizzare un HRIS, farà un po' di resistenza. Fornisci sessioni di apprendimento interattive, guide utente e risorse di supporto continuo per aiutare il personale e i professionisti Risorse umane a orientarsi e muoversi nel nuovo sistema. - Monitora le prestazioni e ottimizza nel tempo
Una volta che l'HRIS è attivo, tieni traccia regolarmente delle prestazioni del sistema e raccogli il feedback degli utenti. Aggiornamenti e perfezionamenti continui contribuiranno a mantenere il sistema in evoluzione insieme alle mutevoli esigenze aziendali.
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