Definition und Einstellung für Mitarbeiterdokumente

Verwenden Sie die Mitarbeiterdokumentverwaltung, um zu konfigurieren, wie Mitarbeiterdokumente basierend auf Unternehmensrichtlinien, Prozessen und regulatorischer Compliance behandelt werden sollen.

Dokumenttypen

Dokumenttypen stehen im Mittelpunkt der Anwendung „Mitarbeiterdokumentmanagement“. Allen Mitarbeiterdokumenten muss ein Dokumenttyp zugewiesen sein. Kategorisieren Sie Ihre Mitarbeiterdokumente, indem Sie Dokumenttypen zuweisen. Verwenden Sie Dokumenttypen, um Richtlinien zu kombinieren, die die Verarbeitung eines Mitarbeiterdokuments bestimmen. Dokumenttypen verwenden, um:

• Ordnen Sie eine Sicherheitsrichtlinie zu. Sicherheitsrichtlinien bestimmen, wer auf Mitarbeiterdokumente zugreifen kann, und bestimmen die Löschautorisierung.
• Ordnen Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie zu. Aufbewahrungsrichtlinien bestimmen, wie lange ein Dokument aufbewahrt werden soll und für wen das Dokument gilt.
• Legen Sie eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht an. Aufbewahrungspflicht für juristische Zwecke verhindern vorübergehend die Löschung von Dokumenten oder Änderungen am Dokument.
• Ermöglichen Sie Mitarbeitern den Zugriff.
• Konfigurieren Sie Mitarbeiterdokumente, die automatisch verschoben werden, wenn ein HR-Fall geschlossen wird. Weitere Informationen finden Sie unter HR-Service konfigurieren.

Zugehörige Tasks

• Management von Mitarbeiterdokumenten aktivieren

Definieren Sie Richtlinien für einen Dokumenttyp

Für jeden Dokumenttyp können Sie bestimmen, wer auf ein Dokument zugreifen kann, die ihm zugeordneten Aufbewahrungsrichtlinien definieren oder eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht einlegen kann. Ein Dokumenttyp kann mehrere Dokumente verwalten.

Vorbereitungen

Erforderliche Rolle: sn_HR_ef.Manager

Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

Dokumenttypen kombinieren Themendetails, Aufbewahrungsrichtlinien und gesetzliche Aufbewahrungspflicht. Der standardmäßige Aufbewahrungszeitraum für einen Dokumenttyp wird im entsprechenden Kompetenzzentrum (Kompetenzzentrum) definiert. Details zu Kompetenzzentren finden Sie unter HR Datenmodell für Kompetenzzentren.

Hinweis:

Das Basissystem bietet verschiedene Dokumenttypen als Beispiele.

Prozedur

1. Navigieren zu Alle > HR-Verwaltung > Mitarbeiterdokumente > Dokumenttypenan.
2. Klicken Sie Auf Neu Oder ein vorhandener Dokumenttyp zum Bearbeiten.
3. Füllen Sie die Felder entsprechend aus.

   Tabelle : 1. Dokumenttypformular

   Feld	Beschreibung
   Name	Name, der den Dokumenttyp beschreibt.
   Themendetail	Themendetail, das einem HR-Service zugeordnet ist. Das Themendetail kategorisiert den Dokumenttyp. Der HR-Service kann verwendet werden, um Mitarbeiterdokumente automatisch in das Mitarbeiterdokument-Repository zu verschieben, wenn ein HR-Fall geschlossen wird.
   Aktiv	Option zum Aktivieren oder Deaktivieren eines Dokumenttyps. Beim Deaktivieren eines Dokumenttyps wird der Dokumenttyp beim Erstellen eines Dokuments oder beim Verschieben von Anhängen nicht zur Auswahl angezeigt.
   Anwendungstyp	Anwendung, die dem Dokumenttyp zugeordnet ist.
   Gesetzliche Aufbewahrungspflicht	Gibt an, ob eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht für den Dokumenttyp platziert wurde. Wenn diese Option aktiviert ist, werden alle Mitarbeiterdokumente mit diesem Dokumenttyp in die gesetzliche Aufbewahrungspflicht gesetzt.
   Mitarbeiterzugriff	Ermöglicht Mitarbeitern den Zugriff auf ihre eigenen Mitarbeiterdokumente.
   Ablaufdatum	Option zum Festlegen des Ablaufdatums für ein Dokument. E-Mail-Benachrichtigungen werden (gemäß Ablaufrichtlinien) an Dokumentbesitzer, Manager oder HR-Vertreter gesendet, wenn das Dokument abläuft oder sich seinem Ablauf nähert.

4. Klicken Sie im Kontextmenü auf Speichern Um im Formular „Dokumenttyp“ zu bleiben.
   Die folgenden Registerkarten werden angezeigt.

   Tabelle : 2. Dokumenttyp-Registerkarten

   Registerkarte	Beschreibung
   Sicherheitsrichtlinien	Sicherheitsrichtlinie, die dem Dokumenttyp zugeordnet ist. Sicherheitsrichtlinien gewähren autorisierten Anwendern die Möglichkeit, Mitarbeiterdokumente anzuzeigen, zu erstellen, zu verschieben oder zu löschen. Wenn Sie ein Themendetail auswählen, wird die standardmäßige Sicherheitsrichtlinie, die diesem Themendetail zugeordnet ist (falls vorhanden), automatisch in angezeigt Sicherheitsrichtlinien Registerkarte. In Sicherheitsrichtlinien Registerkarte können Sie, Fügen Sie einem Dokumenttyp mehrere Sicherheitsrichtlinien hinzu, und ordnen Sie sie zu. Definieren Sie eine Reihenfolge, in der eine Sicherheitsrichtlinie ausgewertet werden muss. Niedrigere Zahlen werden vor höheren Zahlen platziert. Beispielsweise wird eine Sicherheitsrichtlinie mit einer Reihenfolge auf 100 vor einer Sicherheitsrichtlinie mit einer Reihenfolge auf 200 ausgewertet. Aktivieren oder deaktivieren Sie eine Sicherheitsrichtlinie. Wenn Sie eine Sicherheitsrichtlinie deaktivieren, bedeutet dies, dass eine Sicherheitsrichtlinie dem Dokumenttyp zugeordnet wird, aber nicht für die Auswertung berücksichtigt wird.
   Aufbewahrungsrichtlinien	Aufbewahrungsrichtlinie, die dem Dokumenttyp zugeordnet ist. Die Aufbewahrungsrichtlinie kombiniert den Aufbewahrungszeitraum (bestimmt, wie lange ein Dokument gespeichert werden soll) und HR-Kriterien (filtert, für wen die Richtlinie gilt). Weitere Informationen finden Sie unter Fügen Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie hinzu, oder ändern Sie sie.
   Gesetzliche Aufbewahrungspflicht	Zeigt alle gesetzlichen Aufbewahrungspflicht für den Dokumenttyp mit Grund-, Datums- und Zeitstempeln an.
   Ablaufrichtlinien	Ablaufrichtlinien ermöglichen es einem Administrator, Dokumente eines Dokumenttyps basierend auf HR-Kriterien oder Feldern der Mitarbeiterdokumenttabelle oder als Kombination zu filtern. Außerdem kann ein Administrator Gruppen oder Empfänger konfigurieren, die E-Mail-Benachrichtigungen erhalten können, wenn das Dokument abläuft oder kurz vor dem Ablauf steht.

5. Klicken Sie nach dem Hinzufügen oder Bearbeiten der Aufbewahrungsrichtlinie auf Speichern Um im Formular „Dokumenttyp“ zu bleiben, oder klicken Sie auf Übermitteln Um zur Liste „Dokumenttyp“ zurückzukehren.

Definieren Sie, wie lange Mitarbeiterdokumente aufbewahrt werden sollen

Ein Aufbewahrungszeitraum definiert, wie lange ein Mitarbeiterdokument gespeichert werden soll, bevor es verworfen wird. Aufbewahrungszeiträume werden mit Bedingungen oder Kriterien kombiniert, um eine Aufbewahrungsrichtlinie zu bilden.

Vorbereitungen

Erforderliche Rolle: sn_HR_ef.Manager

Hinweis:

Aufbewahrungszeiträume sind eindeutig und können nicht dupliziert werden. Bevor Sie einen Aufbewahrungszeitraum löschen können, müssen Sie sicherstellen, dass der Aufbewahrungsrichtlinie kein Dokumenttyp zugeordnet ist.

Prozedur

1. Navigieren zu Alle > HR-Verwaltung > Mitarbeiterdokumente > Aufbewahrungszeiträumean.
2. Füllen Sie die Felder entsprechend aus.

   Tabelle : 3. Formular „Aufbewahrungszeitraum“

   Feld	Beschreibung
   Titel	Name, der den Aufbewahrungszeitraum beschreibt.
   Datumsfeld	Ausgangspunkt des Aufbewahrungszeitraums. Die verfügbaren Felder hängen von der Tabelle „Mitarbeiterdokument [sn_hr_ef_employee_document]“ ab. Felder aus der Tabelle „Mitarbeiterdokument [sn_hr_ef_employee_document]“, die zum Definieren des Beginns des Aufbewahrungszeitraums verwendet werden. DOT-Walk-Vorgang durchführen und ein Feld auswählen, um den Ausgangspunkt des Aufbewahrungszeitraums zu bestimmen.
   Anwendungstyp	Anwendung, die dem Aufbewahrungszeitraum zugeordnet ist.
   Offsettyp für Datum	Offset, der bestimmt, ob der Aufbewahrungszeitraum vor oder nach dem beginnen soll, was in ausgewählt wurde Datumsfeld . Kombiniert mit Datumsfeld , Offset-Einheiten für Datum , Und Offsetmenge für Datum Bestimmt die Länge des Aufbewahrungszeitraums. Zum Beispiel: Datumsfeld = erstellt Offset-Typ für Datum = nach Offset-Einheiten für Datum = Jahre Offsetmenge für Datum = 1 Bei Verwendung dieser Konfiguration liegt der Aufbewahrungszeitraum ein Jahr nach dem Erstellungsdatum des Dokuments.
   Offseteinheiten für Datum	Zeiteinheit, die bestimmt, ob der Aufbewahrungszeitraum in Monaten oder Jahren gemessen werden soll.
   Offsetmenge für Datum	Anzahl der Monate oder Jahre vor oder nach Datumsfeld Auswahl.

3. Klicken Sie auf Absenden oder Aktualisieren.

Fügen Sie standardmäßige Aufbewahrungsrichtlinien hinzu, oder ändern Sie sie

Standardmäßige Aufbewahrungsrichtlinien stellen sicher, dass Mitarbeiterdokumente nicht versehentlich gelöscht werden. Wenn einem Dokumenttyp keine Aufbewahrungsrichtlinie zugewiesen wurde, wird die standardmäßige Aufbewahrungsrichtlinie verwendet.

Vorbereitungen

Erforderliche Rolle: sn_HR_ef.Manager

Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

Sie können standardmäßige Aufbewahrungsrichtlinien bearbeiten.

Die 'HR-Servicebereitstellung Das Basissystem bietet standardmäßige Aufbewahrungsrichtlinien für jedes Mitarbeiterdokument, das einer Center- oder Excellence-Tabelle (Kompetenzzentrum) zugeordnet ist.

Standardmäßige Aufbewahrungsrichtlinien werden allen Dokumenten zugewiesen, die unter ein Kompetenzzentrum fallen, und der Aufbewahrungszeitraum ist unbegrenzt und wird nie gelöscht.

Hinweis:

Wenn Sie den standardmäßigen Aufbewahrungszeitraum ändern, wird allen neuen Dokumenten der neue Zeitraum zugewiesen, vorhandene Dokumente verwenden jedoch weiterhin den ursprünglichen Aufbewahrungszeitraum.

Standardmäßige Aufbewahrungsrichtlinien können nicht gelöscht werden, wenn sie von einem Dokumenttyp verwendet werden. Nur eine Standardrichtlinie für ein Kompetenzzentrum ist zulässig.

Sobald ein Löschdatum berechnet und eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht platziert wurde, ändert sich das Löschdatum nicht.

Prozedur

1. Navigieren zu Alle > HR-Verwaltung > Mitarbeiterdokumente > Standardmäßige Aufbewahrungsrichtlinienan.
2. Klicken Sie Auf Neu Dient zum Erstellen einer standardmäßigen Aufbewahrungsrichtlinie oder einer vorhandenen Richtlinie zum Bearbeiten.
3. Füllen Sie die Felder entsprechend aus.

   Tabelle : 4. Standardmäßige Aufbewahrungsrichtlinie

   Feld	Beschreibung
   Tabelle	KOMPETENZZENTRUM-Tabelle Mitarbeiterdokumente sind zugeordnet, wenn 'HR-Servicebereitstellung Ist lizenziert und aktiviert.
   Aufbewahrungszeitraum	Aufbewahrungszeitraum, der angibt, wie lange das Dokument aufbewahrt wird. Das einzige Feld, das Sie bearbeiten können.
   Anwendungstyp	Anwendung, die der standardmäßigen Aufbewahrungsrichtlinie zugeordnet ist.

4. Klicken Sie auf Absenden oder Aktualisieren.

Fügen Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie hinzu, oder ändern Sie sie

Legen Sie Richtlinien fest, die bestimmen, wie lange Dokumente aufbewahrt werden sollen und wer abgedeckt ist. Aufbewahrungsrichtlinien kombinieren den Aufbewahrungszeitraum und die Bedingungen oder Kriterien.

Vorbereitungen

Erforderliche Rolle: sn_HR_ef.Manager

Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

Vorschriften, Gesetze und Ihre Unternehmensrichtlinien bestimmen, wie lange Dokumente aufbewahrt werden sollen.

Sobald ein Löschdatum berechnet und eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht platziert wurde, ändert sich das Löschdatum nicht.

Um sicherzustellen, dass keine versehentliche Bereinigung erfolgt, stellt das Basissystem standardmäßige Aufbewahrungsrichtlinien bereit. Wenn einem Dokumenttyp keine Aufbewahrungsrichtlinie zugewiesen wurde, wird die standardmäßige Aufbewahrungsrichtlinie verwendet.

Wenn ein Dokumenttyp von mehreren Aufbewahrungsrichtlinien abgedeckt ist:

• Es gilt die Richtlinie mit dem längsten Aufbewahrungszeitraum.
• Wenn eine nicht standardmäßige Aufbewahrungsrichtlinie und eine standardmäßige Aufbewahrungsrichtlinie mit einem Aufbewahrungszeitraum von unbegrenzt vorhanden sind, gilt die nicht standardmäßige Aufbewahrungsrichtlinie. Vorausgesetzt, die HR-Kriterien stimmen überein und der Aufbewahrungszeitraum gilt.

Aufbewahrungsrichtlinien haben eine 1-zu-1-Beziehung zu einem Dokumenttyp. Sie können nicht dieselbe Aufbewahrungsrichtlinie für mehrere Dokumenttypen haben.

Hinweis:

Sie können denselben Aufbewahrungszeitraum für mehrere Aufbewahrungsrichtlinien verwenden.

Wenn Sie mehrere Aufbewahrungsrichtlinien haben, sich jedoch die Kriterien überschneiden, wird die Aufbewahrungsrichtlinie mit dem längsten Aufbewahrungszeitraum verwendet.

Beispiel: Dokumenttyp = Disziplinarmitteilung

• Aufbewahrungsrichtlinien:
  • US-Mitarbeiter (Aufbewahrungszeitraum = Enddatum + 7 Jahre)
  • US-Vertragsmitarbeiter (Aufbewahrungszeitraum = Enddatum + 5 Jahre)
• Wenn ein Anwender sowohl Mitarbeiter in den USA als auch Vertragsmitarbeiter ist, wird die Aufbewahrungsrichtlinie für US-Mitarbeiter verwendet, da sie einen längeren Aufbewahrungszeitraum hat.

Hinweis:

Sie können die standardmäßige Aufbewahrungsrichtlinie für alle Dokumenttypen verwenden. Die standardmäßige Aufbewahrungsrichtlinie definiert, dass alle Mitarbeiterdokumente aufbewahrt werden, solange ein Mitarbeiter ein aktueller Mitarbeiter Ihres Unternehmens ist. Sobald ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, wird eine zweite Aufbewahrungsrichtlinie basierend auf HR-Kriterien ausgelöst. Wenn ein Mitarbeiter die HR-Kriterien nicht erfüllt und das Unternehmen verlässt, ist die ursprüngliche standardmäßige Aufbewahrungsrichtlinie noch in Kraft. Die Mitarbeiterdokumente werden unbegrenzt aufbewahrt.

Prozedur

1. Navigieren zu Alle > HR-Verwaltung > Mitarbeiterdokumente > Aufbewahrungsrichtlinienan.
2. Klicken Sie Auf Neu Oder eine vorhandene Aufbewahrungsrichtlinie zum Bearbeiten.
3. Füllen Sie die Felder entsprechend aus.

   Tabelle : 5. Formular „Aufbewahrungsrichtlinie“

   Feld	Beschreibung
   Betrifft	Tabelle und Dokumenttyp des Mitarbeiterdokuments [sn_hr_ef_employee_document], die der Aufbewahrungsrichtlinie zugeordnet sind. Wählen Sie eine Tabelle und einen Dokumenttyp aus, auf dem die Aufbewahrungsrichtlinie basiert.
   HR-Kriterien	Für wen die Aufbewahrungsrichtlinie gilt. Sie können beispielsweise HR-Kriterien basierend auf einem Land auswählen. Mit diesen Kriterien wird sichergestellt, dass für jeden im ausgewählten Land dieselbe Aufbewahrungsrichtlinie gilt. Hinweis: Informationen zum Definieren von Bedingungen wie Groß-/Kleinschreibung oder Nullwerte finden Sie unter API GlideFilter: Bereichsbezogen, Global .
   Aufbewahrungszeitraum	Wie lange ein Mitarbeiterdokument gespeichert werden soll.
   Aktiv	Gibt an, ob die Aufbewahrungsrichtlinie aktiv und in Gebrauch ist. Hinweis: Standardmäßige Aufbewahrungsrichtlinien können nicht deaktiviert werden.

4. Klicken Sie auf Absenden oder Aktualisieren.

Fügen Sie Standardsicherheitsrichtlinien hinzu, oder ändern Sie sie

Standardmäßige Sicherheitsrichtlinien stellen sicher, dass Mitarbeiterdokumente sicher sind. Die 'HR-Servicebereitstellung Das Basissystem stellt Standardsicherheitsrichtlinien für jeden Dokumenttyp bereit und bestimmt, wer Zugriff hat und wer über eine Löschautorisierung verfügt.

Vorbereitungen

Erforderliche Rolle: sn_HR_ef.Manager

Anwender erhalten Zugriff auf Mitarbeiterdokumente durch:

• Gruppen
• Rollen
• Sowohl Gruppen als auch Rollen

Die Sicherheitsrichtlinie kann eine Autorisierung zum Löschen erfordern und erfordert, dass ein Anwender zur Gruppe gehört, die über eine Löschautorisierung verfügt.

Siehe Verwalten Sie HR-Gruppen und Verwalten Sie HR-Rollen.

Prozedur

1. Navigieren zu Alle > HR-Verwaltung > Mitarbeiterdokumente > Standardsicherheitsrichtlinienan.
2. Klicken Sie Auf Neu Oder eine vorhandene Standard-Sicherheitsrichtlinie zum Bearbeiten.
3. Füllen Sie die Felder entsprechend aus.

   Tabelle : 6. Felder für Sicherheitsrichtlinien

   Tabelle	Beschreibung
   Beschreibung	Ausdruck, der die Sicherheitsrichtlinie für HR-Mitarbeiterdokumente beschreibt.
   Anwendungstyp	Anwendung, die der Sicherheitsrichtlinie zugeordnet ist.
   Aktiv	Option zum Aktivieren oder Deaktivieren der Sicherheitsrichtlinie. Wenn Sie eine Sicherheitsrichtlinie deaktivieren, bedeutet dies, dass die Sicherheitsrichtlinie dem Dokumenttyp zugeordnet wird, aber nicht für die Auswertung berücksichtigt wird.
   Trifft zu, wenn	Filter, die zusätzliche Bedingungen für eine Sicherheitsrichtlinie definieren.

4. Klicken Sie auf Absenden oder Aktualisieren.

Fügen Sie Dokumentsicherheitsrichtlinien hinzu, oder ändern Sie sie

Viele Mitarbeiterdokumente enthalten vertrauliche und persönliche Informationen. Verwenden Sie Dokumentsicherheitsrichtlinien, um den Zugriff auf Mitarbeiterdokumente zu definieren und sicherzustellen, dass sie sicher sind.

Vorbereitungen

Erforderliche Rolle: sn_HR_ef.admin

Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

Sie können bestimmen, wer die Löschung von Dokumenten lesen, schreiben oder autorisieren kann, indem Sie Dokumentsicherheitsrichtlinien hinzufügen oder ändern.

Hinweis:

Sie können Mitarbeitern über ihr HR-Profil Einblick in ihre eigenen Mitarbeiterdokumente gewähren. Überprüfen Sie Mitarbeiterzugriff Feld auf Dokumenttyp Formular. Weitere Informationen finden Sie unter Definieren Sie Richtlinien für einen Dokumenttyp.

Anwender erhalten Zugriff auf Mitarbeiterdokumente durch:

• Gruppen
• Rollen
• Sowohl Gruppen als auch Rollen

Die Sicherheitsrichtlinie kann eine Autorisierung zum Löschen erfordern und erfordert, dass ein Anwender zu einer Gruppe gehört, die über eine Löschautorisierung verfügt.

Siehe Verwalten Sie HR-Gruppen und Verwalten Sie HR-Rollen. Oder siehe Gruppen Und Rollen .

Prozedur

1. Navigieren zu Alle > HR-Verwaltung > Mitarbeiterdokumente > Sicherheitsrichtlinienan.
2. Klicken Sie Auf Neu Oder eine vorhandene Sicherheitsrichtlinie zum Bearbeiten.
3. Füllen Sie die Felder entsprechend aus.

   Tabelle : 7. Felder für Sicherheitsrichtlinien

   Tabelle	Beschreibung
   Beschreibung	Ausdruck, der die Sicherheitsrichtlinie für HR-Mitarbeiterdokumente beschreibt.
   Anwendungstyp	Anwendung, die der Sicherheitsrichtlinie zugeordnet ist.
   Aktiv	Option zum Aktivieren oder Deaktivieren der Sicherheitsrichtlinie. Wenn Sie eine Sicherheitsrichtlinie deaktivieren, bedeutet dies, dass die Sicherheitsrichtlinie dem Dokumenttyp zugeordnet wird, aber nicht für die Auswertung berücksichtigt wird.
   Trifft zu, wenn	Filter, die zusätzliche Bedingungen für eine Sicherheitsrichtlinie definieren.

   Verwenden Sie die drei Registerkarten, um festzulegen, welche Gruppen oder Rollen zum Suchen, Zugreifen und Bearbeiten von Metadaten für ein Mitarbeiterdokument nach Dokumenttyp erforderlich sind. Sie können auch definieren, welche Gruppen Löschbenachrichtigungen erhalten oder die Löschung von Mitarbeiterdokumenten autorisieren können.

   Tabelle : 8. Registerkarten „Sicherheitsrichtlinie“

   Registerkarten	Beschreibung
   Lesen	Gruppen: Gruppen, denen ein Anwender angehören muss, um ein Mitarbeiterdokument mit dem zugehörigen Dokumenttyp und der Sicherheitsrichtlinie zu suchen und zu lesen. Rollen: Rollen, die ein Anwender haben muss, um ein Mitarbeiterdokument mit dem zugehörigen Dokumenttyp und der Sicherheitsrichtlinie zu suchen und zu lesen. Hinweis: Anwender mit der Rolle „Leser für Mitarbeiterdokumentverwaltung“ [sn_hr_ef.document_reader] müssen ebenfalls hier hinzugefügt werden, um Dokumente zu durchsuchen und zu lesen, die dem Dokumenttyp und der Sicherheitsrichtlinie zugeordnet sind. Alle abgleichen: Bestimmt, ob sowohl die Bedingungen für Gruppen als auch Rollen für den Zugriff erfüllt sein müssen. Hinweis: Wenn Sie die Option deaktiviert lassen, muss der Anwender nur Bedingungen aus Gruppen oder Rollen erfüllen, nicht beides.
   Schreiben	Gruppen: Die Gruppen, zu denen ein Anwender Zugriff haben muss. Rollen: Rollen, die ein Anwender haben muss, um ein Mitarbeiterdokument mit dem zugehörigen Dokumenttyp und der Sicherheitsrichtlinie zu suchen, zu lesen und zu erstellen. Hinweis: Anwender mit der Rolle „Verfasser von Mitarbeiterdokumentmanagement [sn_hr_ef.document_writer]“ müssen hier ebenfalls hinzugefügt werden, um Dokumente zu suchen, zu lesen und zu erstellen, die dem Dokumenttyp und der Sicherheitsrichtlinie zugeordnet sind. Alle abgleichen: Bestimmt, ob sowohl die Bedingungen für Gruppen als auch Rollen für den Schreibzugriff erfüllt sein müssen. Hinweis: Wenn Sie die Option deaktiviert lassen, muss der Anwender nur Bedingungen aus Gruppen oder Rollen erfüllen, nicht beides.
   Löschung Autorisieren	Autorisierung ist erforderlich, um Dokumente zu löschen oder eine Benachrichtigung zu senden, bevor der Löschprozess ausgeführt wird. Gruppen: Gruppe, zu der ein Anwender autorisieren oder über eine bevorstehende Löschung benachrichtigt werden muss. Hinweis: Zur Autorisierung ist nur eine Person in der Gruppe erforderlich.

4. Klicken Sie Auf Speichern Und Dokumenttypen Zugehörige Liste wird angezeigt.
5. Klicken Sie Auf Neu Und Sie können einen Dokumenttyp erstellen, der der Sicherheitsrichtlinie zugeordnet werden soll.
6. Klicken Sie auf Absenden oder Aktualisieren.

Fügen Sie Ablaufrichtlinien für einen Dokumenttyp hinzu oder ändern Sie sie

Fügen Sie Richtlinien für Ablaufbenachrichtigungen für einen Dokumenttyp hinzu oder ändern Sie sie. Zulassen, dass ein Ablaufdatum für ein Dokument festgelegt und E-Mail-Benachrichtigungen an Dokumentbesitzer, Manager oder HR-Vertreter gesendet werden, wenn das Dokument abläuft oder sich seinem Ablauf nähert.

Vorbereitungen

Erforderliche Rolle: Administrator

Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

Bestimmte Dokumente, z. B. Reisepässe oder Schulungszertifikate, haben Ablaufdaten. Damit Organisationen Compliance-Richtlinien einhalten können, müssen die neuesten Versionen von Mitarbeiterdokumenten gepflegt werden. Mit dieser Funktion kann ein Administrator Richtlinien für Ablaufbenachrichtigungen für einen Dokumenttyp einrichten, und ein Anwender kann ein Ablaufdatum für ein Dokument festlegen, wenn es in die Mitarbeiter-Dokumentverwaltung hochgeladen wird oder wenn ein Fall in die Mitarbeiter-Dokumentverwaltung verschoben wird.

Prozedur

1. Navigieren zu Alle > HR-Verwaltung > Mitarbeiterdokumente > Richtlinien Für Ablaufbenachrichtigungenan.
2. Klicken Sie auf Neu.
3. Füllen Sie die Felder des Formulars aus.

   Tabelle : 9. Formular für Ablaufbenachrichtigungsrichtlinie

   Feld	Beschreibung
   Dokumenttyp	Dokumenttyp, für den die Ablaufrichtlinie festgelegt ist. Beispiel: Schulungsvereinbarungen.
   Name	Name, den Sie für die Ablaufbenachrichtigungsrichtlinie angeben.
   Reihenfolge	Reihenfolge, die Sie für eine Ablaufrichtlinie angeben. Nehmen Sie an, dass ein Dokument zwei Richtlinien für Ablaufbenachrichtigungen erfüllt, dann erhält die Richtlinie mit einer geringeren Reihenfolge eine höhere Priorität.
   Aktiv	Option zum Aktivieren der Ablaufrichtlinie zur Verwendung.
   Fügen Sie Filterkriterien hinzu
   HR-Kriterien	HR-Kriterien definieren die Zielgruppe, auf die Sie Filterbedingungen anwenden möchten. Beispiel: US-Mitarbeiter: Steuerformularsammlung.
   Trifft zu, wenn	Filterbedingungen, die Sie auf Felder des Mitarbeiterdokuments anwenden möchten.
   Stimmen Sie beide überein	Wenn mehr als eine Filterbedingung vorhanden ist, aktivieren Sie diese Option. Dokumente werden basierend auf allen angegebenen Bedingungen gefiltert.

4. Klicken Sie auf Absenden.

Nächste Maßnahme

1. Navigieren zu Alle > HR-Verwaltung > Mitarbeiterdokumente > Richtlinien Für Ablaufbenachrichtigungenan.
2. Öffnen Sie die erforderliche Richtlinie für Ablaufbenachrichtigungen.
3. In Empfänger Der Ablaufbenachrichtigung Zugehörige Liste, Empfänger hinzufügen:

   Tabelle : 10. Empfängerformular für Ablaufbenachrichtigung

   Feld	Beschreibung
   Name	Name für den Empfänger der Ablaufbenachrichtigung.
   Daten-Offsettyp	Offset-Typ des Datums relativ zum Ablaufdatum des Dokuments. Möchten Sie beispielsweise eine Benachrichtigung vor oder nach dem Ablaufdatum senden?
   Daten-Offset-Einheiten	Anzahl der Tage, Wochen oder Monate, die Ihre Offseteinheiten definieren.
   Daten-Offsetmenge	Wert für Daten-Offset angegeben. Angenommen, Sie haben den Daten-Offsettyp als ausgewählt Vor , Offset-Einheiten für Datum als Tage , Und Offset-Menge für Datum als 3 , Dann werden E-Mail-Benachrichtigungen drei Tage vor dem Ablaufdatum des Dokuments gesendet.
   Richtlinie für Ablaufbenachrichtigungen	Richtlinie für Ablaufbenachrichtigungen, für die Empfänger erstellt werden.
   Empfänger	Empfänger für Benachrichtigungen können aus den Feldern ausgewählt werden, die in einem Mitarbeiterdokument unterstützt werden. Hinweis: Wenn Sie verschiedene Empfänger an verschiedenen Tagen benachrichtigen möchten, können Sie mehrere Empfänger für Ablaufbenachrichtigungen für eine einzelne Ablaufbenachrichtigungsrichtlinie konfigurieren.
   Aktiv	Option zum Aktivieren des Empfängers der Ablaufbenachrichtigung.

4. Fügen Sie im Abschnitt Gruppen Gruppen Gruppen hinzu, an die Sie Benachrichtigungen senden möchten. Gruppen erhalten Benachrichtigungen gleichzeitig mit den Empfängern.
5. Klicken Sie auf Absenden.