HR-Dokumentvorlagen

  • Freigeben Version: Yokohama
  • Aktualisiert 30. Januar 2025
  • 2 Minuten Lesedauer

    • HR-Dokumentvorlagen Werden verwendet, um wiederverwendbare HR-Dokumente zu erstellen und zu ändern.

    Wichtig:

    Beginnend mit YokohamaRelease, HR-Dokumentvorlagen werden für die zukünftige Einstellung vorbereitet. Sie wird ausgeblendet und in neuen Instanzen nicht mehr aktiviert, wird jedoch weiterhin unterstützt.

    Verwenden DokumentvorlagenDie die neueste Experience für diese Funktionalität bietet. Migrationsrichtlinien finden Sie unter Migration von HR-Dokumentvorlagen zu Dokumentvorlagen.

    Details zur Ablehnung finden Sie unter Verwerfungsprozess [KB0867184] artikel in der Now Support-Knowledge Base.

    Verwenden Sie HR-Dokumentvorlagen für Dokumente, die mit Daten, Namen und Signaturen angepasst werden können, z. B.:
    • Mitarbeiterverifizierungsschreiben
    • Geheimhaltungsvereinbarungen
    • Angebotsschreiben
    • Vereinbarungen zur Erstattung von Bildungskosten

    Sie können HR-Dokumentvorlagen personalisieren, indem Sie Felder zuordnen oder Variablen aus den verfügbaren Tabellen verwenden, um Daten in Feldern zu platzieren. Sie können auch mehrere E-Signaturen in einem Dokument erfassen, das automatisch generiert, sobald alle Signaturen erfasst wurden.

    Es gibt zwei HR-Typen Dokumentvorlagen , Beide erstellen PDF-Dateien, werden aber unterschiedlich erstellt und verwaltet:
    1. Dokumentvorlagen (HTML)
    2. PDF-Dokumentvorlagen

    Bestätigungstext

    Innerhalb Ihrer Dokumentvorlagen können Sie die Bedeutung einer Signatur erfassen. Sie können Ihren Dokumentvorlagen Bestätigungstext hinzufügen, der den Anwender auffordert, beim Signieren oder Bereitstellen von Anmeldeinformationen für ein Dokument ein Kontrollkästchen zu aktivieren.

    Dokumentvorlagen (HTML)

    Dokumentvorlagen werden in der HR-Anwendung erstellt und verwenden Variablen, um Informationen aus Tabellen im Voraus in das Dokument einzufügen. Sie erstellen, wie das Dokument aussieht, indem Sie Header, Fußzeile, Bilder, Platzierung der Fußzeile und den Text in der Vorlage definieren. Das Basissystem bietet Standarddokumentvorlagen, die Sie zum Modellieren Ihrer Dokumente verwenden können:
    • Mitarbeiterverifizierungsschreiben in Kanada
    • Mitarbeiterverifizierungsschreiben in den USA
    • Vorlage Für Angebotsschreiben
    • Vereinbarung für Bildungseinrichtungen

    Bevor Sie mit der Generierung von Dokumenten beginnen, konfigurieren Sie die Vorlagen mit Ihrem Unternehmenslogo und Text. Rufen Sie die folgenden Elemente und Informationen ab, um die vordefinierten HR-Dokumentvorlagen zu erstellen oder zu konfigurieren.

    • Eine Seite des Briefkopfs Ihres Unternehmens.
    • Kopien des aktuellen Beschäftigungsbestätigungsschreibens Ihres Unternehmens und Vorlagen für Angebotsschreiben, falls verfügbar.
    • Das Logobild, das in Ihrem Header verwendet werden soll. Das Headerbild kann maximal 50 px hoch sein. Wenn Ihr Briefkopf ein Logo und Text enthält, stellen Sie sicher, dass das Logobild den Text enthält, da Sie nur das Bild (nicht den Text) im Header konfigurieren können.
    • Das Logobild, das in Ihrer Fußzeile verwendet werden soll, falls zutreffend. Das Logobild kann maximal 15 Pixel hoch sein. Sie können sowohl ein Bild als auch Text in der Fußzeile konfigurieren.um beste Ergebnisse zu erzielen, stellen Sie sicher, dass das Bild und eine SVG-Datei (skalierbare Vektorgrafiken) optimiert sind.
    Wichtig:
    Die Verwendung von HR-Dokumentvorlagen mit itext5 wird nicht mehr unterstützt. Verwenden Sie stattdessen HR-Dokumentvorlagen mit itext7.

    Zur Verwendung der HR-Dokumentvorlagenfunktion mit itext7, der booleschen Eigenschaft Itext7.pdf_Conversion Muss im Bereich „Human Resources: Core“ (sn_HR_Core) auf „wahr“ festgelegt werden. Diese Eigenschaft wurde seit standardmäßig auf „wahr“ festgelegt ParisRelease. Wenn Sie die Version von HR-Dokumentvorlagen verwenden, die vor veröffentlicht wurde ParisRelease, erstellen Sie Itext7.pdf_Conversion Eigenschaft manuell, um zu itext7 zu wechseln.

    PDF-Dokumentvorlagen

    PDF-Dokumentvorlagen stammen aus Verwaltete Dokumente Und verwenden Sie die Feldzuordnung, um Informationen aus Tabellen im Dokument vorab auszufüllen. Bevor Sie ein Dokument anpassen:
    • Das Dokument muss eine ausfüllbare PDF sein. Sehen Sie sich die Adobe-Homepage an, und suchen Sie nach „vorhandene Formulare in ausfüllbare PDF-Dokumente konvertieren“, um zu erfahren, wie Sie ausfüllbare PDF-Dokumente erstellen https://www.adobe.com/.
    • Das Dokument muss hochgeladen und veröffentlicht werden.
    Das Basissystem stellt die standardmäßige PDF-Dokumentvorlage als Beispiel bereit: Geheimhaltungsvereinbarung (Beispiel).

    Dokumente werden generiert

    Beide Dokumentvorlage Und PDF-Dokumentvorlage Generieren Sie PDF-Dokumente, die überprüft oder gedruckt werden können und mehrere Signaturen erfordern können.

    Ein häufiger Anwendungsfall zum Generieren eines Dokuments aus einem HR-Fall ist, wenn ein Mitarbeiter ein Beschäftigungsbestätigungsschreiben anfordert. Informationen zum Generieren eines PDF-Dokuments aus einem HR-Fall finden Sie unter HR-Dokumentgenerierung.