Management von Mitarbeiterdokumenten erkunden

  • Freigeben Version: Yokohama
  • Aktualisiert 30. Januar 2025
  • 2 Minuten Lesedauer

    • Mit Management von Mitarbeiterdokumenten, Können Sie die Dokumentverwaltung optimieren und Dokumente mit Integritäts-, Genauigkeits- und Zugriffssteuerungen verwalten.

    Optimieren Sie die Verwaltung von Mitarbeiterdokumenten

    • Zentralisieren Sie Dateien, die derzeit in mehreren Fällen gespeichert sind.
    • Verschieben Sie Mitarbeiterdokumente automatisch oder manuell aus einem Fall in die Mitarbeiterdatei.
    • Suchen Sie Dokumente mithilfe von Metadaten-Tags.
    • Legen Sie gesetzliche Aufbewahrungspflicht für alle Dokumente für einen Mitarbeiter (HR-Profil) oder für alle Dokumente nach Dokumenttyp fest.
    • Definieren Sie, wer auf welche Dokumente zugreifen kann.
    • Definieren Sie Aufbewahrungsrichtlinien, die bestimmen, wie lange Mitarbeiterdokumente aufbewahrt werden sollen, und verhindern Sie die Löschung für gesetzliche Aufbewahrungspflicht.
    • Definieren Sie, wann Dokumente gelöscht werden sollen.

    Management von Mitarbeiterdokumenten konfigurieren

    Das Basissystem bietet vorkonfigurierte Datensätze, die sofort verwendet werden können, um die Konfiguration der Mitarbeiterdokumentverwaltung zu beschleunigen.

    Dokumenttypstruktur, die Themendetails, Sicherheitsrichtlinien und Aufbewahrungsrichtlinien unter dem Dokumenttyp anzeigt.

    Mitarbeiterdokumentdefinitionen

    Zur Verwendung der Mitarbeiterdokumentverwaltung müssen Sie Folgendes definieren:

    • Dokumenttyp: Definiert, wie Dokumente kategorisiert und dem Kompetenzzentrum, Themenkategorien und Themendetails zugeordnet werden. Sie können beispielsweise einen Dokumenttyp für alle Dokumente im Zusammenhang mit Gesamtvergütungen oder für jede Leistung erstellen. Dokumenttypen bestimmen auch, wer zugreifen kann, wie lange die Aufbewahrung dauert und ob eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht gilt.
    • Aufbewahrungszeiträume: Definiert, wie lange ein Mitarbeiterdokument basierend auf Vorschriften oder Unternehmensrichtlinien aufbewahrt werden soll.
    • Aufbewahrungsrichtlinien: Bestimmt in Kombination mit einem Aufbewahrungszeitraum und Kriterien, wie lange ein Mitarbeiterdokument aufbewahrt werden soll.
    • Sicherheitsrichtlinien: Bestimmt, wer Mitarbeiterdokumente anzeigen, erstellen, verschieben oder autorisieren kann.

    Sie können Mitarbeiterdokumente so konfigurieren, dass sie automatisch in das Dokument-Repository verschoben werden, wenn ein HR-Fall abgeschlossen und geschlossen wird.

    Administrator-, Service Desk-Mitarbeiter- und Mitarbeiterzugriff auf Management von Mitarbeiterdokumenten

    Es gibt mehrere Zugriffsebenen für die Mitarbeiterdokumentverwaltung.
    • Administratoren konfigurieren die Anwendung „Mitarbeiterdokumentverwaltung“.
    • Service Desk-Mitarbeiter laden Mitarbeiterdokumente im Namen von Mitarbeitern oder als Teil eines Falls hoch.
    • Mitarbeiter, die ihre Dokumente hochladen und anzeigen können.

    Administratoren der Mitarbeiterdokumentverwaltung weisen Mitarbeitern, die Zugriff auf Mitarbeiterdokumente benötigen, entsprechende Rollen zu. Die Sicherheitsrichtlinie bestimmt den Zugriff und die Löschautorisierung.

    Der Dokumenttyp und die zugehörige Aufbewahrungsrichtlinie und der Aufbewahrungszeitraum bestimmen, wann Mitarbeiterdokumente gelöscht werden sollen. Die Sicherheitsrichtlinie kann eine Genehmigung zum Löschen erfordern. Die Sicherheitsrichtlinie erfordert, dass ein Anwender zu der Gruppe gehört, die über eine Löschautorisierung verfügt.

    Gesetzliche Aufbewahrungspflicht kann in HR-Profilen platziert werden. Gesetzliche Aufbewahrungspflicht verhindern, dass Mitarbeiterdokumente gelöscht werden. Sie können gesetzliche Aufbewahrungspflicht auch nach Dokumenttyp platzieren und verwalten. Die Verwaltung nach Dokumenttyp ermöglicht die Massenverarbeitung für eine erhöhte Effizienz.

    Management von Mitarbeiterdokumenten Für Service Desk-Mitarbeiter

    Mitarbeiter-Dokumentenmanagement können:

    • Suchen Sie mithilfe verschiedener Filter nach vorhandenen Mitarbeiterdokumenten.
    • Platzieren oder laden Sie Mitarbeiterdokumente direkt in das Repository hoch.
    • Wenn Ihr Unternehmen auch verwendet 'HR-Servicebereitstellung, Sie können Mitarbeiterdokumente aus dem HR-Fallformular in das Repository verschieben. Mitarbeiterdokumente können auch so konfiguriert werden, dass sie automatisch verschoben werden, wenn ein HR-Fall geschlossen wird.

    Mitarbeiterzugriff

    Mitarbeiter können ihre eigenen Mitarbeiterdokumente anzeigen, wenn der Dokumenttyp Mitarbeiterzugriff bietet. Mitarbeiterdokumente sind auch in HR-Fällen und auf der Profilseite „Serviceportal“ oder „Mitarbeiter-Servicecenter“ verfügbar. Weitere Informationen finden Sie unter Definieren Sie Richtlinien für einen Dokumenttyp.