Managed Documents – Konzepte

Die folgenden Konzepte erläutern Managed Documents: verwaltetes Dokument, Dokumentsammlung, Dokumentüberarbeitungen und Dokumentparameter.

Tabelle : 1. Konzepte

Konzept	Beschreibung
Verwaltetes Dokument	Die Tabelle „Dokument“ [dms_document] enthält die Dokumente, die durch den Prozess für verwaltete Dokumente gesteuert werden.
Dokumentsammlung	Die Tabelle „Dokumentsammlung“ [dms_collection] ermöglicht das Gruppieren zusammengehöriger Dokumente.
Dokumentüberarbeitungen	Da verwaltete Dokumente klare Datensätze einzelner Versionen eines Dokuments enthalten müssen, werden Überarbeitungen (einschließlich der Datei) über eine zugehörige Liste an den Datensatz des primären Dokuments angehängt. Dokumentüberarbeitungen werden gesteuert, um ein Standardbenennungsschema und konsistente Versionsnummern beizubehalten. Sobald eine Dokumentüberarbeitung fertig ist, kann sie zur Überprüfung eingereicht werden.
Dokumentparameter	Wichtig: Parameter steuern nicht die Anwendungs- oder Dokumentsicherheit. Parameter organisieren Dokumente lediglich, sie beeinflussen nicht, wer auf Dokumente zugreifen kann. Um Zugriff auf die Applikation „Managed Documents“ zu gewähren, können Sie eine Rolle zuweisen. Legen Sie Benutzer- und Gruppenberechtigungen fest, um Zugriff auf ein bestimmtes Dokument zu gewähren. Jedes Dokument kann mit vordefinierten Parametern verknüpft werden. Die Parameter können beim Gruppieren von Dokumenten helfen. Typ: Definiert den Typ des Dokuments, das gesteuert wird. Dokumente desselben Typs verwenden die gleichen Steuerelemente. Klassifizierung: Definiert die Beschränkungsebene des Dokuments, z. B. öffentlich, beschränkt oder vertraulich. Zielgruppe: Definiert die Gruppen mit Zugriff auf das Dokument, z. B. intern oder extern. Namensformate: Definieren das Format von Dokumentnamen und stellen sicher, dass Dokumente desselben Typs das gleiche Namensschema haben, das aus Namenskomponenten zusammengestellt ist. Namenskomponenten: Definieren die in den Namensformaten verwendeten Dokumentwerte. Genehmigungsregeln: Definieren die Genehmigungen, die das Dokument haben muss, bevor es veröffentlicht werden kann.