Vertragsmanagement Pro erkunden

  • Freigeben Version: Yokohama
  • Aktualisiert 30. Januar 2025
  • 7 Minuten Lesedauer

    • Erfahren Sie mehr über Vertragsmanagement ProAnwendung über einen Beispiel-Workflow und überprüfen Sie die Vorteile, die sie bieten kann.

    Vertragsmanagement Pro – Übersicht

    Vertragsmanagement Pro Ist eine Vertragsverwaltungslösung, die einfach zu verwenden und anzuwenden ist. Sie können damit Vertragsdokumentvorlagen, Klauseln, Klauselvariationen einrichten und Vertragsanforderungen initiieren. Unterstützt wird auch Now AssistGesteuerte Vertragsanalyse und Metadatenextraktion, E-Signaturen, Nasssignaturen und externe Speichersysteme.

    Die Komponenten von Vertragsmanagement ProSind:

    Vertragsmanagement Pro – Vorteile

    Tabelle : 1. Vorteile von Vertragsmanagement Pro
    Leistung Schlüsselfunktion Rolle
    Verwalten Sie effektiv eine Bibliothek von Klauselvariationen. Klauselverwaltung Vertragskonfigurator
    Erstellen Sie Vertragsvorlagen oder Standardbriefe, die zum Generieren von Verträgen oder Dokumenten basierend auf den Werten in der übermittelten Anforderung verwendet werden. Word-Dokumentvorlagen Vertragskonfigurator
    Fügen Sie Inhaltssteuerelemente hinzu, die als Platzhalter für den Inhalt in fungieren Microsoft WordDokumente auf macOSSysteme und auf WindowsSysteme mithilfe eines Add-ins. Inhaltssteuerelemente können nur für manuell hinzugefügt werden WindowsSystem. Microsoft WordAdd-in für ServiceNowVerträge Vertragskonfigurator
    Initiieren Selfservice Oder Nicht Selfservice Vertragsanforderungen. Selfservice- und nicht-Selfservice-Vertragsanforderungen Vertragsanwender
    Service für eine Selfservice-Vertragsanforderung. Selfservice-Vertragsanforderung verwenden Vertragsanwender oder Vertragserfüller
    Überarbeiten, genehmigen und unterzeichnen Sie eine Vertragsanforderung ohne Selfservice. Verwenden Sie eine Vertragsanforderung ohne Selfservice Vertragsanwender oder Vertragserfüller
    Holen Sie sich die Überprüfung und das Feedback der internen Fachexperten zu Vertragsdokumenten ein. Interne Überprüfung – Übersicht Vertragserfüller oder Vertragsüberprüfer
    Erhalten Sie einen Einblick in das Volumen der Vertragsanforderungen, die von Ihrem Team bearbeitet werden. Mit Dashboard „Verträge“ Vertragserfüller
    Arbeiten Sie mit umsetzbaren Widgets, um Vertragsanforderungen zu kategorisieren, zu priorisieren und effizient zu bearbeiten. Arbeitsbereich für Verträge Vertragsanwender oder Vertragserfüller
    Verfolgen und verwalten Sie Vertragsverpflichtungen, um Compliance sicherzustellen und Risiken zu minimieren. Verpflichtungsmanagement Verpflichtungsanwender oder Verpflichtungserfüller
    Verwenden Now AssistIn VertragsmanagementDient zum Analysieren von Verträgen für nicht standardmäßige und fehlende Klauseln und zum Extrahieren von Informationen aus unterzeichneten Verträgen, die dem Vertrags-Repository hinzugefügt werden sollen. Now Assist in Vertragsmanagement Now Assist Vertragserfüller

    Vertragsmanagement Pro – Workflow

    Das folgende Beispiel für einen End-to-End-Workflow zeigt, wie verschiedene Anwender zusammenarbeiten können, um die Grundlagendaten zu konfigurieren und Vertragsanforderungen zu übermitteln, zu überprüfen und abzuschließen.

    A Vertragsmanagement Proder konfigurator führt die folgenden Aktionen aus, um den End-to-End-Workflow einzurichten:
    1. Erstellt den Vertragstyp und ordnet ihn einem Vertragsmodell zu.
    2. Erstellt die Klauseln und ihre Variationen, die in den Dokumentvorlagen verwendet werden sollen.
    3. Erstellt die Dokumentvorlagen, die zum Generieren des Vertragsdokuments verwendet werden.
    4. Konfiguriert die Platzhalter für Unterzeichner.
    5. Schließt die Vorlagenzuordnung ab, um automatisch Informationen auszufüllen, die in der Vertragsvorlage verwendet werden.
    6. Veröffentlicht die Dokumentvorlage, um sie zum Generieren von Verträgen beim Senden der Vertragsanforderung verfügbar zu machen.
    7. Erstellt eine Vorlagenauswahlregel, um die Vertragsvorlage zu identifizieren, die zum Generieren des Vertragsdokuments für die Vertragsanforderung verwendet werden soll.
    8. Erstellt eine interne Unterzeichnerregel, um den Unterzeichner mithilfe von Unterzeichnerzuordnungen einer Vorlage zuzuordnen.
    9. Definiert das Vertrags-Repository, in dem Verträge gespeichert werden, und ordnet die Daten zu, die dem Vertragsdokument hinzugefügt wurden.
    10. Erstellt eine Vertrags-Repository-Regel, um die Erinnerungen für ablaufende Verträge zu konfigurieren.
    11. Konfiguriert den externen Speicher zum Speichern der unterzeichneten Vertragsdokumente und ihrer Überarbeitungen.
    12. Konfiguriert die Anbieter der elektronischen Signatur, damit Unterzeichner die Vertragsdokumente elektronisch signieren können.

    Self-Service-Vertragsanforderungs-Workflow

    Ein Workflow für eine Selfservice-Vertragsanforderung kann wie folgt vorangehen:
    1. Die Vertragsanfordernde initiiert eine Vertragsanforderung. Weitere Informationen finden Sie unter Vertragsanforderung wird initiiert.
      • Wenn keine Validierungsfehler auftreten, wird eine Vertragsanforderung im Status „in Arbeit“ erstellt.
      • Wenn Validierungsfehler der Unterzeichner auftreten, löst die anfordernde Person diese und übermittelt die Vertragsanforderung erneut.
    2. Ein Vertragsdokument wird aus einer Vertragsvorlage generiert, und die Metadaten, Klauseln, Unterzeichner und Tabellen werden gemäß vordefinierten Bedingungen dynamisch hinzugefügt.
    3. Die anfordernde Person des Vertrags bearbeitet die Anforderungen für alle Änderungen und erstellt eine neue Version des Vertragsdokuments mithilfe von Erneut Generieren Oder Dokument synchronisieren Option.
    4. Die anfordernde Person des Vertrags zeigt das Vertragsdokument an und führt eine der folgenden Aktionen aus:
      1. Wenn keine Änderungen erforderlich sind, wird das Dokument zur Signatur gesendet.
      2. Wenn Changes erforderlich sind, übermittelt die anfordernde Person des Vertrags eine Change-Anforderung.
    5. Basierend auf der Change-Anforderung kann der Vertragserfüller die folgenden Aktionen ausführen:
      1. Initiiert einen internen Überprüfungsprozess.
        1. Der Vertragserfüller übermittelt eine Überprüfungsaufgabe zur internen Überprüfung.
          Hinweis:
          Der Vertragserfüller kann parallele Überprüfungsaufgaben für dasselbe Vertragsdokument für verschiedene Überprüfergruppen erstellen. Der Vertragserfüller kann jedoch keine Überprüfungsaufgabe für dasselbe Dokument mit derselben Überprüfergruppe erstellen, wenn bereits eine andere aktive Aufgabe vorhanden ist.
        2. Ein Gruppenmanager für Vertragsüberprüfer kann die Überprüfungsaufgabe zuweisen, oder ein Vertragsüberprüfer kann sie selbst zuweisen.
        3. Der zugewiesene Vertragsüberprüfer beginnt mit der Bearbeitung des Vertragsdokuments.
        4. Wenn die Informationen unvollständig sind, fordert der Vertragsüberprüfer weitere Informationen vom Vertragserfüller an.
        5. Wenn eine Anforderung weiterer Informationen übermittelt wurde, gibt der Vertragserfüller die Informationen weiter.
        6. Der Vertragsüberprüfer überprüft das Dokument, akzeptiert oder lehnt Redlines ab, schlägt Bearbeitungen vor und fügt Kommentare hinzu.
        7. Der Vertragsüberprüfer schließt die Überprüfung ab und gibt das aktualisierte Vertragsdokument frei, falls verfügbar.
        8. Der Vertragserfüller erhält das aktualisierte Dokument und nimmt die erforderlichen Änderungen basierend auf dem Feedback vor.
          • Für internen Speicher: Wenn Änderungen erforderlich sind, wird nach Abschluss des Dokuments eine neue Dokumentversion erstellt.
          • Für externen Speicher: Prüfer arbeiten online in Echtzeit an der Überarbeitung des Vertragsdokuments zusammen. Nach Abschluss der Überprüfung kann der Erfüller das online verfügbare Vertragsdokument abschließen oder eine neue Offline-Version mit den Änderungen erstellen.
      2. Der Vertragserfüller initiiert eine Ad-hoc-Genehmigung von den Stakeholdern. Wenn bei der Überprüfung erforderliche Änderungen angezeigt werden, werden die Änderungen vorgenommen, und eine neue Dokumentüberarbeitung wird erstellt.
      3. Nachdem das Dokument abgeschlossen wurde, sendet der Erfüller das Dokument an die anfordernde Person.
    6. Die anfordernde Person des Vertrags zeigt eine Vorschau des generierten Vertrags an und sendet ihn an die Unterzeichner, wenn keine Änderungen erforderlich sind. Wenn Änderungen erforderlich sind, wird der Überprüfungs- und Überarbeitungsprozess fortgesetzt.
    7. Wenn ein externer Speicher konfiguriert ist, werden Vertragsdokumente darin gespeichert. Andernfalls werden sie in gespeichert ServiceNowInstanz.
    8. Wenn ein Unterzeichner das Dokument ablehnt, wird es zur Überarbeitung an die anfordernde Person zurückgesendet, und die Überarbeitung wird zur Signatur gesendet.
    9. Der unterzeichnete Vertrag ist an den Vertragsanforderungsdatensatz angehängt.
    10. Der unterzeichnete Vertrag wird auf gespeichert ServiceNowInstanz oder ein externes Speichersystem und wird im Vertrags-Repository referenziert. Die anfordernde Person und die Abteilungsmitglieder können über das Vertrags-Repository auf das unterzeichnete Vertragsdokument zugreifen.

    Nicht selbst bedienter Vertragsanforderungs-Workflow

    Ein Workflow für nicht-Selfservice-Vertragsanforderungen kann wie folgt ausgeführt werden:
    1. Die Vertragsanfordernde initiiert eine Vertragsanforderung über den Arbeitsbereich. Weitere Informationen finden Sie unter Vertragsanforderung wird initiiert.
    2. Eine Vertragsanforderung wird im Status „Entwurf“ erstellt.
    3. Die Vertragsanfordernde lädt einen einzelnen Vertrag oder mehrere Verträge und ihre Begleitdokumente hoch und klassifiziert sie.
    4. Der Vertragserfüller zeigt das Vertragsdokument an, das an die Vertragsanforderung angehängt ist.
    5. Bei Bedarf klassifiziert der Vertragserfüller den Vertrag und die Begleitdokumente neu.
    6. Wenn eine Expertenüberprüfung oder Feedback von internen Teams erforderlich ist, initiiert der Vertragserfüller einen internen Überprüfungsprozess.
      1. Der Vertragserfüller übermittelt eine Überprüfungsaufgabe zur internen Überprüfung.
        Hinweis:
        Sie können parallele Überprüfungsaufgaben für dasselbe Vertragsdokument für verschiedene Überprüfergruppen erstellen. Sie können jedoch keine Überprüfungsaufgabe für dasselbe Dokument mit derselben Überprüfergruppe erstellen, wenn eine andere aktive Aufgabe vorhanden ist.
      2. Dem Vertragsüberprüfer wird die Überprüfungsaufgabe zugewiesen
      3. Wenn die Informationen unvollständig sind, fordert der Vertragsüberprüfer weitere Informationen vom Vertragserfüller an.
      4. Wenn eine Anforderung weiterer Informationen übermittelt wurde, gibt der Vertragserfüller die Informationen weiter.
      5. Der Vertragsüberprüfer überprüft das Dokument, akzeptiert, lehnt ihn ab oder schlägt Bearbeitungen vor und fügt Kommentare hinzu.
      6. Der Vertragsüberprüfer überprüft den Vertrag und gibt Feedback. Wenn ein überarbeitetes Dokument verfügbar ist, wird es auch für den Vertragserfüller freigegeben.
      7. Der Vertragserfüller erhält ein aktualisiertes Dokument und nimmt die erforderlichen Änderungen basierend auf dem Feedback vor.
        • Für internen Speicher: Wenn Änderungen erforderlich sind, wird nach Abschluss des Dokuments eine neue Dokumentversion erstellt.
        • Für externen Speicher – Prüfer arbeiten online in Echtzeit an der Überarbeitung des Vertragsdokuments zusammen. Sobald die Überprüfung abgeschlossen ist, kann der Erfüller das online verfügbare Vertragsdokument abschließen oder eine neue Offline-Version mit den Änderungen erstellen.
    7. Der Vertragserfüller lädt den überarbeiteten Vertrag in die Vertragsanforderung hoch.
    8. Der Vertragserfüller sendet das überarbeitete Vertragsdokument per E-Mail an Drittparteikontakte.
    9. Der Vertragserfüller zeigt die Antworten der Drittparteikontakte im Aktivitätenstrom der Vertragsanforderung an.

      Möglicherweise sind mehrere Iterationen von Überarbeitungen zwischen Ihrem Unternehmen und der Drittpartei erforderlich, bevor das Vertragsdokument von allen Parteien abgeschlossen wird. Der Überprüfungsprozess kann erneut mit verschiedenen Überprüfergruppen durchgeführt werden.

    10. Der Vertragserfüller initiiert eine Ad-hoc-Genehmigung von den Stakeholdern. Wenn bei der Überprüfung erforderliche Änderungen angezeigt werden, werden die Änderungen vorgenommen, und eine neue Dokumentüberarbeitung wird erstellt. Das Vertragsdokument kann nur zur Unterzeichnung gesendet werden, wenn es genehmigt wurde.
    11. Wenn mehrere Vertragsdokumente vorhanden sind, bereitet der Vertragserfüller die Signaturen vor, indem er den Auftrag angibt. Wenn eine E-Signatur vorhanden ist, fügt der Vertragserfüller die erforderlichen Felder hinzu und sendet das Vertragsdokument zur Unterzeichnung.
    12. Unterzeichner überprüfen das Vertragsdokument.
      • Wenn keine Änderung erforderlich ist, wird das Vertragsdokument von allen Unterzeichnern unterzeichnet.
      • Wenn Änderungen erforderlich sind, wird die Signatur abgelehnt, und der Anwender, der an der Vertragsanforderung arbeitet, generiert ein neues Dokument und sendet es erneut zur Signatur.
    13. Der unterzeichnete Vertrag wird auf gespeichert ServiceNowInstanz oder ein externes Speichersystem und wird im Vertrags-Repository referenziert. Die anfordernde Person und die Abteilungsmitglieder können über das Vertrags-Repository auf das unterzeichnete Vertragsdokument zugreifen.