Signatur-Workflow für eine Anforderung an die Rechtsabteilung

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  • Aktualisiert 30. Januar 2025
  • 3 Minuten Lesedauer

    • Sie können eine elektronische Signatur anfordern Für eine Anforderung an die Rechtsabteilung.

    Workflow für elektronische Signatur

    • Senden Sie das finalisierte Dokument zur Unterzeichnung an die Unterzeichner.
      • Der Vertragsstatus wird in „Warten auf Signatur“ aktualisiert, und der Flow für elektronische Signatur wird wie im Prozess der Integration der Rechtsabteilung ausgelöst. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren Sie einen E-Signatur-Anbieter für Rechtsverträge.
      • Eine E-Mail-Benachrichtigung, dass das Vertragsdokument zur Signatur verfügbar ist, wird an den ersten Unterzeichner gesendet. Die E-Mail enthält einen Link zum Vertragsdokument, das der Unterzeichner mit dem Anbieter der elektronischen Signatur öffnen und signieren kann, der in der Integration der elektronischen Signatur für die Rechtsabteilung konfiguriert ist.

        Der erste Unterzeichner ist derjenige, dessen Bestellwert in der Liste der Unterzeichner auf den niedrigsten Wert festgelegt ist. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren Sie Vertragsvorlagenregeln.

        Eine E-Mail, in der eine Signatur angefordert wird, wird an den nächsten Unterzeichner gesendet, nachdem der erste Unterzeichner den Vertrag unterzeichnet hat.

    • Unterzeichner können die Signaturanforderung akzeptieren oder ablehnen.

      • Das Dokument wurde von einem Unterzeichner unterzeichnet.
        • Wenn weitere Unterzeichner das Vertragsdokument unterzeichnen, wird es an den nächsten Unterzeichner in der Bestellung gesendet.

          Der Status des aktuellen Unterzeichners in der Anforderung wird von „Ausstehende Signatur“ in „unterzeichnet“ aktualisiert. Der Status des nächsten Unterzeichners wird von „nicht gestartet“ auf „Signatur ausstehend“ aktualisiert.

        • Nachdem der letzte Unterzeichner das Dokument unterzeichnet hat, wird der Vertrags-Repository-Datensatz automatisch erstellt, und das signierte Dokument wird daran angehängt.

          Bei Vertragsanforderungen, die mehrere Vertragsdokumente enthalten, wird das unterzeichnete Vertragsdokument in einzelne Dokumente aufgeteilt und an den Vertrags-Repository-Datensatz für den jeweiligen Vertragstyp angehängt.

          Der Status der Anforderungen wird auf „Vertrag unterzeichnet“ aktualisiert.

        • Die Anforderung an die Rechtsabteilung wird automatisch geschlossen.
        • Wenn die Systemeigenschaft sn_cm_core.enable_executed_contract_audit_certificateIst auf festgelegt true, Das Abschlusszertifikat wird generiert und an den Vertrags-Repository-Datensatz angehängt.
      • Das Dokument wird vom Unterzeichner abgelehnt.
        • Das Vertragsdokument wird an die anfordernde Person zurückgesendet. Eine E-Mail-Benachrichtigung, dass der Unterzeichner das Signieren des Dokuments abgelehnt hat, wird an die anfordernde Person gesendet.

          Die anfordernde Person kann die Anforderung bearbeiten und erneut zur Signatur an die Unterzeichner senden.

          Der Unterzeichnerstatus in der Anforderung wird in „abgelehnt“ aktualisiert.

        • Der Vertragsstatus in der Anforderung wird von „Warten auf Signatur“ zu „Ablehnen“ aktualisiert.

    Wet-Signatur-Workflow

    • Die anfordernde Person des Vertrags sendet das Dokument an die Unterzeichner.
      • Der Status und der Vertragsstatus werden auf „Warten auf Signatur“ aktualisiert.
      • Eine E-Mail-Benachrichtigung wird an die Unterzeichner gesendet, und die Vertragsdokumente werden als PDF-Dateien in der E-Mail angehängt.

        Der Unterzeichner mit dem niedrigsten Reihenfolgewert in der Liste der Unterzeichner ist der erste Unterzeichner und wird in platziert Bis Feld der E-Mail. Die anderen Unterzeichner werden in platziert CC Feld der E-Mail.

    • Unterzeichner akzeptieren das Dokument oder lehnen es ab.
      • Um das Vertragsdokument zu akzeptieren, drucken die Unterzeichner das Vertragsdokument aus, unterzeichnen es und geben es an die anfordernde Person des Vertrags zurück.
      • Um das Vertragsdokument abzulehnen, senden die Unterzeichner das Dokument zur erforderlichen Korrektur an die anfordernde Person zurück.
    • Vertragsanwender lädt den unterzeichneten Vertrag hoch.
      • Das unterzeichnete Vertragsdokument wird im PDF-Format in die Vertragsanforderung hochgeladen.
      • Das Vertragsdokument wird dem Repository hinzugefügt, nachdem das Vertragsdokument hochgeladen wurde.
      • Der Status der Anforderung wird in „Abgeschlossen“ aktualisiert, und der Vertragsstatus wird in „Vertrag unterzeichnet“ aktualisiert.

      Weitere Informationen finden Sie unter Laden Sie einen manuell unterzeichneten Vertrag für rechtliche Anforderungen zur Geheimhaltungsvereinbarung hoch.

    Beim Generieren des Vertrags-Repository-Datensatzes werden die zugeordneten Felder und ihre Werte auf Datentyp und Richtigkeit validiert. Wenn Validierungsfehler gefunden werden, wird eine E-Mail-Benachrichtigung an den gesetzlichen Erfüller gesendet. Die E-Mail zeigt auch eine Liste der Felder an, die nicht in das endgültige Vertragsdokument kopiert wurden, und den Link zum Vertrags-Repository-Datensatz. Der Erfüller öffnet dann den Datensatz über den Link und korrigiert die Werte, um die Validierungsfehler zu beheben.