Dokumentversionen
In ServiceNow® Dokumentverwaltung Anwendung, Dokumente werden als Versionen im Datensatz angezeigt. Sie zeigen diese Versionen als zugehörige Liste im Dokumentdatensatz an. Ein Dokument kann viele Versionen haben.
Der Begriff „Dokument“ bezieht sich auf den Containerdatensatz, der Dokumentinformationen wie Name, Beschreibung, Typ und andere Metadaten enthält. Der Dokumentdatensatz enthält zwar nicht die tatsächliche Dokumentdatei, enthält jedoch Versionen im Datensatz, die Sie öffnen, aktualisieren und nachverfolgen können.
Verwenden Sie das Anhangssymbol ( 
) Zum Hinzufügen von Dokumenten zu einem Datensatz.
Alternativ können Sie den Link zu einem Dokument im Feld URL angeben. Sie greifen dann auf die tatsächlichen Dokumente zu, indem Sie die Versionen in der zugehörigen Liste auswählen.
Überprüfung und Genehmigung der Dokumentversion
Alle Genehmiger- und Überprüfer-Anwender haben Lesezugriff auf die Dokumente, die sie genehmigen.
Ein Dokument kann einen Überprüfer oder mehrere Überprüfer und keine Genehmiger haben und umgekehrt. Anwender mit den Rollen admin und Platform_document_Management_adminhaben die Möglichkeit, Genehmigungs- und Überprüfungsregeln zu erstellen.
- Initiieren Sie die Genehmigung, und überprüfen Sie den Workflowfür eine Dokumentversion.
- Veröffentlichen Sie die genehmigte Version.
- Sehen Sie sich den Aktivitätenstrom des Genehmigungs- und Überprüfungs-Workflows an.
- Verfolgen Sie das Dokument nach Versionsstatus .
Bei mehreren Dokumentversionen wird die neueste überprüfte und genehmigte Version veröffentlicht, und die vorherigen Versionen werden außer Kraft gesetzt.