Knowledge Base-Workflows

  • Freigeben Version: Zurich
  • Aktualisiert 31. Juli 2025
  • 3 Minuten Lesedauer

    • Die Veröffentlichungs- und Löschungsprozesse für einen Knowledge Base-Artikel hängen von Workflows ab, die für die Knowledge Base definiert werden, zu der der Artikel gehört.

    Sie können jedem verschiedene Workflows zuweisen Knowledge Base .

    Sie können einen der Standard-Workflows verwenden oder anwenderdefinierte Workflows erstellen, um anwenderdefinierte Veröffentlichungs- und Löschungsprozesse für verschiedene Wissensarten zu definieren.

    Für die Workflows, für die eine Genehmigung erforderlich ist, können Sie konfigurieren, welche Benutzer durch Bearbeiten der Funktion getApprovers() im Skript KBWorkflow genehmigen oder ablehnen können.

    Vorhandene Anwender von Wissensmanagement Ein Upgrade auf Zürich hat Zugriff auf sowohl -Workflows als auch -Flows in Knowledge Base Formular. Sie können jedoch mit entweder Workflows oder Flows für eine Knowledge Base verwenden Workflow Ist die Standardoption.

    Eine Querauswahl zwischen Flow und Workflow für die Veröffentlichung und Stilllegung ist nicht möglich.

    Sie können die Genehmigungsdatensätze für Knowledge-Flows nicht löschen. Sie können nur die Datensätze genehmigen oder ablehnen.

    Tabelle : 1. Standard-Knowledge Base-Workflows
    Workflow Beschreibung
    Knowledge - Approval Publish Fordert die Genehmigung von einem Manager der Knowledge Base an. Artikel in der Genehmigung befinden sich im Status „Überprüfen“, bevor sie nach der Genehmigung in den Status „veröffentlicht“ oder in „geplant für Veröffentlichung“ verschoben werden, wenn sie später veröffentlicht werden sollen. Wenn der Manager die Anforderung ablehnt, wird der Workflow abgebrochen, und der artikel bleibt im Status Entwurf.

    Wenn Besitzgruppen aktiviert sind, werden E-Mail-Benachrichtigungen mit einem Link zum Artikel zur Genehmigung an die Mitglieder der Besitzgruppe gesendet.

    Wenn Besitzgruppen nicht aktiviert sind, werden E-Mail-Benachrichtigungen mit einem Link zum Artikel zur Genehmigung an Knowledge-Base-Manager gesendet.

    Außerdem wird eine Benachrichtigung an Autoren oder Überarbeitende von Artikeln gesendet, um sie darüber zu informieren, dass ihr artikel genehmigt oder abgelehnt wurde.

    Um E-Mail-Benachrichtigungen für Genehmigungen zu aktivieren, legen Sie fest glide.knowman.enable_approval_notificationEigenschaft bis Wahr .

    Hinweis:
    Nur der aktive Anwender erhält die Benachrichtigungen.
    Knowledge - Approval Retire Fordert die Genehmigung eines Managers der Knowledge Base an, bevor der Artikel in den ausgeschiedenen Zustand versetzt wird. Der Workflow wird abgebrochen und der Artikel bleibt im veröffentlichten Status, wenn ein Manager die Anforderung ablehnt.

    Wenn Besitzgruppen aktiviert sind, werden E-Mail-Benachrichtigungen mit einem Link zum Artikel zur Genehmigung an die Mitglieder der Besitzgruppe gesendet.

    Wenn Besitzgruppen nicht aktiviert sind, werden E-Mail-Benachrichtigungen mit einem Link zum Artikel zur Genehmigung an Knowledge-Base-Manager gesendet.
    Knowledge - Instant Publish Veröffentlicht einen Entwurfsartikel sofort, ohne dass eine Genehmigung erforderlich ist, oder veröffentlicht ihn am geplanten Veröffentlichungsdatum, wenn er später veröffentlicht werden soll.
    Knowledge - Instant Retire Ein veröffentlichter Artikel wird ohne Genehmigung sofort zurückgezogen.
    Knowledge - Publish Knowledge Ein Subflow, der den Knowledge Base-Artikel in den veröffentlichten Zustand versetzt. Sie können diesen Subflow verwenden, wenn Sie Ihren eigenen Workflow definieren.
    Knowledge - Wissen archivieren Ein Subflow, der den Knowledge Base-Artikel in den archivierten Zustand versetzt. Sie können diesen Subflow verwenden, wenn Sie Ihren eigenen Workflow definieren.
    Hinweis:
    • Nur Administratoren und Wissensadministratoren können die stillgelegten Wissensartikel anzeigen. Um einen stillgelegten artikel wiederzuverwenden, können Administratoren und Wissensadministratoren den artikel erneut veröffentlichen. Weitere Informationen finden Sie unter Veröffentlichen Sie einen stillgelegten artikel erneut.
    • Ein artikel und seine Übersetzungen haben eine übergeordnete/untergeordnete Beziehung. Wenn Sie einen übergeordneten artikel stilllegen, werden nicht automatisch alle übersetzten untergeordneten Artikel stillgelegt.

    E-Mail-Benachrichtigungen für Genehmigungs-Workflows

    Sie können E-Mail-Benachrichtigungen für Genehmigungs-Workflows senden.
    • Benachrichtigen Sie genehmigende Personen über Wissensartikel, die zur Genehmigung eingereicht wurden.
    • Benachrichtigen Sie Autoren über den Genehmigungsstatus ihrer Wissensartikel.
    Um E-Mail-Benachrichtigungen für Genehmigungs-Workflows zu senden, aktivieren Sie Senden Sie eine Benachrichtigung an Genehmiger und Autoren im artikelgenehmigungs-Workflow Eigenschaft ( glide.knowman.enable_approval_notification). Ab New York ist die Eigenschaft standardmäßig aktiviert. Bestandskunden mit Releaseversionen vor New York können diese Eigenschaft aktivieren, um E-Mail-Benachrichtigungen zu senden. Deaktivieren Sie alle anwenderdefinierten Benachrichtigungen für artikelgenehmigungen, bevor Sie diese Eigenschaft aktivieren. Wenn glide.knowman.enable_approval_notificationEigenschaft ist nicht verfügbar. Ein Administrator kann die Eigenschaft erstellen und ihren Wert auf festlegen Wahr . Weitere Informationen finden Sie unter Wissensmanagement -Eigenschaften.