Arbeiten Sie an einer Drittpartei-Vertragsüberprüfungsanforderung

Als Mitglied des Supportteams für Rechtsverträge überprüfen und überarbeiten Sie ein Drittpartei-Vertragsdokument. Sie können das überarbeitete Dokument per E-Mail an Stakeholder senden, um die Überarbeitungen zu überprüfen, und dann das fertige Dokument innerhalb der Anforderung an die Rechtsabteilung zur Unterzeichnung senden.

Vorbereitungen

Erforderliche Rolle: sn_lg_cnt.contract_fulfiller

Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

Als mitarbeitender, der einer Anforderung hinzugefügt wurde, können Sie genauso wie Beauftragte auf die Anforderung zugreifen und daran arbeiten. Sie können jedoch nicht ändern Zugewiesen an Und Zuweisungsgruppe Felder.

Prozedur

1. Weisen Sie sich selbst oder jemandem in Ihrer Zuweisungsgruppe eine rechtliche Anforderung zu.
   Weitere Informationen finden Sie unter Weisen Sie eine Anforderung an die Rechtsabteilung zu
2. Beginnen Sie mit der Arbeit an einer Anforderung an die Rechtsabteilung.
   1. Navigieren zu Alle > Juristische Anforderung > Center für Rechtsangelegenheitenan.
   2. Klicken Sie auf das Listensymbol ( ).
   3. Wählen Sie Aus Anfragen an die Rechtsabteilung Option.
   4. Wählen Sie Mir zuweisen.
   5. Öffnen Sie die Anforderung an die Rechtsabteilung aus der Liste.
   6. Wählen Sie Aus Arbeit beginnen
   Der Status der Anforderung an die Rechtsabteilung wird in „in Bearbeitung“ aktualisiert.
3. Wahlweise: Wenn Sie Hilfe von anderen Erfüllern benötigen, um die Anforderung an die Rechtsabteilung zu bearbeiten, fügen Sie sie in hinzu Mitarbeitende Feld.
   Hinweis:

   Anwender mit der sn_lg_contracts.contracts_fulfiller-Rolle werden in aufgeführt Mitarbeitende Feld.
   Die Mitarbeitenden werden per E-Mail darüber benachrichtigt, dass sie als Mitarbeitende einer rechtlichen Anforderung hinzugefügt wurden.
4. Wahlweise: Klassifizieren Sie den Vertrag oder die Begleitdokumente, die zur Überprüfung übermittelt wurden, neu.
   Weitere Informationen finden Sie unter Klassifizieren Sie Vertragsdokumente in der Drittpartei-Vertragsüberprüfungsanforderung als gesetzlicher Erfüller neu und Ändern Sie Begleitdokumente in der Anforderung zur Überprüfung des Drittpartei-Vertrags Als gesetzlicher Erfüller.
5. Wahlweise: Wenn Sie eine Vertragsanforderung über geöffnet haben Anfragen an die Rechtsabteilung Liste, auswählen Vertragsanforderung Registerkarte.
6. Öffnen Sie eine vorhandene Überarbeitung eines Vertragsdokuments.
   • Für internen Speicher:in Vertragsdokumente Wählen Sie den Namen des Dokuments aus, um den Dokumentüberarbeitungsdatensatz zu öffnen.
   • Für externen Speicher: In Vertragsdokumente Klicken Sie auf den Link in URL Registerkarte, um das Dokument online anzuzeigen.
7. Überprüfen Sie die Vertragsdokumente.
8. Überarbeiten Sie das Vertragsdokument, wenn Änderungen erforderlich sind, und laden Sie es hoch, indem Sie eine Überarbeitung erstellen.
   1. Wählen Sie Aus Erstellen Sie eine Überarbeitung .
   2. In Wählen Sie den Vertragstyp aus Feld, wählen Sie den Vertragstyp aus.
   3. In Erstellen Sie eine Überarbeitung aus Feld den Speichertyp auswählen, um die Überarbeitung anzuhängen.

      • Wählen Sie aus, um eine Datei aus Ihrem lokalen System auszuwählen Computer Und laden Sie eine Datei hoch.

      • Wählen Sie aus, um einen Anhang aus dem Aktivitätenstrom auszuwählen Aktivitätenstrom .

        Dateien, die an eingehende E-Mails angehängt sind, werden in aufgeführt Dokument Feld.

      • Wählen Sie aus, um eine Datei auszuwählen, die im konfigurierten externen Speichersystem gespeichert ist Externer Speicher .

        Diese Option wird nur angezeigt, wenn ein externer Speicher konfiguriert wurde.

        (Optional) Fügen Sie weitere Informationen zum Dokument in hinzu Notizen Feld.

        Diese Informationen werden dem Aktivitätenstrom zusammen mit dem Anhang hinzugefügt.

   4. Wählen Sie Erstellen aus.

   Das Dokument wird der Anforderung hinzugefügt. Die Überarbeitungsnummer des neuesten Dokuments ist um eins höher als die vorherige Überarbeitungsnummer des Dokuments. Die Dokumentüberarbeitung ist in aufgeführt Vertragsdokumente Registerkarte.

9. Wenn eine Genehmigung von anderen Stakeholdern erforderlich ist, senden Sie das Dokument zur Ad-hoc-Genehmigung.
   Weitere Informationen finden Sie unter Initiieren Sie eine Ad-hoc-Genehmigung für eine Anforderung an die Rechtsabteilung oder ihren Anhang.
10. Richten Sie eine E-Mail an Stakeholder ein, damit das ausgefüllte Vertragsdokument überprüft und die Änderungen bestätigt werden.
    1. Wählen Sie Aus E-Mail Verfassen .
    2. Wählen Sie im Popup „E-Mail verfassen“ Dokumente aus, die an die E-Mail angehängt werden sollen.
    3. Wählen Sie Aus Hinzufügen Zum Anhängen des Dokuments an die E-Mail.
       Ein E-Mail-Editor wird angezeigt.
    4. In Neuer E-Mail-Entwurf Fügen Sie Empfänger-E-Mail-Adressen in hinzu Bis , CC , Und BCC Felder nach Bedarf.

       In Bis Feld Geben Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers ein CC Feld wird auf die E-Mail-Adresse der anfordernden Person festgelegt.

    5. Geben Sie den Betreff der E-Mail in ein Betreff Feld.
       Die Kurzbeschreibung der Anforderung wird standardmäßig ausgefüllt.
    6. In Anhänge Wählen Sie aus +Datei Hinzufügen Link zum Hinzufügen der Dokumente und Auswählen der Quelle der Datei.
    7. Geben Sie entweder Ihre eigene Nachricht in den E-Mail-Text ein, oder kopieren Sie den Inhalt aus einer E-Mail-Antwortvorlage, und fügen Sie ihn in den E-Mail-Text ein.
       Mithilfe von Antwortvorlagen können Sie vordefinierte Inhalte in den E-Mail-Text einfügen. Wählen Sie das Symbol für die Antwortvorlage aus ( ) Und suchen Sie eine entsprechende Antwortvorlage basierend auf dem Betreff Ihrer E-Mail. Kopieren Sie den Inhalt der Vorlage, und fügen Sie ihn in den E-Mail-Text ein.

       Hinweis:

       Nur Antwortvorlagen, die für den E-Mail-Kanal konfiguriert sind, können verwendet werden. Weitere Informationen finden Sie unter Antwortvorlagen, die für den E-Mail-Kanal konfiguriert sind .

       Weitere Informationen finden Sie unter Kommunikation per E-Mail .

    8. Senden Sie die E-Mail entweder sofort, oder geben Sie an, dass sie später gesendet werden soll.
       • Wählen Sie aus, um die E-Mail sofort zu senden E-Mail senden .
       • Wählen Sie aus, um anzugeben, dass die E-Mail später gesendet werden soll Speichern Sie als Entwurf .
11. In Unterzeichner Fügen Sie Unterzeichner hinzu, an die der Vertrag zur Unterzeichnung gesendet wird, indem Sie auswählen Hinzufügen .

    Option	Schritte
    Intern	In Interner Unterzeichner Geben Sie den Namen des Unterzeichners ein. Die Felder Name des autorisierten Unterzeichners , Unterzeichner , Und E-Mail-Adresse des Unterzeichners Werden automatisch ausgefüllt. In Reihenfolge Geben Sie die Reihenfolge ein, in der die E-Mail an den Unterzeichner gesendet werden soll. Der Reihenfolgewert muss eindeutig sein
    Extern	In Name des autorisierten Unterzeichners Geben Sie den Namen des internen Unterzeichners ein. In Unterzeichner Feld: Geben Sie den Titel des internen Unterzeichners ein. In E-Mail-Adresse des Unterzeichners Geben Sie die E-Mail-Adresse des internen Unterzeichners ein. In Reihenfolge Geben Sie die Reihenfolge ein, in der der Vertrag zur Unterzeichnung an Unterzeichner gesendet werden soll. Der Reihenfolgewert muss eindeutig sein.

12. Wenn alle Stakeholder eine Überarbeitung des Vertragsdokuments vereinbart haben, wählen Sie aus Bereiten Sie sich auf die Unterzeichnung vor Dient zum Vorbereiten und Senden des Dokuments an die Unterzeichner zur Unterzeichnung.
    1. Ziehen Sie im Popup „Dokument neu anordnen“ die Dokumente, und platzieren Sie sie, um die Reihenfolge zu definieren.
       Die Option zum Neuanordnen wird nur angezeigt, wenn mehr als ein Dokument in der Vertragsanforderung angehängt ist.
    2. Wählen Sie Aus Bereiten Sie sich auf die Unterzeichnung vor .
       Hinweis:

       Wenn Sie auswählen Bereiten Sie sich auf die Unterzeichnung vor , Das Dokument wird im konfigurierten E-Signatur-System geöffnet.

       • Bei DocuSign wird das Dokument automatisch im E-Signatur-Portal geöffnet, ohne dass eine Anmeldung erforderlich ist.
       • Für Adobe Sign müssen Sie sich beim E-Signatur-Portal anmelden, um das Dokument zu öffnen.
    Der Vertragsstatus und der Status werden auf „Signatur vorbereiten“ aktualisiert.
13. Füllen Sie das Dokument im konfigurierten E-Signatur-System aus, und senden Sie es zur Signatur.
    1. Zeigen Sie eine Vorschau des Dokuments an, um sicherzustellen, dass der Inhalt korrekt ist.
       Die in der Drittpartei-Vertragsüberprüfungsanforderung übermittelten Vertragsdokumente werden in einem einzigen Dokument zusammengefasst.
    2. Fügen Sie die erforderlichen Felder einschließlich des Felds „Signatur“ und „Signaturdatum“ für alle Unterzeichner hinzu.
    3. Wählen Sie Senden.
    Ein E-Signatur-Umschlag wird erstellt und an alle Unterzeichner gesendet. Wenn das System eine Erfolgsbenachrichtigung vom Anbieter der elektronischen Signatur erhält, wird der Vertragsstatus von „Vorbereitung auf Signatur“ in „Warten auf Signatur“ aktualisiert.
14. Wahlweise: Wenn Sie die Signaturanforderung abbrechen müssen, bevor alle Unterzeichner das Dokument signiert haben, wählen Sie aus Signaturen Abbrechen .
    Der Vertragsstatus wird auf „Signatur abgebrochen“ aktualisiert.

Nächste Maßnahme

• Unterzeichner können den Vertrag überprüfen und unterzeichnen oder ablehnen.

  Weitere Informationen finden Sie unter Signatur-Workflow für eine Anforderung an die Rechtsabteilung.

• Überprüfen Sie Vertragsstatus In der Anforderung.
  • Wenn alle Unterzeichner das Vertragsdokument unterzeichnen, wird Vertragsstatus Aktualisiert den unterzeichneten Vertrag. In Unterzeichner Registerkarte wird der Status aller Unterzeichner in „signiert“ aktualisiert. Sie können über auf den Datensatz des Repository für Rechtsverträge zugreifen Repository Für Rechtsverträge Registerkarte.
  • Wenn ein Unterzeichner die Unterzeichnung des Vertragsdokuments ablehnt, wird der Vertragsstatus in „Unterschrift abgelehnt“ aktualisiert. In Unterzeichner Registerkarte wird der Status aller Unterzeichner in „abgelehnt“ aktualisiert. Wenn weitere Änderungen im Vertragsdokument erforderlich sind, aktualisieren Sie es, und senden Sie es erneut an die Unterzeichner zur Unterzeichnung.
  • Nachdem alle Unterzeichner das Dokument unterzeichnet haben, wird eine E-Mail mit dem finalisierten Vertragsdokument an die Unterzeichner der Rechtsabteilung gesendet.
  • Wenn das Abschlusszertifikat aktiviert ist, wird ein Zertifikat mit den Zeitstempeldetails zur Aktion jedes Unterzeichners während einer elektronischen Signatur ausgestellt.
• Wenn der Vertrag von allen Unterzeichnern unterzeichnet wurde, können Sie die Anforderung schließen, indem Sie auswählen Schließen Sie Abgeschlossen . Weitere Informationen finden Sie unter Schließen Sie eine Anforderung an die Rechtsabteilung