給与ソフトウェアは、従業員の給与支払いとその他の給与プロセスを管理して自動化する、オンプレミスまたはクラウドベースのデジタルソリューションです。
企業には、年間を通して給与処理という手間がかかるわりに単調なことの多い業務があります。従業員に期日通りに給与を支払い、税金を申告し、法律と規制の遵守を維持するといった作業です。 HR 部門や経理は主に従業員の情報を追跡管理し、全員に正確に給与を支払うという責任を負っていますが、こうした従業員に関する事務処理はデジタル化が進んでおり、給与支払いも例外ではありません。
多数の企業が今ではこのプロセスを簡素化するため、給与ソフトウェアを使用しています。このソフトウェアはすべての関連情報を追跡し、ヒューマンエラーを防止し、税務にとって最も重要なデータを文書化してくれることが大きな理由です。 本稿では給与ソフトウェアの基本と、なぜ現代の職場においてそれほど価値があるものなのかを説明し、貴社に最適なソフトウェアの選び方もご紹介します。
給与ソフトウェアを使用することの最も顕著なメリットとは、あらゆる企業にとって利便性と正確性をもたらす点です。
第一に、この種類のソフトウェアは従業員に確実に給与が支払われるようにします。 ただ支払われるだけでなく、常に正確な金額が適切なタイミングで希望する支払い方法によって支払われるということです。 口座振替や特定の金額に分けての振込などを希望した場合でも、支払い自動化によって従業員の銀行口座や 401K 口座に送金します。
期日通りの支払いや資金へのアクセスの容易さの他にも、次のようなメリットがあります。
- 支払い履歴を閲覧できる
従業員は自分の給与がいつ、どのような方法で支払われたかを確認するために、経理情報を閲覧できる必要があります。ソフトウェアにこの重要データがすべて保存されていれば、これを簡単に実現できます。 従業員は給与明細を表示して、源泉徴収の処理などを確認できます。 - 個人情報と支払い情報を調整する
新居への引っ越しや、新しい信用組合と取引の開始、結婚といった変更が生じた場合、従業員は HR 部門への申請を必ずしも行わなくてもよくなり、給与ソフトウェアから自分で情報を更新することができます。 - 質問への回答をすぐに得られる
従業員に質問がある場合、給与ソフトウェアは一般的に仲介者を省いて情報やインサイトを提供します。つまり求めている情報を速やかに得るために、誰かのスケジュールが空くのを待つ必要がないということです。 - 業務中断を最小化
日中に HR 部門や経理と連絡を取ったり担当者と面談の予定を決めたりすると、従業員と給与担当部門双方の業務や休憩の時間が取られてしまいます。 給与情報にオンラインまたはアプリから簡単にアクセスできることで、従業員は業務をこなしながら自分の時間を管理して必要な情報を入手できます。
給与ソフトウェアの受益者は従業員だけではありません。このツールのメリットはこれだけに留まりません。 大きなメリットは、このソフトウェアがチームをさらに効率化し、データをさらに正確に追跡し、支払い処理以外にもツールを提供する方法にあります。 具体的には、企業にとって次のようなメリットがあります。
- 従業員の士気向上
従業員は透明性を評価します。 そして必要なものにアクセスできたとき、労働の対価としての給与を期日に支払われたとき、他に妨げなく生活を送れるときに、従業員の職場への満足度が高まります。 - セキュリティの改善
従業員の個人情報は機密であるため、紙のファイルを管理して保管したり機密情報をセキュリティの脆弱なチャネル経由で共有したりするよりも、セキュリティ対策やデータを侵害することなく誰もが必要なデータにアクセスできるようにします。 - さらに詳細なビジネスインサイト
給与支払い情報がデジタル化され、高度な自動化ソフトウェアを使用して処理され、他のビジネスツールと統合されると、会社にとっては財務インサイトを把握しやすくなります。 予算、部門コスト、部門別収益、さらにはリアルタイムデータを利用して、一刻を争う意思決定ができます。 - 報告の改善
給与ソフトウェアは、法令遵守の報告とあらゆる種類の税務に関して、より正確な計算と文書化ができます。
給与ソフトウェアには多くのメリットがありますが、それらは単に利便性をもたらすに留まらず、ミスを最小限に抑えて効率的な業務運営の継続を目指す先進企業にとって、ますます「不可欠」な存在になっています。 給与ソフトウェアを使用すると、従業員向けに以下のメリットを推進できます。
- 給与支払いのタイムリーさと正確さ
従業員向けの支払いに影響する要因は、合併買収、シフト、新規雇用、給与、ボーナスなど無数にあります。 給与ソフトウェアのようなリソースを導入すると、組織は適切な支払いを適切な従業員に毎回行うことができるため、従業員と雇用主の信頼関係が厚くなり、従業員は生活費の支払いに必要な収入を手にすることができます。 - 企業にとっての透明性
人件費はかさむものであり、こうしたコストを組織のほかの支出とともに管理することは難しい場合もあります。 優れた給与ソフトウェアは、経理など他の部門と統合して、予算、報告、リソース配分などの業務にさらなる透明性と見通しを提供します。 - 柔軟性
給与ソフトウェアは組織の LOB (基幹業務) に適応し、組織の規模に合わせて拡張するよう設計されているため、大規模な変更に直面している場合でも、この種のソフトウェアはその変更に対応できるだけでなく、変更を容易にします。 たとえば、ある企業が税法もまったく異なる新しい土地で新たに支社を開設する場合、給与ソフトウェアは従業員のために新しい法規に合わせて自動化して調整します。 - 高度なタスクに割く時間の増加
時代遅れの方法で給与処理に貴重な時間を費やすのではなく、イノベーションやフルフィルメントといったビジネスの最も重要な側面に集中できます。
上記のメリットを享受できるかどうかは使用するソフトウェア次第です。すべてのシステムが同じように動作するわけでも、高水準を満たしているわけでもありません。 ソフトウェアは組織が使用するすべての機能を実行可能で、革新的で、必要に応じてカスタマイズ可能で、誰にとっても使いやすくあるべきです。 どの給与ソフトウェアを購入すべきか判断する際に、以下の質問を利用して自組織に最適なものを見つけてください。
- 貴社の事業規模は？
- 貴社の従業員数は？
- 従業員は時給制ですか？それとも月給制ですか？
- 従業員への給与支払いの頻度は？
- 給与ソフトウェアの予算はどれくらいですか？
- 誰が給与カレンダーの管理を担当しますか？
- システムは従業員の所在するすべての地域をサポートしていますか？
- ソフトウェアは他のコアビジネスシステムと統合していますか？
- ソフトウェアは設定が容易ですか？
- 自組織に類似する組織での使用経験はありますか？
- ソフトウェアは使い方が簡単ですか？
給与ソフトウェアシステムは 2 つとして同じものはありませんが、どのプログラムでも必要な基本機能はいくつかあります。 ソフトウェアに代金を支払うなら、その費用に対して最大の効果を得るように、以下の機能を使って、より労力を要するタスクを肩代わりしてくれるソフトウェアを選びましょう。
- 賃金計算
これは給与ソフトウェアの基盤機能です。入手するシステムが、フルタイムとパートタイムの従業員の賃金を自動計算できることを確認してください。 - 給与と勤怠管理の統合
給与プロセスをタイムシートと出勤状況に統合できるシステムが最適です。 こうしたシステムなら、従業員が時給制でも月給制でも、すべての時間管理要因を確実にデジタル化・自動化します。 - 源泉所得税とその他の控除
ソフトウェアは、従業員のために正確に計算し、自動的に源泉徴収その他のカスタマイズした控除をすると信頼できるものである必要があります。 こうした控除は通常、従業員自身でも編集可能で、必要に応じて自分の給与明細を調整できます。 - 従業員への支払い
タイムシートやその他の給与の要素を承認するマネージャーがいるとしても、ソフトウェアは設定に従って自動支払いができる必要があります。 たとえば毎週金曜日に従業員へ支払う場合、週単位の支払いを設定できる必要があります。 - 給与レポートの実行
見積もりを行い、入出金と納税額を照合することは、ストレスが多く、従業員を疲弊させるうえ、エラーも起きやすく、時間がかかります。 給与ソフトウェアは給与レポートを実行して、必要な情報を瞬時に正確に提供します。 - 重要な納税申告書へのアクセス
HR プロフェッショナルもその他の従業員も、税情報と納税申告書にアクセスできる必要があります。 こうした給与システムにはセキュリティ機能もあり、関係者のみが機密データを閲覧できるよう保証することも必要です。
組織によっては利用する機能に偏りが生じることもありますが、特にソフトウェアを利用するために多額の投資を行う場合は、上記の属性が一つでも欠けた製品を受け入れてはなりません。
給与ソフトウェアは HR とマネージャーの手続きを変革するため、最高の可視性によって全員が共通の理解を持てるようになります。 従業員はニーズが満たされ、受け取るべき給与が期日に支払われ、必要に応じて基本情報にアクセスできます。 同時に、HR 部門はより手間がかかり影響の大きい作業に注力できるようになるため、組織の機能を最適化できます。
ServiceNow では、ServiceNow Knowledge Management によって、ユーザーにセルフサービスプラットフォームを提供して、必要な給与情報すべてを簡単に見つけられるようにし、必要なときに直接アクセスできるようにします。 この情報を強力なナレッジベースに統合することにより、雇用主は HR チームの作業負荷を軽減し、年中無休の直接情報アクセスを提供できます。 さらに、ServiceNow の Case Management ソリューションは、従業員に給与に関する質問について要求を送信して、HR チームから即時回答を得られるようにもします。 この機能は給与プロセスを簡素化し、従業員が問い合わせに対してタイムリーで正確な応答を得られるようにします。
効果的で使いやすいセルフサービスオプションを通じて、ServiceNow ソリューションは従業員にあらゆる必要な情報への容易なアクセスを提供し、給与へのアプローチを最適化します。 HR の作業負荷を軽減し、質問に対する回答を見つける力を従業員に与え、かつてないほど給与プロセスを簡素化することで、従業員の満足度を向上させ、生産性を改善し、コストを削減できます。
給与をスムーズに処理する方法について、今すぐ ServiceNow へお問い合わせください。
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