Einen einzelnen CAB-Meeting-Termin erstellen

  • Freigeben Version: Xanadu
  • Aktualisiert 1. August 2024
  • 2 Minuten Lesedauer

    • Abhängig von Ihren Anforderungen können Sie einen einzelnem Change Advisory Board-Meeting-Termin (CAB) erstellen.

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle: sn_change_cab.cab_manager

    Prozedur

    1. Navigieren Sie zu Alle > Change > Change Advisory Board > Meine CAB-Meetings.
    2. Klicken Sie auf Neu.
    3. Füllen Sie die Felder auf dem CAB-Meeting-Formular aus.
      Tabelle : 1. CAB-Meeting-Formular
      Feld Beschreibung
      Name Name des CAB-Meetings.
      CAB-Manager Name des Benutzers, der das CAB-Meeting verwaltet. Der Standardwert ist der Benutzer, der gerade angemeldet ist.
      Delegierte Delegieren Sie CAB-Mitglieder, die während der Besprechung als CAB-Manager fungieren können.
      Vorstandsgruppen
      Vorstandsmitglieder
      Status
      • Ausstehend: Zeigt an, dass das Meeting noch nicht begonnen hat. Dies ist der Standardstatus des Meetings.
      • In Gang: Zeigt an, dass das Meeting begonnen hat und in Gang ist.
      • Abgeschlossen: Zeigt an, dass das Meeting stattgefunden hat und beendet ist.
      • Abgebrochen: Zeigt an, dass das Meeting abgebrochen wurde.
      Hinweis:
      Das System aktualisiert das Feld Status automatisch, wenn das Meeting in der CAB Workbench beginnt und endet. Sie müssen dieses Feld nicht manuell ändern, es sei denn, der CAB-Manager möchte zum Beispiel ein zukünftiges Meeting abbrechen. Wenn die CAB Workbench unerwartet geschlossen wird, muss der CAB-Manager das Feld Status manuell aktualisieren.
      Startzeit des Meetings Startdatum und -uhrzeit für das Meeting.
      Hinweis:
      Wenn Sie einem CAB-Meeting einen Agendapunkt hinzufügen, wird das Feld CAB-Datum im Change Request automatisch mit diesem Datum aktualisiert.
      Endzeit des Meetings Enddatum und -uhrzeit für das Meeting.
      Meetingnotizen Geben Sie ggf. Notizen für das Meeting ein.
      Standorte Ein oder mehrere Standorte für Ihre CAB-Meetings. Zum Beispiel Besprechungsräume in verschiedenen Büros.
      Konferenzinformationen
      Konferenzdetails Informationen wie Meeting-Links, Passwörter und Telefonnummern.
      Agenda-Management
      Filterkriterien zur Auswahl des Start/Enddatums von Change-Anforderungen verwenden
      Wenn ausgewählt, helfen sie, einen Zeitraum für das geplante Start- und Enddatum aus Change-Anforderung – Zusätzliche Bedingung auszuwählen, anstatt bestimmte Daten anhand des Meeting-Zeitplans auszuwählen.
      Hinweis:
      Wenn Sie in einem CAB-Meeting das Feld Filterkriterien zur Auswahl des Start/End-Datums von Change-Anforderungen verwenden auswählen, werden das Feld Change-Anforderungen mit Start nach dem und das Feld Change-Anforderungen mit Start am oder vor dem für das Meeting deaktiviert und folglich ignoriert. Die zusätzlichen Bedingungen der Change-Anforderung bestimmen den Datumsbereich.
      Change-Anforderungen mit Start nach dem Change-Anforderungen, die nach diesem Datum und dieser Uhrzeit beginnen, sollten dem CAB-Meeting hinzugefügt werden.
      Change-Anforderungen mit Start am oder vor dem Change-Anforderungen, die an oder vor diesem Datum und dieser Uhrzeit beginnen, sollten dem CAB-Meeting hinzugefügt werden.
      Vorab genehmigte Änderungen abschließen Aktivieren Sie die Checkbox, um jede zuvor genehmigte Änderungsanforderung in der CAB-Meeting-Agenda als Abgeschlossen zu kennzeichnen.
      Hinweis:
      Vorab genehmigte Änderungen werden automatisch als abgeschlossen markiert, sodass Genehmiger sie nicht überprüfen müssen. Die vorab genehmigten Änderungen sind in der CAB-Workbench sichtbar und können bei Bedarf besprochen werden.
      Zeit pro Agendapunkt Die Zeit in Minuten und Sekunden, die zur Verfügung steht, um jeden Change Request auf der Tagesordnung zu besprechen. Die zugewiesene Zeit kann für Agendapunkte vor oder während des Meetings angepasst werden.
      Vorlaufzeit für Benachrichtigung Die erweiterte Benachrichtigung über die Anzahl der Agendapunkte, die diskutiert werden müssen.

      Agendaentscheidungen automatisch hinzufügen

      		 Checkbox zum automatischen Erfassen von Agendaentscheidungen im Meeting-Widget. Die Agendaentscheidung wird in folgendem Format erfasst:

      (CAB-Automatisierung) - <Change Request Nummer> - <Entscheidung> - <Name des CAB-Managers> - <Uhrzeit> <AM/PM> <Zeitzone>
    4. Öffnen Sie das Kontextmenü des Formulars und wählen Sie Speichern.
      Die zugehörigen Listen Agendapunkte und Teilnehmer erscheinen.

    Nächste Maßnahme

    Sie können jetzt Agendapunkte und Teilnehmer zum CAB-Meeting hinzufügen.