Retenção de e-mail

  • Versão de lançamento: Zurich
  • Atualizado 31 de jul. de 2025
  • 3 min. de leitura

    • Você pode arquivar e, eventualmente, destruir mensagens de e-mail que você não precisa mais ou se sua tabela de E-mail for excessivamente grande.

    A retenção de e-mail está disponível a partir da versão Helsinki.

    Arquivamento de e-mail e plug-ins de destruição

    O recurso de arquivamento e destruição de e-mail usa o. Arquivamento de dados e. Retenção de e-mail plug-ins. O plug-in Arquivamento de dados deve estar ativo para arquivar e destruir registros de e-mail. O plug-in Email Retention fornece um conjunto de regras que especificam quando o sistema arquiva e destrói registros de e-mail.
    Nota:
    O plug-in Retenção de e-mail também impede que o sistema exclua marcas d'água, que são necessárias para que as ações de e-mail de entrada continuem funcionando.

    O plug-in Retenção de e-mail e as regras de arquivamento e destruição associadas estão ativos por padrão em novas instâncias. Em instâncias atualizadas, você deve ativar manualmente o plug-in e as regras de arquivamento e destruição. ServiceNow a recomenda que você revise e aprove essas regras antes de ativá-las.

    Se sua instância já tiver um processo para gerenciar registros de e-mail, você não precisará ativar o plug-in Retenção de e-mail. Se você quiser substituir seu processo atual pela Retenção de e-mail, certifique-se de desativar o processo atual antes de ativar as regras de arquivamento e destruição.

    Arquivando e destruindo registros de e-mail

    Arquivamento Mover registros da tabela E-mail [sys_email] para a tabela E-mail de arquivamento [ar_sys_email] quando excedem o limite de tempo da regra de arquivamento. Destruindo Significa excluir registros na tabela Arquivar e-mail quando eles excedem o limite de tempo da regra de destruição.

    Nota:
    Quando uma regra de destruição exclui registros de e-mail, as marcas d'água associadas não são excluídas. Eles são preservados para garantir que suas ações de e-mail de entrada continuem funcionando.

    Arquivo padrão e regras de destruição

    A Retenção de e-mail fornece estas regras de arquivamento de e-mail:
    • E-mails - Ignorados e com mais de 90 dias: arquiva registros de mensagens de e-mail que foram criados mais de 90 dias antes da data atual e são do tipo ignorado ou ignorado .
    • E-mails - Mais de um ano: arquiva registros de mensagens de e-mail que foram criados mais de 365 dias antes da data atual.

    A Retenção de e-mail também fornece esta regra de destruição de e-mail:

    Arquivo de e-mail - Mais de um ano: destrói registros de e-mail que foram arquivados por mais de 365 dias antes da data atual.

    Com essas configurações padrão, suas mensagens de e-mail são mantidas na instância por um total de dois anos: Um ano na tabela E-mail e um ano na tabela Arquivamento de e-mails. No final desse período, o sistema exclui os registros de e-mail expirados da tabela de arquivamento de e-mails.

    Nota:
    Por padrão, essas regras estão ativas em novas instâncias e inativas em upgrades. O sistema executa regras de arquivamento e destruição quando você as ativa.

    Compatibilidade com outras implementações de gestão de registros

    Se você já estiver usando outro método para gerenciar registros de e-mail, como limpadores de tabela, não precisará usar o recurso Retenção de e-mail. Para evitar a exclusão inesperada de registros, ServiceNow a recomenda que você evite usar vários processos de gestão de e-mail na mesma instância ao mesmo tempo.

    Nota:
    Para obter assistência para substituir sua implementação de gestão de registros existente pela Retenção de e-mails, entre em contato com seus serviços profissionais ou com o representante de vendas.

    Efeitos do arquivamento e exclusão de registros de e-mail

    As ações de e-mail de entrada copiam o corpo de um e-mail para as anotações de trabalho do registro relacionado. Se o registro de e-mail de entrada for excluído posteriormente, a seção E-mail recebido não ficará mais visível nas anotações de trabalho, embora ainda contenha uma cópia de texto do e-mail.

    Quando o sistema envia uma mensagem de e-mail sobre um registro, o formatador de atividades exibe um E-mail enviado seção com um link para a mensagem de e-mail. Se o sistema arquivar a mensagem de e-mail, o formatador de atividades será removido E-mail enviado seção. Quando o sistema exclui a mensagem de e-mail, ela não fica mais visível no formatador de atividades nem nas anotações de trabalho.
    Nota:
    Defina o tempo de arquivamento longo o suficiente para que os usuários possam acessar e-mails enviados por meio do formatador de atividades.

    O arquivamento de registros de e-mail muda os métodos disponíveis para o sistema para identificar e-mails de entrada como uma resposta. Depois de arquivar um registro de e-mail, o sistema não pode mais usar o. Em resposta campo para corresponder um e-mail de entrada a um registro de e-mail. No entanto, o sistema ainda pode corresponder o e-mail de entrada a um registro existente de um número de registro ou marca d'água.