多くの企業にとって、HR プロセスの管理は、給与の計算、福利厚生の追跡、コンプライアンスの維持、従業員記録の整理など、多くのことを並行して進める必要がある煩雑なものです。これらの業務は事業が成長すればするほど山積し、管理が複雑化するため、HR チームはひたすら対応に追われ続けます。時代遅れのスプレッドシートやあちこちに散らばった書類などの小さな非効率性がすぐにコストのかかるミスやコンプライアンスリスクへとエスカレートし、ただ手間なく福利厚生を更新しただけの従業員が不満を抱える事態へと発展する可能性があります。
幸いなことに、情報技術 (IT) は、この混乱に秩序をもたらす手段を提供します。ヒューマンリソース情報システム (HRIS) は、HR 機能を一元化して自動化し、組織における人的資本管理 (HCM) の多くの側面に円滑なアプローチを提供することで、従業員データ、給与、福利厚生、コンプライアンスの管理をサポートします。HR チームは、手動によるプロセスに追われることなく、従業員エクスペリエンスを向上させ、ビジネスの成長を支援する戦略的イニシアチブに集中することができます。適切な HRIS を導入することで、HR は組織を成功へと導く原動力となります。
HRIS は、記録管理に役立つように設計されていますが、それ以外にも多くのことで力を発揮します。HR プロセスの簡素化、自動化、最適化を支援し、組織全体の効率を向上させます。これは、HR の中核的機能を単一のシステムに統合することで可能になります。これにより、管理負担が軽減され、HR チームがより戦略的な従業員イニシアチブに集中できるようになります。
同時に、このテクノロジーはデータの正確性を向上させ、規制遵守を確認するための追加チェックとして機能するとともに、従業員はセルフサービスポータルから HR サービスに簡単にアクセスできるようになります。最新の HRIS は通常、クラウドベースで提供され、どこからでもアクセスでき、組織の成長に合わせて拡張可能で、新しい機能やコンプライアンス要件での更新も簡単です。
そのため、適切に設計された HRIS は、次を含むさまざまな HR 機能をサポートします。
- 採用とオンボーディング
HRIS は、求人情報の管理、応募者の追跡、採用ワークフローの簡素化に役立ちます。新規採用者が選出されると、従業員オンボーディングの必須タスクである書類作成や福利厚生の登録などの多くが自動化されます。 - 給与支払いと福利厚生の管理
給与支払い処理と福利厚生管理を自動化することで、HRIS は手作業によるミスを減らし、従業員が正確な支払いを受けられるようにします。従業員はセルフサービスツールを使用して、HR 担当者のサポートを必要とすることなく、福利厚生の選択肢を確認・管理できます。 - 勤務時間と勤怠の追跡
このシステムは、従業員の勤務スケジュール管理、欠勤の追跡、勤務時間に基づいた給与計算に一元的な手段を提供します。ビルトインの自動化により、すべての企業ポリシーと業界規制 (残業関連法や祝日の給与体系など) の遵守が徹底されます。 - コンプライアンス管理
HR チームは HRIS を活用して、従業員による認定取得状況の追跡、労働法変更のモニタリング、コンプライアンスレポートの生成などにより、法律要件と規制要件について常に最新の情報を把握することができます。 - ワークフォースアナリティクスとレポート
HRIS は、ビルトインのアナリティクス機能を使用して、人員動向や従業員のパフォーマンスに関するリアルタイムのインサイトを提供します。リーダーはこのデータを使用して、意思決定プロセスに役立てることができます。
HR テクノロジーには重複する用語やテクノロジーが多く、最もよく混同されるものとして、ヒューマンリソース情報システム (HRIS)、ヒューマンリソース管理システム (HRMS)、人的資本管理 (HCM) の 3 つがあります。これらの用語は置き換え可能な同義語として使用されがちですが、機能面で対象とする範囲が異なります。
- HRIS
ヒューマンリソース情報システムは、従業員の記録管理、給与計算、福利厚生管理、コンプライアンス管理など、HR の中核的機能に重点を置いています。従業員データを管理し、重要な HR プロセスを自動化するための基盤となります。 - HRMS
ヒューマンリソース管理システムには、HRIS の全機能が含まれていますが、さらに人材獲得、パフォーマンス管理、学習と能力開発などの追加機能も組み込まれている場合があります。一部のプロバイダーは、より広範な機能を備えたより高度なシステムに対して HRMS という用語を使用しています。 - HCM
人的資本管理は、これら 3 つのうち最も包括的なもので、HRIS と HRMS の全機能をカバーすると同時に、戦略的な人員計画、引継ぎ管理、高度な HR アナリティクスも含まれます。HCM は、HR の管理タスクを処理するだけではなく、従業員ライフサイクル全体を最適化することで、従業員管理を強化することに重点を置いています。
また、HR ソフトウェアを検討する企業にとって、これら用語の違いはベンダーの製品によって異なることが多い点にも注意が必要です。HRIS と HRMS を同義語と捉えているプロバイダーもあれば、HCM を包括的な人員管理ソリューションとして位置付けているプロバイダーもあります。組織はニーズを慎重に評価して、中核的機能と戦略的機能の適切なバランスを備えたシステムを確実に選択する必要があります。
HRIS は、HR タスクを簡素化し、人員管理を強化するよう設計された一連のツールを提供します。最先端の HRIS ソリューションは、組織の進化するニーズに適応することができ、HR チームが個々の従業員のライフサイクルを簡単かつ効率的に管理する支援をします。
これを実現するために、優れた HRIS ソフトウェアには、次のような重要な機能が組み込まれています。
応募者の追跡と採用管理
HRIS は、HR チームによる求人情報の掲載、応募者の追跡、候補者の評価管理を支援することで、採用プロセスを簡素化します。多くのシステムには、履歴書のスクリーニング、面接のスケジューリング、経歴チェックなどの自動化された機能が組み込まれているため、採用担当者は手動での作業よりも優秀な人材の獲得に集中できます。
給与処理と支払い管理
HRIS は、給与計算、税額控除、社会保険料納付を自動化することで、ミスの可能性を減らし、従業員が正確かつ予定通りに支払いを受けられるようにします。会社のポリシーに応じて、口座振込み、ペイロールカード、給与前払いサービスなどの柔軟な支払いオプションを提供するシステムもあります。
パフォーマンス追跡と従業員の能力開発
HRIS ソリューションには、従業員のパフォーマンス追跡、目標設定、業績評価を管理するためのツールが含まれていることがよくあります。一部のプラットフォームでは、マネージャーがフィードバックやコーチングをリアルタイムで提供できるものや、学習プログラムや能力開発プログラムと統合してキャリアアップをサポートするものがあります。
勤務時間と勤怠の追跡
HRIS は、ビルトインの勤務時間追跡機能を使用して、労働時間、欠勤、残業などをモニタリングできます。これらのツールは通常、給与支払いと直接同期され、従業員が勤務時間に応じて正確な給料の支払いを受けられるようにするとともに、組織がガバナンス、リスク、コンプライアンス (GRC) を管理できるよう支援します。
トレーニングと学習の管理
HRIS プラットフォームは、学習管理システム (LMS) との連携やビルトインのトレーニングモジュールの提供により、従業員トレーニングをさらにサポートできます。これらの機能により、組織はオンボーディングプログラムの作成や認定の追跡が可能になり、従業員に継続的な能力開発の機会を提供することができます。
HR アナリティクスとレポート
HRIS ソフトウェアは、HR データを一元化し、組織による人員動向分析、従業員のエンゲージメント測定、重要業績評価指標の追跡に役立つレポートツールを提供します。一部のシステムでは、リアルタイムのダッシュボードや予測分析を提供し、データ主導の意思決定をサポートしています。
福利厚生管理
適格性の追跡や保険会社との連携が可能な HRIS により、従業員の福利厚生管理が容易になります。従業員はセルフサービスポータルにアクセスし、福利厚生オプションの確認や選択、必要に応じた情報の更新を行うことができます。
HRIS 認定は、ヒューマンリソース情報システムの管理と最適化に関する専門知識を検証する専門家向けの資格です。すべての認定が同じというわけではありませんが、通常はシステム管理、データ管理、HR アナリティクス、プロセス自動化などの主要分野を対象としています。HRIS 認定を取得することで、従業員管理や HR オペレーションの改善のために HR テクノロジーを構成、実装、活用する方法をより深く理解していることを証明できます。
多くの認定はソフトウェアベンダーや業界組織によって提供されており、各認定は特定のプラットフォームやより広範な HRIS コンピテンシーに合わせてカスタマイズされています。HRIS 認定を取得することで、さまざまな HR プロフェッショナルや IT スペシャリストにとってキャリア展望が大きく開けます。
HRIS にはさまざまな機能がありますが、優れたヒューマンリソース情報システムが提供する最大の包括的なメリットは、組織による HR オペレーションの最新化を後押しできることでしょう。HR データを一元化し、情報に簡単にアクセスできるようにすると同時に、タスクを自動化し、複雑なワークフローの管理を支援することで HR プロフェッショナルをサポートし、より効率的でレスポンシブな HR 環境を実現します。
HRIS のメリット
具体的には、HRIS を導入することで、HR オペレーションを簡素化し、組織の効率を高めるための幅広いメリットが得られます。主なメリットには次のようなものがあります。
- 正確でアクセス可能なデータ
すべての従業員情報を一元化することで、HRIS は記録全体の一貫性を確保します。 - 時間効率の向上
反復的なタスクを自動化することで、HR チームの管理作業を大幅に軽減します。 - 従業員エクスペリエンスの向上
HRIS は、個人がどこからでも個人情報の更新、給与明細書へのアクセス、休暇申請、福利厚生の登録を行うことができるセルフサービスツールを提供することで、従業員エクスペリエンスを向上させます。 - コンプライアンスの簡素化
HRIS ソリューションは、進化する労働法や業界規制へのコンプライアンスを維持するために役立ちます。 - レポートの改善
統合されたアナリティクス機能とレポート機能により、HRIS は人員動向、離職率、雇用効率、パフォーマンス測定基準に関する貴重なインサイトを提供します。 - 拡張性の向上
組織の成長に伴い、HR のニーズも拡大します。クラウドベースの HRIS が提供する柔軟性により、人員の変化、会社の拡大、ビジネス優先順位の変化に応じたスケールアップやスケールダウンが可能です。
HRIS の課題
HRIS は HR オペレーションを大幅に改善することができます。とはいえ、実装と管理には特有の課題があります。これらの潜在的な課題に早期に対処することで、混乱が起こる可能性を回避できます。
- コンプライアンス
HRIS システムは、企業が労働法や業界規制への準拠を維持するために役立ちますが、特にグローバルに事業を展開する組織においては、進化する法的要件に対応できるように、慎重な監視も必要となります。こうした企業がコンプライアンスリスクを軽減するためには、事業を展開している地域と互換性のあるコンプライアンス追跡機能と規制更新の自動化機能が組み込まれている HRIS を選択する必要があります。 - セキュリティとプライバシー
HRIS には、給与の詳細、個人情報、パフォーマンス記録など、機密性の高い従業員データが格納されています。システムが適切にセキュリティ保護されていないと、データ侵害やその他の形式の不正アクセスに対して脆弱になる可能性があります。サイバーセキュリティへの包括的なアプローチと厳格なユーザーアクセス制御は、この機密データの保護 (とそのデータが保護されると信用しているユーザー) に役立ちます。 - HRIS への移行における課題
手動プロセスやスタンドアロンの HR ツールから包括的な HRIS に移行する際は、特にクラウドベースのシステムに移行する場合、複雑で時間がかかり、混乱を招く可能性があります。この移行を容易にするために、企業は段階的な導入アプローチを取り、HRIS プロバイダーと緊密に連携して既存システムとの効果的な連携を実現する必要があります。
HRIS は、さまざまな HR 機能を単一の一元化されたプラットフォームに統合することで運用され、給与支払い、福利厚生管理、勤務時間追跡、その他の HR プロセス全体にわたるシームレスなデータフローを可能にします。複数の分断されたシステムを管理する必要がなくなり、HRIS を使用して従業員情報をリアルタイムで保存、更新、取得できます。
新入社員のオンボーディング時も、情報が一度入力されると、関連するすべてのモジュール (給与処理や福利厚生登録など) で自動的に共有されます。従業員が社内で昇給・昇進したり、勤務予定表が更新されたりすると、繰り返しデータを入力する必要なく、これらの変更がシステム全体に反映されます。セルフサービスポータルを含む HRIS ソリューションを使用すると、従業員は HR 担当者に問い合わせる必要なく、個人情報の更新や休暇申請、重要な HR 書類にアクセスすることができます。
適切な HRIS の選択は、組織の効率、コンプライアンス、長期的な従業員戦略に影響を与える重要な決断となります。利用可能な選択肢が非常に多いため、組織は現在の運用ニーズと将来の成長計画に適したシステムを選択する必要があります。
前述のように、HRIS の主な目的は、中核的な HR 機能を最新化することです。これを念頭に置いて、HRIS を評価する際に考慮すべき最重要事項は次のとおりです。
- 拡張性と柔軟性
HRIS は、現在の人員規模と予想される成長の両方に対応する必要があります。クラウドベースのシステムは拡張性に優れているため、組織は大規模なシステムの見直しをしなくても、人員を増強したり、新しい市場に参入したりすることができます。再編や新規事業部門、国際的な拡大など、組織の変更に対応できるシステムを探しましょう。 - 連携機能
HRIS は、既存のエンタープライズシステムとスムーズに連携できる必要があります。一般的に使用されるビジネスアプリケーションとの連携機能が予め構築済みであれば、導入時間を短縮し、データサイロを防止できます。組織は、システムがカスタムワークフローの API ベースの統合をサポートしているかどうかも検討する必要があります。 - データセキュリティとコンプライアンス
HRIS プラットフォームには従業員の機密データが格納されるため、セキュリティは最優先事項であるべきです。強力な暗号化、ロールベースのアクセス制御を備え、確立されたデータプライバシー規制の遵守を徹底するシステムを探しましょう。自動化されたコンプライアンス追跡と監査証跡は、さらにリスクの軽減と管理に役立ちます。 - 自動化と AI を活用したワークフロー
自動化により、手動の HR タスクを削減し、ミスを最小限に抑えます。高度な人工知能 (AI) が主導する自動化されたワークフローを装備したシステムは、承認の処理や生成 AI を使用したレポート作成、コンプライアンスリスクの特定により、HR の効率を向上させることができます。AI 機能は予測分析も支援することができ、HR リーダーがより多くの情報に基づいて従業員に関する意思決定を下せるよう支援します。 - ユーザーエクスペリエンスとセルフサービス機能
直感的なインターフェイスにより、導入率が向上し、トレーニング時間が最小限に抑えられます。セルフサービスポータルにより、従業員は自身の HR ジャーニーにおいて、より主導的な役割を果たすことができます。さらに、モバイルアクセシビリティを提供するシステムにより、従業員とマネージャーはどこからでも HR 機能を利用できます。 - 継続的なサポートとベンダーの信頼性
サポートが充実した HRIS は、スムーズな導入と長期的なシステム安定性が保証されます。ベンダーは、専用のカスタマーサポート、定期的な更新、トレーニングリソースを提供して、組織がシステムの価値を最大限引き出せるよう支援する必要があります。組織は、ベンダーの実績、対応能力、製品向上に対するコミットメントを評価する必要があります。
HRIS を組織に取り入れることは、HR オペレーションに効果的なデジタルトランスフォーメーションを適用するための大きなステップとなります。しかし、ロールアウトを成功させるには慎重な計画が必要です。移行をスムーズにするために、HRIS を導入する際には、次のステップを考慮してください。
- 目標と要件の定義
まず、HRIS が解決する必要がある重要な課題を特定します。従業員の規模、コンプライアンスニーズ、連携要件、ビジネスの成長予測を検討します。組織のニーズを明確に把握することで、システムの選択と導入の優先順位が決まります。 - 経営陣の賛同
予算承認を確保し、全社的な導入を促進するには、経営陣のサポートが不可欠です。効率性の向上、コンプライアンスの改善、長期的な投資利益率 (ROI) を強調した強力なビジネスケースを提示しましょう。 - 導入チームの編成
HR、IT、財務、その他関連部門のメンバーで部門横断型チームを編成します。明確なロールと責任をアサインし、チームがデータ移行、セキュリティ対策、システム構成を監督するために必要な専門知識を持っていることを確認します。 - 適切な HRIS の選択
会社のニーズに基づいて HRIS ソリューションを評価します。システムがビジネスゴールに沿ったものであり、将来的な従業員の拡大をサポートできることを確認します。 - データ移行の準備
移行前に既存の HR データをクレンジング・標準化することで、エラーや不整合を防止できます。従業員記録、給与の詳細、コンプライアンス文書、その他関連データを正確に転送する移行計画を策定します。 - セキュリティとコンプライアンス環境の構成
HRIS が業界固有のデータ保護規制を満たしていることを確認します。セキュリティ対策と定期的なシステム監査を実施して、従業員の機密情報を保護します。 - 完全展開前のテスト
パイロットテストを実施し、本番稼働前にシステムの不具合やユーザビリティの問題を特定します。給与処理、福利厚生の登録、従業員セルフサービス機能のテストシナリオを実行し、システムの正確性と可用性を検証します。 - 従業員と HR チームのトレーニング
従業員が HRIS の使用方法を理解していないと、導入に対する抵抗が生じます。インタラクティブな学習セッション、ユーザーガイド、継続的なサポートリソースを提供し、従業員と HR プロフェッショナルが新しいシステムを操作できるよう支援します。 - パフォーマンス監視と経時的な最適化
HRIS の稼働開始後は、システムのパフォーマンスを定期的に追跡し、ユーザーからのフィードバックを収集します。継続的な更新と改善により、変化するビジネスニーズに合わせたシステムの進化を促進します。
最新の HRIS は、オペレーションを簡素化し、従業員データを一元化するとともに、従業員エクスペリエンスを向上させます。ServiceNow は、これらすべてに加えて、インテリジェントな自動化、シームレスな統合、AI 主導型のインサイトを通じて HR サービスを最適化したいと考えている組織に強力なソリューションを提供します。Now Platform® は、ヒューマンリソース管理に対する統一されたアプローチを提供し、効率性の向上、コンプライアンスの確保、従業員ジャーニー全体のサポートを可能にします。
HR サービスデリバリ (HRSD) は、これらの機能を拡張し、セルフサービスツール、自動化されたワークフロー、AI による支援を備えた一元的な従業員サービスエクスペリエンスを提供します。従業員センターは、複数の部門にわたって HR サービスへのアクセスを簡素化し、従業員ジャーニー管理は、キャリア転換に際して従業員とマネージャーを支援します。ケースとナレッジ管理は、HR チームがプロセスを標準化し、適時に正確なサポートを提供するために役立ちます。問題の自動解決は、AI を活用して定型的な HR 関連の問い合わせに効果的に対処します。ここに挙げたのはほんの一部にすぎません。
HR サービスデリバリ (HRSD) を導入することで、HR オペレーションを強力な競争上の差別化要因に変えることができます。その違いをご確認ください。今すぐ HR サービスデリバリのデモをお申し込みください。