フィールドサービスダッシュボード

請負会社管理とは？

請負会社管理は、請負業務と請負サービスが組織のゴールをサポートし、計画されたスケジュールに沿い、安全目標を遵守するようにコントロールするシステムです。

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請負会社管理について知っておくべきこと

多くの業界では、あらゆる業務の遂行を請負サービスに頼っています。請負会社は、必要に応じて追加業務に柔軟に対応できます。請負サービスを利用すれば、必要なスキルや専門知識を持つ人材をプロジェクト単位で柔軟に確保できます。そのため、多くの組織が請負会社をさまざまな形で利用しています。課題は、請負会社とそのサービスの管理にあります。  

そこで請負会社管理が役にたちます。請負会社管理とは、組織が利用している請負会社と請負サービスの管理を支援するシステムです。請負サービスの選択、取得、使用、監視に対処します。請負会社管理は、物品や備品の調達には対応しません。

請負業務は、事前定義された契約に拘束され、関係するすべての国の規制を遵守する必要があります。この契約の作成には、一般的に 5 つのステップがあります。
請負会社管理プロセスのステップ

計画策定

最初のステップは、契約の要件と目標の設定です。契約書には、請負会社に対して現場で必要なすべての作業と監視の基本事項を定義する必要があります。請負会社を採用する前に、雇用者はタスクとフレームワークを詳述した契約書を定義する必要があります。契約書には次のような要素が含まれます。

  • 業務遂行現場の場所
  • 請負サービスの目的
  • 請負会社の対応能力に関する情報
  • 手順とプロセス
  • 主な責務
  • 必要な機器
  • 料金とコストの定義
  • 必要なスキルや資格
  • 労働許可証
  • サービスレベルアグリーメント (SLA) の明細
  • 作業全体を通じての安全衛生要件への準拠
  • 必要に応じた適切な PPE (個人用防護具) の提供
  • 業務提供日

つまり、契約書にはすべての要件と期待事項を明記し、曖昧さがないようにする必要があるということです。これは、請負会社に対する予防的アプローチの基礎となります。事前に計画しておくことで、請負会社管理をより簡潔で効果的なものにすることができます。

調達と選択

次のステップは、プロジェクトや組織に適した請負会社の選択です。調達と選択では、請負会社の業務に対して求めるスキルセットと予算のバランスを取る必要があります。評価マトリクスを使用して、すべてのコストを業務に必要なスキルと比較して検討するとよいでしょう。目標は、その業務に最適な請負会社を選ぶことです。

オンボーディングとコンプライアンス

請負会社を選定したら、次はオンボーディングです。オンボーディングでは、契約を締結し、責務、連絡体制、支払い条件を確定します。このステージでは、すべてが組織、業界、請負契約の規制に準拠しているようにすることも重要です。

パフォーマンスのモニタリング

重要なのは、現場において請負会社の作業を監督・監視し、契約要件が満たされているか、プロジェクトが適切に進行しているかを確認することです。このステージでは、自組織、請負会社とともに作業する従業員、請負会社の従業員の間で、継続的なコミュニケーションに重点を置くことが大切です。

契約のクローズ

契約の終了時に、組織は請負会社の仕事を評価してから契約を正式にクロージングすることができます。 
Forrester Wave レポートをレビューするアナリスト

フィールドサービスの効率的な管理

フィールドサービスを最新化するための 6 つのベストプラクティスと、ServiceNow フィールドサービス管理 (FSM) がカスタマーエクスペリエンスを向上させるうえでどのように役立つかをご紹介します。
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請負会社管理ソフトウェアは、契約会社の従業員にアウトソーシングした業務の管理や調整を支援するデジタルツールです。高度なソフトウェアでは、自組織従業員とサードパーティの請負会社の両方を含む、混合編成の人員を管理できます。請負会社管理ソフトウェアは、現代社会で請負サービスをより適切に管理するために多くの組織が使用している主要なツールです。

請負会社管理ソフトウェアには注目すべき主な機能がいくつかあります。最適な管理を行うには、以下のような重要な機能が含まれている必要があります。

  • 請負会社データベース
    このデータベースは、これまで使用した請負会社と、それらに関連するすべての契約情報を追跡します。請負会社の管理には、中枢となるデータベースが重要です。
  • 分析とレポート
    請負会社サービスは、組織に豊富なデータと情報を提供しますが、そこからインサイトを収集しなければ価値がありません。分析とレポートはデータを可視化し、組織が経験から学び、請負の活用で収益性を高めるために役立ちます。
  • コミュニケーションとコラボレーション
    コミュニケーションとコラボレーションを可能にする機能があると、業務中の円滑な情報共有ができるようになります。
  • ドキュメント管理
    ドキュメントを一元管理する場があることで、組織が継続的にドキュメントを追跡し、過去の契約も簡単に見つけられるようになるため重要です。
  • パフォーマンスモニタリングと KPI
    パフォーマンスモニタリングは請負会社管理プロセスの重要な部分で、この機能を備えたソフトウェアはプロセス全体を効率化します。
  • オンボーディングとコンプライアンス管理
    ソフトウェアがオンボーディングプロセスとコンプライアンス管理を支援することで、組織が貴重な時間を節約できます。

請負会社管理には、組織が享受できる主なメリットがいくつかあります。そのメリットとは次のようなものがあります。

  • コストの削減
    組織が自前で対応するよりも、請負会社のほうが低コストで業務やリソースを提供できる場合があります。
  • 生産性の向上
    請負サービスは、優れた業務を提供し、生産性を高めることができます。管理によって請負会社の生産性をさらに向上させられます。
  • リスクの軽減
    請負会社を採用することにはある程度のリスクも伴いますが、請負会社管理によってそのリスクを軽減できます。
  • 請負会社の業務におけるポリシーと手順へのコンプライアンス確保
    コンプライアンスは不可欠であり、請負会社管理により、すべてのコンプライアンスを確実に満たすようにすることができます。
  • 品質管理の改善
    進捗状況とパフォーマンスを監視することで、適切なレベルの品質を確保できます。
  • 組織効率の向上
    管理 (中でも高度なソフトウェアを使用した管理) によって、特に組織レベルで効率を高められます。
  • 収益性の高い関係の構築
    請負会社管理によってプロセスが円滑に進行できるため、将来にわたって信頼できる収益性の高い関係を築けます。

請負会社管理のベストプラクティスをいくつかご紹介します。

ベンダーネットワークを最適化する

ベストプラクティスの 1 つは、ベンダーネットワークを最適化することです。分析ツールを使用すると、チームが重要なデータやインサイトにアクセスして、最高のパフォーマンスを発揮しているベンダーをより容易に判断できます。これによってサービスプロバイダーのディレクトリを最適化できるようになります。基本的に、データを活用して最もパフォーマンスが優れた請負会社を判断することで、将来的に最適な請負会社を選びやすくなります。

自動化を実装する

ほとんどの業界は自動化に向かっています。Web 上やモバイル形式の一元的なサービス自動化プラットフォームを通じて作業指示の発出を自動化することで、従来の方法よりも大きなメリットをもたらせます。これにより問題に対するサービスプロバイダーの応答時間が短縮します。最終的には重要な作業指示の解決までの時間も短縮できます。自動化は時間とリソースの節約につながります。

コストコントロールを実行する

反復作業や定型作業と、新規の請負会社候補に上限を設けることで、コストコントロールを実行できます。最高水準の業績を上げている組織は、データをカスタマイズして過去の請負会社についてコストとパフォーマンスの具体的な分析を示すこともでき、それによって業界別の最適なサービスプロバイダーを簡単に特定できるようになっています。

請負会社のコンプライアンスを確保する

サービス自動化ツールは、単一のダッシュボード (後で更新可能) を使用して、各ベンダーのコンプライアンスに関する状況の包括的な把握を可能にすることで、コンプライアンスを管理できるようにします。この監視機能により、不測の事態に慌てることがなくなります。

データ主導型のパフォーマンスレビューを始める

請負会社管理によって、組織はデータを取得できます。続いてそのデータを使用して、データ主導型のパフォーマンスレビューに着手できます。今日の組織は、定量的ダッシュボード、スコアカード、分析をデータ主導の反復的なパフォーマンス管理の基盤として活用することで、説明責任を徹底し、透明性を維持できます。

KPI を確立する

KPI を定義し、それを適切なツールで追跡することで、組織は請負会社管理システムの有効性を確保するために必要なアクションを取ることができます。KPI には、契約開始、作成サイクルタイム、プロセスのコンプライアンスなどが含まれます。

契約書リポジトリを作成する

通常、契約書は署名後、組織のテクノロジースタックに含まれるシステムに保存されます。そのため、契約の管理やインサイトの把握が困難になることがあります。また、コスト増加や第三者による情報漏えいのリスクを招く可能性があります。クラウド上に契約書リポジトリを構築すれば、低コスト・低リスクで契約書にいつでもどこでもアクセスできます。

契約書作成プロセスを標準化する

契約書は通常、サイロ化した個別の事業部門が、既存の契約関係やリスク要因を把握せずに作成します。これが後で複雑な事態につながることがあります。代わりに、契約書作成の標準プロセスを作成するほうが有益です。そこにテンプレートのライブラリや、契約に含めるべき標準的な条項を入れておくこともできます。契約書を標準化すると、契約書の作成に要する時間の節約にもつながります。

請負会社管理は、プラクティスとテクノロジーの変化に伴い進化し続けるものです。以下は、請負会社管理で始まりつつあるトレンドで、今後さらに普及が見込まれます。

プロジェクトベースの雇用の普及

プロジェクトベースの雇用とは、就労形態の一種で、特定の期間内における特定のプロジェクトや一連のプロジェクトについて人材を雇用するというものです。そうした人材は永続的に雇用されるわけではありません。作業負荷が一時的に増加する場合に役立つことの多い形態です。このタイプの雇用では、必要なときにのみ従業員が増加するので、柔軟性を実現できます。正規従業員の雇用による全体的なコストの増大も発生しません。

契約データと分析をさらに重視

データは強力です。データを通じて、うまくいっていることとそうでないことについて、組織がインサイトを取得できます。そうしたインサイトが得られるようにするために、多くの組織は契約データの収集と分析を重視する姿勢を強めています。このトレンドを通じて、組織は請負会社管理がどのように役立っているのかを詳しく把握できるようになります。

AI の登場

人工知能は、請負を含むほぼすべての業界の一部になりつつあります。AI を請負会社管理ソフトウェアに組み込むことで、特定のプロセスを自動化できます。たとえば、AI を使用して、請負会社の過去のパフォーマンスデータ、認定、コンプライアンスの記録を分析するプロセスを自動化できます。

事前適格性判断および事前承認プロセスの重要性の高まり

今後数年間で、契約を締結する前に、請負会社の経験、資質、能力に対する事前の適格性判断や評価が重視されるようになることはほぼ確実です。事前適格性判断と事前承認によって、プロジェクトを予定どおりに予算内で完了できる請負会社を見つけやすくなります。

コラボレーション型契約管理

コラボレーション型契約管理 (CCM) は、必要なすべてのステークホルダーと連携して契約を管理するプロセスです。CCM によって、法務、調達、経理、その他の部門がすべて契約の作成と管理を支援できます。多くの組織がこの契約管理プロセスを採用し始めています。

ブロックチェーンベースのスマートコントラクト

ブロックチェーンはスマートコントラクトの作成に役立ちます。スマートコントラクトは、特定の条件が満たされたときに自動的に実行されるようにプログラムできます。これにより、人間の介入の必要性が軽減され、契約管理プロセスを簡素化できるため、契約管理における普及が急速に進んでいます。
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請負会社を独力で管理するのは、フルタイム以上の負担です。請負サービスが組織の目標に沿って最適に進められるようにするには、強力なツールとサポートリソースが必要です。IT 管理のリーダーである ServiceNow が、その解決策を提供します。フィールドサービス管理 (FSM)

FSM は、高度な機能とインテリジェントな自動化ソリューションを幅広く提供し、複雑な請負会社群も容易に管理できます。ビルトインの「フィールドサービスコントラクター管理」ツールを使用すると、サードパーティの作業割り当てを効率的に追跡して管理でき、タスクとリソースの割り当てを最適化しながら、組織内チームと外部請負会社の間でシームレスなコラボレーションを確立できます。さらに、FSM は請負会社のアクティビティに関する重要な情報を統合し、作業をリアルタイムで可視化して、組織がパフォーマンスを監視したり参照したりできるようにします。

請負会社は成功に欠かせない要素です。決して軽視してはなりません。請負会社管理のレベルアップに取り掛かるために、ServiceNow® フィールドサービス管理 (FSM) の詳細をご確認ください。

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