Selfservice-Vertragsanforderung verwenden

Übermitteln Sie Vertragsanforderungen, die Vertragsdokumente mithilfe einer vordefinierten Vertragsvorlage und Vorlagenregeln generieren.

Funktionen

• Vertragsvorlagen mit Metadaten, Klauseln und Tabellen, und erstellen Sie Business-Regeln zur Auswahl der relevantesten Vorlage für eine Anforderung.
• Vertragsvorlagen in Microsoft WordFormat ermöglicht eine einfachere Vertragsüberprüfung und -Bearbeitung für den Vertragserfüller.
• Integrationen elektronischer Signatur mit Adobe SignUnd DocuSign.
• Unterstützung für Nasssignatur für manuelle Signatur.
• Externe Speicherintegrationen mit Google DriveUnd Microsoft OneDriveZum Speichern unterzeichneter Vertragsdokumente.
• Zentralisiertes Vertrags-Repository, das die Metadaten der unterzeichneten Vertragsdokumente enthält.
• Systemeigenschaft zum Generieren einer Abschlusszertifizierung für einen elektronisch unterzeichneten Vertrag.

Workflow für Selfservice-Verträge

Wenn eine anfordernde Person eine selbst bediente Vertragsanforderung übermittelt, wird ein Vertragsdokument mithilfe einer Standardvertragsvorlage basierend auf den Informationen aus der Anforderung erstellt. Die Informationen aus der Anforderung werden an den entsprechenden Stellen in der Vorlage eingefügt.

Bei Bedarf können anfordernde Personen bestimmte Änderungen im generierten Vertragsdokument anfordern. Der Erfüller kann diese angeforderten Änderungen verwalten und verarbeiten, um erforderliche Überarbeitungen am Vertragsdokument von einem zentralen Standort aus vorzunehmen. Da sich Vertragsdokumente in befinden Microsoft WordDas Formatieren, Überprüfen, Bearbeiten und Finalisieren der Vertragsdokumente ist einfacher als für Dokumente im PDF- oder HTML-Format.

Ein Workflow für eine Selfservice-Vertragsanforderung kann wie folgt vorangehen:

1. Die Vertragsanfordernde initiiert eine Vertragsanforderung. Weitere Informationen finden Sie unter Vertragsanforderung wird initiiert.
   • Wenn keine Validierungsfehler auftreten, wird eine Vertragsanforderung im Status „in Arbeit“ erstellt.
   • Wenn Validierungsfehler der Unterzeichner auftreten, löst die anfordernde Person diese und übermittelt die Vertragsanforderung erneut.
2. Ein Vertragsdokument wird aus einer Vertragsvorlage generiert, und die Metadaten, Klauseln, Unterzeichner und Tabellen werden gemäß vordefinierten Bedingungen dynamisch hinzugefügt.
3. Die anfordernde Person des Vertrags bearbeitet die Anforderungen für alle Änderungen und erstellt eine neue Version des Vertragsdokuments mithilfe von Erneut Generieren Oder Dokument synchronisieren Option.
4. Die anfordernde Person des Vertrags zeigt das Vertragsdokument an und führt eine der folgenden Aktionen aus:
   1. Wenn keine Änderungen erforderlich sind, wird das Dokument zur Signatur gesendet.
   2. Wenn Changes erforderlich sind, übermittelt die anfordernde Person des Vertrags eine Change-Anforderung.
5. Basierend auf der Change-Anforderung kann der Vertragserfüller die folgenden Aktionen ausführen:
   1. Initiiert einen internen Überprüfungsprozess.
      1. Der Vertragserfüller übermittelt eine Überprüfungsaufgabe zur internen Überprüfung.
         Hinweis:

         Der Vertragserfüller kann parallele Überprüfungsaufgaben für dasselbe Vertragsdokument für verschiedene Überprüfergruppen erstellen. Der Vertragserfüller kann jedoch keine Überprüfungsaufgabe für dasselbe Dokument mit derselben Überprüfergruppe erstellen, wenn bereits eine andere aktive Aufgabe vorhanden ist.
      2. Ein Gruppenmanager für Vertragsüberprüfer kann die Überprüfungsaufgabe zuweisen, oder ein Vertragsüberprüfer kann sie selbst zuweisen.
      3. Der zugewiesene Vertragsüberprüfer beginnt mit der Bearbeitung des Vertragsdokuments.
      4. Wenn die Informationen unvollständig sind, fordert der Vertragsüberprüfer weitere Informationen vom Vertragserfüller an.
      5. Wenn eine Anforderung weiterer Informationen übermittelt wurde, gibt der Vertragserfüller die Informationen weiter.
      6. Der Vertragsüberprüfer überprüft das Dokument, akzeptiert oder lehnt Redlines ab, schlägt Bearbeitungen vor und fügt Kommentare hinzu.
      7. Der Vertragsüberprüfer schließt die Überprüfung ab und gibt das aktualisierte Vertragsdokument frei, falls verfügbar.
      8. Der Vertragserfüller erhält das aktualisierte Dokument und nimmt die erforderlichen Änderungen basierend auf dem Feedback vor.
         • Für internen Speicher: Wenn Änderungen erforderlich sind, wird nach Abschluss des Dokuments eine neue Dokumentversion erstellt.
         • Für externen Speicher: Prüfer arbeiten online in Echtzeit an der Überarbeitung des Vertragsdokuments zusammen. Nach Abschluss der Überprüfung kann der Erfüller das online verfügbare Vertragsdokument abschließen oder eine neue Offline-Version mit den Änderungen erstellen.
   2. Der Vertragserfüller initiiert eine Ad-hoc-Genehmigung von den Stakeholdern. Wenn bei der Überprüfung erforderliche Änderungen angezeigt werden, werden die Änderungen vorgenommen, und eine neue Dokumentüberarbeitung wird erstellt.
   3. Nachdem das Dokument abgeschlossen wurde, sendet der Erfüller das Dokument an die anfordernde Person.
6. Die anfordernde Person des Vertrags zeigt eine Vorschau des generierten Vertrags an und sendet ihn an die Unterzeichner, wenn keine Änderungen erforderlich sind. Wenn Änderungen erforderlich sind, wird der Überprüfungs- und Überarbeitungsprozess fortgesetzt.
7. Wenn ein externer Speicher konfiguriert ist, werden Vertragsdokumente darin gespeichert. Andernfalls werden sie in gespeichert ServiceNowInstanz.
8. Wenn ein Unterzeichner das Dokument ablehnt, wird es zur Überarbeitung an die anfordernde Person zurückgesendet, und die Überarbeitung wird zur Signatur gesendet.
9. Der unterzeichnete Vertrag ist an den Vertragsanforderungsdatensatz angehängt.
10. Der unterzeichnete Vertrag wird auf gespeichert ServiceNowInstanz oder ein externes Speichersystem und wird im Vertrags-Repository referenziert. Die anfordernde Person und die Abteilungsmitglieder können über das Vertrags-Repository auf das unterzeichnete Vertragsdokument zugreifen.

Hinweis:

Die Vertragsanfordernde kann eine Vertragsanforderung stornieren, wenn der Status „Entwurf“, „Neu“, „Genehmigung ausstehend“, „Signatur ausstehend“ oder „in Arbeit“ lautet.

• Arbeiten Sie als Vertragsanwender an selbst bearbeiteten Vertragsanforderungen
  Bearbeiten Sie als Vertragsanwender die Anforderung, generieren Sie das Vertragsdokument erneut, und senden Sie es zur Unterzeichnung.
• Arbeiten Sie an Selfservice-Vertragsanforderungen Als Vertragserfüller
  Überprüfen und finalisieren Sie ein Vertragsdokument gemäß der Vertragsanforderung.
• Fügen Sie Unterzeichner in der Selfservice-Vertragsanforderung hinzu
  Fügen Sie Unterzeichner in selbst versorgten Vertragsanforderungen hinzu, wenn der Vertrag aus einer Vorlage generiert wird, die mit Signaturblöcken konfiguriert ist.
• Erstellen Sie eine aktualisierte Vertragsdokumentüberarbeitung, nachdem Sie eine Selfservice-Vertragsanforderung geändert haben (wird gestartet Vertragsmanagement Pro1,2.1)
  Wenn eine Vertragsanforderung geändert wird, synchronisieren Sie das Vertragsdokument für Selfbedienungsanforderungen, um eine neue Überarbeitung des Dokuments mit aktualisierten Metadaten und Unterzeichnern zu erstellen und gleichzeitig die in der vorherigen Version des Kontaktdokuments vorgenommenen Änderungen beizubehalten.
• Generieren Sie das Vertragsdokument nach der Änderung der Anforderung erneut
  Generieren Sie als Vertragsanwender oder Vertragserfüller das Vertragsdokument für Selfservice-Anforderungen erneut, wenn die übergeordnete Anforderung geändert wurde.
• Unterzeichner werden aktualisiert und synchronisiert
  Aktualisieren und synchronisieren Sie als Vertragsanwender oder Erfüller die Unterzeichnerdetails, wenn die Vertragsübermittlung fehlgeschlagen ist oder das Vertragsdokument aufgrund unvollständiger Unterzeichnerinformationen nicht gesendet werden kann.
• Überprüfung und Abschluss eines Selfservice-Vertragsdokuments
  Überprüfen und finalisieren Sie das Vertragsdokument, das generiert wurde, nachdem die Selfservice-Vertragsanforderung übermittelt wurde, und senden Sie es dann zur Unterzeichnung.