Nehmen Sie eine Besucherregistrierung vor

  • Freigeben Version: Yokohama
  • Aktualisiert 30. Januar 2025
  • 4 Minuten Lesedauer

    • Planen Sie den Besuch Ihres Besuchers oder Ihrer Kollegen außerhalb des Standorts. Geben Sie die Besuchsdetails wie Datum, Uhrzeit, Standort und mehr an.

    Vorbereitungen

    Wichtig:
    Beginnend mit Workplace Core(sn_wsd_Core) Version 2,1, alle Updates und neuen Funktionen sind nur auf verfügbar Workplace-Serviceportal. Die von bereitgestellten Arbeitsplatzservices ServiceNow®Werden aus entfernt ServiceportalEin Workplace Core(sn_wsd_Core) ab Version 2,1. Dient zum Konfigurieren des Arbeitsplatzservicekatalogs in Serviceportal, Siehe Konfigurieren Sie einen Katalog im Serviceportal .

    Erforderliche Rolle: sn_wsd_core.workplace_user

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    Senden Sie diese Anforderung, um einen Gast zu registrieren. Geben Sie an, ob zusätzliche Anforderungen für den Besuch als private Notiz für das Empfangspersonal bestehen.

    Besuchermanagement für Arbeitsstätten administratoren und Empfangspersonal können Besucher auch direkt über die Anwendung registrieren. Navigieren zu Besuchermanagement für Arbeitsstätten > Empfangspersonal > Besucher registrierenan.

    Sie können einen Besucher auch über den Virtual Agent Chat-Support registrieren. Navigieren zu Workplace Core > Arbeitsplatzserviceportal > Startseite Des Arbeitsplatzserviceportals Und wählen Sie das Chat-Symbol ( Chat-Symbol.). Geben Sie Ihre Frage ein, oder wählen Sie aus Zeigen Sie Mir Alles Zum Auswählen aus einer Liste verfügbarer Optionen zum Registrieren eines Besuchers.

    Prozedur

    1. Navigieren zu Alle > Workplace Core > Arbeitsplatzserviceportalan.
      Hinweis:
      Sie können auch eine Anforderung über stellen Mitarbeiter-Center. Navigieren Sie auf der Homepage zu Arbeitsplatz > Alle Arbeitsplätze durchsuchen Und wählen Sie den Arbeitsplatzservice aus.
    2. Öffnen Sie Besucherverwaltung Kategorie.
      1. Wählen Sie Aus Katalog .
      2. Wählen Sie Aus Durchsuchen Sie nach Kategorien .
      3. Wählen Sie im Arbeitsplatzservicekatalog die Option aus Besucherverwaltung .
        Hinweis:
        Wenn im Portal mehrere Kataloge konfiguriert sind, wechseln Sie zur Liste „Kataloge“, und wählen Sie aus Servicekatalog für Arbeitsplatz > Besucherverwaltungan.
    3. Wählen Sie Aus Registrieren Sie einen Gast .
    4. Füllen Sie im Formular die Felder aus.
      Tabelle : 1. Registrieren Sie ein Gastformular
      Feld Beschreibung
      Besuchsbeschreibung Beschreibung mit Details zum Zweck des Besuchs.
      Standort Der Standort des Besuchs.
      Host Der Name des Hosts des Besuchers. Standardmäßig ist das Feld auf festgelegt Systemadministrator .
      Datum und Uhrzeit der Ankunft Das Datum und die Ankunftszeit des Besuchs, angezeigt als Symbol für Datum und Uhrzeit der Ankunft ( Symbol für Datum und Uhrzeit der Ankunft.).
      Abfahrtsdatum und -uhrzeit Dieses Feld wird automatisch auf 1 Stunde nach dem angegebenen Ankunftsdatum und der angegebenen Ankunftszeit festgelegt. Sie können dieses Feld ändern, indem Sie mithilfe des Symbols für Abfahrtsdatum und -Uhrzeit ( Symbol für Abfahrtsdatum und -Uhrzeit.).
      Ganztägig Option für Besuche, die einen ganzen Tag dauern.
      Private Notiz an Rezeption Zusätzliche Anforderungen oder eine private Notiz an den Rezeptionisten.
      Gastgeber Co-Hosts für den Besucher. Die Co-Hosts und der Haupthost werden über die Registrierung benachrichtigt.
    5. Wählen Sie Aus Fügen Sie einen externen Besucher hinzu , Um einen Besucher hinzuzufügen.
      1. Wählen Sie Hinzufügen.
      2. Füllen Sie im Formular die Felder aus.
        Tabelle : 2. Fügen Sie ein externes Besucherformular hinzu
        Wählen Sie einen bekannten Besucher aus Option zum Auswählen aus einer Liste bekannter Besucher, wenn der Besucher zuvor besucht hat. Diese Auswahl legt automatisch den Namen, die E-Mail-Adresse und andere relevante Informationen des Besuchers fest.
        Besuchertyp Der Typ des Besuchers.
        Vorname Vorname des Besuchers.
        Nachname Nachname des Besuchers.
        Titel Ein Titel für den Besucher, falls erforderlich.
        E-Mail-Adresse des Besuchers Die E-Mail-Adresse des Besuchers.
        Telefonnummer des Besuchers Kontaktnummer des Besuchers.
        Organisation Die Organisation des Besuchers.
        WLAN Option für die Gewährung von WLAN-Zugriff für den Besucher.
        VIP Option zum Markieren des Besuchers als wichtige Person (VIP). Diese Option hilft dem Rezeptionisten, den Besucher zu priorisieren.
        Parkplatzvorlieben Parkplatzeinstellung des Besuchers.
        Nummernschild Die Nummernschilddetails des Besuchers.
      3. Wählen Sie Hinzufügen.
      Sie können eine Zeile in der Formulartabelle mithilfe des Symbols „Zeile hinzufügen/entfernen“ ( Symbol „Zeile hinzufügen/entfernen“.).
    6. Wählen Sie Aus Fügen Sie einen Unternehmensmitarbeiter hinzu , Um einen Kollegen hinzuzufügen.
      1. Wählen Sie Hinzufügen.
      2. Füllen Sie im Formular die Felder aus.
        Tabelle : 3. Fügen Sie ein Mitarbeiterformular des Unternehmens hinzu
        Einen Kollegen auswählen Der Name Ihres Kollegen.

        Die Vorname , Nachname , Und E-Mail Felder werden automatisch festgelegt. Um Details zu bearbeiten, wählen Sie das Vorschaudatensatz-Symbol ( Symbol für Vorschau des Datensatzes.) Und Speichern Die Änderungen.
        E-Mail Dieses Feld legt automatisch t mit der E-Mail-Adresse des ausgewählten Kollegen fest. Sie können es bearbeiten.
        Parkplatzart Parkplatzeinstellung des Kollegen.
        Nummernschild Die Nummernschilddetails des Kollegen.
      3. Wählen Sie Hinzufügen.
      Sie können eine Zeile in der Formulartabelle mithilfe des Symbols „Zeile hinzufügen/entfernen“ ( Symbol „Zeile hinzufügen/entfernen“.).
    7. In Benachrichtigungsoptionen Wählen Sie den Kanal aus, über den benachrichtigt werden soll, wenn der Besucher das Gebäude eincheckt.
      Sie können verknüpfen Virtual AgentMit anderen Kanälen wie Microsoft TeamsOder Slack. Weitere Informationen finden Sie unter Integrating Virtual Agent with other channels.
    8. Wählen Sie Absenden.

    Ergebnisse

    Ihre Besucherregistrierung wurde übermittelt. Sie können Ihre Anforderungen anzeigen.

    Nächste Maßnahme

    Sie können die Details Ihrer Anforderung jederzeit überprüfen oder stornieren.
    1. Führen Sie je nach Plattform einen der folgenden Schritte aus, um Ihre Anforderungen anzuzeigen.
      • Auf Workplace-Serviceportal, Wechseln Sie zur Registerkarte „Anforderungen“, um Ihre Anforderungen und Reservierungen anzuzeigen.
      • Auf Now MobileNavigationsleiste der App, tippen Sie auf Für Mich Und scrollen Sie nach unten zum Abschnitt „meine Anforderung“, um Ihre Anforderungen anzuzeigen.
      • Geben Sie im Virtual Agent-Chat Ihre Frage ein, oder wählen Sie aus Zeigen Sie Mir Alles Um aus einer Liste verfügbarer Optionen auszuwählen, um Ihre Besucherdetails anzuzeigen.
    2. Wenn Sie eine Anforderung abbrechen möchten, wählen Sie aus Anforderung Abbrechen .
    3. Sie können in nach registrierten Besuchern suchen Besucherliste Mit der Suchoption.