Signatur-Workflow für eine Vertragsanforderung

Sie können eine elektronische Signatur oder eine nasse (manuelle) Signatur für eine Vertragsanforderung anfordern.

• Elektronische Signatur: Ermöglicht Unterzeichnern das elektronische Unterzeichnen des Vertragsdokuments. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren Sie einen E-Signatur-Anbieter.

  Wenn Sie ein Abschlusszertifikat generieren möchten, müssen Sie auswählen Elektronische Signatur Als Signaturtyp in der Vertragsanforderung. Weitere Informationen finden Sie unter Aktivieren Sie eine Systemeigenschaft, um ein Abschlusszertifikat zu generieren.

• Nasssignatur: Ermöglicht Unterzeichnern, das Vertragsdokument manuell zu signieren. Sie können dann das unterzeichnete Dokument in eine Vertragsanforderung hochladen. Weitere Informationen finden Sie unter .

Workflow für elektronische Signatur

• Senden Sie das finalisierte Dokument zur Unterzeichnung an die Unterzeichner.
  • Der Status und der Vertragsstatus werden in „Warten auf Signatur“ aktualisiert, und der elektronische Signatur-Flow wird wie in konfiguriert ausgelöst Konfigurieren Sie einen E-Signatur-Anbieter.
  • Eine E-Mail-Benachrichtigung, dass das Vertragsdokument zur Signatur verfügbar ist, wird an den ersten Unterzeichner gesendet. Die E-Mail enthält einen Link zum Vertragsdokument, den der Unterzeichner öffnen und das Dokument über signieren kann DocuSignOder Adobe SignAnbieter der elektronischen Signatur, wie in der Integration der elektronischen Signatur konfiguriert.

    Der erste Unterzeichner ist derjenige, dessen Bestellwert in der Liste der Unterzeichner auf den niedrigsten Wert in der Vertragsvorlagenregel festgelegt ist. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren Sie Vertragsvorlagenregeln.

    Eine E-Mail wird an den nächsten Unterzeichner gesendet, um die Unterzeichnung anzufordern, nachdem der erste den Vertrag unterzeichnet hat.

• Unterzeichner können die Signaturanforderung akzeptieren oder ablehnen.

  • Das Dokument wurde von einem Unterzeichner unterzeichnet.
    • Wenn weitere Unterzeichner das Vertragsdokument unterzeichnen, wird es an den nächsten Unterzeichner in der Bestellung gesendet.

      Der Status des aktuellen Unterzeichners in der Anforderung wird von „Ausstehende Signatur“ in „unterzeichnet“ aktualisiert. Der Status des nächsten Unterzeichners wird von „nicht gestartet“ auf „Signatur ausstehend“ aktualisiert.

    • Nachdem der letzte Unterzeichner das Dokument unterzeichnet hat, wird der Vertrags-Repository-Datensatz automatisch erstellt, und das signierte Dokument wird daran angehängt.

      Bei Vertragsanforderungen, die mehrere Vertragsdokumente enthalten, wird das unterzeichnete Vertragsdokument in einzelne Dokumente aufgeteilt und an den Vertrags-Repository-Datensatz für den jeweiligen Vertragstyp angehängt.

      Der Status der Anforderungen wird auf „Vertrag unterzeichnet“ aktualisiert.

    • Wenn die Systemeigenschaft sn_cm_core.enable_executed_contract_audit_certificateIst auf festgelegt true, Das Abschlusszertifikat wird generiert und an den Vertrags-Repository-Datensatz angehängt.
  • Das Dokument wird vom Unterzeichner abgelehnt.
    • Eine E-Mail-Benachrichtigung, dass der Unterzeichner das Signieren des Dokuments abgelehnt hat, wird an die anfordernde Person gesendet.
      • Für vom Vertragsanwender erfüllte Vertragsanforderung: Der Vertragsanwender erstellt eine neue Dokumentüberarbeitung mithilfe der Option „erneut generieren“, nachdem die Vertragsanforderung bearbeitet wurde, und sendet sie erneut zur Signatur.
      • Für Vertragsanforderung, die vom Vertragserfüller erfüllt wird: Der Vertragserfüller erstellt manuell oder mithilfe der Option „erneut generieren“ eine neue Dokumentüberarbeitung und sendet das Dokument erneut zur Signatur.

      Der Unterzeichnerstatus in der Anforderung wird in „abgelehnt“ aktualisiert.

    • Der Status ändert sich in „in Bearbeitung“ und der Vertragsstatus ändert sich in „Signatur abgelehnt“.

Wet-Signatur-Workflow

• Die anfordernde Person des Vertrags sendet das Dokument an die Unterzeichner.
  • Der Status und der Vertragsstatus werden auf „Warten auf Signatur“ aktualisiert.
  • Eine E-Mail-Benachrichtigung wird an die Unterzeichner gesendet, und die Vertragsdokumente werden als PDF-Dateien in der E-Mail angehängt.

    Der Unterzeichner mit dem niedrigsten Reihenfolgewert in der Liste der Unterzeichner ist der erste Unterzeichner und wird in platziert Bis Feld der E-Mail. Die anderen Unterzeichner werden in platziert CC Feld.

• Unterzeichner akzeptieren das Dokument oder lehnen es ab.
  • Um das Vertragsdokument zu akzeptieren, druckt der Unterzeichner das Vertragsdokument aus, unterzeichnet es und gibt es dann an die anfordernde Person des Vertrags zurück.

    Wenn mehrere Unterzeichner für den Vertrag vorhanden sind, unterzeichnet der erste Unterzeichner den Vertrag und sendet ihn zur Unterzeichnung an den nächsten Unterzeichner. Der letzte Unterzeichner unterzeichnet den Vertrag und gibt ihn an die anfordernde Person des Vertrags zurück.

  • Um das Vertragsdokument abzulehnen, sendet der Unterzeichner das Dokument zur erforderlichen Korrektur an die anfordernde Person zurück.
• Vertragserfüller lädt den unterzeichneten Vertrag hoch.
  • Das unterzeichnete Vertragsdokument wird im PDF-Format in die Vertragsanforderung hochgeladen.
  • Das Vertragsdokument wird dem Repository hinzugefügt, nachdem das Vertragsdokument hochgeladen wurde.

  • Bei Selfservice-Verträgen wird der Status der Anforderung in „Abgeschlossen“ und der Vertragsstatus in „Vertrag unterzeichnet“ aktualisiert.

    Bei Verträgen ohne Selfservice werden der Status der Anforderung und der Vertragsstatus in „Vertrag unterzeichnet“ aktualisiert. Um die Vertragsanforderung zu schließen, wählen Sie „Abschließen“ aus.

    Hinweis:

    Sie können keine Änderungen an der Vertragsanforderung vornehmen, nachdem die Vertragsanforderung geschlossen wurde.

  Weitere Informationen finden Sie unter .

Der Zugriff auf ein Vertragsdokument basiert auf den folgenden Anwenderrollen und -Bedingungen:

• Ein Vertragserfüller kann Vertragsdokumente anzeigen und aktualisieren
• Nur ein Vertragsadministrator kann Vertragsdokumente löschen.
• Anfordernde Personen können nur die Vertragsdokumente anzeigen, für die sie die Vertragsanforderung übermittelt haben.
• Anwender, die der Beobachtungsliste hinzugefügt wurden, können nur Vertragsdokumente für Vertragsanforderungen anzeigen, die sie hinzugefügt haben.

Beim Generieren des Vertrags-Repository-Datensatzes werden zugeordnete Felder und ihre Werte auf Datentyp und Richtigkeit validiert. Wenn Validierungsfehler gefunden werden, wird eine E-Mail-Benachrichtigung an den Vertragserfüller gesendet. Die E-Mail zeigt auch die Liste der Felder an, die nicht in das endgültige Vertragsdokument kopiert wurden, und den Link zum Vertrags-Repository-Datensatz. Der Erfüller öffnet dann den Datensatz über den Link und korrigiert die Werte, um die Validierungsfehler zu beheben.