Aufgaben-Kommunikationsmanagement Prozess

Aufgaben-Kommunikationsmanagement Hilft Ihnen, den Prozess zu optimieren, indem Sie festgelegte Kommunikationspläne für eine effektive Kommunikation während eines Ereignisses erstellen. Der Kommunikationsplan mit seinen definierten Aufgaben hilft Ihnen, sich auf die Lösung des aktuellen Problems zu konzentrieren, anstatt zu entscheiden, wann eine Mitteilung gesendet werden soll, welche Informationen freigegeben werden sollen und wen Sie informieren sollen.

Abbildung : 1. Aufgaben-Kommunikationsmanagement Grundlegende Komponenten

Funktionsweise von Aufgaben-Kommunikationsmanagement

Mit Aufgaben-Kommunikationsmanagement können Sie einen Kommunikationsplan für einen Event, wie z. B. einen schwerwiegenden Incident, eine geplante Wartung und ein Release, vordefinieren. Jeder Plan umfasst im Allgemeinen eine Reihe von Aufgaben, die verschiedene Kommunikations- und Kollaborationsaktivitäten sowie die Häufigkeit und Methode der Kommunikation definieren. Für jede Aufgabe müssen Sie den Kommunikationskanal für die Kontaktaufnahme mit den Stakeholdern angeben. Sie können auch Vorlagen für E-Mail- und SMS-Nachrichten definieren.

Nachdem Sie die Aufgabe und den Kanal für die Kommunikation definiert haben, können Sie die Kontakte oder Zielgruppen definieren, die für jede Aufgabe kontaktiert werden sollen.

Nachdem ein Kommunikationsplan definiert wurde, wird der Plan basierend auf den definierten Bedingungen mit der entsprechenden Aufgabentabelle verknüpft. Danach werden die im Plan definierten Aufgaben sequenziell ausgeführt, und Stakeholder werden wie im Plan definiert kontaktiert. Der Kommunikationsplan vereinfacht den Kommunikations- und Kollaborationsprozess und sorgt für eine schnellere Lösung des Problems.

Aufgaben-Kommunikationsmanagement-Flow im Management schwerwiegender Incidents

Angenommen, Sie möchten einen Kommunikationsplan für Incidents für einen schwerwiegenden Incident mit hoher Priorität generieren.

• Als Manager für schwerwiegende Incidents können Sie einen Kommunikationsplan und die Bedingungen, die den Anhang steuern, vordefinieren. In diesem Fall lauten die Bedingungen: Priorität = hoch und Status des schwerwiegenden Incidents = akzeptiert. Beachten Sie, dass die Zielgruppe die technischen Stakeholder des Incident sind und die Kommunikationsplandefinition den Namen „Technische Kommunikation“ trägt.
• Die Plandefinition kann mehrere Definitionen für die Kommunikationsaufgabe enthalten, wie z. B.:
  • Technische Kommunikation einleiten
  • Technische Statusaktualisierung
• Jede Kommunikationsaufgabendefinition legt auch den Kommunikationskanal und die Kommunikationshäufigkeit (einmalig oder wiederkehrend) fest.
  • Bei "Technische Kommunikation einleiten" wird E-Mail als Kommunikationskanal verwendet. Die Kommunikationshäufigkeit ist einmalig.
  • Bei der technischen Statusaktualisierung werden E-Mail und SMS als Kommunikationskanal verwendet. Die Kommunikationshäufigkeit ist wiederkehrend.
• Die Zielgruppe für die Kommunikation wird als Kommunikationskontaktdefinitionen in der Plandefinition definiert. Betrachten Sie in diesem Fall Serviceverantwortliche der betroffenen Konfigurationselemente (Configuration Items, CIs) im Zusammenhang mit dem Incident als technische Stakeholder.
• Wenn ein Incident diese Bedingungen erfüllt, wird ein Kommunikationsplan für Incidents zusammen mit seinen Aufgaben an den Incident-Datensatz angehängt.
• Als Manager für schwerwiegende Incidents können Sie die Kommunikation effektiv und ohne Verzögerung bei der Lösung schwerwiegender Incidents durchführen.

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